Elektronische Rechnung wird Pflicht: Hintergründe und aktuelle Timeline im Überblick

Veröffentlicht 06.12.2023

Corinna Hölzel Product Marketing Managerin d.velop

Beitragsbild Blogartikel elektronische Rechnung Pflicht

Elektronische Rechnungen werden auch in Deutschland für Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen zur Pflicht, das steht mittlerweile wohl zweifelsfrei fest. Wann und in welcher Form genau die elektronische Rechnung als Pflicht kommt, ist bis zuletzt allerdings in einigen Punkten noch unklar gewesen. In diesem Artikel geben wir dir einen Überblick zur aktuellen Lage rund um die E-Rechnungspflicht, den Hintergründen und einer Timeline für die Einführung.

Elektronische Rechnung Pflicht auf einen Blick

Im Bereich von öffentlichen Aufträgen (B2G) ist die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland bereits seit einigen Jahren Pflicht. Nun wird diese Pflicht auch auf den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) erweitert. Angestoßen wird das Ganze durch einen im Dezember 2022 von der Europäischen Kommission veröffentlichen neuen Richtlinienentwurf im Rahmen der Initiative „VAT in den Digital Age“ (ViDA).1 Ein zentrales Ziel dieser Initiative ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. In diesem Zuge sieht der Richtlinienentwurf die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen sowie Mehrwertsteuermeldepflichten vor.

Vor diesem Hintergrund ist in Deutschland die Implementierung eines verpflichtenden E-Rechnungssystems bereits für den 01.01.2025 geplant. Im weiteren Verlauf des Artikels werden die genaue Timeline sowie Übergangsregelungen detailliert betrachtet. Für die Einführung eines Einzelumsatz-Meldeverfahrens zur Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs plant die Bundesregierung zum jetzigen Stand auf einen Vorschlag der EU zu warten. Hier liegt der aktuell geplante Startpunkt sowohl europaweit als auch national im Jahr 2028.

Verankerung der E-Rechnungspflicht im Wachstumschancengesetz

Unter dem Sammelbegriff des Wachstumschancengesetzes werden einige Maßnahmen zusammengefasst, die u. a. im Hinblick auf die aktuelle wirtschaftliche Lage die Liquiditätssituation von Unternehmen verbessern sollen.2 Diese dienen zum einen dazu, Investitionen und damit auch Wachstumschancen zu stärken sowie zum anderen eine erhebliche Steuervereinfachung und mehr Steuerfairness herbeizuführen. Ziel ist also insgesamt die Erhöhung der Wachstumschance der deutschen Wirtschaft.

Eine verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen ist eine der im Rahmen des Wachstumschancengesetzes vorgesehenen Maßnahmen. Diese nahm im April dieses Jahres ihren Ursprung in einem Diskussionsentwurf des Bundesfinanzministeriums und wurde mittlerweile in den Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz inkludiert.

Zum jetzigen Zeitpunkt wird davon ausgegangen, dass der Gesetzesentwurf noch im Dezember verabschiedet wird und das Wachstumschancengesetz somit Anfang 2024 in Kraft treten wird.

Timeline: Ab wann ist die elektronische Rechnung Pflicht?

Gemäß dem aktuellen Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz sollen alle Unternehmen jeder Größenordnung bereits ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen empfangen sowie ausstellen können. Für den Zeitraum von 2025 bis 2027 sind allerdings auf Basis von erwartbaren Herausforderungen einige Übergangsregelungen vorgesehen. Dabei wird grundsätzlich ein Unterschied zwischen dem Ausstellen und dem Empfang der Rechnungen gemacht.

Prinzipiell dürfen in bestimmten Fällen noch nach dem 01.01.2025 Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen, die nicht dem im Wachstumschancengesetz festgelegten Format entsprechen, ausgestellt werden. Dies bedarf dann jedoch stets der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Sofern Unternehmen ab diesem Zeitpunkt ihre Rechnungen bereits in dem vorgesehenen elektronischen Format versenden möchten, bedarf dies keiner Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr. Das bedeutet zusammengefasst, dass Unternehmen ab dem 01.01.2025 in bestimmten Fällen noch Papierrechnungen sowie Rechnungen in einem anderen elektronischen Format ausstellen und versenden dürfen. Jedes Unternehmen muss aber ab dem Stichtag in der Lage sein, elektronische Rechnungen, wie sie im Wachstumschancengesetz definiert werden, zu empfangen und zu archivieren.

Nachfolgend eine Übersicht der Übergangsregelungen sowie Fristen zum gegenwärtigen Stand, wobei sich hier durchaus kurzfristig Änderungen ergeben können:

  • Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren.
  • Bis Ende 2025 dürfen alle Unternehmen für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2026 ausgeführten Umsatz bei Zustimmung des Rechnungsempfängers Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen in einem anderen Format ausstellen.
  • Bis Ende 2026 wird die Frist für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz von unter 800.000 € verlängert. Sie dürfen bei Einverständnis des Rechnungsempfängers auch in dem Jahr noch Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz ausstellen.
  • Bis Ende 2027 ist es erlaubt, elektronische Rechnungen in einem anderen Format als dem im Wachstumschancengesetz definierten Format auszustellen.
  • Ab dem 01.01.2028 müssen alle im Wachstumschancengesetz bezüglich E-Rechnungen festgehaltenen Anforderungen eingehalten werden.
Infografik: Timeline elektronische Rechnung Pflicht

Diese Stichtage sind allerdings zum jetzigen Zeitpunkt keinesfalls in Stein gemeißelt. In anderen EU-Ländern wurde die Einführung der E-Rechnung in letzter Zeit teilweise recht kurzfristig nochmals nach hinten verschoben. Und auch in Deutschland hat der Bundesrat sich nun bereits für eine Verschiebung ausgesprochen.3 Er äußerte Bedenken, ob die betroffenen Unternehmen in der Lage sind, die organisatorischen und technischen Maßnahmen rechtzeitig umzusetzen. Deshalb solle der Umsetzungszeitpunkt für die Einführung der E-Rechnungspflicht um 2 Jahre nach hinten verschoben werden. Damit wäre auch der Empfang von elektronischen Rechnungen erst ab dem 01.01.2027 verpflichtend. Dieser Aufschub würde zu einer deutlichen Entzerrung aus Sicht der deutschen Wirtschaft führen und ausreichend Zeit verschaffen, Anwendungsfragen detailliert zu klären sowie branchenspezifische Besonderheiten ausreichend zu berücksichtigen.

Neue Definition einer elektronischen Rechnung

Das Wachstumschancengesetz bringt neue Begriffsdefinitionen rund um die elektronische Rechnung mit sich. So wird ab dem 01.01.2025 zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen unterschieden.

Eine elektronische Rechnung ist gemäß der neuen Definition eine Rechnung, die im strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird sowie elektronisch verarbeitet werden kann. Sämtliche andere Rechnungsarten werden fortan als sonstige Rechnungen bezeichnet und sind ab dem 01.01.2025 beziehungsweise gemäß der jeweiligen Stichtage der Übergangsregelungen nicht mehr zu verwenden.

Eine Antwort auf die Frage, welche elektronischen Rechnungsformate denn dann genau zulässig sind und welche nicht, war lange Zeit nicht eindeutig gegeben. In dem Gesetzesentwurf heißt es, dass die elektronischen Rechnungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen müssten sowie der Liste der Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 und damit schließlich der CEN-Norm EN 16931.

Hierzu hat sich nun das Bundesministerium der Finanzen (BMF) geäußert und angegeben, dass sowohl die XRechnung als auch Rechnungen im ZUGFeRD Format ab Version 2.0.1 der Definition einer elektronischen Rechnung gemäß dem Wachstumschancengesetz entsprechen.4

Auch weitere Formate können die genannten Anforderungen erfüllen, die Erörterungen des BMF beschränkten sich allerdings zunächst auf die am häufigsten genutzten inländischen Formate. Hinsichtlich der ebenfalls in einigen Bereichen der Wirtschaft oftmals genutzten EDI-Verfahren steht aktuell noch eine Klärung aus, ob und wie diese im zukünftigen Rechtsrahmen weiter genutzt werden können. Zum jetzigen Zeitpunkt sei bis jetzt nicht auszuschließen, dass technische Anpassungen vorgenommen werden müssten.

Elektronische Rechnung Pflicht im B2G-Sektor

Wie bereits angerissen, ist die elektronische Rechnung im B2G-Sektor in Deutschland schon seit einigen Jahren Pflicht. Dafür sorgt eine am 04.04.2017 beschlossene Änderung bzw. Erweiterung des E-Government-Gesetzes zur „Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen“.5 Das im öffentlichen Auftragswesen zu verwendende Format wurde in der „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes (E-Rechnungsverordnung/ERechV)“ konkret festgehalten. So heißt es im § 4 ERechV: „Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden.“ Überdies können auch andere Formate verwendet werden, insofern diese den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen.

Auch bei der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen gab es einige Abstufungen und Übergangsregelungen:

  • Seit dem 27.11.2018 müssen die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können.
  • Seit dem 27.11.2019 gilt die Verpflichtung auch für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung.
  • Seit dem 18.04.2020 müssen auch alle Bundesländer und Kommunen elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren können.

Zusätzlich sind Unternehmen in Deutschland seit dem 27.11.2020, wenn sie einen Auftrag für einen öffentlichen Auftraggeber durchführen, bereits verpflichtet, die Rechnungen im elektronischen Format gemäß den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung einzureichen. Zumindest die Ausstellung und der Versand elektronischer Rechnungen sind damit also lange nicht für alle Unternehmen Neuland.

Und wie geht es jetzt weiter?

Auch wenn aktuell eine Verschiebung des Umsetzungszeitpunktes der E-Rechnungspflicht im Raum steht, empfiehlt es sich für alle Unternehmen jeder Größenordnung, die Thematik in jedem Fall zeitnah anzugehen. Denn dass die elektronische Rechnung in Deutschland zur Pflicht wird, steht nicht zur Debatte, lediglich der Zeitpunkt könnte sich noch verschieben.

Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung

Der erste Schritt, um die Anforderungen aus dem Wachstumschancengesetz erfüllen zu können, ist die Einführung einer durchgängigen digitalen Rechnungsverarbeitung sowie eines revisionssicheren digitalen Archivs. Projekte dieser Art wollen gut geplant und vorbereitet sein, um Optimierungspotenziale voll auszuschöpfen und Mitarbeiter:innen frühzeitig abzuholen. Die d.velop unterstützt dich gerne auf diesem Weg – einen ersten Einblick, wie das Ganze bei dir aussehen könnte, erhältst du in unserem Webinar.

GoBD-konforme Archivierung: Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung in Kombination mit einem DMS