P2P-Prozess – vielleicht bist du dieser Abkürzung bereits begegnet, vielleicht weißt du auch schon ganz genau, was sich hinter den drei Buchstaben verbirgt. Für alle Unwissenden: P2P steht in diesem Fall für Purchase to Pay, oder auch Procure to Pay. Es handelt sich also um den Purchase to Pay-Prozess (P2P Prozess) in Unternehmen.
Was bedeutet Purchase to Pay (P2P) Prozess?
Definition Purchase to Pay (P2P) Prozess?
Der Purchase to Pay oder auch Procure to Pay-Prozess, auf Deutsch „Einkauf bis Bezahlung-Prozess“, ist ein Ablauf von Vorgängen, die im Unternehmen von der Beschaffung bis zum Bezahlen einer Rechnung abgewickelt werden. Er startet mit der Bedarfsmeldung, geht weiter über die Bestellung, die Auftragsbestätigung, die Lieferung und endet bei der Rechnungsverarbeitung.
Warum benötigt es einen automatisierten P2P-Prozess?
Der P2P-Prozess umfasst drei Hauptbereiche innerhalb eines Unternehmens: Einkauf, Wareneingang/Logistik sowie Finanz- und Rechnungswesen. Zusätzlich durchläuft der Prozess verschiedene Hierarchieebenen innerhalb dieser Abteilungen. Es ist daher sehr üblich, dass eine Vielzahl von Personen und Abteilungen am Gesamtprozess beteiligt sind. Dies führt zu zahlreichen individuellen Schritten und erfordert eine umfassende Abstimmung im manuellen Prozess. Doch was verhindert in Unternehmen die Einführung eines Procure to Pay-Prozesses?
- Veraltete IT-Systeme
- Zu geringe Ressourcen
- Technische Möglichkeiten bei Lieferanten begrenzt
- mangelnde Bereitschaft der Finanzbuchhaltung
Der manuelle Procure to Pay-Prozess im Überblick
Mit zunehmender Unternehmensgröße steigt die Komplexität des Purchase to Pay-Prozesses. Je größer das Unternehmen, desto mehr involvierte Personen, Abteilungen, Geschäftspartner und dementsprechend weitere Wege. Die folgende Grafik veranschaulicht den Prozess:
Häufige Fehler beim manuellen Procure to Pay-Prozess
Ein derart komplexer Prozess ist anfällig für Fehler. Stolperfallen bei einem nicht automatisierten Purchase to Pay-Prozess sind daher leider keine Seltenheit. Wird der Prozess vorrangig von Menschenhand abgewickelt, ist ein hoher Zeit- und Personalaufwand damit verbunden und der Raum für Fehler groß. Das Belegen auch Statistiken: Im Mittel können 25% bis 50% der Prozesskosten eingespart werden. Hinzu kommt, dass 33% der Unternehmen, die ihren Beschaffungsprozess automatisiert haben, weniger fehlerhafte oder doppelte Zahlungen verzeichnen. Hier eine kleine Auswahl von Hindernissen im Unternehmen:
- Lange Durchlaufzeiten
- Medienbrüche zwischen Beschaffungsantrag, Bestellung und Rechnung
- Fehlende Transparenz
- Mehrarbeit für Mitarbeitende
- Verlust von Skonto
- Mangelnde Übersicht bei der Liquiditätsplanung
In 4 Schritten zum automatisierten Beschaffungsprozess in SAP
Wie lassen sich Stolperfallen im Purchase to Pay-Prozess vermeiden?
1. P2P Lösungen zur Prozessoptimierung
Es gilt, den P2P-Prozess zu optimieren. Beim Stichwort Prozessoptimierung liegt ein weiterer Begriff nahe: Digitalisierung. Denn ein digitaler, (teil-)automatisierter Purchase to Pay-Prozess lässt sich effizient gestalten und minimiert die potenziellen Fehlerquellen. Eine Software-Lösung bietet während des gesamten P2P-Prozesses maximalen Überblick – auch über den jeweiligen Teil-Prozess.
Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.
Thorsten Dirks
Ehem. Bitkom-Präsident
2. Zentrale Fragen beim P2P-Prozess – Kennzahlen zur Prozessdigitalisierung
Die Devise lautet: „So kompliziert wie nötig, so einfach wie möglich“. Unter diesem Gesichtspunkt sollte eine erste Analyse des P2P-Prozesses inklusive folgender Fragen erfolgen.
- Welche Abteilungen und welche Mitarbeitenden sind aktuell im Beschaffungsprozess involviert?
- Welche Fehler und Abstimmungsaufwände fallen in einer gewissen Regelmäßigkeit auf?
- Wo entsteht am meisten Belastung und Arbeitsaufwand innerhalb des Prozesses?
- Wird die Unternehmensliquidität aufgrund des Prozesses gefährdet?
Automatisierung als Effizienzbooster für den P2P-Prozess
Der P2P-Prozess hat viele Potenziale in sich, um ihn mittels Digitalisierung auf ein neues Level zu heben. Die Grafik veranschaulicht den vollständig digitalisierten Prozess:
Fangen wir bei der Bedarfsanforderung an: Mit entsprechender Software kann eine Bedarfsanforderung zentral, digital und transparent gestellt werden kann, sodass sie für jeden Beteiligten einsehbar ist und für die Freigabe bei der richtigen Person landet. Die Bedarfsanforderung bildet die Grundlage für eine korrekte Bestellung mit der richtigen Ware, in richtiger Menge, zur richtigen Zeit vom richtigen Lieferanten. Dieser erste Schritt des P2P-Prozesses ist maßgeblich für alle Folgeprozesse und sollte daher fehlerfrei ohne offene Rückfragen als Grundlage für die Bestellung dienen. Auch die Folgeprozesse, wie Bestellung, Auftragsbestätigung, Wareneingang und Rechnungsverarbeitung profitieren von einer digitalen Verarbeitung. Eine digitale Prüfung und Abgleich mit den prozessrelevanten Dokumenten sorgen für Effizienz, Transparenz und eine geringere Fehlerquote. Mit digitalem Dokumentenmanagement werden die Dokumente unmittelbar revisionssicher archiviert.
Logistics Group International GmbH zeigt, wie es geht
Die Logistics Group International GmbH (LGI), ein führender Logistikdienstleister mit rund 5.000 Mitarbeitenden, hat ihren papierbasierten Procure to Pay-Prozess grundlegend modernisiert. Vor der Umstellung waren jährlich rund 70.000 Belege manuell zu bearbeiten – mit hohem Aufwand, wenig Transparenz und vielen Medienbrüchen.
Durch die Einführung eines digitalen P2P-Prozesses wurde der gesamte Prozess in nur 10 Wochen automatisiert und in das bestehende SAP-System integriert. Die intuitive Oberfläche, automatisierte Freigaben und zentrale Datenpflege sorgten für
- Transparenz über alle Prozessschritte
- Zeitersparnis durch schlanke Workflows
- Fehlerreduktion durch digitale Prüfung und Zuordnung
- Benutzerfreundlichkeit für über 420 User
- Revisionssicherheit durch zentrale Archivierung
Fazit
Ein digitalisierter Procure to Pay-Prozess ist also mehr als nur eine technische Optimierung – er wandelt die Beschaffungs- und Zahlungsprozesse.
Durch die Automatisierung und Digitalisierung der einzelnen Prozessschritte werden nicht nur manuelle Fehlerquellen reduziert, sondern auch wertvolle Ressourcen geschont. Mitarbeitende werden von repetitiven Aufgaben entlastet und können sich auf strategisch wichtigere Themen konzentrieren.
Kurz gesagt: Ein digitaler P2P-Prozess macht nicht nur „mehr Spaß“, weil er einfacher und schneller ist – er schafft auch die Grundlage für einen modernen Beschaffungsprozess.
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Fragen zu Purchase to Pay (P2P)
Purchase to Pay (P2P) ist der Prozess im Einkaufsmanagement, der den gesamten Beschaffungsprozess von der Anfrage bis zur Zahlung umfasst.
Der Purchase to Pay Prozess ist der gesamte Prozess im Einkaufsmanagement, von der Anfrage bis zur Zahlung. Dieser Prozess umfasst die Identifizierung des Bedarfs, die Beschaffung, die Lieferung, die Rechnungsstellung sowie die Zahlung.
Zu den Vorteilen des P2P Prozess zählen eine höhere Effizienz, Reduzierung von Kosten, bessere Kontrolle und höhere Transparenz, Reduzierung von Fehlern und Risiken, schnellere Reaktionszeiten sowie eine höhere Kundenzufriedenheit.