Digitalisierung im Einkauf – Mit der eBANF Beschaffung vom Wollen zum Haben

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„Der Gewinn liegt im Einkauf“ sagt eine alte Kaufmannsweisheit, aber trifft diese Aussage heute noch zu? Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen war noch nie so einfach und gleichzeitig so komplex wie heute. In Zeiten globaler Märkte und einem unendlichen Angebot durch das Internet kommt dem Beschaffungsmanagement in Unternehmen eine besondere Rolle zu. Viele Organisationen setzen bereits auf Digitalisierung im Einkauf. Für die Beschaffung und das Rechnungswesen setzten viele elektronische Lösungen (eProcurement, Purchase-to-Pay-Technologien) ein, und nicht nur, um das Maverick Buying zu verhindern. Durch die Integration in das jeweilige ERP-System des Unternehmens wird der Prozess, von der Bedarfsermittlung von Handelswaren und/oder Material für die Produktion über Beschaffung bis zur Prüfung und Freigabe der Kreditorenrechnung, effizienter und transparenter. Aber dazu gleich mehr.

Betrachten wir den Anfang der Prozesskette genauer: die Bedarfsanforderung.

Digitalisierung im Einkauf – Was ist dort die Bedarfsanforderung?

Um einen koordinierten und effizienten Einkauf zu gewährleisten, wird in größeren Unternehmen eine Bedarfsanforderung (Banf) vor der Bestellung ausgeführt. Die Bedarfsanforderung (Kurzform: BANF) ist dabei eine Anfrage eines Bedarfsmeldenden, die an die Einkaufsabteilung kommuniziert wird. Bei der Anfrage handelt es sich konkret zumeist um Waren oder Dienstleistungen, die es für den Bedarfsmeldenden oder weitere Personen (s)einer Fachabteilung zu einem bestimmten Zeitpunkt zu beschaffen gilt. Bedarfsmelder kann in der Regel jeder Mitarbeiter des Unternehmens sein. Die Angaben, die für das Auslösen einer BANF notwendig sind, werden meist als verpflichtender Standard festgehalten. Das können u.a. Kostenstelle, Projektnummer, Artikelname und/oder Artikelnummer, Menge und Preis sein.
Das Versenden der BANF startet den Beschaffungsprozess, stellt aber noch keine Bestellung dar. Erst nach fest definierten Prüfung und Freigabe wird die Bestellung durch die Einkaufsabteilung ausgelöst. Je nach Stand der Digitalisierung im Einkauf werden Bedarfsanforderungen digital (über ERP-Systeme, wie z.B. einer SAP Bestellanforderung) ausgelöst.

Vom Wollen zum Haben. Warum gibt es die BANF?

Eigentlich ist es ja ganz einfach, zumindest im privaten Umfeld: Wenn wir etwas haben möchten, suchen wir das Produkt auf einer gängigen Onlinehandelsplattform, vergleichen nochmals den Preis auf einer alternativen Onlinehandelsplattform und bestellen. In der Regel wird das Produkt in ein bis zwei Tagen vom Paketdienst geliefert. Zwischenzeitlich werden wir über den Bearbeitungsstatus der Bestellung informiert und können online einsehen, wo sich die Ware aktuell befindet.

Ab einer bestimmten Unternehmensgröße, wo Strukturen gefordert sind, zieht gleichzeitig die Bürokratie ein. Diese entsteht „eigentlich“ aus guter Absicht, nämlich in Bezug auf die Wahrung von Ordnung im Unternehmen und um bei der Beschaffung der angeforderten Bedarfe möglichst transparent und effizient zu agieren. Dazu werden Regeln und Prozesse beschrieben und dokumentiert. Und diese häufen sich, da plötzlich die berühmten „Ausnahmen von der Regel“ in diese integriert werden. Am Ende muss der Bedarfsmeldende für vermeintlich “kleine Dinge” durch einen unübersichtlichen und komplizierten Prozess – das nervt und frustriert. Nicht nur bei der Beschaffung der angeforderten Bedarfe selbst gilt es möglicht effizient zu agieren, sondern auch beim Prozess selbst den Einkauf zu digitalisieren. Und die elektronische Bedarfsanforderung bringt viele Vorteile mit sich.

Digital statt manuell: Die elektronische Bedarfsanforderung eBANF als Prozessoptimierer

Der Beschaffungsprozess von Waren und Dienstleistungen, die nicht das Kerngeschäft eines Unternehmens betreffen, werden in über 65% der Unternehmen noch immer papierbasiert oder über unstrukturierte Daten (E-Mail, Excel-Dateien etc.) abgewickelt. Dabei sorgen gerade diese papierbasierten Prozesse für Undurchsichtigkeit. Denn nur die Person, die im Besitz eines entsprechenden Dokumentes oder einer E-Mail ist, ist zu diesem Zeitpunkt auskunftsfähig.
Für den Bedarfsmeldenden bleibt der Prozess nach Versenden der Bedarfsanforderung oft unklar. Gewissheit über Status einer Bedarfsmeldung existiert nicht und kann ggfs. nur durch lästiges (und womöglich wiederholtes) Nachfragen erkannt werden. Für die Digitalisierung im Einkauf könnte eBANF die richtige Lösung sein.

Vorteile der eBANF in Kombination einer digitalen Aktenablage

Es liegt eigentlich auf der Hand, auch diesen Teilprozess eines Purchase-to-Pay-Prozesses zu digitalisieren. Die Lösung ist dann die elektronische Bedarfsanforderung (eBANF). Sie ermöglicht dem Anforderer schnell und intuitiv seinen Bedarfswunsch einzutragen (auch ohne alle Informationen im Vorfeld zu kennen). Eine automatisierte und direkte Übermittlung an die prüfenden und freigebenden Personen oder Abteilungen und dem Einkauf vereinfacht die Bestellabwicklung. Hier finden Sie eine Übersicht einer Vereinfachung innerhalb von SAP.

Ganz allgemein gilt: Die Anforderungen werden digital strukturiert, dokumentiert und sind jederzeit in einer elektronischen Vorgangsakte einsehbar. Nun werden die digitalen Akten der Digitalisierung im Einkauf zur Verfügung gestellt. Dem Einkäufer wird somit sowohl das Bündeln der Bestellungen als auch das Zuordnen der Anforderung erleichtert. Transparenz und Durchgängigkeit sind in diesem Prozess gewährleistet. Nach Eingang der Lieferantenrechnung liegen bereits alle Dokumente und Informationen für eine schnelle und effiziente Prüfung vor. Gleichzeitig wird der Bedarfsmeldende über den jeweiligen Status aktiv informiert oder hat die Möglichkeit, sich mit wenigen Klicks über den aktuellen Status seiner Bedarfsanforderung zu informieren.

Von der Digitalisierung im Einkauf nicht abhängen lassen!

Lassen Sie sich in der Digitalisierung Ihres Einkaufs nicht abhängen. In Zeiten dynamischer Marktentwicklungen ist es wichtig, konkrete Mehrwerte für das gesamte Unternehmen zu schaffen. Einer davon ist die Bedarfsanforderung im Beschaffungsprozess – denn die Antwort lautet “Ja”.
Der Gewinn liegt im Einkauf!

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