Beschaffungsprozesse optimieren: so effizient ist Ihr Procure to Pay-Prozess

„Während der Einkauf früher maximal durch Einsparungen glänzen konnte, kann er jetzt Wachstum und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens mitgestalten“.

Mit diesen Worten beschreibt Dr. Christoph Feldmann, Hauptgeschäftsführer des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) die veränderte Rolle und Wahrnehmung des Einkaufs in Unternehmen. Die neuen Möglichkeiten für den Einkauf sind in vielen Bereichen eng mit dem Begriff Einkauf 4.0 verzahnt. Die Digitalisierung hat das klassische Bild vom Einkauf stark verändert.

Bei aller Euphorie rund um neue Technologie gilt es für den strategischen Einkauf gleichzeitig den Blick für das Wesentliche zu wahren. Bereits vor einigen Wochen haben wir erklärt, welche negativen Einflüsse der Maverick Buying Effekt auf den Beschaffungsprozess in Unternehmen haben kann und welche Stolperfallen innerhalb des Procure to Pay-Prozesses lauern. Probleme, die in dieser Form nur entstehen, wenn eigentliche Kernkompetenzen vom Radar der Einkaufsabteilung verschwinden. Die Optimierung von Beschaffungsprozessen gehört zu genau diesen Kernkompetenzen und schafft erst die Grundlage für neue Technologien und Innovationen im Einkauf. Aber wieso ist das so?

Darum sollten Sie Ihren Beschaffungsprozess optimieren

Schon bei einem recht simplen Beschaffungsprozess sind verschiedenste Parteien in einem Unternehmen involviert – vom Angestellten als Bedarfsmelder, über den Vorgesetzen bis hin zur Einkaufsabteilung. Entsprechend groß sind die Auswirkungen, wenn der Prozess an der ein oder anderen Stelle ruckelt. Es gibt viele gute Gründe den Beschaffungsprozess zu optimieren:

  • Erhöhte Transparenz und Kontrolle in allen Bestellprozessen
  • Bessere Konditionen und Einkaufspreise
  • Gesenkte Prozesskosten
  • Sicherung von Skontoerträgen und Vermeidung von Mahngebühren
  • Reduzierung von Prozesskosten
  • Revisionssicherheit bei der Aufbewahrung von prozessbezogenen Dokumenten

Obwohl die Vorteile scheinbar auf der Hand liegen, scheitern viele Unternehmen beim Projekt „Beschaffungsprozess optimieren“. Oft fehlt Unternehmen schlicht der richtige Einstieg in das Projekt. Dabei ist der Anfang schnell gemacht.

Optimierung des Einkaufs: den Anfang macht die Bedarfsanalyse

Strategy before Tactics. Always! Bevor Sie sich ohne klaren Fahrplan an einzelnen Problemen aufreiben, sollten Sie sich die notwendige Zeit nehmen und sich einen klaren Überblick über Ihre Beschaffungsprozesse verschaffen.

Ohne die richtigen Fragen ist es schwer Fehler und Optimierungspotentiale zu identifizieren. Sprechen Sie mit Kollegen. Seien Sie selbstkritisch. Hinterfragen Sie Prozesse, die „schon immer so waren“. Vergleichen Sie Ihre Wunschvorstellungen mit dem realen Bedarf. Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie Ihren Beschaffungsprozess optimieren sind zum Beispiel:

  1. Werden Waren in Ihrem Unternehmen von verschiedenen Abteilungen/Mitarbeitern bestellt oder ist in Ihrem Unternehmen ein Zentraleinkauf etabliert?
  2. Gibt es in Ihrem Unternehmen einheitliche Beschaffungsrichtlinien?
  3. Ist ein Freigabeverfahren für Bestellungen in Ihrem Unternehmen etabliert?
  4. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen elektronischen Beschaffungsprozess?
  5. Greifen Ihre Mitarbeiter auf Ihre bewährten Lieferanten/Lieferantenportale und damit einhergehenden Konditionen zurück?
  6. Haben Sie jederzeit die Übersicht über alle im Umlauf befindlichen Rechnungen?

Welches Optimierungspotenzial hat Ihr Beschaffungsprozess?

Um Ihnen den Weg zu einem vollständig optimierten Beschaffungsprozess zu erleichtern, haben wir einen komplett digitalen Effizienzcheck für Sie entwickelt. Erfahren Sie, wie durchgängig Ihre Prozesse sind und welches Optimierungspotential Ihr Beschaffungsprozess hat. Ihre Auswertung inklusive einer Handlungsempfehlung bekommen Sie bequem per E-Mail zugesandt.

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Blogartikelreihe zum Thema Purchase to Pay in SAP

Dem gesamten Purchase to Pay-Prozess haben wir eine eigene Blogartikel-Reihe gewidmet, um Unternehmen, die SAP verwenden, zu zeigen, wie sich mit unserer Software der gesamte Purchase to Pay-Prozess unterstützen lässt – von der Erklärung des Maverick Buying, über die Betrachtung der einzelnen Teilprozesse des P2P-Prozesses (SAP Bestellanforderung, SAP Wareneingang, SAP Rechnungsprüfung, SAP Archivierung) bis hin zu exklusiven Einblicken in die Software. Falls Sie keinen Artikel verpassen möchten, abonnieren Sie hier ganz einfach den Blog. Sie bestimmen, wie oft Sie von uns hören.