SAP HCM im Wandel – mit SAP SuccessFactors und HXM in die Zukunft

Das Personalmanagement in Unternehmen ist einer der Bereiche mit dem größten Automatisierungspotenzial. Gerade HR-Prozesse, die immer wiederkehren, können Softwares inzwischen so gut wie allein ausführen. Doch die Digitalisierung im HR geht heute weit über die reine Automatisierung hinaus. Das bestätigte auch Prof. Dr. Peter M. Wald, Professor für Personalmanagement an der HTWK Leipzig, im Interview:

Es wird künftig nahezu keine Aufgaben im Personalkontext geben, die ohne digitale Hilfsmittel zu bewältigen sind. […] Das Personalmanagement muss sich bewusst sein, dass es heute und in Zukunft inmitten des Spannungsfelds zwischen Technik, Organisation und Mensch steht und hier als Lösungsgestalter und -lieferant gefragt ist.

Prof. Dr. Peter M. Wald
Professor für Personalmanagement
HTWK Leipzig

Ein typischer HR-Alltag zeigt diesen Wandel deutlich: Früher wurden Personalakten in Papierform archiviert, heute ermöglichen digitale Lösungen eine ganzheitliche, cloudbasierte Verwaltung – inklusive intelligenter Assistenz. Doch HR beschränkt sich längst nicht mehr nur auf die Verwaltung von Daten und Dokumenten mit einer klassischen Human Capital Management-Software (HCM), wichtiger wird das Erlebnis der Mitarbeitenden.

Der Software-Hersteller SAP bietet mit SAP SuccessFactors eine leistungsfähige und cloudbasierte Human Experience Management Software (HXM) für die neuen Kernthemen des HR-Bereichs in Unternehmen an. Die Lösung ist darauf ausgelegt, klassische HCM-Systeme wie SAP HCM, das bislang in vielen Unternehmen für Personalverwaltung und Entgeltabrechnung im Einsatz ist, langfristig abzulösen.

Der Wandel von klassischen HCM-Systemen hin zu modernen HXM-Plattformen wie SuccessFactors zeigt: HR entwickelt sich vom reinen Verwalter zum aktiven Gestalter der Arbeitswelt. In diesem Blogbeitrag zeigen wir, warum SAP HCM abgelöst wird, welche Rolle SAP S/4HANA dabei spielt, welche Vorteile SuccessFactors bietet und wie der Wandel zu HXM das Personalmanagement nachhaltig verändert.

Was ist SAP HCM – und warum ist jetzt der richtige Zeitpunkt für Veränderung?

Wartungsende der SAP HCM Lösung

Die HCM Software bildet die Hierarchiestrukturen des Unternehmens ab und ermöglicht die Mitarbeiterverwaltung und deren Weiterentwicklung. Als langjährige On-Premise-Standardlösung wird SAP HCM nun schrittweise abgelöst.

Die bisherige Standardwartung des SAP ERP bzw. SAP HCM wird zum 31. Dezember 2027 eingestellt. Die erweiterte Wartung (Extended Maintenance) ist bis Ende 2030 verfügbar. Das heißt, die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung der Software wird eingestellt – darunter fallen Fehlerbehebungen, Patches, Sicherheitsupdates und neue Funktionalitäten. Doch was folgt auf SAP HCM?

SAP S/4HANA als Brücke zwischen SAP HCM und SAP SuccessFactors

SAP HCM wird bis Ende 2030 unterstützt, läuft aber aus. Durch dieses Wartungsende von SAP ECC 6.0 sind alle bisherigen HCM-Kunden gezwungen, sich mit einer entsprechenden Softwarenachfolge zu beschäftigen.

Als technische Nachfolgelösung stellt SAP mit H4S4 (SAP HCM for S/4HANA) eine neue HCM-Komponente auf Basis von SAP S/4HANA bereit – allerdings ohne Talentlösungen.

Vor der Einführung von H4S4 konnten Unternehmen SAP HCM-Funktionalitäten über das sogenannte SAP S/4HANA Compatibility Pack nutzen. Dabei handelte es sich um eine Übergangslösung, die nur bis Ende 2025 unterstützt wird und die es erlaubte, das klassische HCM der Business Suite in älteren S/4HANA-Versionen weiter zu betreiben.

Der Wandel: Von HCM zu HXM in SAP SuccessFactors

Gemäß der SAP-Roadmap soll SAP SuccessFactors perspektivisch als Zielsystem sowohl das klassische SAP HCM als auch die Übergangslösung H4S4 ablösen. Zunächst bleibt H4S4 jedoch weiterhin relevant: SAP hat eine Wartungszusage bis mindestens Ende 2040 ausgesprochen – also für aktuell 15 Jahre.

Im Kern von HXM geht es im Personalmanagement eher um Mitarbeitererlebnisse wie Wohlbefinden, Lernen und Kollaboration als nur um Personalprozesse. Auch Dr. Wald unterstreicht in seinem Interview zur Digitalisierung im Personalmanagement diese Idee von HXM:

Der Arbeitsplatz der Zukunft bietet […] neue Gestaltungsräume, vielfältige Kommunikations- und Lernmöglichkeiten […] sowie Angebote zur Erhaltung und Förderung der physischen und mentalen Gesundheit.

Prof. Dr. Peter M. Wald
Professor für Personalmanagemen
HTWK Leipzig

Bereitstellungsmodelle von SAP SuccessFactors

SAP bietet vier verschiedene Bereitstellungsmodelle für die SuccessFactors HCM Suite an, die Unternehmen je nach Ausgangslage und Zielsetzung einsetzen können:

• Talent Hybrid: SAP HCM bzw. H4S4 bleibt für die Kernprozesse im Einsatz, während SuccessFactors für Talentmanagement-Module wie Recruiting, Onboarding und Learning genutzt wird.
• Side-by-Side: SAP HCM/H4S4 und SuccessFactors Employee Central laufen parallel. Je nach Mitarbeitergruppe ist entweder HCM/H4S4 oder SuccessFactors das stammdatenführende System.
• Core Hybrid: SuccessFactors Employee Central übernimmt die Stammdatenführung. Die Daten werden in SAP HCM bzw. H4S4 synchronisiert, wo weiterhin die Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft erfolgen.
• Full Cloud HCM: Die gesamte SuccessFactors HCM Suite inklusive Employee Central Payroll wird genutzt. Diese Variante eignet sich primär für SAP-Neukunden ohne bestehende On-Premises-Abrechnung.

Das Core-Hybrid-Modell setzt sich durch

Obwohl SAP SuccessFactors viele moderne HR-Funktionen abdeckt, bietet es derzeit keine vollwertige Lösung für die komplexen Anforderungen der Entgeltabrechnung im DACH-Raum, weshalb viele Unternehmen daher auf eine hybride Lösung aus H4S4 für die Entgeltabrechnung und SuccessFactors für Talentmanagement setzen.

Dieses Szenario bildet das am weitesten verbreitete Core-Hybrid-Modell ab, bei dem SuccessFactors für Recruiting, Onboarding und Stammdatenführung genutzt wird, während die Entgeltabrechnung weiterhin über SAP HCM bzw. H4S4 erfolgt.

HCM und SuccessFactors: Was sind die Unterschiede?

Unternehmen, die ihre HR-Prozesse zukunftssicher gestalten möchten, setzen zunehmend auf SAP SuccessFactors – oft in Kombination mit der bestehenden SAP HCM Lösung, solange diese noch unterstützt wird. Beide Systeme ergänzen sich gut. Doch worin bestehen eigentlich die hauptsächlichen Unterschiede der beiden Systeme? Die folgende Übersicht verschafft Klarheit:

• Architektur: SAP HCM ist eine  On-Premise-Lösung, SuccessFactors dagegen cloudbasiert.
• Funktionalität: SuccessFactors bietet eine breitere Palette an Funktionalitäten im Bereich der Talentmanagementprozesse, wie etwa Performance Management, Zielsetzung, Learning und Development. SAP HCM hingegen setzt eher auf traditionelle HR-Managementprozesse.
• Benutzeroberfläche: SuccessFactors bietet eine modernere, benutzerfreundlichere Oberfläche im Vergleich zu SAP HCM.
• Konfigurierbarkeit: SAP SuccessFactors ist einfacher zu konfigurieren und wartungsfreundlich, stößt jedoch bei komplexen Anforderungen und individuellen Erweiterungen schnell an Grenzen. SAP HCM bietet durch Backend-Zugriff und ABAP-Entwicklung deutlich mehr Flexibilität, erfordert aber technisches Know-how und ist wartungsintensiv.
• Integration: Weil SuccessFactors eine cloudbasierte Lösung ist, kann es leichter in andere cloudbasierte Anwendungen integriert werden. SAP HCM ist eher auf die Integration mit On-Premise-Systemen ausgerichtet.
• Upgrades: SuccessFactors erhält automatische Updates aus der Cloud, während Unternehmen bei SAP HCM Upgrades selbst durchführen müssen.
• Datenanalyse: SAP SuccessFactors bietet umfangreichere Möglichkeiten zur Datenanalyse und Berichterstellung als SAP HCM.

Stärken von SAP HCM – das Rückgrat der HR-Prozesse

SAP HCM ist eine Softwarelösung, die Unternehmen bei der Verwaltung und Entwicklung ihrer Mitarbeiter:innen unterstützt. Die Vorteile reichen von der Automatisierung von Prozessen bis hin zur Verbesserung der Mitarbeiterzufriedenheit. Konkret bedeutet dies:

• Zentralisierung: Mit SAP HCM ist die zentrale Verwaltung aller personalbezogenen Daten eines Unternehmens realisierbar. Dazu gehören Informationen zu Mitarbeitenden, Gehaltsabrechnungen, Leistungsbeurteilungen und vieles mehr.
• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von personalbezogenen Prozessen wie Abwesenheitsmanagement, Mitarbeiterbewertungen und Gehaltsabrechnungen kann das Personalwesen schneller, effizienter und strategischer arbeiten. Zudem wird die HR entlastet, weil ihr zeitintensive, repetitive Aufgaben abgenommen werden.
• Verbesserte Entscheidungsfindung: Das Sammeln und Analysieren von Daten in SAP HCM erleichtert es Führungskräften, richtige Entscheidungen zu treffen. So dienen Leistungsdaten dazu, Schulungsbedarfe zu identifizieren oder Gehaltsstrukturen anzupassen.
• Systemintegration: SAP HCM ist nahtlos in Finanz- und Beschaffungssysteme integrierbar, was eine ganzheitliche Auswertung aller Unternehmensdaten ermöglicht.
• Compliance: Das Human Capital Management hilft der HR, rechtliche Anforderungen in Bezug auf die Personalverwaltung einzuhalten. Dazu zählen etwa die Erfüllung von Meldepflichten und die Einhaltung von Datenschutzvorschriften.

In Anbetracht dieser Stärken war und ist SAP HCM eine bewährte Lösung für Verwaltungsprozesse in der HR-Arbeit. Doch mit Blick auf das Wartungsende und zukunftsorientiertes Personalmanagement stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre HR-Systeme zukunftssicher anzupassen.

Vorteile von SAP SuccessFactors – die moderne Cloud-Alternative

SAP SuccessFactors gilt als eine der führenden Cloud-Lösungen für Human Capital Management. Unternehmen, die sie nutzen, profitieren nicht nur von der Automatisierung und Optimierung von HR-Prozessen. SuccessFactors stellt die Menschen in der Belegschaft und die User Experience (UX) in den Fokus. Das verbessert die Effizienz, erhöht die Produktivität und steigert die Mitarbeiterbindung. Beispiele für die Vorteile von SAP SuccessFactors sind: 

• Cloudbasiert: Im Gegensatz zu HCM ist Success Factors cloudbasiert. Mitarbeiter:innen können so schnell und ortsunabhängig auf das System zugreifen und beispielsweise die digitale Personalakte in SAP einsehen, ohne dass eine zusätzliche IT-Infrastruktur erforderlich ist. Hinzu kommt: Unternehmen, die SuccessFactors nutzen, können ihrer Belegschaft Employee-Self-Services anbieten: Urlaub beantragen, Krankmeldung einreichen, alles ist digital und mobil möglich. Das versetzt sie in die Lage, Dinge eigenständig zu regeln. Und: Wartungen und Aktualisierungen in der Cloud laufen automatisch ab.
• Personalmanagement: SAP SuccessFactors unterstützt eine Vielzahl von Aufgaben im strategischen HR-Management, darunter das Talentmanagement, die Personalbeschaffung, das Leistungsmanagement, den Bereich Schulung und Entwicklung und das Vergütungsmanagement.
• Datensicherheit: Die Daten lagern in eigenen SAP-Rechenzentren, der Zugriff läuft über verschlüsselte Verbindungen. Die Wahrung des Datenschutzes im Personalwesen und der DSGVO im Allgemeinen hat einen hohen Stellenwert.
• Flexibilität: SuccessFactors ist eine flexible Lösung. Sie ist an die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen jedes Unternehmens anpassbar.
• Datenanalyse: Umfangreiche Analysefunktionen unterstützen Unternehmen dabei, wichtige Erkenntnisse aus ihren HR-Daten zu gewinnen und fundierte Entscheidungen zu treffen. So kann die Software anhand der Datenlage beispielsweise automatisiert Vorschläge für Projektteams zusammenstellen, die gut zusammenpassen.
• Künstliche Intelligenz: Die HR-Software nutzt KI-Technologien wie Machine Learning, Natural Language Processing (NLP), Predictive Analytics und KI-basierte Automatisierung zur Verbesserung von Recruiting, Onboarding, Performance Management und Talentmanagement.
• Nutzerfreundlichkeit: Die Benutzeroberfläche ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, damit Mitarbeitende und Führungskräfte ohne aufwendige Schulungen schnell und einfach Zugriff auf das System haben und losarbeiten können, auch per mobiler App.
• Integration: Die Software ist nahtlos in andere IT-Systeme integrierbar, um eine reibungslose und effektive Datenübertragung und -nutzung zu gewährleisten.

Obwohl SAP HCM über Jahre hinweg eine stabile Lösung für klassische HR-Prozesse war, zeigt der Vergleich mit SAP SuccessFactors deutlich, wie sich die Anforderungen im Personalmanagement weiterentwickelt haben. Die obigen Vorteile verdeutlichen, warum SuccessFactors als HXM-Plattform die Zukunft der HR-Arbeit darstellt.

Weiterentwicklung des SAP HCM: Künstliche Intelligenz im Personalmanagement mit SAP

In der klassischen SAP HCM-Lösung war noch keine Künstliche Intelligenz (KI) integriert. Dies wurde erst mit der cloudbasierten Variante möglich.

Die HR-Software SAP SuccessFactors nutzt KI-Technologien wie Machine Learning, Natural Language Processing (NLP), Predictive Analytics und KI-basierte Automatisierung. Sie helfen bei der Automatisierung und Verbesserung von Prozessen wie Recruiting, Onboarding, Performance Management und Talentmanagement, indem sie Entscheidungen auf Basis von Daten und Analysen treffen. Hinzu kommt, dass die KI die Mitarbeiter:innen entlastet und ihnen das Gefühl gibt, besonders unterstützt zu werden.

Vor allem die smarte Unterstützung durch Joule, den generativen KI-Assistenten von SAP, lässt SAP SuccessFactors noch leistungsfähiger werden. Die Interaktion mit SAP-Systemen wird durch ihn vereinfacht und personalisiert. In einer dialogorientierten Bedienoberfläche können Nutzer:innen einfach Informationen abrufen (z. B. Gehaltsdaten, Teamstrukturen), Aufgaben ausführen (z. B. Urlaubsanträge, Adressänderungen) und durch das System navigieren, ohne sich durch Menüs klicken zu müssen. Joule erfüllt europäische Datenschutzstandards, während er den Kontext versteht, mehrere Informationen gleichzeitig verarbeitet und präzise, datengestützte Antworten liefert.

d.velop und SAP

Als Software-Hersteller bietet d.velop eine Schnittstelle zu SAP SuccessFactors und SAP HCM/H4S4, mit der sich das hauseigene Dokumentenmanagement-System d.velop documents for SAP direkt anbinden lässt. So kann mit digitalen Personalakten und weiteren nützlichen digitalen Features für die HR-Abteilung gearbeitet werden.

Ein in SAP integriertes DMS mit einem revisionssicheren digitalen Archiv kann als zentraler Wissensspeicher dienen und die Produktivität beider Systeme steigern. Diese Kombination ermöglicht die zukunftsorientierte Weiterentwicklung von HR-Prozessen im Unternehmen. Unser eigenes SAP-Team mit erfahrenen SAP-Berater:innen und SAP-Entwickler:innen unterstützt Unternehmen bei der Einführung, Anpassung und Weiterentwicklung der Schnittstelle.

Smarte HR-Prozesse mit SAP schaffen

Personalprozesse verbrauchen umso mehr Ressourcen, je weniger sie automatisiert ablaufen. HR-Softwares wie SAP HCM und SAP SuccessFactors schaffen Abhilfe und entlasten die Personalabteilung gerade bei repetitiven Tätigkeiten. Beide Softwares verfügen über individuelle Vorteile, die bei HCM eher in den klassischen HR-Bereichen liegen, während die Stärken von SuccessFactors in der Cloud-Technologie, dem strategischen Personalmanagement und dem KI-Einsatz liegen. Mit einem Dokumentenmanagement-System wie d.velop documents in SAP als Wissensspeicher mit angeschlossenem revisionssicherem, digitalem Archiv sind beide Systeme, vor allem miteinander kombiniert, noch produktiver und in der Lage, HR-Prozesse in Unternehmen nachhaltig nach vorne zu bringen.

Praxisbeispiel: HR-Digitalisierung bei GRIMME Landmaschinen

Die GRIMME Landmaschinenfabrik setzt seit mehr als 10 Jahren auf d.velop als Digitalisierungspartner. Mit 37 Standorten weltweit ist die GRIMME Gruppe ein international tätiger Hersteller von Landmaschinen für die Kartoffel-, Rüben- und Gemüsetechnik. Mit über 150 Maschinentypen und Vertrieb in über 120 Ländern zählt GRIMME zu den führenden Anbietern in diesem Segment.

Mit der Integration von SAP SuccessFactors in d.velop documents schafft GRIMME effiziente und moderne HR-Prozesse für rund 2.300 Mitarbeitende.

Wir arbeiten nun seit knapp 20 Jahren mit unserem Partner „d.velop AG“ vertrauensvoll zusammen, um gemeinsam die Digitalisierung im Unternehmen voranzutreiben. Diese Schnittstelle ist ein weiterer Baustein, um unsere DMS-Landschaft optimal mit anderen Systemen zu kombinieren.

Jens Waldmann
Teamleiter IT-Enterprise Information Management
GRIMME Landmaschinenfabrik GmbH & Co. KG

Vor der Einführung von SAP SuccessFactors waren viele HR-Abläufe bei GRIMME papierbasiert und manuell organisiert, was nicht nur zeitaufwendig war, sondern auch zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit und ineffizienten Prozessen führte. Die Einführung von SAP SuccessFactors ermöglichte es GRIMME, die HR-Prozesse umfassend zu modernisieren, indem die Arbeitsabläufe digitalisiert wurden und dadurch die Effizienz erheblich verbessert werden konnte.

Mit der Integration von SAP SuccessFactors in d.velop documents konnte GRIMME die HR-Dokumente nahtlos und automatisiert in das Dokumentenmanagementsystem übertragen, was zu einer deutlichen Reduktion des Papierverbrauchs, einer schnelleren Verfügbarkeit von Informationen und einer verbesserten Datensicherheit führte.

Ein besonderer Vorteil: Die bereits vorhandene digitale Personalakte in d.velop documents konnte mit überschaubarem Aufwand an SuccessFactors angebunden werden – ein Modell, das sich besonders für Unternehmen eignet, die aktuell noch mit einer HCM-Anbindung arbeiten und den Umstieg auf SuccessFactors planen.

Smarte HR-Prozesse mit SAP schaffen – eine sinnvolle Weiterentwicklung

Personalprozesse verbrauchen umso mehr Ressourcen, je weniger automatisiert sie ablaufen. HR-Softwarelösungen wie SAP HCM, H4S4 und insbesondere SAP SuccessFactors schaffen hier Abhilfe und entlasten die Personalabteilung – gerade bei repetitiven Tätigkeiten.

Die Systeme verfügen über individuelle Vorteile: SAP HCM bzw. H4S4 überzeugen eher in den klassischen HR-Bereichen, während SuccessFactors als Nachfolger mit Cloud-Technologie, strategischem und mitarbeiterorientiertem Personalmanagement sowie dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz die Zukunft der HR-Arbeit darstellt.