Prozessautomatisierung: Mit innovativer Software zum Wettbewerbsvorteil

Wer heute wettbewerbsfähig bleiben will, muss Routinearbeiten digital und fehlerfrei abwickeln – sonst verlieren Teams wertvolle Zeit und Nerven. Mit der richtigen Prozessautomatisierungs-Software lässt sich genau das erreichen: Wiederkehrende Aufgaben werden zu automatisierten Workflows, die ohne ständiges Nachfragen laufen. Das entlastet deine Mitarbeitenden, senkt die Fehlerquote und sorgt dafür, dass du jederzeit den Status von Vorgängen im Blick hast. Neben der Zeitersparnis profitierst du von mehr Transparenz, geringeren Kosten und zufriedeneren Teams.

Typische Anwendungsbereiche sind repetitive Aufgaben mit klaren Regeln, zum Beispiel die Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder das Onboarding neuer Mitarbeitender. Entscheidend ist, dass der Prozess regelbasiert, wiederholbar und mit standardisiertem Input arbeitet. Je höher das Volumen und je mehr Varianten das Verfahren hat, desto mehr lohnt sich die Automatisierung.

Warum lohnt sich der Einsatz einer Prozessautomatisierungs-Software?

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet zahlreiche Vorteile, die sich mit klaren Kennzahlen belegen lassen. Zu den wichtigsten zählen:

• Langfristige Kostenreduktion: Mit gleichbleibender Belegschaft lassen sich größere Arbeitsvolumina in der gleichen Zeit bearbeiten. So sinken die Verwaltungskosten und Unternehmen verbessern ihre Wettbewerbsfähigkeit.
• Steigerung von Produktivität und Effizienz: Automatisierte Workflows laufen schneller, ohne Unterbrechungen und rund um die Uhr. Mitarbeitende können sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, was die Gesamtleistung verbessert.
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit: Der Wegfall monotoner Routineaufgaben macht die Arbeit attraktiver; Mitarbeitende fühlen sich stärker an ihr Unternehmen gebunden.
• Reduzierung von Fehlern und Compliance‑Risiken: Automatisierte Prozesse sind weniger anfällig für menschliche Fehler, arbeiten mit stets aktuellen Daten und unterstützen die Einhaltung von Datenschutz‑ und Sicherheitsanforderungen.

Die Praxis zeigt eindrucksvoll, wie stark die Produktivität steigen kann: Ein vollständig digitalisierter Onboarding‑Prozess verkürzte beispielsweise bei ServiceNow die Zeit bis zur vollen Produktivität neuer Mitarbeitender um 25 %. Solche Effizienzgewinne verschaffen Unternehmen spürbare Wettbewerbsvorteile.

Beispiele für automatisierbare Prozesse

Nicht jeder Geschäftsprozess eignet sich gleichermaßen für die Automatisierung. Voraussetzung sind manuell durchgeführte, regelbasierte und wiederkehrende Abläufe mit standardisiertem Input und hohem Volumen. Typische Beispiele sind:

• Rechnungsverarbeitung: automatisierte Erfassung und Freigabe von Eingangsrechnungen. Weitere Details dazu findest du im Beitrag Rechnungsfreigabe: Was eine zeitgemäße Software können muss.
• Onboarding neuer Mitarbeiter:innen: Standardisierter Ablauf vom Vertragsabschluss bis zur Einarbeitung. Ein automatisierter Prozess koordiniert alle Aufgaben und erinnert die Beteiligten automatisch.
• Genehmigungs und Freigabeprozesse – Urlaubsanträge, Spesenabrechnungen und Vertragsprüfungen können digital geprüft und genehmigt werden. Eine tiefergehende Betrachtung bietet der Artikel Freigabeprozesse im Unternehmen effizient aufsetzen: So geht’s.
• HR Prozesse – Gehaltsabrechnungen, Abwesenheitsmanagement und Reporting können digitalisiert werden, wodurch die HR-Abteilung strategischer arbeiten kann.
• Support und Service Prozesse – Chatbots und Ticketing Systeme automatisieren die Annahme und Bearbeitung von Kundenanfragen.

Bevor du einen Workflow automatisierst, lohnt sich eine detaillierte Prozessanalyse. Sie identifiziert Engpässe, definiert Prozesskennzahlen und legt die Grundlage für Optimierungen. Wie du Schritt für Schritt vorgehst, erklärt der Beitrag Prozessanalyse – Definition, Vorgehen, Methoden und Tools.

Wichtige Funktionen einer Prozessautomatisierungs Software

Eine moderne Prozessautomatisierungs-Software zeichnet sich durch mehrere Kernfunktionen aus:

Workflow-Management

Prozessautomatisierungs-Software bietet umfassende Funktionen für Workflow-Management, um Geschäftsprozesse zu modellieren, überwachen und optimieren – oft ohne Programmierkenntnisse. Über grafische Oberflächen lassen sich Abläufe drag‑and‑drop erstellen und anpassen. Diese Tools ermöglichen die Erstellung und Verwaltung automatisierter Workflows für mehr Konsistenz und Effizienz.

Integration in bestehende Systeme

Sie lässt sich nahtlos mit ERP , CRM und HR Systemen verknüpfen, sodass Daten medienbruchfrei zwischen Anwendungen ausgetauscht werden. Dadurch entsteht ein durchgängiger Informationsfluss.

Datenmanagement und -analyse

Leistungsstarke Datenmanagement- und Analysefunktionen sind integriert, um Daten zu sammeln, zu speichern und zu analysieren. Diese Einblicke helfen, die Prozessleistung zu verbessern und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Benutzerfreundlichkeit und Low /No Code

Benutzende können mithilfe grafischer Oberflächen Prozesse selbst automatisieren und anpassen – auch ohne IT-Kenntnisse. Dies stärkt die Akzeptanz und entlastet die IT

KI, RPA und Hyperautomation

Die Kombination aus Robotic Process Automation (RPA), Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen führt zur Hyperautomation. GenAI unterstützt bei komplexen Schritten wie dem Auslesen von Daten aus unstrukturierten Dokumenten und fungiert als „Klebstoff“ zwischen verschiedenen Automatisierungstechnologien. Agentische KI entwickelt sich stufenweise weiter und wird in Zukunft immer autonomere Prozesse steuern.

Implementierung von Prozessautomatisierungs-Software: Schritt für Schritt

Eine strukturierte Einführung minimiert Risiken und beschleunigt die Wertschöpfung. Folge diesen Schritten:

1. Analyse der bestehenden Prozesse

Untersuche vorhandene Abläufe, identifiziere Engpässe und wiederkehrende Aufgaben. Nutze Methoden der Prozessanalyse, um die Eignung für Automatisierung festzustellen.

2. Auswahl der passenden Software

Basierend auf den Analyseergebnissen wähle eine Lösung, die sich gut in deine IT Landschaft integrieren lässt und deine Anforderungen erfüllt. Achte auf Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit und Low Code Fähigkeiten

3. Implementierung der Softwarelösung

Implementiere die ausgewählte Prozessautomatisierung-Software in deine Systeme und binde die benötigten Datenquellen an. Externe Fachleute können dabei unterstützen, damit du nicht in die „Erwartungsfalle“ gerätst.

4. Schulung und Change Management

Mitarbeiter:innen werden in der Nutzung der neuen Workflow Tools geschult, um sicherzustellen, dass sie diese effektiv anwenden können. Schulungen helfen dabei, die Akzeptanz der neuen Technologie zu erhöhen und den Übergang zu automatisierten Prozessen zu erleichtern.

5. Dokumentation, Feedback und Optimierung

Es müssen alle Schritte der Implementierung und Optimierung dokumentiert werden, um eine nachhaltige Verwaltung der Prozessautomatisierung zu gewährleisten. Dabei sollte kontinuierlich Feedback von Mitarbeiter:innen und Stakeholdern eingeholt werden, um sicherzustellen, dass die Automatisierungslösung effektiv bleibt und kontinuierlich verbessert wird.

d.velop process studio: Software für Prozessautomatisierung

Das d.velop process studio ist eine leistungsstarke Prozessmanagement Software, die Unternehmen dabei unterstützt, Standardabläufe effizient zu automatisieren. Mit einem No-/Low-Code Ansatz ermöglicht die Software eine einfache Umsetzung, während sie sich am Standard der Object Management Group (OMG) orientiert. Sie entlastet Mitarbeitende durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und ermöglicht Fachabteilungen, ihre eigenen Prozesse zu modellieren. Die einfache Integration und die Anbindung von Drittsystemen ermöglichen systemübergreifendes Arbeiten, während eine leistungsstarke Workflow-Engine die Optimierung von Geschäftsprozessen unterstützt. Die Kombination von Workflows und einem Dokumentenmanagement-System gewährleistet eine optimale Prozessabwicklung und verbessert die Gesamteffizienz im Unternehmen.

Anwendungsfall: Intelligent Document Processing (IDP)

Die digitale Transformation schreitet in allen Unternehmensbereichen weiter voran und gerade dort, wo täglich eine Vielzahl von Dokumenten verarbeitet werden muss, steckt enormes Automatisierungspotenzial. Ein besonders spannender Ansatz ist dabei die intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP).

Doch was genau steckt dahinter?

Mit IDP übernimmt eine KI die mühsame Arbeit, die sonst Mitarbeiter:innen wertvolle Zeit kostet. Dokumente – egal ob Rechnungen, Verträge, Bestellungen oder Formulare werden automatisch erkannt, klassifiziert und die relevanten Informationen extrahiert. Im nächsten Schritt fließen diese Daten direkt und nahtlos in die nachgelagerten Prozesse ein. Das spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch Fehlerquellen und sorgt für deutlich schlankere Abläufe.

Besonders spannend: Die Integration in das d.velop process studio macht die Umsetzung solcher intelligenten Workflows denkbar einfach. Ohne aufwendige IT-Projekte können Unternehmen ihre Dokumentenprozesse smart automatisieren und so den Grundstein für effizientere Workflows legen.

Einblick gefällig? In diesem kurzen Video zur intelligenten Dokumentenverarbeitung zeigen wir, wie smart der d.velop pilot mit dem d.velop process studio bereits heute für effiziente Workflows sorgt.

Fazit: Mit einer Prozessautomatisierungs Software die Zukunft gestalten

Prozessautomatisierung Software ist längst kein Nice to Have mehr, sondern ein entscheidender Hebel für Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit. Sie ersetzt monotone, fehleranfällige Tätigkeiten durch digitale Workflows, schafft Transparenz und ermöglicht eine nachhaltige Kostensenkung. Moderne Lösungen verbinden Workflow Management, Integration, Datenanalyse und KI – die Basis für Hyperautomation und agentische Prozesse. Mit einer klaren Strategie, qualifizierten Mitarbeitenden und den richtigen Werkzeugen wie dem d.velop process studio können Unternehmen ihre Prozesse zukunftssicher gestalten.