Wir leben und lieben die Digitalisierung. Unser Ziel ist es, die Digitalisierung für die öffentliche Verwaltung so einfach wie nur möglich zu machen. Und dafür möchten wir uns mit Gleichgesinnten austauschen, den Menschen Inspirationen und Innovationen mitgeben. Das tun wir am liebsten live, in Farbe – und dieses Mal in der Digitalisierungshauptstadt Berlin.
Aber wer sind die „Gleichgesinnten“, die täglich in den Verwaltungsstuben mit den Lösungen der d.velop arbeiten? Und mit welchen Erwartungen kommen die „Botschafter:innen der Digitalisierung“ aus der Öffentlichen Verwaltung zu den public sector days 2022 nach Berlin?
Diese und weitere Fragen zu Chancen und Herausforderungen rund um die Digitalisierung haben wir unseren Referenten vom Kreis Borken gestellt: Simon Beckmann und Peter Essmann. Beide sind Projektmanager in der Fachabteilung Organisation beim Kreis Borken und dort schwerpunktmäßig im Bereich Digitalisierung unterwegs.
Seit 2003 arbeitet der Kreis Borken mit der d.velop zusammen
d.velop blog: Welche Aufgaben übernehmen Sie als Digitalisierungsbeauftragte beim Kreis Borken?
Simon Beckmann: Mein Aufgabenbereich bezieht sich auf die zentrale Steuerung sowie Planung und Durchführung von Digitalisierungsprojekten. Das geht ein Stück weit in Richtung strategische Vorbereitung der Themen. Es geht um die interkommunale Zusammenarbeit, die wir im Münsterland sehr pflegen. Grob gesagt: Ich kümmere mich um die Weiterentwicklung des Dokumentenmanagement-Systems bzw. d.velop documents beim Kreis Borken.
d.velop blog: Wie lange setzen Sie schon auf die d.velop bzw. die Services und auch die Menschen hinter dem Software-Unternehmen?
Simon Beckmann: Die ersten Dokumente haben wir im Jahr 2003 abgelegt. Nächstes Jahr könnten wir zusammen unser 20-jähriges Jubiläum feiern.
Der Kreis Borken bei den d.velop public sector days 2022 in Berlin
d.velop blog: Wir werden Sie beide bei den d.velop public sector days im September auf der Bühne sehen. Ist das richtig?
Simon Beckmann: (lacht) Ja, Sie werden mit uns beiden vorliebnehmen müssen.
d.velop blog: Worauf werden Sie sich fokussieren? Was können wir dort erwarten?
Simon Beckmann: Unser Vortrag steht unter dem Leitsatz ‚Zehn Jahre eGovernment bei der Kreisverwaltung Borken‘. Wir wagen einen Rückblick in die Vergangenheit: Was haben wir gemacht? Außerdem zeigen wir, was die Verwaltung in der Gegenwart auf die Beine stellt und wohin die Reise gehen soll. Wir werden unsere gemachten Erfahrungen in diesem Vortrag schildern. Denn wir denken, dass Digitalisierung auch von der Kooperation und dem Austausch lebt. Wir wollen unsere Erfahrungen mit der kommunalen Familie teilen, sie daran teilhaben lassen, aktiv Kontakte knüpfen und dabei auch unseren eigenen Horizont erweitern.
d.velop blog: Warum haben Sie dem Vortrag zugesagt?
Peter Essmann: (lacht) In erster Linie natürlich wegen der sehr netten Anfrage von Herrn Bußmann (Geschäftsführer d.velop public sector GmbH). Losgelöst davon hat Simon Beckmann es bereits gesagt, dass wir in der Verwaltung häufig von der kommunalen Familie reden. Und wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Digitalisierung von dieser Zusammenarbeit getragen wird und dass wir uns gegenseitig unterstützen. Jetzt haben wir die Gelegenheit, mit unserem Vortrag auch etwas dazu beizutragen. Von daher freuen wir uns darauf, im September in Berlin auf der Bühne zu stehen.
d.velop blog: Hat das eine besondere Bedeutung für Sie, jetzt endlich wieder vor Ort sein zu können, sich mit echten Menschen auszutauschen? Und dann noch in der Hauptstadt?
Simon Beckmann: Definitiv.
Peter Essmann: Der wesentliche Punkt, warum wir dort hinfahren, ist, dass wir dort neue Produkte kennenlernen, einen Fahrplan sehen, wie sich die d.velop public sector weiterentwickelt. Wir sind neugierig: Womit können wir in den nächsten Monaten und Jahren rechnen? Auf der anderen Seite kommen aus Verwaltungen in ganz Deutschland Kolleginnen und Kollegen aus dem Bereich Digitalisierung zusammen. Ich fand es in den Präsenzveranstaltungen vor der Pandemie sehr schön, dass man einfach mit den Leuten ins Gespräch kommt, sich austauscht und gerade durch diesen Austausch ganz viele Anregungen bekommt. Bei einigen Dingen denkt man, vielleicht können wir uns da auch mal etwas abgucken. In anderen Bereichen sind wir wiederum den anderen schon ein Stückchen voraus und so profitieren alle voneinander.
Deshalb lohnt es sich, zu den d.velop public sector days 2022 nach Berlin zu kommen
d.velop blog: Warum sollte man unbedingt auf den d.velop public sector days dabei sein?
Peter Essmann: Gerade um die Kontakte zu knüpfen, den persönlichen Austausch zu suchen … und natürlich, um das Abendprogramm mitzunehmen (lacht).
Simon Beckmann: Es ist an der Zeit, die Kolleginnen und Kollegen wieder in Präsenz live zu erleben. In der Kommunikation untereinander ist es für alle ein deutlicher Mehrwert, wenn man auch das Gesicht der Menschen vor Augen hat, die sich normalerweise bei einem Telefonat am anderen Ende der Leitung befinden.
d.velop blog: Gibt es irgendetwas, was Ihnen auf der Agenda noch fehlt? Welche Themen, die die öffentliche Verwaltung betreffen, sollten unbedingt auf der Veranstaltung behandelt werden?
Simon Beckmann: Das eGovernment im eigentlichen oder im klassischen Sinne. Die direkte Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern ist etwas, das wir als Kommunalverwaltung gerne noch mehr in den Fokus stellen würden. Bei diesen Themen geht es auch um die Akzeptanz, die digitalen Möglichkeiten auch zu nutzen. Denn es gibt dazu einen niederschwelligen Zugang. Dies sind Dinge, die mich auch persönlich interessieren.
PUBLIC SECTOR DAYS 2022: Das Event für die öffentliche Verwaltung
d.velop blog: Konnten Sie in der Vergangenheit Mehrwerte aus solch einer Veranstaltung mitnehmen, um Impulse für die Projekte, an denen Sie arbeiten, zu erhalten?
Simon Beckmann: Es gab immer wieder neue Impulse. Aufgrund der Vorstellung auf den public sector days in den Vorjahren nutzen wir inzwischen zum Beispiel das Dienstreisen-Modul produktiv. Die Lösung d.velop documents sehen wir bei uns im Haus als Dreh- und Angelpunkt. Die Kollegen:innen kennen die Software, sie haben die gleiche Benutzeroberfläche. Dieses „Look and Feel“ ist ihnen bekannt und das ist immer besser als viele verschiedene Software- oder Insellösungen. Je mehr Module oder Anwendungsfälle ich für so ein Produkt habe, umso besser und umso einfacher ist es natürlich. Genau das sind Impulse, die wir aus dem Event mitnehmen. Wir schauen, ob die vorgestellten Produkte zu uns passen. Wir beurteilen auch, wie wir sie in unseren Arbeitsalltag und unsere Infrastruktur einbinden können. Uns ist es wichtig, diese Dinge gesehen und gehört zu haben, um sie im Nachgang auf dem Schirm zu haben und vielleicht auf die Agenda zu setzen.
Peter Essmann: Ganz konkret haben wir d.velop documents, das ehemalige d.3one, damals im Jahr 2019 in Paderborn kennengelernt und daraufhin bei uns bereitgestellt. Unter anderem für Beurlaubte, damit diese ihre Gehaltsabrechnung digital einsehen können.
Simon Beckmann: Auch die d.velop mobile app war ein Entwicklungspunkt, den wir seinerzeit eng begleitet haben: Welche Anforderungen stellen wir an die App? Was ist vielleicht gut, was soll besser werden? Da waren wir schon sehr eng dran an den Entwicklungen und sind es immer noch.
Aus der Zusammenarbeit wurde inzwischen eine Partnerschaft
d.velop blog: Was bewegt eine öffentliche Verwaltung dazu, so lange mit einem Software-Unternehmen zusammenzuarbeiten?
Aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit gehen wir mittlerweile über ein IT-Verhältnis hinaus. Partnerschaftliche Entwicklung trifft es da schon eher.
Simon Beckmann
Simon Beckmann: Aufgrund der langjährigen Zusammenarbeit gehen wir mittlerweile über ein IT-Verhältnis hinaus. Partnerschaftliche Entwicklung trifft es da schon eher. Wir schätzen über die Jahre hinweg, dass wir gemeinsam die Zielsetzung haben, Dinge voranzubringen und voneinander zu lernen. Da wir schon jahrelange Erfahrung in diesem Bereich haben, gab es sicherlich auch mal die eine oder andere Sache, die wir als Hinweis oder Vorschlag in Richtung d.velop public sector gegeben haben. Dieses Entwicklungsverhältnis zeigt, dass wir seit 20 Jahren einen verlässlichen Partner an unserer Seite haben.
d.velop blog: Ist es tatsächlich eher eine partnerschaftliche Herangehensweise oder spürt man doch das klassische Kunde-Hersteller-Verhältnis?
Peter Essmann: Extrem partnerschaftlich. Auch, weil wir einen Lenkungsausschuss mit d.velop haben, in dem wir uns jährlich auf strategischer Führungsebene treffen. Das nehmen wir als Wertschätzung wahr, da wir wissen, dass d.velop in den letzten Jahren enorm gewachsen ist. Und dass dann trotzdem noch dieses Verhältnis besteht und man sich die Zeit nimmt – das schätzen wir auf jeden Fall sehr.
Simon Beckmann: Die sich daraus ergebende Kontinuität, dass man seit 20 Jahren nunmehr einen Partner an der Seite hat, ist sicherlich auch für unsere Entwicklung förderlich gewesen. Allein in den letzten zehn Jahren hat sich eine Menge getan. Das Thema Digitalisierung, eGovernment hat enorm zugenommen. Damals sind wir mit wenigen KFZ-Dokumenten gestartet. Das war unsere erste elektronische Akte, wie wir sie nennen. Inzwischen haben wir 242 Dokumentarten im System auf über 100 Fallakten verteilt. Auch dies ist ein Ausdruck der kontinuierlichen Zusammenarbeit und Partnerschaft.
Die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
d.velop blog: Was ist im Bereich der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung der Knackpunkt, an dem Sie gerade dran sind?
Peter Essmann: In Abgrenzung zu Simon Beckmann kümmere ich mich speziell um das Projekt E-Sozialakte. Dabei geht es um die Einführung der elektronischen Sozialakte in den 17 kreisangehörigen Kommunen und der Kreisverwaltung selbst. Das Hauptthema ist bei uns das medienbruchfreie Arbeiten. Das DMS von d.velop haben wir als neues System aufgesetzt. Letztendlich ist es das Herzstück für alle angedockten Fachverfahren. Wir haben sowohl den Posteingang als auch den Postausgang digitalisiert, sodass Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter mit dem System medienbruchfrei arbeiten können.
Simon Beckmann: Ja, das sind gerade aktuell ganz viele Themenbereiche. Natürlich wird auch einiges in Richtung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) getrieben, das ja im Grunde immer noch da ist. Dieses besagt, wir sollen bis Ende des Jahres unsere Verwaltungs-Dienstleistungen digitalisieren. Dieser Punkt ist ziemlich spät eingetreten, wenn man bedenkt, dass das Gesetz aus dem Jahr 2017 stammt. Dennoch sehe ich es als positiven Impuls, dass auch die Verwaltungen in diesem Bereich aktiv werden müssen. Dabei geht es um Fragen, wie zum Beispiel: Wie kommen die Daten überhaupt rein? Wie kann ich mit E-Payment online bezahlen? Wie verarbeite ich die Daten über Schnittstellen weiter? Das sind konkrete Themenbereiche, die uns betreffen. Bis hin zur vollständigen digitalen Abwicklung Richtung Rückkanal zu den Bürgerinnen und Bürgern: Wie können wir erlassene Bescheide oder Verwaltungsakten sicherheitskonform mit dem richtigen Authentifizierungslevel den Bürgerinnen und Bürgern zustellen? Es sind viele Themenbereiche, welche die Kommunalverwaltung derzeit beschäftigen.
d.velop blog: Was möchten Sie den Branchen-Kolleginnen und -kollegen, die auf der Veranstaltung sein werden, mitteilen? Vor allem denjenigen, die vielleicht noch nicht ganz so weit in der Digitalisierung der eigenen Verwaltung sind, wie der Kreis Borken.
Peter Essmann: Bleiben Sie begeisterungsfähig, denn die Mühe lohnt sich. Das ist die Quintessenz. Wir wissen, dass es manchmal schwer ist: Es sind Bretter zu durchbohren. Aber am Ende sieht man, dass man Menschen durch eigene Begeisterungsfähigkeit anstecken kann. Und dass diese am Ende auch sagen: Hey, das klappt wirklich gut, es macht Spaß. Man muss einfach dranbleiben.
d.velop blog: Das ist das perfekte Schlusswort für dieses Interview. Wir bedanken uns herzlich beim Herrn Beckmann und Herrn Essmann und dem Kreis Borken für das spannende Interview.