Herausforderungen in der HR-Transformation
Laut einer Studie setzten mehr als die Hälfte der Unternehmen (53%) verstärkt auf die Digitalisierung ihrer Personalprozesse, doch viele kämpfen noch mit Medienbrüchen, manuellen Prozessen und ineffizienter Kommunikation. Gerade in Zeiten von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen ist es essenziell, dass HR-Prozesse ortsunabhängig und digital ablaufen. Papierbasierte Akten, manuelle Zustellungen und fehlende Schnittstellen zu bestehenden Systemen bremsen die Effizienz und erhöhen das Fehlerrisiko. Das belegen auch Studien: Unternehmen, die ihre Personalprozesse digitalisieren, verzeichnen eine Zeitersparnis von 90 % bei Verwaltungsaufgaben.
Die digitale HR-Transformation ist dabei nicht nur ein Trend, sondern eine Notwendigkeit, um im Wettbewerb bestehen zu können. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Integration moderner HR-Systeme wie SAP SuccessFactors.
Die Coroplast Group zeigt, wie es geht
Ein gelungenes Beispiel für eine erfolgreiche HR-Transformation ist die Coroplast Group. Auf dem d.velop SUMMIT 2025 zeigten Nicolas Knille (Deputy HR Director) und Tobias Wenner (IT-Projektmanager) in ihrem Vortrag „Von Aktenordnern zu Cloud-Lösungen“, wie die Coroplast ihre HR-Prozesse am Hauptsitz in Wuppertal optimiert hat. Dabei ist die Coroplast Group ein weltweit führendes Unternehmen für Technische Klebebänder, Kabel und Leitungen sowie Leitungssätze – hauptsächlich für die Automobilindustrie.
Im Rahmen eines umfassenden Digitalisierungsprojekts wurden dort digitale Personalakten eingeführt und die digitale Postzustellung etabliert – vollständig integriert in SAP SuccessFactors. Die Vorteile liegen auf der Hand: schnellere Prozesse, höhere Transparenz, geringere Fehleranfälligkeit und eine deutlich verbesserte Mitarbeitererfahrung. Wie das genau funktioniert? Das erfährst du jetzt!
Ausgangssituation
Vor Beginn der digitalen HR-Transformation war die Personalverwaltung bei der Coroplast Group papierbasiert organisiert. Daher war es nicht nur platzintensiv, sondern auch ineffizient im täglichen Handling.
Die Aktenstruktur war historisch gewachsen, was bedeutete, dass es keine einheitliche Ordnung gab. Unterschiedliche Abläufe und Dokumentenlogiken erschwerten die Bearbeitung und das Auffinden von Informationen. Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Steuerbescheinigungen wurden traditionell in Papierform erstellt und per Post versendet. Auch Arbeitsverträge wurden analog verschickt.
Ein weiterer Schwachpunkt war die fehlende Harmonisierung der Prozesse. Es existierten keine standardisierten Workflows. Die manuelle Bearbeitung bedeutete daher auch ein erhöhtes Risiko für Fehler oder doppelte Ablagen.
Von Papierakten zur digitalen Personalakte
Die Coroplast Group hat sich daher auf den Weg gemacht, seine Personalprozesse grundlegend zu modernisieren. Im Zentrum dieser HR-Transformation steht die Einführung digitaler Personalakten und die Integration von SAP SuccessFactors. Ziel war es, manuelle Prozesse zu automatisieren, Medienbrüche zu vermeiden und die HR-Abteilung zu entlasten.
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SAP SuccessFactors Integration als Schlüssel zur Effizienz
Die SAP SuccessFactors Integration ermöglichte es Coroplast Group, bestehende Systeme nahtlos zu verknüpfen und eine zentrale Plattform für alle HR-relevanten Daten zu schaffen. Durch die Integration konnten nicht nur administrative Prozesse wie die digitale Postzustellung automatisiert werden, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen HR und Mitarbeitenden wurde deutlich verbessert.
Mehr Transparenz und Sicherheit
Ein weiterer Vorteil der HR-Transformation bei Coroplast Group war die gesteigerte Transparenz. Mitarbeitende haben nun jederzeit Zugriff auf ihre digitalen Personalakten, während gleichzeitig höchste Datenschutzstandards eingehalten werden. Die revisionssichere Archivierung sorgt zudem dafür, dass alle Dokumente gesetzeskonform aufbewahrt werden.
Das Schöne ist: Wenn sie das alles digital vorliegen haben, dann können sie das auch digital unterschreiben
Nicolas Knille, Deputy HR Director, Coroplast Group
Digitale Signatur: Effizient, rechtssicher und vollständig integriert
Im Rahmen der digitalen HR-Transformation hat Coroplast auch die digitale Signatur eingeführt. Arbeitsverträge, Versetzungen und andere personalrelevante Dokumente werden heute nicht mehr ausgedruckt und manuell unterschrieben, sondern direkt digital erstellt, signiert und in der digitalen Personalakte abgelegt.
Dabei nutzt Coroplast zwei Signaturarten:
- Fortgeschrittene elektronische Signatur für unbefristete Verträge
- Qualifizierte elektronische Signatur für befristete Verträge
Dank des Vorlagenmanagements werden Vertragsdokumente automatisch mit den relevanten Daten aus SAP SuccessFactors befüllt. Die Signatur erfolgt anschließend digital – ohne Medienbruch, ohne Papier, ohne Laufwege.
Ein besonderer Vorteil: Die signierten Dokumente werden direkt in der digitalen Personalakte archiviert. Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern erfüllt auch die Anforderungen des geänderten Nachweisgesetzes. Die digitale Signatur ist damit nicht nur effizient, sondern auch rechtlich abgesichert und zukunftsfähig.
So wie wir es aufgebaut haben, ist es in Wuppertal sehr erfolgreich. Der nächste Schritt ist es, die anderen Standorte mit einzubinden
Tobias Wenner, IT-Projektmanager, Coroplast Group
Digitale Postzustellung als Abschluss des Personalkreislaufs
Die Einführung der digitalen Postzustellung kann abschließend als Schlusspunkt in der Personalverwaltungskette der HR-Transformation bei der Coroplast Group gesehen werden. Statt Gehaltsabrechnungen, Zeitnachweise oder Steuerbescheinigungen aufwendig zu drucken, zu kuvertieren und per Post zu versenden, werden diese Dokumente heute digital in ein persönliches Mitarbeiterpostfach zugestellt.
Das Ergebnis: Jährlich kommen so über 56.000 Seiten zusammen. Die Akzeptanz in der Belegschaft war beeindruckend: 96 % der Mitarbeitenden nutzten die Postbox bereits innerhalb der ersten drei Monate. Möglich wurde das durch eine gezielte Kommunikationsstrategie, die die Vorteile der digitalen Lösung klar herausstellte – ganz ohne Zwang.
Auch rechtlich ist die digitale Zustellung abgesichert: Durch eine Änderung der Rechtsprechung genügt es, wenn Mitarbeitende aktiv auf ihre Dokumente zugreifen können. Für Ausnahmen – etwa Mitarbeitende ohne Smartphone – bleibt der Ausdruck möglich.
Die digitale Postzustellung bei Coroplast ist damit nicht nur ein Paradebeispiel für eine moderne HR-Transformation, sondern auch ein Beitrag zu Nachhaltigkeit, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit.
Ein Vorbild für die HR-Transformation im Mittelstand
Das Projekt bei Coroplast Group zeigt eindrucksvoll, wie durch die Kombination aus technologischem Fortschritt und strategischer Planung eine moderne HR-Landschaft geschaffen wurde. Die Integration in SAP SuccessFactors ermöglicht nicht nur eine zentrale Datenhaltung, sondern auch automatisierte Workflows und eine nahtlose Kommunikation zwischen HR und Mitarbeitenden.
