Buchhaltung automatisieren – 4 Vorteile im Überblick

Was bedeutet Buchhaltung automatisieren?

Wer denkt, dass in der Buchhaltung immer noch mit Zettel, Stift und Rechenmaschine gearbeitet werden muss, liegt daneben. Mittlerweile hat der digitale Wandel auch den Bereich der Buchhaltung erreicht. Mit einer automatisierten Buchhaltung können Betriebe die Bewältigung buchhalterischer Prozesse oder Aufgaben mittlerweile schneller und exakter erledigen, um die eigene Produktivität zu steigern und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Beim Buchhaltung automatisieren geht es nicht darum, Papier einfach in PDFs zu verwandeln. Automatisierung heißt: Belege werden per OCR erfasst, Daten gegen definierte Regeln geprüft und Arbeitsschritte dank KI weitgehend dunkel verarbeitet – vom Erkennen über die Vorkontierung bis zur Freigabe. Die Basis dafür bilden zuverlässige OCR-Erfassung, KI-gestützte Kontierung, RPA für wiederkehrende Routinen und ein revisionssicheres DMS als Rückgrat der Aufbewahrung. Ein positiver Nebeneffekt dieser Transformation ist, dass sich das verstaubte Image der Buchhaltung in das einer modernen und spannenden Abteilung verwandelt.

Was lässt sich in der Buchhaltung automatisieren?

Früher gingen die Dokumente per Post im Unternehmen ein, wurden dann in verschiedenen Abteilungen verteilt und in Aktenordnern abgelegt. Damit war auch meist eine händische Aktenablage, Schriftgutverwaltung und unstrukturierte Dateiordner verbunden. Heute nutzen schon viele Unternehmen digitale Briefkästen, digitale Aktenpläne und ein Dokumentenmanagement-System (DMS), wodurch dieser Prozess digitalisiert und automatisiert abläuft, und zwar vom Dokumenteneingang bis zum rechtssicheren Archivieren. Alle relevanten Dokumente der Buchhaltung, wie Verträge, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder auch E-Mails, können in so einem DMS abgelegt und bearbeitet werden. Zudem können auch Drittsysteme nahtlos integriert werden und bilden so eine zentrale Drehscheibe für alle relevanten Informationen in einem Unternehmen. 

Nicht nur digitalisieren, sondern auch automatisieren!

Mit der Digitalisierung der Daten in den Unternehmen trat zusätzlich auch recht schnell die Automatisierung mit auf den Plan, die mithilfe unserer Lösung genau definierte Abläufe eigenständig und vollautomatisch bewältigen kann. Das betrifft etwa die digitale Rechnungsverarbeitung, die den gesamten Rechnungsworkflow digitalisiert und optimiert. Die vereinfachten, beschleunigten und effizienten Abläufe helfen dabei, Kosten zu reduzieren und Zeit zu sparen. 

Pflicht zur E-Rechnung: Digitalisierung mit Rückenwind

Ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Buchhaltung ist die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung, die seit dem 01.01.2025 für alle inländischen Unternehmen gilt. Damit ist das einfache PDF passé – eine echte E-Rechnung muss nun den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland haben sich hierfür insbesondere die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 etabliert, wobei einzelne Profile von der Norm abweichen können. 

Diese Neuerung betrifft nicht nur die Ausstellung, sondern auch den Empfang: Unternehmen müssen seit Jahresbeginn technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen – ohne Ausnahme. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen: Bis zum 31.12.2026 dürfen noch sogenannte „sonstige Rechnungen“ verwendet werden. Kleine Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 € profitieren sogar von einer verlängerten Frist bis Ende 2027. Danach wird die E-Rechnung zur Pflicht. 

Diese gesetzliche Entwicklung unterstreicht, wie wichtig es für Unternehmen ist, ihre Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Denn nur mit einem modernen Dokumentenmanagement-System und einer durchdachten digitalen Infrastruktur lassen sich E-Rechnungen effizient verarbeiten, archivieren und in bestehende Workflows integrieren. 

Buchhaltung automatisieren: So startest du pragmatisch in 4 Schritten

1) Höhere Transparenz und mehr Überblick

Anstatt die Dokumente in sämtlichen unüberschaubaren Ordnern oder einer Datenbank zu suchen, können Belege, Rechnungen und Nachweise automatisch, strukturiert und rechtssicher abgelegt werden. Die zeitintensive Suche nach bestimmten Dokumenten in Papierbergen gehört somit der Vergangenheit an.

2) Weniger fehlerhafte Prozesse

Jeder kann mal ein Detail übersehen oder ihm kann ein Fehler unterlaufen. Das ist vollkommen normal und kann auch den Besten passieren. Diese Fehler entstehen in den meisten Fällen beim Transfer von wichtigen Daten von A über B nach C und erfordern Korrekturen. Es entstehen ggf. Kopien und es muss aus einer Vielzahl von Rechnungen und Dokumenten genau das Richtige herausgesucht werden. Korrekte und konsistente Daten über alle Prozesse, Abteilungen und Anwendungen hinweg, sind unerlässlich und für die Buchhaltung enorm wichtig.

3) Zeit für die wichtigen Dinge

Neben der Kostenersparnis bei der automatisierten Buchhaltung ist ein weiterer offensichtlicher Vorteil die Zeitersparnis. Denn je weniger Zeit durch die Automatisierung für die Buchhaltung aufgebracht werden muss, desto mehr Zeit steht den Mitarbeiter:innen bei anderen Themen zur Verfügung.

4) Entlastung und Motivation des Personals

Durch die Zeitersparnis wird auch das Personal entlastet, da lästige Routineaufgaben mit einer automatisierten Buchhaltung wegfallen, wodurch sich Mitarbeiter:innen anderen Themen zuwenden können. Diese Abwechslung kann zu erhöhter Motivation führen und steigert zudem auch die Produktivität jedes Einzelnen.

„Das Dokumentenmanagement von d.velop hilft uns extrem dabei, Eingangsrechnungen schneller zu bearbeiten. Das DMS findet formale Fehler und macht zudem eine rechnerische Prüfung, ob die Beträge und die Mehrwertsteuer stimmen. Die Eingangsverarbeitung der digitalen Rechnungen funktioniert nun viel schneller, und die Handhabung des Prozesses für die Buchhaltungsmitarbeiter ist wesentlich einfacher als vorher.“

Nicole Pollack
Betriebswirtin und Product Owner Internal IT Applications
Ableton AG

Buchhaltung automatisieren: Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest 

Die Buchhaltung zu automatisieren bringt enorme Effizienzgewinne – vorausgesetzt, typische Fehler werden vermieden. Ein häufiger Stolperstein: Prozesse werden zwar digitalisiert, aber nicht standardisiert. Ohne klare Regeln entsteht Chaos statt Struktur. Ebenso kritisch sind Schattenprozesse in Excel oder E-Mail, die außerhalb zentraler Workflows laufen. Diese müssen konsequent eliminiert werden. 

Sonderfälle wie Preisabweichungen oder Teilrechnungen sollten frühzeitig definiert und technisch abgebildet werden – sonst drohen manuelle Nacharbeiten. Auch Compliance darf nicht zu spät bedacht werden: GoBD-konforme Dokumentation, Rollenverteilung, Protokollierung und Archivierung müssen von Beginn an mitgeplant werden. 

Und: Statt eines „Big Bangs“ empfiehlt sich ein schrittweiser Rollout. Wer mit Pilotprojekten startet, kann Prozesse gezielt optimieren und die Buchhaltung nachhaltig automatisieren. 

Doch wie am besten anfangen, um die Buchhaltung zu automatisieren?

Die Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung kann sehr individuell erfolgen. Wichtig ist, dass die eigenen Prozesse genau analysiert wurden, um eigene Problemfelder und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Darauf basierend können Wünsche und eine genaue Zielvorstellung definiert werden. Bei der Anbieterauswahl, sollte sorgfältig auf Erfahrung in den Bereichen Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen, Technologie Know-how und Sicherheitsstandards geachtet werden.

Ganz wichtig: Am Ball bleiben!

Durch die digitale Transformation befinden sich viele Arbeitsweisen in einem starken Wandel. Um da mithalten zu können, nicht den Anschluss zu verlieren und weiter eine gute Wettbewerbsfähigkeit gewährleisten zu können, ist die Umstellung auf eine automatisierte Buchhaltung sinnvoll. Die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung ist ein guter Start, die bisherigen Prozesse zu hinterfragen, zu überdenken und zu optimieren.