Registermoder­nisierungsgesetz (RegMoG): Smarte Verwaltung statt verstaubter Behörde

Die öffentliche Verwaltung muss smarter, agiler, digitaler – endlich mal moderner werden. Diesen schweren Seufzer aus der Bevölkerung nimmt man in den vergangenen Jahren allzu häufig wahr: Laut einer Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom möchte die Mehrheit (80 Prozent) der Bürger:innen in Deutschland ihre Verwaltungsangelegenheiten digital erledigen. Jede zweite Person (58 Prozent) wäre bereit, die eigenen Daten einmalig bei einer Behörde zu hinterlegen. Dabei würden die Menschen die öffentliche Hand gar ermächtigen, dass diese sensiblen Daten unter den Behörden ausgetauscht und wieder verwendet werden dürfen. Mit dem Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) sollen die Wünsche der Bürger:innen in Erfüllung gehen. Denn im Zuge der digitalen und bürgerfreundlichen Verwaltung wird auch die deutsche Registerlandschaft mithilfe von RegMoG umfangreich entstaubt.

Diesen „bedeutenden Baustein für moderne Register der öffentlichen Verwaltung“ schauen wir uns nun genauer an.

Mit anderen Worten: Mit diesem numerischen Personenkennzeichen, wie die Steuer-Identifikationsnummer auch genannt wird, schafft der Gesetzgeber eine sichere Identifizierungsmöglichkeit der Bürger:innen. Dadurch können zugehörige Datensätze einander eindeutig zugeordnet werden. Zudem wird dadurch ein registerübergreifendes Identitätsmanagement unter Einhaltung datenschutz- und verfassungsrechtlicher Bestimmungen ermöglicht.

Wozu ist das Gesetz zur Registermodernisierung gut?

Die Verwaltungsleistungen in Deutschland sollen nutzerfreundlich digitalisiert werden. Die Voraussetzung dafür ist die ganzheitliche elektronische Übermittlung von Daten und Nachweisen durch Bürger:innen an die Behörden – und umgekehrt. Damit die Antragstellenden ihre Daten nicht bei jeder Beantragung von Verwaltungsleistungen aufs Neue einreichen müssen, wird das sogenannte „Once-Only“-Prinzip verfolgt. In diesem Zusammenhang ist es essenziell, dass es zu keinerlei Personenverwechslung kommt und die Antragstellenden bei der Erbringung von digitalen Verwaltungsleistungen im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eindeutig identifiziert werden können. Um dies zu ermöglichen, wurde das Registermodernisierungsgesetz ins Leben gerufen.

Die 10 „Top-Register“ der Registermodernisierung

Zu den besonders relevanten Registern („Top-Register“), in denen die Verwendung der Steuer-ID vorgesehen ist und deren Datenbestände für das Once-Only-Prinzip bevorzugt genutzt werden sollen, zählen unter anderem:

1. Melderegister (Bereich Inneres)
2. Personenstandsregister (Bereich Inneres)
3. Passregister (Bereich Inneres)
4. Personalausweisregister (Bereich Inneres)
5. Ausländerzentralregister (Bereich Inneres)
6. Zentrales Fahrzeugregister (Bereich Verkehr)
7. Versichertenverzeichnisse der Krankenkassen (Bereich Arbeit & Soziales)
8. Betriebedaten der Bundesagentur für Arbeit (Bereich Arbeit & Soziales)
9. Identifikationsnummernregister (Bereich Finanzen)
10. Bundeszentralregister (Bereich Justiz)

Steuer-ID als übergreifendes Ordnungsmerkmal in Verwaltungsregistern

Der wichtigste Inhalt des RegMoG ist das Stammgesetz zur Einführung und Verwendung einer Identifikationsnummer in der öffentlichen Verwaltung (Identifikationsnummerngesetz – IDNrG). Doch warum greift man dabei auf die Steuer-ID zurück?

Bei solchen großen Vorhaben, wie der Registermodernisierung, ist es sinnvoll auf bestehende Strukturen zurückzugreifen, um es zügig realisieren zu können. Hier spielen Praxisnähe und Datenschutz eine wichtige Rolle. Die elfstellige Steuer-ID erfüllt all die Kriterien dieser Mammutaufgabe, denn sie ist bereits in vielen Registern hinterlegt und eignet sich dadurch besonders gut zu Identifikationszwecken.

Außerdem ist die Steuer-ID eine „nicht-sprechende“ Identifikationsnummer: Sie wird zufällig generiert und enthält keinerlei Informationen über die Person; auch lässt sie keine Rückschlüsse auf diese Person zu. Die Steuer-Identifikationsnummer soll die Interaktion zwischen den Antragstellenden und der Behörde vereinfachen.

Das Registermodernisierungsgesetz ist überfällig

Grundsätzlich sind die einzelnen Register nicht miteinander vernetzt. Aufgrund der behördlichen Zuständigkeiten und der föderalen Strukturen in Deutschland wird auch der Datenbestand häufig nur dezentral organisiert. Zudem werden die Datensätze an verschiedenen Orten innerhalb einer Behörde vorgehalten – mit teilweise abweichenden Stammdaten zu einer Person. Die Anzahl derjenigen Behörden, welche auf diese Daten zugreifen dürfen, ist derzeit noch sehr begrenzt.

Dies kann unter Umständen negative Auswirkungen auf die Zufriedenheit von Mensch und Behörde haben: Die Arbeitsbelastung in der öffentlichen Verwaltung steigt und auch die Bürger:innen sind über die bürokratische, analoge Arbeitsweise der Behörden nicht glücklich:

Drei Viertel (76 Prozent) [der Befragten] würden den elektronischen Personalausweis beim Online-Amt nutzen. Ähnlich viele (75 Prozent) sprechen sich für ein einheitliches Servicekonto aus, über das man sich identifizieren, authentifizieren und Zugang zu allen digitalen Verwaltungsleistungen haben kann.

Digitalverband Bitkom

Die fünf wichtigsten Vorteile der Registermodernisierung

1. Zeit- und Kostenersparnis für Antragstellende und Behörden durch vorausgefüllte Formulare
2. Once-Only-Prinzip: Einmalige Übermittlung von Informationen an die Behörde
3. Nutzerfreundliches digitales Verwaltungsangebot innerhalb der EU für alle Bürger:innen
4. Qualitativ hochwertige, aktuelle Daten in öffentlichen Registern
5. Hoher Schutz personenbezogener Daten durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen

Zeitersparnis durch die Registermodernisierung

Laut Statistischem Bundesamt „könnten Bürger bei einer vollständigen Digitalisierung der Top-35-Verwaltungsleistungen 47 % des bisherigen Zeitaufwands für Behördengänge sparen (ca. 84 Mio. Stunden pro Jahr). Die Verwaltung könnte mit ca. 64 Mio. Stunden pro Jahr (entspricht 3,9 Mrd. EUR) den Aufwand um rund 60 % verringern und die gewonnene Zeit statt in Datenerfassung und -bearbeitung in wertstiftende Tätigkeiten investieren.“

Registermodernisierungsgesetz nach dem Once-Only-Prinzip

Durch die Modernisierung der Registerlandschaft wird es den Bürgern:innen möglich sein, alle relevanten Verwaltungsleistungen auf digitalem Wege zu beantragen. Dabei soll auch das Erbringen der Leistungen seitens der Behörde ausschließlich digital erfolgen.

Hier greift das Once-Only-Prinzip: Die Antragstellenden übermitteln ihre Daten einer Behörde nur ein einziges Mal. Benötigt eine andere Behörde diese Daten ebenfalls, so kann sie auf Wunsch (und Erlaubnis) der betroffenen Person die vorhandenen Daten abrufen – ganz gleich, bei welcher öffentlichen Stelle die Personendaten zu dem Zeitpunkt liegen. Somit entfällt das erneute Anfordern von Daten bei den Bürgern:innen: Die Effizienz in der öffentlichen Verwaltung steigt – die Zufriedenheit bei den Antragstellenden ebenfalls.

Das Herzstück bildet Once-only: Familien müssen vor allem beim Elterngeldantrag künftig deutlich weniger Nachweise einreichen.

Bundes-CIO Dr. Markus Richter

Grenzüberschreitendes Once-Only-Prinzip

Zukünftig soll das Once-Only-Prinzip allen Bürger:innen der EU angeboten werden: Dabei sollen bestimmte Verwaltungsverfahren grenzüberschreitend bereitgestellt werden, sodass diese medienbruchfrei online ausgeführt werden können. Auch hier gilt: Die Bürger:innen müssen ihre Daten nur einmal an die Behörden – diesmal grenzüberschreitend – übermitteln.

Dafür müssen jedoch zuerst einige Baustellen bewältigt werden, wie zum Beispiel die Weiterentwicklung relevanter Register, Ausbau technischer Infrastruktur oder der Anschluss an das europäische technische System (SDG-VO).

Gesetz zur Registermodernisierung und DSGVO

Die Weitergabe von persönlichen Daten der Bürger:inen wird in Deutschland (und der EU) streng überwacht. So auch im Zuge der Registermodernisierung. Dabei soll sichergestellt werden, dass die Behörden die persönlichen Daten der Antragstellenden für die Aufgabenerfüllung schnell miteinander austauschen dürfen. Vorausgesetzt, es werden datenschutzrechtliche Zulässigkeitsbestimmungen beachtet und eingehalten. Auch die unzulässige Zusammenstellung der Persönlichkeitsprofile soll bei der zwischenbehördlichen Übermittlung der Daten verhindert werden. Damit dies gelingt, sollen in erster Linie derzeitige organisatorische, rechtliche und technische Anforderungen angepasst werden.

Registermodernisierung mit „Privacy by Design“

Die Registermodernisierung hat sich zur Aufgabe gemacht, alle relevanten Datenschutzanforderungen konsequent zu verfolgen: Datenschutzgrundsätze sollen umgesetzt, das Recht auf informationelle Selbstbestimmung ausnahmslos geschützt und die Rechte der Betroffenen gestärkt werden.

Im Sinne von „Privacy by Design“ bzw. „Data Protection by Design“ – „Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“ soll laut Art.25 – EU-DSGVO „… durch Voreinstellung sichergestellt werden, dass grundsätzlich nur personenbezogene Daten verarbeitet werden, deren Verarbeitung für den jeweiligen bestimmten Verarbeitungszweck erforderlich ist.“

Sicherheit durch individualisiertes „Datenschutzcockpit“

Für die Transparenz und die Sicherheit der Daten soll ein individualisiertes „Datenschutzcockpit“ sorgen. Dadurch erhalten die Antragstellenden eine digitale Übersicht über die zwischen den Behörden vorgenommenen Datenübermittlungen unter der Nutzung der Identifikationsnummer – einfacher und leichter nachvollziehbar als je zuvor.

Folgende Informationen werden im Cockpit angezeigt:

• Bezeichnung der Behörde
• Art der Leistung
• Definition der Daten
• Der entsprechende Grund

Laut dem Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) soll „ein Datencockpit jedem Bürger die Möglichkeit geben, zukünftig bequem und digital nachvollziehen zu können, welche Behörde, z. B. bei der Beantragung einer Leistung, zu welchem Zeitpunkt aus welchem Grund auf welche ihrer Daten zugegriffen hat.“

Es soll eine unerlaubte Profilbildung aufgrund von personenbezogenen Daten, zusammengetragen aus den verschiedenen Registern, technisch und gesetzlich nicht möglich sein. Auch werden manuelle Abgleiche von Trefferlisten mithilfe eindeutiger Zuordnung der personenbezogenen Datensätze überflüssig. Ein unerlaubter Datenzugriff unbeteiligter Dritter wird somit ausgeschlossen.

Registerübergreifendes Identitätsmanagement: effizient und sicher

Es ist allgemein bekannt, dass verschiedene Behörden die Datensätze der Bürger:innen auch heute schon untereinander tauschen. Ein registerübergreifendes Identitätsmanagement soll bei der zwischenbehördlichen Kommunikation Abhilfe schaffen. Es ermöglicht sowohl eine eindeutige Zuordnung angefragter Personendaten als auch einen sicheren, effizienten Datenaustausch zwischen den Behördenstellen mit einer entsprechenden Berechtigung in unmittelbarem Zusammenhang mit den OZG-Leistungen. Dabei verbleiben die gespeicherten Informationen unverändert in den dezentralen Registern – es soll kein neuer zentraler Datenbestand entstehen.

Registermodernisierung im Zusammenhang mit Zensus 2022

Bereits seit 2011 findet alle zehn Jahre ein EU-weiter Zensus statt, an dem sich auch Deutschland beteiligt. Bedingt durch die Corona-Pandemie findet der Zensus diesmal ein Jahr später statt. Für diese statistische Erhebung der Bevölkerungszahl werden Daten aus Verwaltungsregistern genutzt, wobei die Mehrheit der Bürger:innen nicht mehr befragt werden muss.

Die EU gibt allerdings vor, dass die sogenannten geokodierten Bevölkerungszahlen voraussichtlich ab dem Jahr 2024 jährlich an die Europäische Kommission übermittelt werden sollen. Die Voraussetzung für einen registerbasierten Zensus aus bereits in der Verwaltung vorhandenen Daten ist demnach die Modernisierung der Registerlandschaft.

Die Vorteile der Registermodernisierung werden auch hier spürbar sein: Bei der automatisierten Datenerhebung stehen die Ergebnisse in kürzeren Abständen zur Verfügung. Die Digitalisierung ermöglicht auch viel detailliertere Auswertungen bestehender Daten für verschiedene Bereiche, wie zum Beispiel Verwaltungen oder Politik.

Dabei wird der Datenschutz umso intensiver verfolgt: Durch automatisierte Abläufe, moderne Verschlüsselungstechnik, Zugriffsbeschränkungen und weitreichende Sicherheitsmaßnahmen können nur wenige berechtigte Personen auf die erhobenen Daten zugreifen. So gehören arbeitsaufwendige und kostenintensive primärstatistische Befragungen der Bürger:innen schon bald der Vergangenheit an.

Der Zensus soll bis 2031 nach und nach auf den sogenannten Registerzensus umgestellt werden: Es ist ein rein registerbasiertes Verfahren, bei welchem die zusätzlichen Befragungen entfallen. Der Registerzensus ist laut dem Statistischen Bundesamt „eines der zentralen Zukunftsprojekte der amtlichen Statistik und wichtiger Baustein für eine moderne, digitale Verwaltung in Deutschland.“

Die Hausaufgaben für die öffentliche Verwaltung im Zuge der Registermodernisierung

Damit die öffentliche Verwaltung vom Registermodernisierungsgesetz – auch im Hinblick auf das OZG – profitieren und beide Gesetze bewältigen kann, muss sie dringend nachsitzen. Zu ihren Hausaufgaben gehört nichts Geringeres als die Digitalisierung und Optimierung verwaltungsinterner Prozesse. Neben einer effizienten Verwaltung von Informationen sollten im Zuge der Digitalisierung vor allem innovative Anwendungen, wie zum Beispiel intelligenter Posteingang oder Vorlagenmanagement, eine wesentliche Rolle spielen.

Sie möchten mehr über die zahlreichen Möglichkeiten der Digitalisierung Ihrer Verwaltung erfahren? Sprechen Sie uns an – gemeinsam mit Ihnen können wir beweisen, dass die öffentliche Verwaltung smarter, agiler, digitaler – endlich modern – sein kann.

Registermodernisierungsgesetz zusammengefasst

Bundes-CIO Dr. Markus Richter über die Registermodernisierung:

Wir haben in Deutschland über 350 verschiedene Registertypen. Durch eine Modernisierung können wir jährlich Entlastungen im Milliardenbereich erzielen

Bundes-CIO Dr. Markus Richter

Die Registermodernisierung ist ein wichtiges Fundament für das erfolgreiche Digitalisierungsvorhaben von Bund, Ländern und Kommunen in Deutschland. Mit diesem Vorhaben lassen sich die Datenbestände sinnvoll miteinander vernetzen: Mithilfe moderner Register können die Verwaltungsleistungen den Bürgern:innen digital angeboten und serviceorientierte, unbürokratische Verwaltungsprozesse effizient gestaltet werden. Denn das Registermodernisierungsgesetz ist auch ein wesentlicher Bestandteil bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG).

Mit dem RegMoG kann zudem das sogenannte Once-Only-Prinzip umgesetzt werden: Die Antragstellenden erhalten die Möglichkeit, ihre Stammdaten und Nachweise einer Behörde nur einmalig zu übermitteln. Später können die Behörden diese Daten untereinander tauschen – Einverständnis der jeweiligen Person vorausgesetzt. Dabei soll ein DSGVO-konformes Datenschutzkonzept die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen und somit Vertrauen sowie breite Akzeptanz in der Bevölkerung schaffen. Damit die Umsetzung des RegMoG und des OZG gelingt, müssen die Verwaltungen in erster Linie zeitnah digitalisiert und deren Prozesse optimiert werden.

Zusätzliche Vorschriften am 31. August 2023 in Kraft getreten

Am 31. August 2023 sind zusätzliche Vorschriften in Bezug auf die digitale Verwaltung und die Modernisierung der Register in Kraft getreten. Diese Maßnahmen sollen die bürokratischen Hürden für Bürgerinnen und Bürger im Zusammenhang mit Online-Verwaltungsdiensten minimieren. Die Grundlage dafür bildet das neu verabschiedete Identifikationsnummerngesetz (IDNrG).

Künftig sind Bürgerinnen und Bürger lediglich verpflichtet, Nachweise und Informationen im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) – wie zum Beispiel für die Fahrzeugzulassung, Bürgergeld oder Leistungen der Rentenversicherung – nur noch einmal vorzulegen. Dabei ist spielt es keine Rolle, ob diese Informationen zuerst bei einer Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörde hinterlegt werden. Die Entscheidung darüber, ob die Verwaltung auf bereits verfügbare Daten in anderen Registern zugreifen darf, obliegt den Bürgerinnen und Bürgern bei der Beantragung einer OZG-Verwaltungsleistung in jedem Einzelfall. Die Identifikationsnummer spielt hier eine wichtige Rolle. Denn diese Nummer ermöglicht die Bereinigung, Aktualisierung und Qualitätssicherung des Datenbestands der Register. Darüber hinaus vereinfacht die ID-Nummer den registerbasierten Zensus, was kostspielige Haushaltsbefragungen überflüssig macht. Dies soll zu einer Reduzierung der Bürokratie führen und die Menschen in Deutschland entlasten.

Um die persönlichen Daten der Bürgerinnen und Bürger zu schützen, wurden spezielle Sicherungsmaßnahmen für die Verwendung der ID-Nummer eingeführt. Durch das Datenschutzcockpit soll die Transparenz gewährleistet werden. Dieses Tool ermöglicht es den Bürgerinnen und Bürgern, von zu Hause aus nachzuverfolgen, welche öffentliche Stelle ihre ID-Nummer für welche Verwaltungsdienste übermittelt hat.