Optimierung des Invoice Processing bei der Zeelandia GmbH & Co. KG

Mittlerweile ist die Bedeutung der Digitalisierung in jedem Unternehmen angekommen. Will ein Unternehmen weiterhin wettbewerbsfähig bleiben, muss es auf den Digitalisierungszug in Richtung Zukunft aufspringen. Im folgenden Beitrag wird beschrieben, wie die Firma Zeelandia ein Ticket in Richtung Prozessdigitalisierung durch Optimierung des Invoice Processing erlangt hat.

Was ist Invoice Processing?

Zunächst gilt die Frage zu klären, was Invoice Processing überhaupt ist, bevor die Optimierung des Prozesses am Beispiel der Zeelandia GmbH & Co. KG dargestellt wird.

Mehr zum Thema digitale Rechnungsbearbeitung gibt es im Blog 5 Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung.

Wie optimiere ich mein Invoice Processing? Fallbeispiel: Zeelandia GmbH & Co. KG

Über die Zeelandia GmbH & Co. KG

Für viele wahrscheinlich unbekannt, stellt die Zeelandia GmbH & Co. KG für die meisten Bäckereien in Deutschland die wichtigsten Grundlagen zum Backen von Brot, Brötchen, feinen Backwaren, Gelees und Fondants her. Gegründet in den Niederlanden, gehört die Zeelandia Gruppe mittlerweile zu den Top 5 Unternehmen in der Backmittelbranche weltweit.

Herausforderungen beim Invoice Processing ohne digitale Unterstützung

Jede eingehende Rechnung, ob bereits in digitaler Form oder per Post erhalten, muss manuell erfasst und bearbeitet werden. Zeelandia erhält eine hohe Anzahl an Rechnungen mit unterschiedlichsten Layouts: Sammelrechnungen mit über 60 Seiten, mehrere Steuersätze, die Beträge überall verteilt. Bei dem Bearbeiten der Rechnungen treten daher vor allem folgende Probleme auf:

Damit eine Rechnung digital bearbeitet werden kann, müssen sogenannte Kopfdaten wie Rechnungsdatum, -nummer, -betrag etc. manuell in SAP abgetippt werden. Die oft monotone Arbeit erfordert dennoch eine hohe Konzentration. Ein kleiner Zahlendreher beim Eingeben der Lieferantennummer und schon wird das Geld an den falschen Lieferanten überwiesen. Ein weiteres Beispiel: Falsche Eingabe des Rechnungsdatums. Spätestens nach der ersten Mahnung fällt der Fehler auf. Mit dem Skonto hat es sich dann auch erledigt.

Solche Fehler lassen sich nur schwer gänzlich vermeiden, besonders bei Routine-Tätigkeiten sinkt die Aufmerksamkeitsspanne des Menschen.

Die Lösung: Invoice Processing Automation

Schnell wurde klar, Zeelandia braucht eine Invoice Processing Automation. Eine digitale Rechnungsverarbeitungslösung mit OCR System (engl. Optical Character Recognition), die den Volltext einer Rechnung ausliest, relevante Merkmale extrahiert und anschließend in SAP überträgt. Dadurch sollen Fehler beim Bearbeiten von Rechnungen minimiert und der manuelle Aufwand für den Bearbeiter reduziert werden.

Bei der Suche nach einem Anbieter für eine automatisierte Rechnungsverarbeitung fiel die Auswahl auf die d.velop AG. Sie überzeugten nicht nur durch eine freundliche und kompetente Beratung, sondern stachen auch mit der „schlichteren“ Maske und der einfachen Bedienung der Software heraus.

Mehr zum Thema Invoice Processing in SAP gibt es im Blog Rechnungsbearbeitung digital in SAP – am Beispiel der Deutsche Anlagen-Leasing GmbH & Co. KG.

Was sind die zentralen Aufgaben des Invoice Processing?

Nachdem der Volltext von der OCR ausgelesen wurde, werden die Schlüsselattribute wie Rechnungsnummer, -betrag etc. von der Software automatisch extrahiert und mit den Stammdaten des ERP-Systems abgeglichen. Anhand der Bestellnummer und der Umsatzsteuer-ID wird der entsprechende Kreditor ausgewählt. Das Geniale: Die Erkennungsquoten werden mithilfe von künstlicher Intelligenz kontinuierlich verbessert, in dem die Software stetig selbstständig aus den Eingaben der Nutzer:innen lernt. Dies trägt zusätzlich zur Optimierung bei und verringert die Fehleranfälligkeit bei zukünftigen Rechnungen.

Wie läuft die Einführung des Invoice Processing im Unternehmen?

Am Beispiel der Zeelandia GmbH & Co. KG wird im Folgenden gezeigt, wie ein optimiertes Invoice Processing im Unternehmen eingeführt wird:

Erste Vorbereitungen

Die ersten Vorbereitungen wurden getroffen: Die Farbtiefe des Scanners wurde bestimmt, die Form der Bestellnummer zur Ermittlung des Kreditors wurde eingespielt, die auszulesenden Attribute wurden bestimmt und viele weitere Parameter, um es der OCR und der anschließenden Extraktion der Attribute so einfach wie möglich zu machen.

Postfach einrichten

Zusätzlich wurde das „invoice“ E-Mail-Postfach, in dem der Großteil der Rechnungen eingeht, mit der Software verbunden. Rechnungen aus diesem Postfach gelangen automatisch in das Tool zum Validieren der Rechnungen. Vereinzelte Rechnungen aus anderen Postfächern können dann einfach in dieses Postfach verschoben werden und landen ebenfalls im Validierungstool. Auch die per Post erhaltenen Rechnungen werden nach dem Einscannen direkt in die Software übergeben.

Korrekturen

In dem Validierungstool sind die Rechnung und die Maske zur Erfassung der Daten nebeneinander abgebildet. Anwender:innen haben nun die Möglichkeit, nochmals die extrahierten Attribute mit der Rechnung zu vergleichen. Stimmt alles, wird die Rechnung validiert und gelangt anschließend automatisch in den Rechnungseingangsworkflow von SAP. Falsch ausgelesene Attribute können schnell und unkompliziert in der Maske nachbearbeitet werden. Daher war für Zeelandia eine übersichtliche Oberfläche besonders wichtig.

Rechnungsarten

Durch eine vorhandene bzw. fehlende Bestellnummer wird sofort erkannt, ob es sich um eine Rechnung über bestandsgeführte Ware oder eine Gemeinkostenrechnung handelt. Die unterschiedlichen Rechnungsarten erscheinen in SAP bereits sortiert und können entsprechend gebucht werden. Rechnungen über bestandsgeführte Ware können jetzt über zwei Klicks direkt gebucht werden. Bei Gemeinkostenrechnungen muss nur noch das Sachkonto eingetragen werden, dann kann sie zur sachlichen Prüfung geschickt werden. Nach erfolgreicher Prüfung kann auch hier über zwei Klicks gebucht werden.

Fazit: Hat sich die Optimierung des Invoice Processing gelohnt?

Das lästige Abtippen von Rechnungsnummern, das Heraussuchen des entsprechenden Kreditors, das Zusammensammeln der Beträge – all das gehört durch die Optimierung des Invoice Processing der Vergangenheit an. Schon am ersten Tag nach der Einführung zeigt ein Blick in die Runde, ob es sich gelohnt hat: Jede:r hat ein zufriedenes Grinsen im Gesicht, Sätze wie „Das ist ja genial!“ hört man immer wieder.

Auch die Einweisung in das Tool zur Validierung der Rechnungen nahm nur wenig Zeit in Anspruch. Durch die übersichtliche Gestaltung der Benutzeroberfläche fand sich jeder schnell zurecht.

Der Zeitgewinn ist enorm. Klar, jede Rechnung wird noch einmal gegengecheckt, ob alles richtig ausgelesen wurde. Keine OCR der Welt schafft ein 100 % korrektes Auslesen. Dieser Aufwand steht jedoch in keinem Verhältnis zum Abtippen.

d.velop invoices – Die Software-Lösung für das optimale Invoice Processing

Das dargestellte Fallbeispiel zeigt: Die Digitalisierung und Optimierung des Invoice Processing lohnt sich! Software-Lösungen wie d.velop invoices unterstützen Unternehmen bei der Einführung eines automatisierten Rechnungsprozesses und sichern Unternehmen das Ticket in Richtung digitale Zukunft.
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