Die vier größten Herausforderungen der Digitalisierung – und wie Sie sie meistern

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„Ich bin froh, wenn der Trend mit dieser Digitalisierung endlich vorbei ist.“ Sich das zu wünschen, ist ungefähr so realistisch, wie zu warten, bis das Internet wieder abgeschaltet wird. Denn der digitale Wandel ist nicht irgendwann abgeschlossen, sondern immer im Fluss. Unternehmen sehen sich zunehmend vor Herausforderungen gestellt, um neueste Technologien und Entwicklungen aktiv als Chance zu begreifen und weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben. Wir haben die vier größten Herausforderungen der Digitalisierung zusammengestellt – und verraten auch, wie Sie diese erfolgreich meistern.

#1: Fehlendes Bewusstsein für die Notwendigkeit der Veränderung

Das haben wir doch schon immer so gemacht. Oder wie der Kölner sagen würde: Et hätt noch immer jot jejange. Lange wird es aber eben nicht jot jehen, wenn sich Unternehmen nicht über die Notwendigkeit eines Change-Prozesses bewusst werden. Viele tun die Digitalisierung weiterhin als Trend ab, den man nur aussitzen muss. Dabei schießen links und rechts junge, dynamische Unternehmen wie Pilze aus dem Boden und an etablierten Unternehmen mit Vollgas vorbei. Nur wer erkennt, dass er jetzt handeln muss, festgefahrene Strukturen aufbrechen und mitunter sein bisheriges Geschäftsmodell anpassen oder sogar komplett neu definieren muss, wird zukünftig eine Chance haben.

Was kann man tun?

Digitalisierung ist ein schwammiger Begriff, jeder Mitarbeiter versteht etwas Anderes darunter, darum können einzelne Maßnahmen oft nicht mehr als ein kleiner Tropfen auf den heißen Stein sein. Darum sollten Sie unbedingt eine klare Strategie entwickeln, wie Sie die Digitalisierung anpacken. Erstellen Sie für sich selbst eine individuelle Definition, was Digitalisierung für Sie bedeutet, schaffen Sie Leitplanken und eine klare Struktur, welche Prozesse von zukünftigen Maßnahmen betroffen sein werden. Ist die Marschrichtung klar, holen Sie alle Mitarbeiter ins Boot. Nur wenn die Kommunikation intern konsequent und transparent ist, werden alle wissen, worum es wirklich geht, was die Ziele der Digitalisierung sind und gemeinsam an deren Umsetzung arbeiten.

#2: Technologien werden nicht genutzt

Die meisten Unternehmen besitzen bereits die technischen Voraussetzungen, um digitale Prozesse abzubilden. Doch genau dieses Potenzial wird nicht ausgeschöpft. Allein bereits im Einsatz befindliche ERP-Systeme für die softwarebasierte Steuerung von Geschäftsprozessen sind oft so mächtig konzipiert, dass sie bereits viele Funktionalitäten mitbringen, die helfen, Digitalisierungsstrategien umzusetzen.

Was kann man tun?

Schöpfen Sie vorhandene Potenziale voll aus. Haben Sie schon ein Dokumentenmanagement-System im Einsatz? Super! Dann werden Sie sich bewusst, dass dies weit mehr ist als ein digitales Archiv für Dokumente. Allein die Workflow-Funktionalitäten ermöglichen unzählige Optimierungen und Automatisierungen Ihrer existierenden Geschäftsprozesse. Also: Schöpfen Sie die technischen Möglichkeiten, die Sie schon haben voll aus. Lassen Sie sich zu dem schlummernden Potenzial beraten, weiten Sie die Anwendung einzelner Lösungen auf weitere Unternehmensbereiche aus und reizen Sie bereits gekaufte Lizenzen ebenfalls aus.

#3: Mitarbeiter erledigen die Digitalisierung „nebenbei“

Oftmals sind Mitarbeiter so in ihrem Tagesgeschäft gefangen, dass Digitalisierungsprojekte, die nicht zu ihren Standardaufgaben gehören, quasi nebenbei erledigt werden. So werden die ambitionierten Ziele nicht stringent genug verfolgt, Zeitrahmen überschritten und der digitale Wandel statt als wichtigste strukturelle Maßnahme eher als notwendiges Übel angesehen.

Was kann man tun?

Binden Sie Ihre Mitarbeiter von Beginn an ein und geben Sie ihnen Verantwortung. Viele Digitalisierungsprojekte scheitern aufgrund fehlender Mitarbeiterorientierung und Mitarbeiterpartizipation. Die innovativsten Technologien und Software helfen nicht, wenn Anwender nicht mitziehen und emotionale Hürden nicht überwunden werden. Dazu gehört auch, den Mitarbeitern Zeit für den Wandel zu geben und nicht als zusätzliches Projekt die Digitalisierung „mal eben nebenbei“ zu machen. Der digitale Wandel greift tief in etablierte Prozesse und Geschäftsmodelle ein und stellt diese teilweise komplett in Frage. Das unbedingte Engagement der eigenen Mitarbeiter ist hier das A und O für einen gelungenen Change-Prozess.

#4: Digitalisierung findet zunehmend in der Cloud statt

Kunden erwarten heute einfachen Bezug und individuelle Nutzung und Abrechnung von Diensten. Darum spielt die Bereitstellung von Software as a Service (SaaS) eine immer größere Rolle. Das beeinflusst die klassische Rolle der IT-Abteilungen. Sie müssen sich diesem Paradigmenwechsel anpassen.

Was kann man tun?

IT-Abteilungen müssen ihre Rolle neu definieren. Der Trend muss deutlich weg vom eher kostenorientierten Betreiber der IT-Infrastruktur hin zu einem dynamischen Business Enabler für das eigene Unternehmen gehen. Sie müssen also zum Vermittler zwischen den Anforderungen der Fachbereichsleiter und den Lösungsanbietern werden und dabei unbedingt weitere Abteilungen bzw. Unternehmensbereiche in die strategischen Überlegungen in Bezug auf die digitale Landkarte einbeziehen.

Und nun?

All diese Tipps können lediglich ein kleiner Impuls sein, um die Herausforderungen der Digitalisierung gezielt und strukturiert anzugehen. Ganz ohne Hilfe, vor allem in Bezug auf die konkreten Prozessschritte, sollten sich Unternehmen nicht auf die Reise in die digitale Zukunft machen. Das ist kein Zeichen von Schwäche, sondern im Gegenteil ein wichtiger Schritt zu einer effizienten Herangehensweise an die vielfältigen Aufgaben.

Externe Berater bringen ihre Methodenkompetenz ins Unternehmen ein. Zusätzlich können Sie als Auftraggeber aber auch auf diverse Lernformate zurückgreifen. Ziel ist es dabei nicht, sich komplett von extern steuern zu lassen, sondern vielmehr die eigenen Stärken und Schwächen zu identifizieren und für Wissenslücken entsprechende Unterstützung einzusetzen.

Viele weitere konkrete Schritte, die Ihnen helfen, die größten Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern, verbunden mit einer praktischen Checkliste und einer Beleuchtung der neuen Rolle von Digitalisierungsberatung finden Sie im d.velop Trendpaper: „Erfolgsfaktor Digitalisierungsberatung“, das Ihnen kostenfrei als PDF zum Download zur Verfügung steht.