Vielen Unternehmen, die heute im Facility Management unterwegs sind, fällt die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse nicht leicht. Die Abläufe in der Gebäudeverwaltung sind häufig formularbasiert und werden zum großen Teil manuell bearbeitet. Viele Gewerke erfordern für ihre Ausführung Handwerkerleistungen als Betreibernachweise. Diese sind geprägt durch manuelle Leistungs-/Stundennachweise oder Wartungs- und Reparaturprotokolle. Gleichzeitig wächst aufgrund geringer Margen der Druck, die Prozesskosten deutlich zu senken.
Der Versand von Formularen als Anhang in Mails mag zwar ein Fortschritt sein; von der Digitalisierung der kritischen Geschäftsprozesse ist man aber noch weit entfernt. Dieser Artikel zeigt, wie die Herausforderung Digitalisierung im Facility Management gemeistert werden kann – ohne dabei auf komplizierter Facility Management Software zu setzen.
Das sind die Herausforderungen im Facility Management Software
Kontraproduktiv für die Digitalisierung des Facility Managements erweist sich der hohe Spezialisierungsgrad gängiger Softwareprodukte zum „Computer-Aided-Facility-Management“ (CAFM). Sie verfügen über eigene Stamm- und Bewegungsdaten (z.B. zu den jeweiligen Gewerken) und lassen sich nur sehr aufwendig und über viele Schnittstellen in eine IT-Landschaft integrieren. Dabei entstehen neue Komplexitäten in den Geschäftsprozessen, sowie Datensilos, die die Digitalisierung von Geschäftsprozessen nicht gerade vereinfachen, sondern sie zu einer echten Herausforderung werden lassen. Hinzu kommt, dass diese Daten oft unstrukturiert sind und von mehreren Prozessbeteiligten durchaus redundant vorgehalten werden.
Was also tun, um dieser Komplexitätsfalle zu entrinnen?
In drei Schritten unabhängig werden von komplizierter Facility Management Software
Um den Einsatz eines Computer-Aided-Facility-Managements vermeiden zu können und trotzdem auf dem aktuellsten Stand zu sein, sind lediglich drei Schritte nötig:
Schritt 1: Überblick verschaffen
Stellen Sie im Kontext Ihrer Digitalisierungsstrategie unbedingt die wertschöpfenden Geschäftsprozesse in den Fokus Ihrer Betrachtung.
Geschäftsprozesse sind das Herz des Unternehmens – auch im Facility Management. Sie organisieren das Chaos. Sie sollten an den spezifischen Kundenbedürfnissen orientiert sein und gesetzlichen Anforderungen Genüge tun. Machen Sie sich möglichst transparent, wie ein Prozess abläuft. So lassen sich leichter Ansatzpunkte und Potenziale für die Digitalisierung finden und erkennen. Beginnen Sie mit den Prozessen mit hohem Wertschöpfungs- und Kosteneinsparungspotential. Überlegen Sie sich für jeden Prozess, wo welche Daten entstehen und welche Anforderungen an deren (revisionssichere) Archivierung bestehen.
Schritt 2: Vorhandenes nutzten
Überlegen Sie sich, welche IT-Bebauung benötigt wird, um die Geschäftsprozesse in der gewünschten digitalen Form umzusetzen, ohne dabei komplizierte Facility Management Software und CAFM in Anspruch nehmen zu müssen. Viele FM-Unternehmen haben bereits Lösungen von Microsoft (O365, Teams, Sharepoint) und SAP (ECC mit FI-CO, HR, RE usw.) im Einsatz, die sich sehr gut ergänzen lassen. Beide Unternehmen, SAP und Microsoft, haben in den letzten Jahren viele Produkte und Lösungen rund um das „digitale Unternehmen“ verfügbar gemacht.
Nur ein kleiner Auszug aus Microsofts aktuellem „Werkzeugkasten“:
- Microsoft SharePoint ist die ideale Plattform, um Menschen zusammen zu bringen. Dokumente, die im Arbeitsalltag anfallen, werden sicher verwaltet. Eine transparente Kommunikation ist jederzeit sichergestellt. Strukturierte Datenablage mit Metadaten (mit Stammdaten eines ERP-System verknüpft) stiften Mehrwerte im Gegensatz zu einer „einfacher“ Dokumentenablage.
- Microsoft Teams erlaubt die Zusammenarbeit an Dateien/Projekten über Unternehmensgrenzen hinweg
- Microsoft Flow ermöglich es, automatisierte Workflows von Prozessen schnell und unkompliziert umsetzen.
Alles in allem sind die einzelnen Elemente der O365-Welt mächtige Werkzeuge, um die Digitalisierung von strukturierten und unstrukturierten Prozessen und Daten voranzutreiben und eine Plattform für Dokumentenmanagement zu bieten. Die Frage ist an dieser Stelle, ob sie eine bestehende CAFM-Lösung ersetzen können? Durchaus. Wir bei der RealCore Group glauben, dass dies im Einzelfall und in Abhängigkeit vom Geschäftsprozess, sehr gut möglich ist.
Schritt 3: Zum Experten werden
Organisieren Sie die Ablage der strukturierten Metadaten aus Ihren Geschäftsprozessen und machen Sie diese in den originären Geschäftsprozessen verfügbar. Microsoft SharePoint bietet bereits viele Vorteile, wie Datenhaltung, Versionierung, Volltextsuche und Zusammenarbeit.
d.velop documents for Microsoft 365 erweitert den SharePoint um eine intelligente Informationsarchitektur, die sich an Ihren Geschäftsobjekten orientiert und über die Grenzen von SharePoint hinweg Informationen und Dokumente in Form von Strukturen und Vorgängen transparent und schnell bereitstellt.
Neue Dokumente können einfach hinzugefügt und Prozesse gestartet werden. Neben der in SharePoint integrierten Volltextsuche bietet d.velop documents for Microsoft 365eine einfach zu bedienende Schnellsuche sowie eine komfortable Metadatensuche. Dank der Outlook-Integration können Sie bequem aus Outlook heraus neue FM-Vorgänge oder -Akten anlegen und E-Mails direkt zu diesen Vorgängen ablegen. Die integrierte Archivierung garantiert die notwendige Prozesssicherheit.
Dokumente werden im Hintergrund in langzeitstabile Formate umgewandelt und – auf Wunsch – revisionssicher archiviert. Ob nun als reiner SharePoint-, Desktop-, Outlook-Nutzer oder als ERP-Anwender: Durch die verschiedenen Integrationsmöglichkeiten von d.velop documents for Microsoft 365 arbeiten Sie immer in einer einheitlichen Oberfläche.
Gemeinsam mit unserem Partner d.velop haben wir auf der Basis von Microsoft TEAMS und d.velop documents for Microsoft 365 eine Lösung für das Immobilien -und Facility-Management geschaffen. Verträge, Dokumente und sonstiger Schriftverkehr werden in Akten zusammengeführt. TEAMS als Arbeitsoberfläche greift auf Microsoft und SAP Dokumente zu. Nachfolgende Grafik zeigt, wie Nutzer in unterschiedlichen Rollen (SAP-Anwender oder Microsoft-User) auf gemeinsame Inhalte zugreifen.
In dieser Architektur sind weitere branchenspezifische Lösungen denkbar, so beispielsweise für die Digitalisierung von Filialprozessen im stationären Handel.
Jetzt sind Sie an der Reihe. Seien Sie mutig, befolgen Sie diese 3 Schritte und verzichten Sie zukünftig auf komplizierte Softwareprodukte.
Digitales Immobilien- und Facility- Management mit Microsoft 365.