Cloud DMS – Dein Weg zum Dokumentenmanagement in der Cloud

Die Arbeit aus dem Homeoffice ist im Jahr 2025 für viele Unternehmen bereits Normalität. Ein entscheidender Faktor für den Erfolg von New Work ist die Flexibilität vorhandener IT-Infrastrukturen. Daher gibt es auch große Unterschiede je nach Branche, was den Anteil der Beschäftigten mit Homeoffice-Regelungen betrifft. So lag laut einer Statista-Erhebung im Jahr 2023 „der Anteil der Beschäftigten, die zumindest teilweise im Homeoffice arbeiteten, in der IT-Dienstleistung bei rund drei Vierteln und war damit im Branchenvergleich am höchsten. In der Gesamtwirtschaft lag der Homeoffice-Anteil bei rund 22 Prozent.“ 

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) wie d.velop documents bildet die Grundvoraussetzung dafür, dass Mitarbeiter:innen von zu Hause auf alle Informationen zugreifen können. Bei der Frage nach der notwendigen Flexibilität spielt allerdings nicht nur das System an sich, sondern auch die Bereitstellungsform eine zentrale Rolle. Ein Cloud DMS eröffnet den idealen Einstieg in eine professionelle Dokumentenverwaltung. Worauf es bei deinem Weg zum Dokumentenmanagement in der Cloud zu achten gilt, haben wir in diesem Artikel für dich zusammengefasst.

Ein Cloud DMS ist längst kein Nice-to-have mehr – es ist die technische Basis dafür, dass Informationen überall dort verfügbar sind, wo gearbeitet wird: im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.

Tim Wohlert, Account Executive Private Economy
d.velop AG

On-Premises und Cloud DMS im Vergleich

Bevor du die Einführung eines Cloud DMS angehst, solltest du dich mit den Vor- und Nachteilen sowie möglichen Alternativen der Bereitstellungsform Cloud beschäftigen. Im Mittelpunkt stehen hier die Möglichkeiten, die Software „On-Premises“ oder als „Software-as-a-Service“ zu betreiben:

On Premises setzt voll und ganz auf die lokale Nutzung von Daten und Infrastruktur. Die Software befindet sich somit auf deinem hauseigenen Server. Dadurch bist du zwar unabhängig von Drittanbietern und besitzt maximale Entscheidungsfreiheit, trägst jedoch selbst die Verantwortung für deine Hardware sowie Datensicherheit, Wartungen und Updates. IT-Wissen ist bei dieser Variante also vorausgesetzt.

Software as a Service (SaaS) über einen externen Dienstleister zu beziehen, ist eine komfortable Methode zur Einführung eines DMS. Im Gegensatz zum lokalen Einsatz wird kein eigener Server vorausgesetzt. Die Software wird in der Cloud für dich betrieben und du mietest das System für deine Zwecke. Softwarehersteller wie die d.velop sorgen für einen hohen Sicherheitsstandard für deine Daten.

Cloud Dokumentenmanagement als optimale Lösung

Auch wenn beide Varianten ihre individuell unterschiedlichen Vorteile haben, ist die Cloud für viele Unternehmen die optimale Betriebsform, denn sie bietet unter anderem bei folgenden Aspekten deutliche Mehrwerte:

1. Kosten

• Keine hohen Investitionskosten
• Geringes finanzielles Risiko
• Hohe Flexibilität

2. Sicherheit

• Cloud-Anbieter bieten einen hohen Grad an Sicherheit und Schutz ihrer Rechenzentren

3. Individualisierung

• Cloudbasierte DMS sind mittlerweile derart ausgereift, dass auch hier Spielraum für umfangreiche Individualisierungen möglich sind.

Funktionen von Cloud Dokumentenmanagement: längst auf Augenhöhe

Ein Mythos, der sich um Dokumentenmanagement-Systeme in der Cloud rankt und hartnäckig hält, ist der von fehlenden Funktionalitäten im Vergleich zu On-Premises-Produkten. Zeit, mit genau diesem Mythos aufzuräumen – denn innovative Anbieter stellen vollkommen unabhängig von der Betriebsform komplett identische Funktionsumfänge zur Verfügung. Bei der Auswahl solltest du auf diese Kernfunktionalitäten achten:

• Intelligente Ablage: Setze händischer Aktenablage, Schriftgutverwaltung und unstrukturierten Dateiordnern ein Ende. Ein integriertes DMS wird für dein Unternehmen und vor allem im Homeoffice zur zentralen Drehscheibe.
• Archivierung: Zentrale Verfügbarkeit zählt zu den wichtigsten Vorteilen der digitalen Archivierung. Dabei werden alle Dokumente standortübergreifend automatisch in digitale Akten eingeordnet. So hat jede:r Mitarbeiter:in im Unternehmen jederzeit Zugriff auf die aktuellen Informationen und kann in diesen noch nach Jahrzehnten blättern.
• Schnittstellen zu deinen Systemen: Daten und Dokumente entstehen in vielen Systemen im Unternehmen. Damit diese im digitalen DMS abgelegt werden können, wird zu diesen Systemen eine Verbindung hergestellt. Nahtlos integriert, kannst du direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im Archiv zugreifen.
• Schnelle Suche: Eine zentrale Ablage aller Dokumente und eine intelligente Suche des DMS reduzieren die Suchzeit auf wenige Sekunden. Durch die Verschlagwortung der Dokumente, also der Zuordnung von Schlagwörtern wie Kundenname, Dokumentenart etc., findest du immer das gesuchte Dokument.
• Prozessautomatisierung: Die zentralen Aufgaben moderner Dokumentenmanagement-Systeme gehen weit über die reine Organisation und Verwaltung von Dokumenten hinaus. Mithilfe integrierter Workflow-Funktionalitäten ermöglicht ein DMS die Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse.
• Unternehmensübergreifende Kollaboration: Ist ein Dokument erst einmal automatisch abgelegt und verschlagwortet, kann es von Mitarbeiter:innen und externen Partnern direkt in der jeweiligen digitalen Akte bearbeitet werden. Besonders die Möglichkeit der zeitgleichen Bearbeitung bzw. Collaboration steigert die Effizienz vieler Prozesse erheblich.

Rechtlich auf der sicheren Seite

Ein modernes Cloud DMS sorgt dafür, dass alle Dokumente DSGVO- und GoBD-konform archiviert werden – revisionssicher, lückenlos und gesetzeskonform. Durch klare Protokollierung und Zugriffsrechte bleibt jede Änderung nachvollziehbar und prüfbar. So erfüllst du alle Anforderungen an Datenschutz, Aufbewahrungsfristen und Nachvollziehbarkeit. Ob interner Audit oder externe Prüfung – dein DMS ist jederzeit Audit-fähig und rechtlich auf der sicheren Seite.

Sicherheit in der Cloud: Ist ein Cloud DMS sicher?

Ein nicht weniger stark diskutiertes Thema als der Funktionsumfang von Cloud DMS Systemen ist die Sicherheit dieser Systeme, wenn sie als „Software-as-a-Service“ betrieben werden. Und das, obwohl bei der richtigen Wahl auch hier die Fakten eine klare Sprache sprechen. So werden deine Daten redundant auf mehreren Servern und in mehreren Rechenzentren gespeichert. Hinzukommt, dass Cloud-Anbieter wie Amazon auf eine 99,99-prozentige Verfügbarkeit ausgelegt sind.

Keine Objektverluste beim Online-Dokumentenmanagement

Die Wahrscheinlichkeit für einen Objektverlust bei 10.000 Dokumenten entspricht damit dem Verlust von einem Dokument in 10.000.000 Jahren. Durch eine redundante Speicherung der Objekte kann ein gleichzeitiger Verlust in verschiedenen Standorten im Grunde vollständig ausgeschlossen werden. In der Tat erscheint es für jedes Unternehmen dieser Welt nahezu unmöglich, mit eigenen Mitteln lokal eine so sichere Infrastruktur aufzubauen.

Weit mehr als nur ein elektronisches Archiv – keine Scheu vor Upgrades

Bleibt abschließend zu klären, wann und für wen sich der Einsatz eines digitalen Online-Dokumentenmanagementsystems besonders lohnt. Schon im Kern bietet ein Cloud DMS viel mehr Möglichkeiten als nur die elektronische Archivierung von Dokumenten. Durch eine automatisierte Ablage, digitale Prozesse, unternehmensweite Suchfunktionen und Kollaborationsmöglichkeiten wird dein Cloud DMS zur zentralen Drehscheibe für Informationen im Unternehmen. 

Cloud DMS bietet Entwicklungspotenzial

Und auch darüber hinaus bietet ein bereits etabliertes DMS stets Entwicklungspotenzial. Ein Beispiel für ein derartiges Potenzial ist die digitale Unterschrift. Mit Signatur-Apps wie d.velop sign lassen sich deine Dokumente von überall unterschreiben. Weitere sinnvolle Ergänzungen für dein DMS sind eine digitale Rechnungsverarbeitung, zum automatischen Auslesen und Prüfen von Rechnungen, oder eine Prozessmanagement-Software.  

Cloud DMS: perfekt für KMU und Großunternehmen

Achte bei der Auswahl des DMS-Anbieters zwingend darauf, dein System möglichst einfach ausbauen zu können, um das volle Potenzial des DMS in den verschiedensten Anwendungsbereichen auszuschöpfen und den jeweiligen Funktionsumfang langfristig zu erhöhen. So wird ein Cloud DMS zum perfekten Begleiter für Kleinunternehmen, den Mittelstand und Großunternehmen. 

8 Schritte: Einführung Cloud DMS & Change Management

Hier ist eine praxisnahe Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einführung eines Cloud DMS inklusive Change Management, Projektplanung und Mitarbeiterschulungen:

1. Zieldefinition & Bedarfsanalyse

• Warum ein Cloud DMS? Effizienz, ortsunabhängiger Zugriff, Compliance, Sicherheit.
• Was soll digitalisiert werden? Dokumentenarten, Prozesse, Abläufe.
• Wen betrifft es? Stakeholder identifizieren (Fachbereiche, IT, Datenschutz).

2. Auswahl des richtigen Cloud DMS Anbieters

Prüfe Anbieter nach:

• Sicherheitsstandards (z. B. ISO 27001)
• Funktionsumfang (Archivierung, Workflows, Suche, KI/IDP)
• Skalierbarkeit & Integrationen
• Support & Updates

Triff eine Entscheidung: Cloud vs. On-Premises vs. Hybrid

3. Projektplanung & Meilensteine

Projektteam aufstellen: Projektleitung, IT, Fachabteilungen.

Roadmap definieren:

• Pilotphase
• Rollout-Phasen
• Go-Live-Termin

Zeitplan & Ressourcen festlegen

4. Datenmigration & Schnittstellen

Bestandsaufnahme: Welche Dokumente, Ordner & Formate sollen übernommen werden?

Vorbereitung:

• Dubletten bereinigen
• Rechte & Rollenmodelle festlegen

Technische Integration: Anbindung an ERP, CRM, HR-Systeme etc.

5. Change Management & Akzeptanzförderung

• Frühzeitig informieren: Klare Kommunikation über Ziele, Vorteile und Zeitplan
• Mitarbeitende einbinden: Feedbackrunden, Key-User benennen
• Ängste abbauen: „Papier loswerden“ heißt nicht „Kontrolle verlieren“
• Quick Wins zeigen: Erste spürbare Verbesserungen sichtbar machen

6. Schulung & Befähigung

• Rollenspezifische Schulungen: Für Anwender, Admins, Fachbereiche
• Formate mischen: Präsenz, E-Learning, Handouts, Videos
• Support sicherstellen: Ansprechpersonen, FAQ, Helpdesk

7. Rollout & Go-Live

• Pilotabteilung starten: Fehlerquellen vor flächendeckender Einführung minimieren
• Rollout in Wellen: Abteilungen nacheinander onboarden
• Go-Live-Checkliste: Rechte, Funktionen, Performance, Backup geprüft?

8. Nachbetreuung & kontinuierliche Optimierung

• Feedback einholen: Was läuft gut? Wo gibt’s Probleme?
• System erweitern: Digitale Signatur, IDP, Automatisierung von Rechnungen etc.
• Wartung & Updates sicherstellen (SaaS übernimmt viel automatisch)

Dokumentenmanagement aus der Steckdose mit d.velop documents

Mit dem Cloud DMS d.velop documents kannst du die Verwaltung von Dokumenten und Informationen intelligent beschleunigen, vereinfachen und optimieren. Eine komfortable digitale Ablage und eine revisionssichere Aufbewahrung bilden die Basis für deine Digitalisierung und das Arbeiten im Homeoffice. Du kannst d.velop documents für 30 Tage kostenlos testen – Keine automatische Vertragsverlängerung und keine Verpflichtungen.

In dieser Infografik haben wir noch einmal alle Vorteile eines cloudbasierten Dokumentenmanagement-Systems zusammengefasst:

Fazit: Cloud DMS als Dreh- und Angelpunkt

Ein Cloud DMS ist heute keine Option mehr, sondern ein Muss für modernes Arbeiten. Es ermöglicht einen sicheren, ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen, optimiert Prozesse und steigert die Effizienz im gesamten Unternehmen. Mit klarer Planung, gutem Change Management und der richtigen Lösung wie d.velop documents wird es zum Herzstück deiner digitalen Transformation.

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Häufige Fragen und Antworten zum Thema Cloud DMS