Vorlagenmanagement: Office-Vorlagen integriert in Ihr DMS System

Diese Orgainsationen setzen auf das d.velop Vorlagenmanagement.

d.velop Vorlagenmanagement

Mit dem Vorlagenmanagement einmal Vorlagen einrichten: Stets zentral zugreifen

Dokumentvorlagen – jede:r braucht sie, jede:r hat sie. Doch welche ist die aktuelle? Und wo finde ich diese? Je mehr Vorlagen vorhanden sind, desto schwieriger wird die Übersicht. Unterstützen Sie Ihre Anwender:innen mit der Lösung Vorlagenmanagement von d.velop und sparen Sie sich Zeit beim Suchen, Erstellen und Ausrollen einer neuen Version.

Einmal eingerichtete Dokumentvorlagen stehen allen Mitarbeitenden oder Gruppen/Anwender:innen mit entsprechenden Berechtigungen zur Verfügung – auch abteilungsübergreifend und ganz unabhängig vom verwendeten Textverarbeitungsprogramm. Ihre Anwender:innen können die Vorlagen direkt nutzen, ohne vorher eine Schulung absolviert zu haben.

Ihre Vorteile beim Vorlagenmanagement

Konzentration auf wertschöpfenden Inhalt anstelle der Form

Zentrale Corporate Identity durch zentrale Vorlagenpflege

Weniger Fehleranfälligkeiten durch vereinheitlichte Elemente

Flexibilität durch Kompatibilität mit (Text-) Programmen & Fremdverfahren

zwei zufriedene Mitarbeiter dank eines digitalen DMS

Der webbasierte Assistent als Unterstützung bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen

Dokumente lassen sich gemäß Vorlage einfach und schnell erstellen: mithilfe von Textbausteinen. Dank entsprechender Platzhalter werden organisationsspezifische Daten automatisch an der richtigen Stelle platziert.

Der webbasierte Assistent hilft dabei, das Dokument Schritt für Schritt durchzugehen und die Vorlage mit standardisierten Inhalten zu befüllen. Keine relevante Information wird zukünftig beim Befüllen vergessen. Die Live-Vorschau zeigt sofort, wie das finale Dokument letztlich aussieht.

Zentrale und dezentrale Vorlagenpflege: Stets aktuell und dennoch personalisiert

Mit dem Vorlagenmanagement haben zukünftig alle vorhandenen Vorlagen stets die aktuelle Kopf- und Fußzeile und sind nach Ihrer Corporate Identity ausgerichtet. Wie das geht? Unterschieden wird dabei zwischen zentraler und dezentraler Vorlagenpflege.

Zentrale Vorlagenpflege: Die Schriftgrößen, Anschriften, Telefonnummern und Bankverbindung werden an zentraler Stelle vorgegeben. Sollte sich eine neue Anschrift ergeben, kann sie schnell nachgepflegt und für alle verfügbar gemacht werden. So wird an zentraler Stelle vorgegeben, wie die Vorlage ausschaut und mit welchen übergreifenden Informationen sie gefüllt ist.
Dezentrale Vorlagenpflege: Jede Fachabteilung kann die bereitgestellten Vorlagen selbst weiterpflegen. Konkret heißt das: Die Inhalte werden von Ihren Anwender:innen bereitgestellt. Dafür delegieren Sie die inhaltliche Vorlagenpflege an Ihre Kollegen:innen. Die Personen, die letztlich mit den Vorlagen arbeiten, fügen die gewünschten und personalisierten Informationen bei.

Integriert oder stand-alone: Von allen Anwender:innen und Programmen nutzbar

Sie entscheiden selbst, wie Ihre Organisation mit dem Vorlagenmanagement startet: direkt nahtlos integriert in Ihr DMS oder bereits übergreifend mit allen Kollegen:innen. Auch Ihre Fachverfahren erhalten damit eine direkte Integrationsmöglichkeit.

Direkte Integration: Dank der direkten Integration ist eine eindeutige sowie automatische Ablage garantiert. Sämtliche Vorlagen, die in einer Verwaltung verwendet und benötigt werden, können zentral bereitgestellt und jederzeit abgerufen werden. Auch Stammdaten können aus Fremdverfahren einfach und mühelos integriert werden. Greifen Sie direkt auf eine vorhandene Datenbank zu.
Alleinstehende Nutzung: Sollte Ihr DMS noch nicht in jeder Fachabteilung eingeführt sein, ist auch das kein Problem, denn die Lösung kann auch alleinstehend genutzt werden. Erstellen Sie Vorlagen komplett frei und unabhängig der standardmäßigen Programme von MS Office (Word, Excel und PowerPoint). Sämtliche Programme und Internetvorlagen, die HTML-basierend arbeiten, können ganz leicht integriert werden. Wirklich jede:r kann zukünftig mit Vorlagen arbeiten.

Videos zum Vorlagenmanagement

Anwendungsbeispiele

Vorlagen im Alltag: der Einsatz

Vorlagenmanagement und -pflege sind keine Raketenwissenschaft. Lassen Sie uns anhand zweier echter Anwendungsbeispiele den zukünftigen Einsatz in Ihrer Organisation darstellen.

Serienbrief: Sie laden zum Vorstellungsgespräch ein

Ihre Anwendenden können direkt mit einer hinterlegten Serienbriefvorlage starten – ohne, dass ein Eingriff von der Administration überhaupt notwendig ist. Dafür wird ein neuer Serienbrief angelegt, der von nun an mit personalisierten Inhalten befüllt wird: Betreff, textliche Anpassungen zum Datum und Ort des Vorstellungsgesprächs sowie persönliche Angaben wie die Durchwahl.

Anschließend gilt es, die bereits aus Ihrem Fremdverfahren integrierte Bewerber-Datenbank zu nutzen. Ihre Anwendenden wählen die gewünschten Personen, die zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden sollen, ganz einfach aus. Die Lösung befüllt die Vorlage automatisch mit den Namen und Adressen im Briefkopf und ergänzt auch die Anrede und den Namen im Inhalt.

Nachdem der Serienbrief final erstellt wird, erfolgt eine direkte Ablage im passenden Vorgang. Ihre Anwendenden können den Brief nun direkt ausdrucken und damit zum Vorstellungsgespräch einladen.

Arbeitsvertrag: Sie befüllen das Dokument Schritt für Schritt

Nachdem ein Bewerbender gefunden wurde, kann Ihr Anwendender direkt mithilfe einer Vorlage den Arbeitsvertrag erstellen. Die dafür vorhandene Vorlage wird ausgewählt und durch die Integration der Stammdaten mit dem Vor- und Nachnamen und der Adresse der Bewerberin bzw. des Bewerbers befüllt.

Nun fragt der webbasierte Assistent Schritt für Schritt die relevanten Vorlagenfelder ab, bei denen aus standardisierten Inhalten auszuwählen ist: Eintrittsdatum, Gehalt, Befristung des Vertrags, Standort der Arbeitsstelle.

Schließlich wird der Arbeitsvertrag erzeugt, direkt in den Vorgang zur Personalakte abgelegt und kann an Ihre:n neue:n Kolleg:in verschickt werden.

Das ECM-System im integrierten Vorlagenmanagement erfreut sich über die gesamte Verwaltung hinweg großer Beliebtheit, alle Abteilungen arbeiten damit, rund 450 Personen.
Christiane Fuhrmann
Abteilungsleiterin
Zentrale Dienste der Stadt Kaarst

Zur Erfolgsgeschichte