Referenzstory Logistics Group International

Logistics Group International GmbH optimiert Procure-to-Pay-Prozess.

• Jährliche Bearbeitung von 70.000 Verträgen
• Implementierung des Procure-to-Pay-Prozesse innerhalb von 10 Wochen
• 420 User:innen

LGI optimiert Procure-to-Pay-Prozess

Die Logistics Group International GmbH (LGI) ist ein führender Logistikdienstleister mit Hauptsitz in Deutschland. Das 1995 gegründete Unternehmen beschäftigt weltweit an über 45 Standorten rund 5.000 Mitarbeitende und bietet maßgeschneiderte Logistiklösungen für verschiedene Branchen, darunter Electronic, Healthcare, Medtech, Industrial, Automotive, Fashion-Lifestyle & E-Commerce. Mit einem starken Fokus auf Value Added Services, Digitalisierung und Prozessoptimierung verfolgt LGI das Ziel, seinen Kunden effiziente und zukunftsorientierte Dienstleistungen bereitzustellen.

Papierbasierter Beschaffungsprozess

Vor der Einführung der neuen Lösung stand LGI vor mehreren Herausforderungen im Bereich des Beschaffungsprozesses. Der bisherige Procure-to-Pay-Prozess für 70.000 Belege jährlich war stark papierbasiert und erforderte zahlreiche manuelle Schritte, was zu Ineffizienzen, Verzögerungen und einem erhöhten Fehlerrisiko führte. Die Transparenz über laufende Bestellungen und Genehmigungsprozesse war eingeschränkt, was die Nachverfolgbarkeit und Kontrolle erschwerte. Zudem war die Integration bestehender Systeme und die Einhaltung interner Compliance-Vorgaben eine große Herausforderung. Die Notwendigkeit, den Prozess zu digitalisieren und gleichzeitig benutzerfreundlich zu gestalten, war ein zentrales Anliegen des Unternehmens.

Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses

Zur Bewältigung dieser Herausforderungen entschied sich LGI für die Einführung einer digitalen Lösung von d.velop in Kombination mit Hivebuy. Hivebuy hat es sich zum Ziel gemacht, den Einkauf durch Dezentralisierung zu revolutionieren, sodass sich Einkaufsabteilungen auf das Wesentliche konzentrieren können. Die Lösung ermöglichte eine vollständige Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses – von der Bedarfsmeldung über die Genehmigung bis hin zur Bestellung und Rechnungsverarbeitung. Durch die Integration in das bestehende Systemumfeld konnte eine nahtlose Kommunikation zwischen den Abteilungen sichergestellt werden. Die Lösung überzeugte durch ihre intuitive Benutzeroberfläche, die einfache Bedienung sowie die Möglichkeit, individuelle Freigabeprozesse abzubilden. Besonders hervorzuheben ist die Transparenz, die durch die Lösung geschaffen wurde: Alle Prozessbeteiligten erhalten jederzeit Einsicht in den aktuellen Status ihrer Vorgänge.

Zur Digitalisierung des Procure-to-Pay-Prozesses setzte LGI auf eine enge Partnerschaft zwischen d.velop und Hivebuy. Während d.velop die Infrastruktur für die digitale Rechnungsverarbeitung bereitstellte, wurde Hivebuy als spezialisierter Partner für den indirekten Einkauf eingebunden.

Komponenten der Lösung

1. d.velop invoices bildete die digitale Rechnungsverarbeitung ab. Die Lösung ermöglichte die automatische Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen, die sachliche Prüfung durch die Besteller und die automatisierte Buchung in SAP. Durch die Nutzung von Workflows wurde der Freigabeprozess deutlich beschleunigt und standardisiert.
2. Hivebuy stellte die zentrale Einkaufsplattform bereit, über die Mitarbeitende Bedarfe erfassen, Angebote einholen und Bestellungen auslösen konnten. Die Plattform überzeugt durch ihre Benutzerfreundlichkeit, die Integration von Onlineshops und internen Katalogen sowie durch automatisierte Freigabeprozesse, die z. B. über Microsoft Teams oder E-Mail abgewickelt werden konnten.
3. Ein zentrales EDM-System (Enterprise Data Management) bei LGI sorgte für die konsistente Pflege und Verteilung von Stammdaten wie Kreditoren, Kostenstellen und Sachkonten. Diese Daten wurden sowohl in Hivebuy als auch in d.velop invoices eingebunden, um eine durchgängige Datenqualität sicherzustellen.
4. Die Integration in das bestehende SAP ERP-System erfolgte über Schnittstellen von ECM Consulting, die eine reibungslose Übergabe vorgebuchter Belege und die direkte Weiterverarbeitung im ERP-System ermöglichten.
5. Ergänzend wurde das My-Invoice-Verfahren eingeführt, das den dezentralen Rechnungseingang digitalisierte. Mitarbeitende konnten Rechnungen per E-Mail an ein zentrales Postfach senden, woraufhin automatisch eine Workflow-Aufgabe zur sachlichen Prüfung erstellt wurde – direkt zugeordnet an die zuständige Person.

Das Ergebnis: 70.000 Belege jährlich, 420 User:innen und die Implementierung des Procure-to-Pay-Prozesse innerhalb von nur 10 Wochen!

Enge Zusammenarbeit bei Projektumsetzung

Die Umsetzung des Projekts erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen LGI, d.velop und Hivebuy. Von Beginn an wurde auf ein crossfunktionales Team gesetzt, das alle relevanten Bereiche – von Einkauf und Buchhaltung über IT bis hin zur Geschäftsführung – einbezog. Diese frühzeitige Einbindung aller Stakeholder war entscheidend für die schnelle Umsetzung innerhalb von nur zehn Wochen.

Zunächst wurden die Anforderungen gemeinsam definiert und ein maßgeschneidertes Konzept entwickelt. Anschließend erfolgte die technische Umsetzung, bei der insbesondere auf eine reibungslose Integration in die bestehende IT-Landschaft geachtet wurde. Parallel dazu wurden Schulungen für die Mitarbeitenden durchgeführt, um eine hohe Akzeptanz und einen reibungslosen Übergang in den neuen digitalen Prozess zu gewährleisten. Die Einführung verlief planmäßig und wurde von den Nutzern durchweg positiv aufgenommen.

Ein zentrales Erfolgsrezept war die klare Kommunikation und offene Feedbackkultur. Herausforderungen wurden direkt angesprochen und pragmatisch gelöst – ohne Umwege, ohne unnötige Abstimmungsschleifen. Statt auf Perfektion wurde auf Prototyping und pragmatische Lösungen gesetzt: 80 % Standard, 20 % individuelle Anpassung. Diese Herangehensweise ermöglichte es, schnell produktiv zu werden und gleichzeitig flexibel auf Anforderungen zu reagieren.

Besonders hervorzuheben ist das gemeinsame Zielverständnis: Alle Beteiligten arbeiteten nicht in klassischen Dienstleister-Kunden-Rollen, sondern als ein Team mit dem klaren Ziel, einen funktionierenden, effizienten und zukunftsfähigen Procure-to-Pay-Prozess zu etablieren. Die Bereitschaft, Standards zu übernehmen, Prozesse zu vereinheitlichen und auf moderne Cloud-Technologien zu setzen, war dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Zukünftige geplante Projekte

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projekts plant LGI, die Lösung international auszurollen und weitere Gesellschaften anzubinden, um eine einheitliche sowie globale Prozesslandschaft zu schaffen. Die bestehende Facility-Management-Plattform soll im nächsten Schritt angebunden werden an d.velop, um auch diesen Bereich effizient digital abzubilden.

Zudem wird die direkte Anbindung weiterer Lieferanten über Kataloge, Schnittstellen oder strukturierte E-Mails forciert, um Transparenz und Datenqualität im Einkauf zu verbessern. Mitarbeitende sollen künftig direkt in Hivebuy den Status ihrer Bestellungen und Rechnungen einsehen können – ohne SAP-Zugriff.

Auch Monitoring und Reporting werden ausgebaut: Workflow-Daten sollen in ein zentrales System überführt werden, um Engpässe frühzeitig zu erkennen. Langfristig ist der Aufbau eines zentralen Dokumentenmanagementsystems mit d.velop documents in der Cloud geplant, dass alle relevanten Einkaufs- und Rechnungsdokumente zentral und revisionssicher bereitstellt.