Was ein Mitarbeiterportal können sollte: Funktionen und Beispiele im Überblick

Veröffentlicht 14.01.2022
Geschätzte Lesezeit 5 Min.
Linus Kurtenbach

Linus Kurtenbach Online Marketing Manager d.velop

Der digitale Wandel schreitet immer weiter voran, man könne wohl sagen die Uhr tickt. Mittlerweile strömt eine Generation auf den Arbeitsmarkt die Kommunikation und Zusammenarbeit auf digitale Art und Weise kennt, schätzt und klar einfordert. Eine Möglichkeit, diese Generation zu begeistern, sind Mitarbeiterportale. Diese verbessern die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit.

Was ist ein Mitarbeiterportal überhaupt?

Ein Mitarbeiterportal als Weiterentwicklung des klassischen Intranets bietet unterschiedliche Funktionen, um die virtuelle Zusammenarbeit medienbruchfrei zu organisieren. Als Mitarbeiterportale werden Softwarelösungen bezeichnet, die Organisationen und damit der gesamten Belegschaft Informationen und Prozesse auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche zur Verfügung stellen.

Mitarbeiterportale sind häufig auch als mobile Anwendungen in Form einer Mitarbeiter-App nutzbar. So können Mitarbeiter:innen jederzeit, ortsunabhängig und über unterschiedliche Endgeräte auf relevante Informationen und Prozesse zugreifen. Betriebliche Arbeitsabläufe und administrative Aufgaben werden so effizient unterstützt und erleichtert.

Wann ist ein Mitarbeiterportal sinnvoll?

Die Einführung eines Mitarbeiterportals verfolgt in der Regel unterschiedliche Ziele und kann je nach Branche, Unternehmen und Kultur auf verschiedene Bedürfnisse in einer Organisation einzahlen. Bevor die Entscheidung für ein eigenes Mitarbeiterportal fällt, ist es wichtig, eine langfristige Planung sowie eine Vision zu entwickeln.
So sollte man nach den Bedürfnissen der Beschäftigten fragen, Schwachstellen der eigenen Kommunikation kennen und konkrete Ziele festlegen, die mittel- und langfristig erreichen werden sollen.

Mögliche Ziele können beispielsweise sein:

  • Prozesse wie Urlaubsanträge oder Krankmeldungen digitalisieren und vereinfachen
  • Kommunikation innerhalb des gesamten Unternehmens als auch von Teams verbessern und Mitarbeiter:innen vernetzen
  • Unternehmenskultur über digitale Kanäle stärken
  • Informationen schneller und transparenter mit der gesamten Belegschaft teilen
  • Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg verbessern

Zu Beginn ist es sinnvoll nicht direkt mit einer zu komplexen Lösung für die Belegschaft zu starten, sondern genau auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen zu schauen. Wo drückt der Schuh besonders? Welche Funktionalitäten sind besonders relevant für die Belegschaft? Diese Fragen können direkt in der Planungsphase geklärt werden.

Mitarbeiterportal als mobile App? Unbedingt!

Eine Portallösung sollte auch über eine mobile Anwendung zugänglich sein, damit Informationen auf einer zentralen Plattform auch über mobile Endgeräte zur Verfügung gestellt werden können. Eine Mitarbeiter-App bietet allen Kolleg:innen eine positive Employer Experience, automatisiert Prozesse und erleichtert den Arbeitsalltag durch eine intuitive mobile App, die mit vorhandenen Software-Anwendungen und Plattformen verknüpft werden kann.  Kernprozesse, wie z.B. Urlaubsanträge oder die digitale Gehaltsabrechnung, können problemlos integriert werden und so auch Mitarbeiter:innen ohne festen PC-Arbeitsplatz einfach erreichen.

Praxis-Beispiel aus dem Mittelstand: Die Grunewald-App

Mit rund 200 Mitarbeitenden ist die Firma Grunewald im Bereich der Entwicklung und Fertigung von Leichtmetall-Gussteilen, Werkzeugbau, Automatisierung und Robotik an insgesamt drei Standorten tätig und vor allem in der Automobilindustrie vertreten. Mit der Einführung und Implementierung einer Mitarbeiter-App konnte das Ziel der transparenten und direkten Kommunikation innerhalb der gesamten Belegschaft erreicht werden.

„Einen der größten Vorteile sehen wir momentan darin, dass wir schnell und auf einfachem Wege Informationen jeglicher Art in der gesamten Belegschaft verbreiten können“

Dr. Jörg Detering
Personalleiter Grunewald GmbH & Co. KG

Anders als in Zeiten des schwarzen Bretts in Papierform können so Informationen zeitnah und standortübergreifend verbreitet werden.

Welche Gründe führten zu der Einführung der Grunewald-App?

Auch die Firma Grunewald möchte „Flurfunk“ vermeiden und war auf der Suche nach einer Möglichkeit, alle Mitarbeiter: innen über moderne digitale Kanäle zu informieren und gezielt zu erreichen. Dabei trifft man in der handwerklichen Branche bereits auf die erste Hürde: Wie lassen sich alle Inhalte sowie Informationen auch für Mitarbeiter: innen ohne einen PC-Arbeitsplatz bereitstellen?

Mithilfe der Mitarbeiter-App kann die Firma Grunewald sicherstellen, dass jede:r Mitarbeiter:in sich über aktuelle Meldungen im Betrieb, Tarifabschlüsse sowie Betriebsversammlungen informieren kann. Grunewald möchte so einen klaren Mehrwert für die gesamte Belegschaft schaffen, indem Informationen jeglicher Art in Echtzeit innerhalb weniger Klicks mit der ganzen Organisation geteilt werden können. Der einheitliche Kommunikationsweg mittels der App soll mehr Nähe und Vertrauen innerhalb der Unternehmenskultur erwecken und gleichzeitig eine Feedbackkultur etablieren.

Auf dem d.velop forum berichtete Ulrich Grunewald live on stage, wie das Unternehmen mit einer Mitarbeiter-App von d.velop echte Mehrwerte für die eigene Belegschaft erzielt hat.

Insights aus der Praxis: So profitiert Grunewald von einer mobilen Informationsplattform für die gesamte Belegschaft.

Jetzt lesen

Egal, ob Mitarbeiterportal oder Mitarbeiter-App: Belegschaft mit einbeziehen!

Das wohl wichtigste bei der Einführung einer neuen Softwarelösung ist die Belegschaft selbst und deren Bereitschaft, diese zu nutzen. „Es ist eine ganz wichtige Aufgabe des Unternehmens, die Akzeptanz zu fördern“, weiß Ulrich Grunewald, Geschäftsführer der Firma Grunewald. Um die Akzeptanz und die Nutzung einer neuen Softwarelösung innerhalb der Belegschaft zu fördern, unternahm die Firma zahlreiche Maßnahmen wie beispielsweise:

  • Benefits und nützliche Features der App herausstellen
  • Etablierung der „App-Botschafter:innen“, die für Motivation sorgen
  • Mitarbeiter:innen hinzuziehen
  • Spannende Inhalte kreieren

Durch ein eigenes Redaktionsteams, das aus mehreren Mitarbeiter:innen aus unterschiedlichen Abteilungen besteht, können Inhalte für die Grunewald App aufbereitet werden, welche die Mitarbeiter: innen bewegen und jeden betreffen.

Die zahlreichen Maßnahmen bewähren sich: 66% der Mitarbeiter: innen haben die App installiert und die Firma Grunewald erhält überwiegend positive Reaktionen, die beispielsweise den Einblick in die verschiedenen Arbeitsbereiche und den standortübergreifenden Austausch an Informationen beleuchten.

In der Zukunft soll die App nicht nur ausschließlich für die Belegschaft des Unternehmens relevant sein. Kunden, Lieferanten oder Bewerber:innen sollen ebenfalls integriert werden, wodurch die allgemeine Kommunikation vereinfacht wird und Grunewald auch extern als innovatives sowie attraktives Unternehmen agieren kann.

So gelingt die Projektplanung & Umsetzung einer Mitarbeiter-App

Wie viel Aufwand ist mit der Einführung einer Mitarbeiter-App verbunden? Und wie kann die Belegschaft von der neuen Lösung überzeugt werden?

Neben einem starken Digitalisierungspartner ist eine klare Strategie ausschlaggebend für den Erfolg eines Mitarbeiter-App-Projekts. In unserem Whitepaper geben wir exklusive Praxistipps, die von der Planung bis zur Einführung einer Mitarbeiter-App unterstützen.  

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