Die Digitalisierung ist längst nicht mehr nur ein Trend, sondern eine strategische Notwendigkeit. Unternehmen, die in einem dynamischen Marktumfeld bestehen wollen, kommen an der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse nicht vorbei. Einer der effektivsten Hebel auf dem Weg in die digitale Zukunft ist die Automatisierung des invoice processing – also die digitale Rechnungsverarbeitung.
Ein zusätzlicher Impuls zur digitalen Transformation entsteht durch die E-Rechnungspflicht, die am 01.01.2025 in Deutschland für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Kraft getreten ist. Unternehmen sind seit Anfang des Jahres verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß dem europäischen Standard (in Deutschland sind gängige konforme Formate z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) zu empfangen und rechtssicher zu archivieren. Diese gesetzliche Vorgabe macht eine durchgängig digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung nicht nur zu einem Wettbewerbsvorteil, sondern zu einer rechtlichen Notwendigkeit. Wer frühzeitig auf ein optimiertes, digitales Invoice Processing setzt, kann nicht nur gesetzeskonform agieren, sondern auch interne Prozesse effizienter gestalten, Fehlerquellen reduzieren und Kostenvorteile realisieren.
Was bedeutet Invoice Processing?
Bevor wir in die Details der Prozessoptimierung eintauchen, klären wir zunächst die zentrale Frage: Was ist Invoice Processing?
Definition: Invoice Processing
„Invoice Processing“ bedeutet ins Deutsche übersetzt „Rechnungsbearbeitung“ und umfasst den gesamten Verarbeitungsprozess von Rechnungen vom Eingang bis hin zur finalen Buchung und Zahlung. Die digitale Umsetzung der Eingangsrechnungsverarbeitung erfolgt durch Software-Lösungen wie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), integrierte ERP-Module und spezialisierte Workflow-Tools, die eine automatisierte Erfassung, Prüfung und Archivierung der Rechnungen ermöglichen.
Herausforderungen beim Invoice Processing ohne digitale Unterstützung
Viele Unternehmen kämpfen immer noch mit der manuellen Verarbeitung von Rechnungen – sei es digital per PDF oder auf Papier per Post. Diese manuelle Erfassung bringt zahlreiche Herausforderungen mit sich: dazu zählen das oft monotone Abtippen von relevanten Informationen, der hohe Bedarf an Aufmerksamkeit, der hohe Zeitaufwand und die erhöhte Fehleranfälligkeit durch den Menschen. Diese Punkte verdeutlichen die Schwierigkeiten, die bei der manuellen Verarbeitung von Rechnungen auftreten können.
Damit eine Rechnung digital weiterbearbeitet werden kann, müssen sogenannte Kopfdaten wie Rechnungsdatum, -nummer, -betrag etc. manuell in das ERP- oder FiBu-System abgetippt werden. Die oft monotone Arbeit erfordert dennoch eine hohe Konzentration. Ein kleiner Zahlendreher beim Eingeben der Lieferantennummer und schon wird das Geld an den falschen Lieferanten überwiesen.
Ein weiteres Beispiel: Die falsche Eingabe des Rechnungsdatums. Spätestens nach der ersten Mahnung fällt der Fehler auf. Mit dem Skonto hat es sich im Übrigen dann auch erledigt.
Solche Fehler lassen sich nur schwer gänzlich vermeiden, besonders bei Routinetätigkeiten sinkt die Aufmerksamkeitsspanne des Menschen.
Die Lösung: Invoice Processing Automation
Die Antwort auf diese Herausforderungen liegt in der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Sie hat das Ziel die Bearbeitung von Rechnungen möglichst zuverlässig, schnell und fehlerarm zu gewährleisten und dass ohne eine manuelle Dateneingabe.
Eine digitale Rechnungsverarbeitungslösung sorgt neben einer deutlichen Verkürzung der Durchlaufzeiten, Minimierung möglicher Fehler und rechtssicheren Archivierung aller Rechnungen gemäß GoBD und anderen Compliance-Vorgaben auch für eine bessere Transparenz und Kontrolle, denn jeder Bearbeitungsschritt ist digital nachvollziehbar. Anwender:innen behalten den Überblick über Freigaben, Fristen und Zahlungsstatus.
Des Weiteren lässt sich die digitale Rechnungsverarbeitung meist nahtlos an alle gängigen ERP-Systeme (z. B. SAP oder Microsoft Dynamics) und andere Fachanwendungen anbinden.
Mehr zum Thema der digitalen Rechnungsverarbeitung findest du auch bei uns im Blog oder auf unserer Website.
Was sind die zentralen Aufgaben des Invoice Processing?
Nach dem Rechnungseingang (digital oder noch auf Papier), werden die Rechnungsdaten von der Software automatisch erfasst und ausgelesen Im nächsten Schritt erfolgt eine automatische oder manuelle Prüfung der Inhalte, z. B. beim Abgleich mit Bestellungen oder Verträgen. Die Rechnung wird dann digital an die zuständigen Personen zur weiteren Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Nach erfolgter Freigabe wird die Rechnung im ERP-System gebucht und zur Zahlung angewiesen. Abschließend erfolgt die rechtssichere (unter den Vorgaben der GoBD), digitale Archivierung der Rechnung.
Wie läuft die Einführung des Invoice Processing im Unternehmen?
Erste Vorbereitungen
Die Einführung von Invoice Processing beginnt mit einer gründlichen Ist-Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse. Dabei werden aktuelle Abläufe, Schwachstellen und Optimierungspotenziale erfasst. Anschließend definieren Unternehmen ihre Anforderungen an die neue Lösung, einschließlich gesetzlicher Vorgaben wie der E-Rechnungspflicht und individueller Prozesswünsche. Parallel wird ein Projektteam gebildet, das aus Fachbereichen wie Buchhaltung, IT und Einkauf besteht, und klare Verantwortlichkeiten werden festgelegt. Ebenso wichtig ist die Formulierung konkreter Projektziele und Erfolgskriterien, um die späteren Fortschritte messbar zu machen. Weiterhin sollten frühzeitig die technischen Voraussetzungen geprüft werden, insbesondere hinsichtlich der Integration vorhandener ERP-Systeme. Eine offene Kommunikation mit den betroffenen Mitarbeiter:innen sowie deren frühzeitige Einbindung in das Projekt schaffen Akzeptanz und legen den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung.
Eigentliche Durchführung
Die Durchführung des Projektes zur Einführung des digitalen Invoice Processing beginnt mit einem klaren Projektstart, bei dem alle Beteiligten in einem Kick-off-Meeting die Anforderungen erheben. Im Anschluss wird der Soll-Prozess für die digitale Rechnungsverarbeitung entwickelt und die notwendigen Workflows definiert, wie zum Beispiel Freigabewege und Eskalationen. Danach erfolgt die Systemeinrichtung und Integration der Softwarelösung in bestehende Systeme wie ERP und Buchhaltung. In der Test- und Pilotphase wird die Lösung mit realen Rechnungen auf Herz und Nieren geprüft, bevor sie für den unternehmensweiten Roll-out vorbereitet wird. Parallel dazu werden alle Anwender:innen geschult und mit notwendigen Anleitungen unterstützt.
Monitoring
Nach dem Go-live beginnt die Phase des Monitorings, bei der das System überwacht und kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst wird. Hier steht die langfristige Pflege, Optimierung und Anpassung im Mittelpunkt, um sicherzustellen, dass das Invoice Processing auch langfristig effizient, rechtssicher und benutzerfreundlich bleibt.
Fazit: Invoice Processing als Schlüssel zur Digitalisierung
Invoice Processing ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation von Unternehmen. Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Rechnungsverarbeitung werden manuelle, fehleranfällige Prozesse effizienter gestaltet, Kosten gesenkt und die Transparenz erhöht. Die Einführung eines modernen Invoice Processing ermöglicht nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie der E-Rechnungspflicht, sondern trägt auch dazu bei, interne Arbeitsabläufe zu optimieren, Entscheidungsprozesse zu beschleunigen und die Agilität des Unternehmens zu steigern. Als integraler Bestandteil der gesamten digitalen Strategie ist Invoice Processing ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu einer nachhaltigeren und zukunftsfähigen Geschäftswelt.
Mit d.velop invoices begleiten wir Unternehmen auf diesem Weg und unterstützen, um deren Invoice Processing schnell und effizient zu optimieren. Dies sind oftmals die ersten Schritte in Richtung einer ganzheitlichen digitalen Transformation.
Mehr zum Thema digitale Rechnungsverarbeitung findest du in unserem Whitepaper.
Du wünschst dir jetzt schon direkte Einblicke in die Software? Dann buche dir jetzt einen Demotermin.
Digitale & automatisierte Rechnungsverarbeitung: So sieht das Rechnungsmanagement von morgen aus!