Digitalisierung in sozialen Einrichtungen – Möglichkeiten und Erfolgsgeschichten

Veröffentlicht 16.09.2022
Geschätzte Lesezeit 7 Min.
Katja Mattejat

Katja Mattejat Marketing Manager Healthcare & Welfare d.velop

Digitalisierung soziale Einrichtung Pflegerin und Anwohnerin mit Tablet

Am digitalen Wandel kommt niemand vorbei. Er erfasst immer weitere Gebiete von Wirtschaft und Gesellschaft. Die Studie „Digitalisierungsindex Gesundheits- und Sozialwesen“ zeigt, dass 42 Prozent der befragten Organisationen die Digitalisierung als wichtigen Teil ihrer Geschäftsstrategie ansehen und zu einem festen Bestandteil dieser gemacht haben. 36 Prozent der Unternehmen setzen einzelne digitale Projekte um. Digitalisierung ist also kein Selbstzweck, es geht dabei vielmehr um Wettbewerbsfähigkeit, um Klienten- und Patientenorientierung sowie Effizienz.1 Jedoch herrscht vielerorts Unsicherheit, was die digitale Neuausrichtung für die eigene Einrichtung überhaupt bedeutet.

Digitalisierung in sozialen Einrichtungen beinhaltet mehr als digitale Dokumente – Prozesse im Fokus

Technisch werden immer mehr Möglichkeiten geboten, aber in den Einrichtungen und Organisationen dominieren die alltäglichen Themen des Tagesgeschäfts. Projekte und Ideen für Erneuerung und Veränderung bleiben dabei oft auf der Strecke. Es wird gerne auf das Bekannte und Bewährte gesetzt – der Mensch ist bequem. Der digitale Wandel ist ein Prozess – die Digitalisierung im eigentlichen Wortsinn ist nur ein Teil davon. Sie steht ganz am Anfang und bezeichnet schlicht und einfach die Digitalisierung von analogen Inhalten. In der Praxis ist damit meist das Scannen von Dokumenten wie Rechnungen, Aufträgen oder Lieferscheinen gemeint. Analoge Papierakten werden also in die digitale Form überführt. Doch die Digitalisierung bleibt nicht auf dieser Stufe stehen: Digitale Dokumente allein reichen nicht aus, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und das zu beschreiben, was heutzutage unter einer modernen, digitalisierten Einrichtung verstanden wird.

Erfolgreiche Automatisierung von Geschäftsprozessen

Für die Automatisierung müssen die zuvor im Scan-Vorgang erfassten Daten ausgelesen und danach genutzt werden. Es geht darum, die einzelnen Arbeitsschritte zu einer digitalen Prozesskette zu verknüpfen. So entsteht ein kompletter Workflow. Die digitale Transformation geht sogar noch weiter. Hier stellt sich nicht nur die Frage, ob Abläufe automatisiert werden können. Vielmehr werden ganze Prozesse dahingehend hinterfragt, ob sie in dieser Form im künftigen Alltag überhaupt noch notwendig sind. Diese Zusammenhänge zeigen: Die Umwandlung analoger Inhalte und die digitale Transformation von Geschäftsprozessen – in Form einer Automatisierung oder einer Disruption – sind eine grundlegende Ausgangsbasis für Einrichtungen und Organisationen, um sich im digitalen Zeitalter zu etablieren. Vielmehr noch: Sie sind zwingend notwendig. Denn die Welt, in der sich eine Einrichtung bewegt, wird immer digitaler.

In 3 Phasen zum individuellen Digitalisierungsweg

Digitalisierung nur der Digitalisierung Willen ist nicht zielführend. Vielmehr ist eine gründliche Planung und Evaluation des Ist-Zustands notwendig, damit Du Deine Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen kannst. Diese 3 Checkpoints unterstützen Dich dabei!

1. Bestandsaufnahme und Zielformulierung

Hand aufs Herz: Wo stehe ich und was ist mein Ziel? Es geht darum, die Ist-Situation zu ermitteln und herauszufinden, wo der größte Handlungsbedarf in der Organisation besteht.

Empfehlungen für diese Phase:

  • Fachbereiche abholen und Anforderungen erheben
  • Anwender-Akzeptanz sicherstellen
  • Ziele formulieren: Was soll wie bis wann erreicht werden

2. Möglichkeiten sondieren

Verschaffe Dir einen Überblick über Deine Optionen der Digitalisierung und stimme das Budget mit den Entscheidern ab.

Empfehlungen für diese Phase:

  • Potenziale der einzelnen Themenbereiche ermitteln
  • Besonderheiten der Projekte identifizieren
  • Kosten-Nutzen abwägen

3. Digitale Roadmap ableiten

Auf Basis der Bestandsaufnahme und des Zielbilds lässt sich eine individuelle Digitalisierungs-Roadmap ableiten.

Empfehlungen für diese Phase:

  • Projekte priorisieren und in eine Reihenfolge bringen
  • Passende Projektvorgehensweise wählen
  • Projektmarketing betreiben und alle über den aktuellen Stand informieren

Expertenunterstützung gefragt?

Unsere Digitalisierungsberater:innen erarbeiten die Inhalte gerne in einem gemeinsamen Workshop mit Dir. Profitiere von einem strukturierten Vorgehen und erfahrenen Berater:innen.

Erfolgreiche Digitalisierungsprojekte im Sozialwesen

Wie sind setzen andere Einrichtungen das Thema Digitalisierung erfolgreich um? Mit welchem Projekt startet man am besten? Wie haben die Kollegen:innen aus anderen Einrichtungen die Herausforderungen gemeistert? Anhand von zwei Erfolgsgeschichten zeigen wir, wie unterschiedliche Digitalisierungsthemen in sozialen Einrichtungen erfolgreich umgesetzt wurden.

1. Diakonische Stiftung Wittekindshof: Digitale Rechnungsverarbeitung

Ausgangssituation

Die Diakonische Stiftung Wittekindshof betreut in 16 Städten in NRW Menschen mit und ohne Behinderung oder psychischer Beeinträchtigung. Bei rund 3.400 Mitarbeitenden an über 100 Standorten entstand für den Wittekindshof neben der fachlichen Arbeit ein hoher Verwaltungsaufwand. So bekam die Stiftung rund 40.000 Rechnungen im Jahr, 70 Prozent davon auf Papier. Die Dokumente gingen zunächst auf dem Postweg an die Standorte, zur Prüfung. Die Standorte schickten die Rechnungen wiederum zurück an die Finanzbuchhaltung, wo sie gebucht wurden. Erst danach scannten Mitarbeiter die Rechnungen, um sie in einem einfachen digitalen System abzulegen. Dadurch entstanden hohe Durchlaufzeiten und Arbeitsaufwände.

Zielsetzung

In einem ersten Schritt wollte die Stiftung die eingehenden Rechnungen digitalisieren. Dabei verfolgte die Stiftung von Anfang an handfeste Ziele:

  • Mehr Transparenz darüber, wer gerade welche Rechnung bearbeitet
  • Einen stets aktuellen Überblick über die verschiedenen Kostenstellen
  • Einen teil-automatisierten Workflow
  • Die Vereinfachung und Beschleunigung der Arbeitsabläufe

Anbieterauswahl

Also machte sich die Wittekindshof Stiftung auf die Suche nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS), das nicht nur eine digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht, sondern auch Ausbaumöglichkeiten, um weitere Prozesse mit den Mitteln der Digitalisierung zu optimieren. Die Stiftung schrieb einen Auftrag aus, und die d.velop gewann mit ihren Lösungen zur Digitalisierung im Sozialwesen schnell die Aufmerksamkeit der Entscheider.

Umsetzung & Change Management

Als der Abschluss des Einrichtungsvorganges bereits absehbar war, wurden vom ECM-Projektleitungsteam Wittekindshof landesweit an mehreren Orten Informations- und Schulungsveranstaltungen für alle ECM-tangierenden Mitarbeitenden organisiert, um alle Fragen vor Ort zu klären und etwaige Unsicherheiten zu nehmen. Die Anwender wurden sprichwörtlich mitgenommen, denn es gab auch kritische Stimmen. Schlussendlich konnten die Mitarbeitenden von der Sinnhaftigkeit des Projekts überzeugt werden, indem veranschaulicht wurde, dass das System leicht zu bedienen ist und dass die Mitarbeiter:innen damit mehr Zeit für ihr Kerngeschäft in den jeweiligen Bereichen bekommen.

Ergebnisse

  • Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung hat die Stiftung Wittekindshof ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit von Rechnungen von 18 Tagen auf 6 Tage gesenkt.
  • Rund 600 Mitarbeiter nutzen das System und zwar an allen 100 Standorten.
  • Gut 9 Monate hat es gedauert, bis das System im beruflichen Alltag einsatzfähig war.

Nach einer Optimierungsphase in der Startphase läuft das ECM-System geräuschlos wie ein Uhrwerk. Es erfreut sich einer sehr hohen Akzeptanz unter den Mitarbeitenden – und die Amortisationszeit lag bei weniger als zwei Jahren.

Helmut Konradt
Geschäftsbereichsleitung IT & Digitalisierung
Diakonische Stiftung Wittekindshof

2. Stiftung Haus Hall: Digitales Vertragsmanagement für sieben Gesellschaften

Ausgangssituation

Die Stiftung Haus Hall in Gescher hat 6 Tochtergesellschaften und fast 2000 Mitarbeiter:innen in zehn Städten und Gemeinden im westlichen Münsterland. Sie bietet etwa 2600 ambulante und stationäre Plätze für Menschen mit Behinderungen – in Wohnbereichen, Werkstätten, in Frühförder- und Beratungsstellen, in integrativen Kindertageseinrichtungen und in einer Förderschule. Angeschlossen sind stationäre Angebote der Altenhilfe. Bei den vielen Abteilungen, Standorten und Mitarbeitenden ist das Vertragsmanagement eine zeitaufwendige Arbeit und es fehlt meist der Überblick über den gesamten Vertragsbestand. Es ist unklar, wie vertragliche Verpflichtungen verwaltet, ausgewertet und aktiv zur Unternehmenssteuerung genutzt werden.

Projektblauf

Im Jahr 2018 startete Haus Hall damit, die ersten Verträge zu digitalisieren und in das Dokumentenmanagement zu übertragen.

Die Stiftung Haus Hall hat nun einen Großteil ihrer Verträge digitalisiert. Das sind zum Beispiel Vergütungsvereinbarungen und Versorgungsverträge, die gerade für Einrichtungen der Wohlfahrtspflege interessant sind. Denn diese Verträge mit Krankenkassen, Pflegekassen und Verbänden sowie ähnlichen Kostenträgern bilden die Grundlage für den Umsatz des Unternehmens. Die Vergütungsvereinbarungen und die Versorgungsverträge sind die Abrechnungsgrundlage und sorgen damit für ein optimales Liquiditätsmanagement.

In Zukunft wird die Stiftung bis zu 1500 laufende Verträge erfassen: Wartung, Dienstleistungen, Mobilfunk, Energieversorgung und dergleichen mehr.

Ergebnisse

Wie viele Organisationen ab einer bestimmten Größe, profitiert auch Haus Hall von Effekten, die als natürliche Begleiterscheinung von digitalisierten Arbeitsprozessen auftreten. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Einheitliche Prozesse trotz dezentraler Strukturen
  • Zugriff auf Dokumente, unabhängig von Zeit und Ort – auch paralleler Zugriff mehrerer Mitarbeitenden auf dasselbe Dokument – auch aus dem Homeoffice
  • Steigerung von Transparenz und Übersichtlichkeit
  • Einhaltung von Fristen: Das digitale Vertragsmanagement erinnert automatisch an ablaufende Verträge oder Fristen

Vor dem digitalen Vertragsmanagement gab es in unserer Einrichtung keine einheitlichen Prozesse für die Handhabung von Verträgen. Es gab lediglich eine Excel-Liste, und die hat nur langfristige Verträge erfasst. Kurzfristige Verträge wurden in den jeweiligen Einrichtungen und Abteilungen verwaltet. Mit dem neuen System sind die Workflows und Prozesse vereinheitlicht.

Simon Höing
Verantwortung IT
Bischöfliche Stiftung Haus Hall

Im Whitepaper „Digitales Sozialwesen“ erfährst du noch mehr nützliche Informationen zu Digitalisierungsmöglichkeiten und wie sie für jede Einrichtung individuell angepasst werden können. Außerdem liest du weitere inspirierende Erfolgsgeschichten, wie Einrichtungen des Sozialwesens ihre Möglichkeiten der Digitalisierung erkannt haben und nun zum Wohle ihrer Mitarbeitenden und der ihnen Anvertrauten nutzen.

Digitales Sozialwesen | Jede Einrichtung ist besonders – Möglichkeiten der Digitalisierung erkennen