Das Schreiben einer Rechnung wirkt auf den ersten Blick wie eine angenehme Aufgabe – schließlich geht es darum, Geld zu erhalten und nicht selbst auszugeben. Doch die Freude kann schnell verfliegen, sobald man sich mit den formellen Anforderungen auseinandersetzen muss. Denn auch für Rechnungen gelten in Deutschland klare gesetzliche Vorschriften für ordnungsgemäße Rechnungen. Wer eine Rechnung ausstellt, muss darauf achten, dass bestimmte Pflichtangaben enthalten sind – sonst kann es schnell zu Problemen kommen. Um dir Zeit und Nerven zu sparen, zeigen wir dir in diesem Blogbeitrag, welche Angaben auf keiner Rechnung fehlen dürfen. Tauchen wir also gemeinsam in das Thema „Pflichtangaben auf Rechnungen“ ein.
Definition Pflichtangaben Rechnung
Pflichtangaben auf einer Rechnung sind Angaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind und unbedingt auf einer Rechnung enthalten sein müssen.
Welche Pflichtangaben müssen laut Gesetz auf einer Rechnung stehen?
Die gesetzlichen Anforderungen an Rechnungen sind in § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) festgelegt. Dort ist im Detail geregelt, welche Pflichtangaben zwingend auf einer Rechnung stehen müssen:
- Vollständiger Name und Anschrift der leistenden Unternehmer:in
- Vollständiger Name und Anschrift der Leistungsempfänger:in
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder den Umfang und die Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder sonstige Leistungen
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
Geltungsrahmen Pflichtangaben Rechnung
Die vorstehenden Pflichtangaben sind für Rechnungen mit einem Betrag von über 250 Euro brutto gültig. Darunter gelten Erleichterungen für sogenannte Kleinbetragsrechnungen.
Betrifft im Übrigen auch E-Rechnungen im Rahmen der seit dem 01.01.2025 geltenden E-Rechnungspflicht im Geschäftsbereich.
Du bist Kleinunternehmer und möchtest deine Abläufe rund um das Erstellen, Verwalten und Archivieren von Rechnungen effizienter gestalten? Dann wirf einen Blick in unseren Blogbeitrag „Rechnung für Kleinunternehmer“ – dort findest du hilfreiche Tipps und praxisnahe Informationen.
Manche der im Gesetz genannten Pflichtangaben können auf den ersten Blick für Verwirrung sorgen. Deshalb greifen wir im Folgenden die meistgestellten Fragen auf und liefern dir verständliche Antworten.
Die 3 meistgestellten Fragen zu Pflichtangaben auf Rechnungen
1. Wann ist die Angabe der Steuernummer und wann die der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich?
1. Wann ist die Angabe der Steuernummer und wann die der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich?
Bei innerdeutschen Geschäftsbeziehungen hast du grundsätzlich die Wahl: Du kannst entweder deine Steuernummer bzw. Steuer-ID oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) auf der Rechnung angeben. Viele Unternehmen entscheiden sich bewusst für die USt-IdNr., da sie im Hinblick auf den Datenschutz als die sicherere Option gilt. Die Steuernummer ist sensibler, da sie dem Finanzamt als Schlüssel zu vertraulichen Unternehmensdaten dienen kann – ihre Offenlegung birgt somit ein gewisses Risiko.
Findet der Leistungsaustausch jedoch mit Geschäftspartnern im EU-Ausland statt – etwa bei Warenlieferungen oder bei Beratungsleistungen – ist die Angabe der USt-IdNr. verpflichtend. In diesem Fall müssen sowohl deine eigene USt-IdNr. als auch die deines Kunden oder deiner Kundin auf der Rechnung ausgewiesen sein.
2. Was versteht man unter dem Liefer- bzw. Leistungsdatum und wie sollte es auf der Rechnung vermerkt werden?
2. Was versteht man unter dem Liefer- bzw. Leistungsdatum und wie sollte es auf der Rechnung vermerkt werden?
Das Liefer- oder Leistungsdatum bezeichnet den Tag, an dem ein Unternehmen eine Ware übergibt oder eine Dienstleistung vollständig erbringt. Im Fall von Dienstleistungen spricht man vom Leistungsdatum, bei Warenlieferungen hingegen vom Lieferdatum.
Typische Beispiele:
- Onlinekäufe: Das Datum, an dem die Ware zum Versand übergeben wird.
- Käufe im stationären Handel: Das Datum, an dem der Kunde die Ware im Geschäft entgegennimmt.
- Dienstleistungen: Das Datum, an dem die vereinbarte Leistung abgeschlossen wurde.
Bei der Angabe auf der Rechnung gibt es mehrere zulässige Varianten. Du kannst etwa einen pauschalen Hinweis verwenden wie: „Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“. Ebenfalls erlaubt ist der Verweis auf einen Lieferschein – dieser muss jedoch eindeutig identifizierbar sein, etwa durch die Angabe der Lieferscheinnummer. Allein das Datum auf dem Lieferschein reicht nicht aus.
Wenn die Rechnung vor Ausführung der Leistung gestellt wird, muss dies explizit vermerkt werden – etwa durch einen Hinweis wie: „Leistung bisher nicht erbracht“. Ist jedoch bereits ein konkretes Datum für die Erbringung vereinbart, darf dieses in der Rechnung vorab genannt werden.
3. Wie wird eine fortlaufende Rechnungsnummer korrekt vergeben?
3. Wie wird eine fortlaufende Rechnungsnummer korrekt vergeben?
Laut § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes muss jede Rechnung mit einer eindeutigen und einmalig vergebenen Nummer versehen sein, die ihrer Identifikation dient. Diese sogenannte fortlaufende Rechnungsnummer ist Pflicht und soll sicherstellen, dass jede Rechnung nur einmal im System vorkommt.
Bei der Gestaltung dieser Nummerierung hast du recht viel Spielraum. Es ist erlaubt, Zahlenreihen, Buchstabenkombinationen oder eine Mischung aus beidem zu verwenden. Wichtig ist lediglich, dass jede Rechnungsnummer einzigartig ist und sich nicht wiederholt. Eine lückenlose Nummernfolge ist dabei nicht zwingend erforderlich, wie der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE 14.5) betont. Auch internationale Unternehmen dürfen zum Beispiel einen zentralen Nummernkreis für verschiedene Standorte oder Länder verwenden.
In der Praxis ist es oft am einfachsten, bei Nummer 1 zu beginnen und jede neue Rechnung mit der nächsten Zahl fortzusetzen – also zum Beispiel: 0001, 0002, 0003 usw.
Wer möchte, kann auch das Datum oder Kürzel für bestimmte Kunden, Projekte oder Geschäftsbereiche integrieren – etwa: 2025-INV-001 oder KUNDE01-2025-03. Entscheidend bleibt: Jede Rechnungsnummer darf nur ein einziges Mal vergeben werden.
Weitere wichtige Angaben, die du beim Erstellen einer Rechnung beachten solltest
- Kennzeichne das Dokument eindeutig als „Rechnung“: Stelle sicher, dass das Wort „Rechnung“ gut sichtbar auf dem Dokument steht. So erkennen deine Rechnungsempfänger:innen sofort, dass es sich nicht um einen Lieferschein, ein Angebot oder ein anderes Geschäftsdokument handelt.
- Füge deine vollständigen Kontaktdaten hinzu: Damit dich deine Kundschaft bei Rückfragen problemlos erreichen kann, sollten deine Telefonnummer, E-Mail-Adresse und – falls vorhanden – deine Geschäftsanschrift auf der Rechnung vermerkt sein.
- Gib eine Zahlungsfrist an: Zwar sind Rechnungen rechtlich gesehen ohne Frist sofort fällig, doch eine klare Angabe wie „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ schafft Verbindlichkeit und kann die Zahlung beschleunigen – besonders bei Privatpersonen.
- Vergiss deine Bankverbindung nicht: Damit der Rechnungsbetrag reibungslos überwiesen werden kann, gehört deine IBAN – und gegebenenfalls auch BIC und Bankname – gut sichtbar auf die Rechnung. So stellst du sicher, dass das Geld auch sicher bei dir ankommt.
Was muss auf einer Rechnung stehen? Pflichtangaben Rechnung im Video erklärt
Mit diesem Wissen bist du bestens gerüstet, um deine Rechnungen korrekt, schnell und ohne großen Aufwand zu erstellen – und hoffentlich schon bald die ersten Zahlungseingänge auf deinem Konto zu verbuchen.
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Wenn du auch bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen Zeit und Nerven sparen möchtest – insbesondere im Hinblick auf die seit dem 1. Januar 2025 geltende Pflicht zur elektronischen Rechnung – lohnt es sich, die Möglichkeiten der digitalen Rechnungsverarbeitung näher zu betrachten. Moderne Lösungen helfen dir, rechtliche Anforderungen effizient zu erfüllen und Arbeitsprozesse zu optimieren.
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Häufige Fragen und Antworten zu Pflichtangaben auf der Rechnung
Es gibt sogenannte Pflichtangaben, die auf einer Rechnung stehen müssen. Dies sind Angaben, die gesetzlich vorgeschrieben sind und unbedingt auf einer Rechnung enthalten sein müssen. Dazu gehören unter anderem der Name und die Anschrift des Leistungserbringers und des Rechnungsempfängers, das Ausstellungsdatum, die Rechnungsnummer, die Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, der Preis pro Einheit, die Gesamtsumme und die Umsatzsteuer.
Die Pflichtangaben müssen klar und deutlich auf der Rechnung angegeben werden, damit sie leicht nachvollziehbar sind. Es empfiehlt sich, die Angaben in einer übersichtlichen und gut strukturierten Form darzustellen.
Wenn Pflichtangaben auf der Rechnung fehlen, kann das zu Problemen führen. Die Rechnung kann vom Finanzamt nicht anerkannt werden, was zu Steuernachzahlungen oder anderen rechtlichen Konsequenzen führen kann. Auch der Rechnungsempfänger kann bei fehlenden Pflichtangaben Schwierigkeiten haben, die Rechnung abzusetzen.
Was eine Rechnung enthalten muss, ist gesetzlich vorgeschrieben. Dazu zählen unter anderem der vollständige Namen und die Adresse sowohl des Anbieters als auch des Kunden. Das Datum der Rechnungsausstellung, eine eindeutige Rechnungsnummer, die spezifizierte Anzahl und Beschreibung der verkauften Produkte oder geleisteten Dienste, den Einzelpreis der Artikel oder Dienstleistungen, den Gesamtbetrag der Rechnung sowie die darauf anfallende Umsatzsteuer.
Die in dem Artikel bereitgestellten Informationen stellen keine Rechtsberatung dar und sollen keine rechtlichen Fragen oder Probleme behandeln, die im individuellen Fall auftreten können. Die Informationen in diesem Artikel sind allgemeiner Natur und dienen ausschließlich zu Informationszwecken. Wenn du rechtlichen Rat für deine individuelle Situation benötigst, solltest du Rat von einem qualifizierten Anwalt einholen.