Im Geschäftsalltag geht schnell mal der Überblick verloren – Daten gibt’s im Überfluss, aber oft sind sie irgendwo versteckt. Es herrscht Datenchaos – man kämpft mit Datensilos, ewiger Sucherei, Handarbeit und fehlender Klarheit. Das geht auch anders! Integration ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation, um Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu gewährleisten. Wir erklären dir, wie eine nahtlose Verbindung von SAP, Microsoft 365, Dynamics 365, Salesforce und vielen weiteren Systemen deine Geschäftsprozesse optimieren kann.
The world´s most valuable resource is no longer oil, but data
The Economist, 2017
Aufgrund neuer Technologien dreht sich die digitale Welt immer schneller. Gerade in Bezug auf Künstliche Intelligenz ist an einen Stillstand nicht zu denken. Eine Künstliche Intelligenz braucht Daten, um zu funktionieren. Daten sind also gerade heute der Schlüssel zur Effizienzsteigerung und dienen als Grundlage für Entscheidungen. Doch wie können Integrationen den Arbeitsalltag mit Daten unterstützen? Welche Rolle spielt KI dabei? Wo finde ich die richtigen Daten? Wie arbeiten meine Systeme harmonisch Hand-in-Hand?
Definition Datenchaos
Jedes Unternehmen arbeitet mit unterschiedlichen Systemen wie Salesforce, Microsoft Teams, Excel und/oder einem ERP-System. Dadurch sammeln sich an unterschiedlichen Stellen viele Daten und Dokumente. Man muss erst verschiedene Systeme durchforsten, bevor man die gewünschten Informationen findet. Auch nach dem Auffinden kommen lästige Fragen auf: Ist dies die aktuelle Version? Gibt es eine andere Dokumentenbasis? Wo speichere ich neue Dokumente, damit auch meine Kolleg:innen diese Daten schnell wiederfinden? All diese Fragen, all diese verschiedenen Dokumentenablagen, all diese Massen an unsortierten Daten, führen zu einem unübersichtlichen Datenchaos.
Vertragsprozesse neu gedacht: Einblick aus der Praxis
In einem typischen Vertragsprozess im Unternehmen hat man verschiedene Systeme/Datenpunkte, die verschiedene Prozessschritte durchlaufen – doch wie machen wir daraus eine Datenparty? Ganz einfach: Warum dauernd zwischen Systemen springen, wenn alles auch an einem Ort geht!
1. Verträge managen in Microsoft Teams
Dank der nahtlosen Integration zu d.velop documents in Microsoft Teams lassen sich alle vertragsrelevanten Dokumente (z.B. zu einem Lieferanten) unmittelbar in der passenden Akte finden – es ist kein Systemwechsel nötig!
Neue Verträge und Dokumente können einfach per Drag & Drop abgelegt werden. Es öffnet sich im Anschluss ein Ablagedialog, in welchem Eigenschaften wie Vertragsnummer, Kundennummer und Kundenname automatisch vorausgefüllt sind. Diese Informationen stammen direkt aus dem führenden System, z. B. Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, und sind mit der Lieferantenakte verknüpft. Dies spart Zeit und reduziert Tippfehler. Nach dem Speichern wird das Dokument in der Microsoft Teams-Oberfläche angezeigt und es kann mit den Kontextaktionen von d.velop documents gearbeitet werden. Darunter zählt auch:
2. Einfach digital signieren
Dokumente lassen sich nicht nur ablegen, sondern auch weiterverarbeiten, prüfen oder mit d.velop sign signieren – all das ohne Teams zu verlassen. Dank gleicher Datenbasis können bspw. auch Kolleg:innen, die ohne Microsoft Teams arbeiten, in ihrem entsprechenden System (bspw. Microsoft Dynamics F&O) den Vertrag öffnen und bearbeiten. Es können immer und überall die Dokumente eingesehen werden, die zum Vorgang gehören.
3. Auch Salesforce ist ein Teil der Party
Wird ein Vertrag abgelegt, wird automatisch ein vorbereiteter Prozess im d.velop process studio ausgelöst. Dieser informiert Salesforce, dass ein neues Vertragsdokument vorliegt. Über die Integration d.velop connect for Salesforce wird ein entsprechender Datensatz angelegt – vollautomatisch. Somit ist d.velop documents ebenfalls in Salesforce nahtlos integriert.
Mit dem d.velop pilot können automatisiert Informationen aus dem Vertrag in Salesforce eingetragen werden: Hierfür wird das Salesforce Agentforce-Fenster geöffnet und nach Dokumentendetails gefragt. Die Zusammenfassung wird dem User durch den d.velop pilot zur Bestätigung angezeigt – und bei Freigabe automatisch gespeichert. So haben auch Salesforce-Nutzer:innen alle relevanten Vertragsinformationen im Blick, ohne lange suchen zu müssen.
4. Vertragsprozesse, die Spaß machen
Alle Systeme und Abteilungen im Unternehmen greifen auf dieselbe Datenbasis zu. Ob in Teams, Dynamics oder Salesforce – Verträge sind immer dort verfügbar, wo sie gebraucht werden. Das sorgt für optimale Vertragsüberwachung, Transparenz, Effizienz und eine neue Leichtigkeit im Vertragsmanagement.
Das Datenchaos hat ein Ende – die Datenparty kann beginnen.
Warum sich der Weg vom Datenchaos zu Datenparty mit d.velop lohnt
Durch die nahtlose Integration können Nutzer:innen in ihrer gewohnten Systemoberfläche arbeiten. Die rechtskonforme Archivierung gewährleistet die sichere Aufbewahrung digitaler Unterlagen gemäß GoBD. Eine effiziente Verwaltung wird durch strukturierte Aktenführung und den Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur automatisierten Dokumentenerkennung ermöglicht. Zudem sorgt d.velop für Zeitersparnis, da alle Daten und Dokumente systemübergreifend schnell auffindbar sind. Die Plattform fördert Collaboration, indem sie orts- und zeitunabhängiges Arbeiten sowie eine verbesserte Teamarbeit unterstützt. Schließlich bietet die d.velop platform umfassende Möglichkeiten zur ganzheitlichen Digitalisierung durch ihre Erweiterbarkeit.
Ausblick – Next Steps für die Datenparty
Salesforce
- d.velop meets Salesforce meets d.velop: Kommunikation in beide System-Richtungen
- Automatisierung über Systemgrenzen hinweg
- Anbindung d.velop process studio: für die Anlage Dossier bei Anlage eines Accounts, Zuweisung von Tasks und Erzeugung von Datensätzen, etc.
- Anbindung d.velop pilot (Anreicherung von Datensätzen, Zusammenfassung von Dokumenten, Durchsuchen von Dokumentationen um den Support / Service zu verbessern)
SAP
- SAP BTP (Business Technology Platform) und SAP Fiori -> Cloud-Strategie (Migration in die Cloud)
- Wir sind auf Neuerungen im BTP-Bereich vorbereitet, wie bspw. unsere Integration in SAP Fiori (Bsp. Zahlungsavis)
- Auch Integration in SAP BTP = d.velop SAP integrations service (auch in S/4 HANA / Success Factors oder Ariba)
Microsoft 365
- d.velop contracts for M365: Vertragsmanagement auch unter Einsatz von KI
- d.velop documents for M365: das Center bekommt ein Update, eine Outlook-Integration und eine intuitivere Bedienung durch eine neue Anwendungsoberfläche
- Teams Integration: In Chats/Kanäle/Terminen d.velop documents nahtlos integrieren
Dynamics
- Integration in die Microsoft Dynamics 365 ERP-/CRM-Systeme (wie F&O, BC, Sales)
- Implementierung Ad-Hoc Synchronisation zwischen Dynamics und d.velop smart invoice (synchronise purchase order = Bestellung wird sofort mit smart invoice synchronisiert). Dies wird weiter ausgebaut und soll auch in Business Central möglich werden (in Finance&Operations ist dies schon möglich).
- Anbindung Rechenbuch für Dynamics Finance (wenn smart invoice angeschlossen ist können alle Rechnungen dargestellt werden, sodass der Buchhalter eine Oberfläche für alle Rechnungen hat)
- Stammdaten aus Microsoft Dataverse in d.velop Business Objects bereitstellen (Stammdaten sollen durch Anbindung zur Verfügung stehen)
Fazit: Mit Integration zur Datenparty
Was früher mühsam, unübersichtlich und zeitraubend war, wird heute zum echten Erfolgsfaktor: Daten. Doch das gelingt nur, wenn sie strukturiert, zugänglich und intelligent vernetzt sind. Genau hier setzen die d.velop Integrationen an: Sie verbinden Systeme wie Microsoft 365, Dynamics 365, SAP und Salesforce nahtlos miteinander und schaffen eine gemeinsame Datenbasis, auf die alle Mitarbeiter:innen zugreifen können.