Digitaler Briefkasten erklärt: Vorteile, Funktionsweise und rechtssichere Zustellung

Ja, hallo zusammen. Ich bin Bastian Link. Ich bin Consultant bei der Develop AG. Wer bist Du? Marihuan Vanning, Learning Managerin bei der Develop AG. Und heute möchten wir euch was vorstellen, und zwar den integrierten, sicheren Dokumentenversand und die Kommunikation in Ihrem DMS mit der develop Postbox. Für den heutigen Vortrag haben wir bisschen was vorbereitet, und zwar kleines Rollenspiel. Marion ist nämlich jetzt nicht mehr E-Learning-Managerin, sondern Geschäftsführerin. Magst Du dich einmal noch mal kurz vorstellen? Ja, total gerne. Also ich freu mich, dass ich heute mal einmal in diese Rolle schlüpfen darf und Geschäftsführerin sein darf, und zwar der Warning AG natürlich. Genau, Basti. Als Geschäftsführerin der Warning AG sind wir uns ja schon vor einigen Jahren über den Weg gelaufen das erste Mal. Wir haben nämlich schon seit Jahren die Lösung von Develop, das Develop Documents als Dokumentenmanagementsystem im Einsatz. Und unser Ziel als Warning AG ist es jetzt, unseren gesamten Dokumentenlebenszyklus endlich mal zu digitalisieren. Ein ganz, ganz wichtiger Schritt dabei ist natürlich auch der digitale Postversand. Haben wir nämlich aktuell noch ein Problem, was vermutlich einige haben. Wir drucken die aus, wir geben denen die Hauspost, die Gehaltsabrechnungen und dann werden die schön verteilt auf den Schreibtischen der Mitarbeitenden und das ist einfach superaufwendig. Deswegen brauchen wir gerade für diesen Anwendungsfall Gehaltsabrechnungen eine bessere Lösung. Und zwar ist allerdings dabei total wichtig, dass wir jetzt nicht einfach irgendein zusätzliches System einführen, was noch mal wieder neuen Aufwand erzeugt und nicht mit unseren anderen Systemen kommuniziert. Das ist einfach, das wäre nicht die passende Lösung für uns. Und Basti, Du hast mir gesagt, ihr von develop, ihr habt eine Lösung, und zwar eine integrierte Lösung für unser schon in den Anwendung befindendes develop documents, die Developed Postbox. Kannst Du mir dazu vielleicht mal mehr erklären, weil bisher kenn ich nur diesen Begriff. Ich da mal was Kurzes vorbereitet. Ich erklär Ihnen mal einmal, wie die Postbox funktioniert. Also momentan sieht’s ja bei dir so aus. Erst mal geht ihr hin und erzeugt die ganzen Gehaltsabrechnungen bei euch im SAP. Genau. Als Nächstes, das habt ihr ja schon im Einsatz, durch unsere vorherige Zusammenarbeit werden die Dokumente im abgelegt. Als daraufhin kommt dann jetzt hier der Versand über den Postbox Connect. Das ist quasi sozusagen der Briefträger, der für euch die Hauspost übernimmt. Mhm. Das Ganze wird dann abgelegt in der Postbox. Das ist dann der digitale Briefkasten des Mitarbeiters. Genau. Vielleicht, einmal noch mal bisschen dich abzuholen, wie das ganze System gedacht ist. Das ist nämlich jetzt nicht nur auf den HR Use Case zugeschnitten, sondern soll der universelle persönliche Briefkasten der jeweiligen Person sein. Bedeutet, wie sieht’s heute aus? Heute hast Du wahrscheinlich schon irgendwo Onlineportal bei deinem Arbeitgeber beziehungsweise bei deiner Krankenkasse oder auch bei deiner Versicherung als privaten Person. Das ist insofern irgendwie unschön, weil ich mir überall die Zugangsdaten merken muss. Ich hab nachher fünfunddreißig verschiedene Institutionen und darf mir dann auch fünfunddreißig verschiedene Zugänge merken. Da möchten wir jetzt auch mit der Postbox antworten. Das heißt, die Postbox gliedert sich in das Schaubild so ein, dass der Arbeitgeber, die Krankenkasse und auch die Versicherung die Dokumente in diesen digitalen Briefkasten reinspielen, sodass Du nachher nur noch einen Zugang pflegen musst und alles zentral an einer Stelle bekommst. Okay. Das heißt, ich kann auch als Arbeitgeber dann irgendwann sagen, wir haben jetzt diesen Use Case Gehaltsabrechnungen erstellt. Jetzt haben wir vielleicht noch andere Dokumente, die wir verschicken möchten. Wir brauchen dann gar nicht irgendwie was Neues einrichten, sondern wir können einfach sagen, jetzt auch die Dokumente bitte da rein. Genauso ist es. Ja, super. Okay. Und als Aufgabe von mir ist es jetzt wahrscheinlich, dafür zu sorgen, dass diese Benutzerkonten für dieses Abosystem erstellt werden oder wie fängt man da jetzt an? Genau, das gucken wir uns jetzt mal einmal im Detail an. Bedeutet, Du bekommst von uns nachher sone administrative Oberfläche, in der Du deine Benutzerkonten pflegen kannst. Bedeutet, wir haben hier oben einmal unsere vorbereiteten Abos. Das sind also quasi die Nutzerkonten, die bereitstehen und das User, die in Betrieb nehmen kann. Genau, wenn wir jetzt neues Konto erstellen möchten, klicken wir hier oben einmal rechts oben auf einzelnes Abo. Damit kann man das Konto erstellen. Man diesen Klick so weit durchführt, öffnet sich die folgende Schaltfläche. Da siehst Du jetzt als Erstes ganz oben die beiden Dienste. Dienste sind Funktionalitäten, die mit bestimmten Konto einhergehen. Wir gehen jetzt in dem Kontext ganz einfach hin und vergeben die Dienste Posteingang und Postversand. Mit dem Dienst Posteingang ist der User berechtigt, Dokumente zu empfangen. Mit dem Dienst Postversand kann er Dokumente wieder zurücksenden. Das heißt, wenn Du irgendwann mal sagen möchtest, Du möchtest auch was von deinen Mitarbeitern zurückbekommen Ja. Geht das hier auch? Super. Postbox. Okay. Genau, als Nächstes brauch ich von dir einmal ein eindeutiges Kriterium für deinen Mitarbeiter. Da könnten wir jetzt den Namen nehmen, der kann sich aber ja unter Umständen doppeln oder mal ändern. Ja. Von daher greifen wir im HR Use Case häufig auf die Personalnummer zurück. Hast Du die vielleicht mal für einen Mitarbeiter parat? Ja, als gute Geschäftsführerin kenn ich natürlich alle die Personalnummern von meinen Mitarbeitenden. Ich würd jetzt mal einfach den Max Mustermann nehmen. Das ist son bisschen unser Vorzeigemitarbeiter. Mhm. Der hat die eins zwei drei vier fünf sechs. Das trifft sich gut. Das ist eine klassische Max Mustermann Personal. Genau, die trag ich dann hier einfach ein. Und wenn ich hier anschließend dann auf Erstellen klicke, wird mir auch das Konto für Max erstellt. Ich brauch jetzt hier an der Stelle auch noch überhaupt keine persönlichen Daten pflegen. Das brauchen wir nämlich nicht für die Zustellung. Das macht Max dann nachher selbst. Genau. Du siehst jetzt hier in der obersten Zeile wurde das Konto für Max erstellt. Wir haben hier einmal den Benutzernamen mit Warning eins zwei drei vier fünf sechs, so wie auch dein Unternehmen heißt. Mhm. Wir haben hier das generierte Passwort für Max. Und rechts daneben haben wir noch son weiteres Merkmal, das nennt sich AWO Code. Ich hatte ja zu Anfang gesagt, wir wollen nicht immer für die nächste Organisation das nächste Konto anlegen. Und wenn Max jetzt schon ein Konto hat durch seine Krankenkasse, Versicherung oder auch alten Arbeitgeber, dann kann er diesen Abo Code hier nehmen, in sein bestehenden Konto einlösen und kriegt dann zusätzlich die Dokumente der Warning AG. Ah, okay. Genau. Du siehst auch, darunter sind die ganzen anderen Zugangsdaten. Und wenn Du jetzt alle Zugangsdaten für deine Mitarbeiter erstellt hast, kannst Du hier rechts oben auf diesen Knopf hier drücken und dir dann die Zugangsdaten herunterladen. Cool. Okay und das ist jetzt alles, was ich von meiner Seite dann zu tun habe? Genau, den Rest kümmern wir uns. Ja, super. Das ist ja total schnell gemacht und total einfach. Das krieg ja sogar ich hin. Sehr gut. Okay. Wie ist das jetzt? Jetzt müssen ja meine Mitarbeitenden vermutlich noch Konto erstellen, wenn sie nicht schon eins haben, wie Du grade sagtest. Mhm. Habt ihr da zufällig was Vorgefertigtes, was man denen dafür geben kann oder müssen wir jetzt selber noch eine Anleitung schreiben? Die Sorge kann ich dir nehmen. Wir haben hier schon mal son bisschen was gemacht, bisschen was vorbereitet. Das heißt, das Projekt führen wir ja auch nicht zum ersten Mal durch. Das haben wir ja schon paarmal begleiten dürfen. In dem Kontext konnten wir alle möglichen Erfahrungen sammeln und haben hier alle möglichen Musterschreiben, die Du auch nutzen kannst. Hier hab ich dir mal einfach kurzen Ausschnitt mitgebracht mit Anleitung. Das heißt, man sieht da einmal seine Zugangsdaten mit dem Passwort. Man hat dort einmal erklärt, wie man seine persönlichen Daten pflegt, zum Beispiel die E-Mail-Adresse, damit man bei Dokumenteingang benachrichtigt wird. Du siehst dort etwas zur Zwei Faktor Authentifizierung und so weiter. Das heißt Super. Du brauchst das Rad nicht neu erfinden. Das ist aber hier auch nur eine Inspiration. Das heißt, wenn Du vielleicht bisschen dein eigenes Branding damit einbringen möchtest, noch paar Informationen hinzufügen möchtest, ist das natürlich völlig bei dir, Ja. Wo Du das machst. Okay, cool. Gut, das heißt, die Anleitung ist schon mal da. Jetzt steh ich natürlich als Unternehmen vor der Herausforderung. Ich mein, ihr kennt das, ihr begleitet ja unglaublich viele Projekte, wo es darum geht, neue Systeme einzuführen. Neues System, neuer Prozess, gleich Abwehrhaltung bei den Mitarbeitenden in der Regel erst mal. Das heißt, ich brauch irgendwas, was total einfach und intuitiv nutzbar ist, was meine Mitarbeitenden sich einmal angucken müssen und dann läuft das. Können wir uns das aus der Usersicht einmal anschauen, wie das funktioniert? Das können wir machen. Genau. Also für dich geht’s jetzt hier die Registrierung bei der Developings. Genau. Das heißt, als Erstes braucht der Mitarbeiter ja seine persönlichen Zugangsdaten, damit diese Verbindung gegeben ist zu deinem Unternehmen. Dementsprechend erhält er dann sein personalisiertes Schreiben. Das haben wir uns ja grade schon angeguckt. Wir empfehlen jetzt hier Benutzernamen und Passwort zu trennen, dass das Ganze nicht mit einem Schreiben übermittelt wird. Genau. Dann hat er auf der linken Seite seinen Benutzernamen und auf der rechte Seite sein Passwort. Kann er entsprechend auf diese Webseite gehen, Postbox Punkt d e und dort seine Zugangsdaten eingeben. Genau. Wenn Max jetzt auf anmelden klickt, dann öffnet sich hier kleiner Dialog. Den kennen wir noch von anderen Webseiten. Das heißt, er pflegt einmal seinen Vor- und Nachnamen, kann bei Bedarf seinen Benutzernamen ändern, wenn er eins, zwei, drei, vier, fünf, sechs nicht so schön findet. Und als Nächstes muss er dann einmal eine gültige Mailadresse angeben. Wir empfehlen in dem Kontext auch die private Mailadresse natürlich zu verwenden, weil das ist ja Max Konto, was er nach dem Abgang aus dem Unternehmen auch weiterhin behalten soll. Ah, okay. Und wenn er jetzt eine Mailadresse aus deinem Unternehmen verwenden würde, dann könnte er nachher nicht mehr sein Passwort zurücksetzen, weil Mail an einem Konto ankommen würde, auf das er keinen Zugriff mehr hat. Ja. Viel mehr muss Max dann auch nicht machen. Er muss einmal noch sein neues Passwort eingeben, Passwort bestätigen und kriegt dann auch schon eine E-Mail mit dem entsprechenden Aktivierungslink. Wenn der angeklickt wurde, kann er sich hier in der Website anmelden und dann landet er auf der folgenden Seite. Okay. Ja das ist ja tatsächlich total intuitiv, weil so kennt man das von anderen Websites und das was ich da jetzt sehe ist auch sehr aufgeräumt, sodass man sich sehr schnell zurechtfindet glaube ich auch wenn man das erste Mal drin ist. Jetzt ist es bei mir so, anders als die Develop AG ist die Warning AG und produzieren das Gewerbe. Das heißt, achtzig bis neunzig Prozent meiner Mitarbeitenden hat gar keinen PC Arbeitsplatz. Müssen die sich dann jetzt irgendwo vor Ort einen PC suchen und sich auf die Suche begeben, wie kann ich jetzt auf meine Gehaltsabrechnung zugreifen oder geht das Ganze auch übers Handy? Das wär bisschen unschön, deswegen haben wir auch entsprechend hier eine App für iOS und Android. Ich kann das mal einmal zeigen. So wie das dann aussehen, ist weiterhin ähnlich übersichtlich. Man findet sich gut zurecht. Ja. Kann sich genauso hier einwählen mit seinen persönlichen Daten und hat dann auch die gleiche Übersicht mit den gleichen drei Ordnern. Okay, Super. Ich würde dann gerne jetzt einmal mit dir zu dem Use Case kommen, den ich ja eigentlich mitgebracht hab. Und zwar ging’s mir ja eigentlich darum, dass ich das Ganze automatisieren und integrieren möchte. Deswegen hab ich dir einmal eine Gehaltsabrechnung mitgebracht von dem Max, die bei uns im Develop Documents liegt. Und mein Anliegen ist es ja, dass wir das möglichst so hinbekommen, hinbekommen, dass wenn meine Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung die Gehaltsabrechnungen ablegen in Develop Documents, das Ganze irgendwie automatisiert funktioniert, dass die auch verschickt werden. Du hast mir versprochen, das geht irgendwie. Kannst Du mir erklären, wie das funktioniert? Na, ich muss mal gucken, ob ich mein Versprechen da halten kann. Genau. Wir haben uns ja grade darum gekümmert, den Briefkasten einzurichten. Jetzt haben wir sinnbildlich den Briefträger. Der heißt jetzt in dem Fall Postbox Connect und ist der Adapter zwischen deinem Documents und deiner Develop Postbox. Bedeutet, im ersten Schritt müssen wir einmal dem Konnektor mitteilen, auf welches Dokument er zugreifen muss und auf welche Postbox zugegriffen werden muss. Das wird aber auch von uns erledigt. Da sind ja diese vier kleinen Punkte da, die gepflegt werden müssen. Das sieht jetzt bisschen technisch aus. Dauert aber nur zwei Minuten, das zu pflegen. Muss einmal initial gemacht werden. Wir fangen an zu übernommen. Okay. Und dann weiß der Konnektor gut, aus dem Dokument Dokumente verschicken über die Postbox. Genau. Und jetzt ist es ja so, dass ich nicht alle Dokumente an meinen Max Mustermann verschicken möchte, sondern nur seine Gehaltsabrechnungen. Woher weiß der Connect Connector, welche Dokumente verschickt werden sollen? Genau, das ist sozusagen der zweite Schritt in der Konfiguration. Wir haben nämlich auch sogenannte Zustellprofile. In dem Fall geht’s dir jetzt erst mal die monatlichen Gehaltsabrechnungen, hast Du gesagt. Genau. Dann würde ich ein entsprechendes Profil hier an der Stelle anlegen. Dann müsstest Du mir noch mal einmal verraten, ist ja jetzt schon paar Jahre her, wo genau die Dokumente dann bei dir liegen. Ja, die liegen natürlich unter Personaldokument. Mhm. Okay, dann tragen wir das hier jetzt als entsprechende Kategorie beziehungsweise Dokumentart ein. Ist da jetzt in diesem Personaldokument wirklich nur die Entgeltabrechnung drin? Nee, natürlich liegen da noch einige andere, deswegen haben wir dafür nämlich noch mal die Eigenschaft Entgelt, die wir eingestellt haben. Okay, genau. Also haben wir eine Kategorie mit dem Namen Entgelt. Genau. Und aus dieser Kategorie sollen dann die Dokumente versendet werden. Ja. Okay, alles klar. Dann weiß er jetzt schon mal, dass Documents, welche Dokumente versendet werden sollen. Jetzt muss er ja nur noch wissen, wohin die Dokumente gehören. Genau, das machen wir jetzt hier eben entsprechend über die Eigenschaft mit dem Empfängermerkmal. Das heißt, an deinen Entgeltabrechnungen steht ja auch mit Sicherheit als eindeutiger Schlüssel die Personalnummer. Ja, genau. Diese Personalnummer haben wir ja auch in dem Konto hinterlegt von Max. Das war ja die eins zwei drei vier fünf sechs. Mhm. Das heißt, ich kann jetzt einfach hingehen, die passende Eigenschaft, in dem Fall Personalnummer nehmen und aus dieser werden sich dann die Zustellinformationen gezogen. Mhm. Selbst muss ich sagen, über welchen Dienst die Zustellung läuft. Das ist ja bei dir jetzt relativ einfach. Das war ja dieser Dienst Postempfang. Dementsprechend konfigurier ich den jetzt hier. Und dann muss ich nur noch sagen, in welchem Ordner das Dokument nachher geht. Mhm. Da würd ich sagen, da findet man sich ganz gut zurecht, wenn das Ganze im Ordner in Geldabrechnung landet. Wo kommt dieser Ordner Entgeltabrechnung jetzt her? Also wir haben uns ja grade diesen Screenshot angeguckt, den Du mir gezeigt hast. Da waren nur drei Ordner drin. Da erinner ich mich jetzt nicht an den Entgeltabrechnungsordner. Ja, das ist richtig. Das ist quasi ein Ordner, den Du zu Anfang des Projekts festlegen kannst. Ich hab jetzt hier einfach mal auf den Standard gesetzt. Ja. So heißt der Ordner. Wenn Du jetzt aber sagst, das soll lieber Verdienstabrechnung oder Gehaltsabrechnung heißen, dann können wir das auch anpassen. Okay. Ganz nach Belieben auf weitere Ordner hinzufügen. Der große Vorteil an der Stelle ist, dass bei Max nicht alles einfach im Posteingang landet, so wie jeder Brief einfach im Briefkasten landet, sondern Du hast verschiedene Ordner, die die ganze Struktur schon vorgehen, sodass Du nachher nichts mehr sortieren musst. Schön. Genau. Und Du jetzt auch nicht selbst irgendwie tätig werden musst und jeden Tag irgendwie auf Versand klicken musst und gucken musst, geht alles irgendwie raus und so weiter und so fort, sagen wir jetzt einfach dem System, der soll jeden Morgen neun Uhr gucken, ob entsprechend Dokumente in dieser genannten Kategorie vorliegen. Wenn das der Fall ist, was erinnert er sie? Super. Das heißt, eigentlich manueller Aufwand ist damit so gut wie auf null reduziert. Das ist so. Ich würd sogar sagen, ist auf null reduziert. Sehr gut. Genau. Das interessiert dich wahrscheinlich auch noch. Wie sieht das Ganze jetzt bei Max aus? Klar, also die Empfängerperspektive. Da haben wir jetzt hier einmal den Webclient, Bedeutet, Max hat unter seinem Ordner Posteingang jetzt noch den weiteren Ordner wahrnehmen bekommen. Und unter diesem Ordner befindet sich dann auch der genannte Ordner Entgeltabrechnung. Da liegt jetzt das neue PDF Dokument drin. Das kann er sich auch hier direkt im Browser anzeigen lassen. Da haben wir einen entsprechenden Viewer für eingebaut. Er kann sich das Dokument aber auch runterladen und damit machen, was er will. Ist ja sein Dokument. Ist sein Dokument. Ja. Ist sein Briefkasten. Mhm. Genau. Und die gleichen Möglichkeiten hat er auch entsprechend in der App. Du siehst hier oben wieder den Ordnerpfad, auch wieder die Zustellung, wann sie gelaufen ist. Und Du kannst das Dokument auch hier wieder direkt in der App Anzeigen lassen. Super. Genau und dir das direkt vorwegzunehmen, ich kenn dich ja. Du möchtest auch sehen, dass die Zustellung tatsächlich gelaufen sind. Klar, musst dich ja irgendwie kontrollieren können. Da hab ich dir mal was mitgebracht. Genau, es gibt hier nämlich noch Versandinformationen für dich als Absender Und es wird immer für jede Zustellung hier in entsprechender Historie gepflegt. Das heißt, Du siehst hier alle Zustellungen. Wenn mal was fehlgeschlagen sein sollte, ist jetzt nur unser Testsystem von mir, Dann siehst Du, wer das Ganze hier auch protokolliert. Mhm. Und Du siehst auch, dass alles erfolgreich gelaufen ist. Genau. Jetzt hab ich aber doch noch eine letzte Frage, weil das ist ja superschön, dass ich das jetzt in dem nachvollziehen kann. Da haben ja aber nicht alle drauf Zugriff. Und für mich ist es ja ganz wichtig, dass die Mitarbeitenden in der Lohnbuchhaltung, die das Ganze ja auch verschicken und erstellen und ablegen, ebenfalls nachvollziehen können. Sind alle Gehaltsabrechnungen raus oder ist da irgendwas schiefgelaufen? Haben die auch Zugriff auf die Informationen? Kann man das zum Beispiel in Developed Documents dann im Dokument sehen oder geht das nur da? Nee, das geht tatsächlich auch Developed Documents. Das war ja vorhin deine Gehaltsabrechnung. Ja. Und wenn Du jetzt hier an der rechten Stelle schaust, siehst Du, dass drei Eigenschaften dazugekommen sind. Das ist einmal die Eigenschaft Jobstatus. Und dann kannst Du direkt sehen, ist das Ganze erfolgreich gelaufen? Dann hast Du auch das Jobdatum, wann die Zustellung gelaufen ist. Und Du hast auch noch eine eindeutige ID. Das ist der Zustellnachweis. Dementsprechend ist das Ganze bei uns in der Datenbank gepflegt und wir hätten auch weiterhin den Zugriff, falls ihr das Dokument mal abhalten kommen sollte. Super. Also Basti, ich muss sagen, alle Anforderungen erfüllt. Ich bin total begeistert davon von dieser Lösung. Ich bin mir ziemlich sicher, wir werden das Ganze beauftragen. Ich freu mich schon auf das nächste Projekt mit dir. Ja, und kann nur allen empfehlen, die Develop Postbox in Verbindung mit Develop Documents. Einfach super. Freut mich. Genau. Okay, ich möchte dann jetzt noch einmal kurz aus der Rolle rausgehen aus der Geschäftsführerrolle. So leid es mir tut, geh ich wieder zurück in die Learning Manager Rolle und möchte noch einmal Werbung machen für die Develop Academy. Das Ganze ging jetzt vielleicht bisschen schnell. Natürlich kann man im Video zurückspulen, aber vielleicht möchte man auch gerne noch mal nachlesen, wie das Ganze geht. Und dafür haben wir unsere E-Learnings, zum Beispiel das E-Learning, was hier angezeigt wird, noch mal zu gucken, das was bei der BASTI mir grade gezeigt hat. Wie kann ich das bei mir im System machen? Einfach den QR Code scannen oder auf die gehen und nach Postbox suchen. Ja, und damit sind wir auch am Ende angekommen. Wir freuen uns riesig, dass Sie uns zugeschaut haben, dass Sie Interesse an der Develop Postbox und Develop Documents haben und hoffen, dass wir Sie bald wiedersehen. Dankeschön.