DMS Signatur: Das fehlende Puzzleteil für Dein Dokumentenmanagement

Die DMS Signatur ist ein essenzielles Element, um in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) die Echtheit und Unveränderlichkeit von elektronischen Dokumenten sicherzustellen und Vertragsprozesse ganzheitlich in nur einem System zu digitalisieren. Sie ermöglicht es, digitale Dokumente manipulationssicher zu verwalten und sorgt für rechtliche Sicherheit. Besonders in Branchen mit hohen regulatorischen Anforderungen an die Dokumentation und Archivierung – wie im Gesundheitswesen oder der Finanzbranche – ist eine DMS Signatur unverzichtbar. Sie gewährleistet, dass Dokumente nach ihrer Signierung nicht mehr unbemerkt verändert werden können.

Umso erstaunlicher ist es, dass laut dem Bitkom Digital Office Index 2024 gerade einmal 32 Prozent der befragten Unternehmen eine digitale Signaturlösung im Einsatz hatten. Weitere 14 Prozent planen eine entsprechende Lösung einzuführen. Gleichzeitig ist laut der Studie die E-Signatur, die am stärksten wachsende Digitallösung. Angesichts von Transformation und Effizienzsteigerung ist die DMS Signatur heute ein unverzichtbares Puzzleteil für die ganzheitliche Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Insbesondere bei sensiblen oder rechtlich relevanten Dokumenten, wie Verträgen oder behördlichen Unterlagen, kommt die DMS Signatur zum Einsatz, um deren Gültigkeit zu sichern. Das Dokumentenmanagement-System verwaltet dabei die Erstellung, Speicherung und Überprüfung dieser Signaturen, sodass Nutzer einen transparenten und nachvollziehbaren Nachweis über die Dokumentenverarbeitung erhalten.

Welche Rolle spielt die DMS Signatur im Dokumentenlebenszyklus?

Wir erstellen und archivieren Dokumente heute meistens bereits vollkommen digital, lediglich für die Unterschrift treten wir weiterhin den Gang zum Drucker und/oder Scanner an. Ein klassischer Medienbruch zwischen der analogen und der digitalen Welt, der den gesamten Signaturprozess unnötig verlangsamt und enorme Ressourcen verschlingt. Es lohnt sich daher, den gesamten Dokumentenprozess – auch Dokumentenlebenszyklus genannt – zu betrachten. Dokumentenprozesse sind oft homogen und laufen nach einem festen, repetitiven Schema ab.

Diese Eigenschaft macht Dokumentenprozesse skalier- und automatisierbar, sodass sie enorme Potenziale für Kosten- und Zeiteinsparungen bergen. Die DMS-Signatur integriert den Schritt der Unterschrift nahtlos in den Dokumentenprozess. Dadurch überwindet sie den Medienbruch und nutzt die Potenziale effektiv aus.

Warum benötige ich eine DMS Signatur?

Die DMS Signatur ist ein unverzichtbares Element, wenn es um die Verwaltung von digitalen Dokumenten in einem Dokumentenmanagement-System (DMS) geht. Sie bietet eine Reihe von Funktionen, die sowohl rechtliche als auch organisatorische Anforderungen erfüllen. Aus diesen beiden Gründen ist eine digitale Signatur für das Dokumentenmanagement unverzichtbar:

• Rechtssicherheit und Compliance: Durch die Verwendung einer DMS Signatur wird jede unbefugte Veränderung eines Dokuments sofort erkennbar. Dies ist besonders wichtig in Branchen, in denen Dokumente eine hohe rechtliche Relevanz haben, wie beispielsweise in der Finanz- oder Gesundheitsbranche. Eine DMS Signatur schützt vor Manipulation und stellt sicher, dass der ursprüngliche Inhalt eines Dokuments stets nachvollziehbar bleibt. Zudem werden gesetzliche Anforderungen, wie z.B. die europäische eIDAS-Verordnung oder die Erfüllung von gesetzlichen Formvorschriften, eingehalten. Eingescannte Unterschriften oder einfach gezeichnete Unterschriften auf dem Tablet reichen hierzu nicht aus.
• Ganzheitliche Digitalisierung: Die DMS Signatur ermöglicht es, Arbeitsabläufe zu beschleunigen, da sie digitale Dokumente nahtlos in bestehende Workflows integriert. Die DMS Signatur ermöglicht es, Dokumente nicht mehr nur digital zu erstellen und zu archivieren, sondern auch digital zu unterschreiben. Auf diese Weise digitalisieren Unternehmen den gesamten Dokumentenprozess und beseitigen zeitfressende Medienbrüche. Zudem sorgt sie für Transparenz, da jede Signatur nachvollzogen werden kann, was bei Audits oder internen Prüfungen von Vorteil ist.

Insgesamt hilft die DMS Signatur nicht nur dabei, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, sondern optimiert auch interne Prozesse und erhöht die Sicherheit in der Dokumentenverwaltung. Die DMS Signatur ist das fehlende Puzzleteil, um Dokumentenprozesse ganzheitlich zu digitalisieren.

Welche Anforderungen muss eine DMS Signatur erfüllen?

Eine DMS Signatur muss spezifische Anforderungen erfüllen, damit sie den rechtlichen und betrieblichen Standards entspricht. Nutzer sollten diese Kriterien bei der Anbieter-Auswahl unbedingt berücksichtigen.

• eIDAS-Konformität: Die DMS Signatur sollte den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen. Diese Verordnung definiert den Einsatz von digitalen Signaturen im europäischen Wirtschaftsraum. Sie gewährleistet eine einheitliche und rechtskonforme Abbildung. Hierzu zählt z.B. die Zusammenarbeit mit zertifizierten Vertrauensdiensteanbietern, die die Identität von Personen verifizieren.
• DSGVO-Konformität: Digitale Signaturen, z.B. von Mitarbeitenden, Kunden:innen oder Partnern:innen, sind extrem persönliche Daten, die es bestmöglich zu schützen gilt. Aus diesem Grund sollte die E-Signatur auf einer europäischen Cloud betrieben werden, um sicherzustellen, dass diese Daten nicht in Drittländer transferiert werden. Über diesen Weg kann die DSGVO eingehalten werden.
• Alle Signaturarten im Standard: Die DMS Signatur sollte die einfache elektronische Signatur, die fortgeschrittene elektronische Signatur und die qualifizierte elektronische Signatur im Standard anbieten, damit wirklich alle Dokumenttypen digital und rechtskonform signiert werden können.
• Interne und externe Unterzeichnende: Da Signaturprozesse oft nicht nur mit den eigenen Mitarbeiter:innen umgesetzt werden, sondern auch externe Personen (z.B. Kunden:innen, Partner:innen, Lieferanten:innen) umfassen, sollte die DMS Signatur beide Personengruppen ansprechen können.
• LTV-Fähigkeit: Digitale Signaturen müssen über einen langen Zeitraum validiert werden können. LTV (Long Term Validation) ist daher eine Grundvoraussetzung.

Das Dokumentenmanagement-System soll die DMS Signatur nahtlos integrieren, um den digitalen Workflow nicht zu unterbrechen. Dadurch wird die Verwaltung der signierten Dokumente effizienter.

Welche Dokumente können mit der DMS Signatur ganzheitlich digitalisiert werden?

Grundsätzlich ist die digitale Unterschrift und Archivierung für alle Verträge und Dokumente zulässig, solange der Gesetzgeber nichts anderes bestimmt. Typische Anwendungsfälle zum Start der DMS Signatur sind:

Personaldokumente

• Arbeitsvertrag digital unterschreiben
• Arbeitszeugnis digital unterschreiben
• Zielvereinbarung digital unterschreiben
• Arbeitsanweisung digital unterschreiben
• Datenschutzerklärung digital unterschreiben
• Protokoll digital unterschreiben
• NDA digital unterschreiben

Geschäftsdokumente

• Angebot digital unterschreiben
• Kaufvertrag digital unterschreiben
• Kostenvoranschlag digital unterschreiben
• Lieferschein digital unterschreiben
• Mietvertrag digital unterschreiben
• Maklervertrag digital unterschreiben

Finanzdokumente

• Kreditvertrag digital unterschreiben
• Jahresabschluss digital unterschreiben

… und viele weitere Dokumenttypen. Dies ist nur eine kleine Auswahl. Die Potenziale der DMS Signatur sind riesig und bieten durch einheitliche Dokumentenlebenszyklen enorme Möglichkeiten zur digitalen Skalierung.

Dokumentenmanagement und DMS Signatur aus einer Hand

Mit der d.velop platform können Unternehmen ihre gesamten Dokumentenprozesse vollständig digitalisieren und effizient steuern – alles aus einer Hand. Ein zentraler Bestandteil ist die DMS Signatur, die direkt in die Plattform integriert ist. Dadurch entsteht ein einheitliches Look & Feel für alle Dokumentenprozesse. Zusätzliche Kosten für die Integration entfallen, da die DMS Signatur bereits im DMS enthalten ist.

Von der Erfassung über die Signatur bis zur rechtssicheren Archivierung erfolgt alles innerhalb einer Plattform, die über ein zentrales Dashboard den Überblick über alle Dokumente und Workflows ermöglicht. Unternehmen profitieren von einem souveränen EU-Angebot mit Hosting über OTC und DDP, das höchste Datenschutz- und Sicherheitsstandards erfüllt. Zudem kann die Plattform flexibel bereitgestellt werden – Cloud, On-Premises oder Hybrid – und passt sich so den individuellen Anforderungen an.

Die d.velop platform vereint leistungsstarkes Dokumentenmanagement und die DMS Signatur in einer Lösung, unterstützt die digitale Transformation aus einer Hand und sorgt für optimierte Workflows, maximale Transparenz und rechtliche Sicherheit bei der Verwaltung von Dokumenten.

Eine DMS Signatur vollendet digitale Dokumentenprozesse

Eine DMS Signatur ist der entscheidende Faktor, um digitale Dokumentenprozesse sicher und effizient abzuschließen. Sie gewährleistet die Integrität und Authentizität von Dokumenten und bietet gleichzeitig Schutz vor Manipulation. Damit wird nicht nur rechtliche Sicherheit geschaffen, sondern auch die Effizienz im Dokumentenmanagement deutlich gesteigert. Unternehmen, die auf eine DMS Signatur setzen, profitieren von optimierten Arbeitsabläufen und einem höheren Maß an Transparenz. In der digitalen Transformation ist sie unverzichtbar, um moderne Dokumentenprozesse vollständig abzurunden. Mit einer DMS Signatur wird der letzte Schritt in der professionellen Verwaltung digitaler Dokumente gesetzt.