IFRS 16: Erklärung und Anwendungsbeispiele

Bereits 2008 hatte Sir David Tweedie, ehemaliger Vorsitzender des International Accounting Standards Board (IASB), ein Ziel: „One of my great ambitions before I die is to fly in an aircraft that is on an airline’s balance sheet.“ Das IASB ist ein Gremium, das verbindliche Grundsätze für alle Unternehmen, die nach den Rechnungslegungsvorschriften „International Financial Reporting Standards” (IFRS) bilanzieren, festlegt.

Was bedeutet IFRS 16?

Die International Financial Reporting Standards (IFRS) sind internationale Rechnungslegungsvorschriften für Unternehmen, die vom International Accounting Standards Board (IASB) herausgegeben werden. Diese regeln losgelöst von nationalen Rechtsvorschriften die Aufstellung international vergleichbarer Jahres- und Konzernabschlüsse. Die IFRS werden von zahlreichen Ländern für kapitalmarktorientierte Unternehmen vorgeschrieben.

Seit dem 01. Januar 2019 sind Leasingnehmer nach dem IFRS 16 verpflichtet, die meisten Leasingverhältnisse in der Bilanz zu erfassen. Die bisherige Unterscheidung zwischen dem operativen Leasing („off balance“) und dem Finanzierungsleasing („on balance“) entfällt.

Durch IFRS 16 soll mehr Transparenz und damit eine bessere Vergleichbarkeit der Jahresabschlüsse möglich sein.

Was dies – vor allem für Ihre Verträge – bedeutet, möchten wir in diesem Artikel erklären.

Ein Beispiel für die Bilanzierung nach IFRS 16

Ein typisches Beispiel aus dem Alltag: Die Firmenwagen der Tochtergesellschaft werden als Aufwände in der Bilanz geführt. Die Leasingverträge werden in den Räumen der Geschäftsführung der Tochter archiviert. Die eigentliche Verbindlichkeit wirkt sich nicht negativ auf das Eigenkapital aus.

Durch die Bilanzierung nach IFRS 16 werden die Firmenwagen nun als Verbindlichkeit in der Bilanz aufgeführt und das Eigenkapital sinkt dadurch auf dem Papier.

Am Beispiel des Firmenwagenleasings können wir drei konkrete Schritte zur Bilanzierung nach IFRS 16 aufzeigen:

  1. Die Muttergesellschaft muss über alle Leasingverträge informiert werden.
  2. Um den Wert zu berechnen, der letztendlich bilanziert werden muss, müssen alle Verträge inklusive der Leasingverpflichtungen in einem zentralen System erfasst werden. Wichtig ist hierbei, dass am Ende der Vorstand oder der Geschäftsführer einen Überblick über alle Verträge erlangt.
  3. Die Geschäftszahlen und die Auswirkungen von IFRS 16 können so sauber analysiert werden.

Da die Erfassung und Verwaltung eine zentrale Rolle bei der Bilanzierung nach IFRS 16 spielt, ist es empfehlenswert, auf Produkte und Lösungen eines ECM-Herstellers zu setzen. Dadurch integriert sich die Vertragsverwaltung nahtlos in die bereits digitalisierten Prozesse. Falls Sie noch kein Dokumentenmanagement-System besitzen, ist dies ein Anlass, mit der zentralen Digitalisierung zu starten. Durch eine geschickte Integration in die bestehenden Prozesse wird den Anwendern der Arbeitsalltag erleichtert.

Was benötige ich für eine Bilanz nach dem IFRS 16 Standard?

Da für eine Bilanz nach dem IFRS-Standard alle Leasingverhältnisse im Unternehmen erfasst werden müssen, benötigen Sie ein zentrales Vertragsmanagement. Auch wenn Sie nicht nach IFRS bilanzieren, ist ein digitales Vertragsmanagement sinnvoll. Überlegen Sie einmal, wie lange Sie benötigen, um alle Handyverträge und deren monatliche Kosten zu ermitteln? Mit einem ECM-System bleiben Sie entspannt im Bürostuhl und benötigen dafür nur Sekunden.

Wann sollte ich mit der Erfassung und Verwaltung von Verträge starten?

Alle Verträge im Unternehmen zu erfassen, benötigt seine Zeit. Es ergibt also durchaus Sinn, diesen Prozess sowie die spätere Vertragsverwaltung durch eine digitale Vertragsverwaltung zu unterstützen. Die strategischen Planungen gehen oft weit über ein Jahr hinaus, also warum nicht bereits heute mit einer digitalen Vertragsverwaltung starten?

An dieser Stelle möchten wir Ihnen gerne zeigen, wie Software (und in diesem spezifischen Fall: Software von d.velop) bei dieser Herausforderung unterstützen kann und muss.
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Erfassung aller Verträge

Der Einsatz von d.velop Software bietet die Möglichkeit, sowohl zentral als auch dezentral Verträge zu erfassen. So lässt sich beispielsweise an jedem Unternehmensstandort ein Scanner platzieren, sodass die Verträge nicht erst zur zentralen Scanstelle verschickt werden müssen. Durch eine intelligente Volltextanalyse können bereits bei der Digitalisierung der Verträge Eigenschaften und Daten aus dem Vertrag vollautomatisch extrahiert und (dem ECM-System) zur Verfügung gestellt werden.

Darüberhinaus unterstützt ein digitales Vertragsmanagement bei der Vertragsanlage dabei, relevante Informationen an den Dokumenten zu pflegen. So können sie an den entsprechenden Verträgen, wie Leasing- und Mietverträge, die Relevanz für IFRS 16 kennzeichnen. Diese Markierung erleichtert zu einem späteren Zeitpunkt die Übersicht und Transparenz bei der Suche.

Verwaltung der Verträge

Nachdem die Verträge digitalisiert sind, wird ein Produkt zur Verwaltung der Verträge benötigt. Mit dem d.velop contract for Microsoft 365 setzen Sie auf eine Lösung innerhalb Microsoft 365, die Ihren SharePoint zu einem vollständigen ECM-System veredelt. Wenn Sie ein eigenständiges DMS im Einsatz haben, können wir mit dem d.velop Vertragsmanagement Ihr System um diese Fachlösung erweitern. Hinter beiden Szenarien steckt die Erfahrung von zahlreichen Installationen in den unterschiedlichsten Branchen.

Um auch die Kosten eines Vertrages zentral zu erfassen, sollte ein digitales Vertragsmanagement die Funktion eines Zahlplans inkludieren. So können Forderungen und Verbindlichkeiten aus Leasingverhältnissen jederzeit eingesehen und über tagesaktuelle Reportings weiter ausgewertet werden.

 

Wie die Integration in den Alltag gelingt

Auf Basis von SharePoint lässt sich das Vertragsmanagement perfekt in den Arbeitsalltag integrieren. So ist es zum Beispiel möglich, direkt aus Outlook heraus Verträge im ECM-System zu recherchieren, E-Mails per Drag-and-Drop-Funktion abzulegen und den Vertrag inklusive abhängiger Dokumente in der Outlook-Oberfläche anzuzeigen. Sie müssen Ihre gewohnte Umgebung nicht verlassen.

Ein Großteil der Kommunikation findet bei Unternehmen mittlerweile in Microsoft Teams statt. Auch hier integriert sich das d.velop contract for Microsoft 365 nahtlos, sodass Sie die gemeinsame Bearbeitung in Ihren bekannten Applikationen weiter fortführen können.

Ein digitales Vertragsmanagement kann Ihnen also helfen, den Überblick über Leasingverträge sowie der zugehörigen Zahlpläne zu behalten und Sie dabei unterstützen, die Bilanzierung nach IFRS 16 zu meistern.

Neugierig geworden? Dann melden Sie sich an zu unserem 45-minütigen Webinar und erleben Sie die Software live und in Farbe.