Stell dir einmal vor: der erste Arbeitstag, und nichts funktioniert so richtig. Der Laptop fehlt, die Zugangsdaten sind nicht da und irgendwie hat auch niemand so wirklich Zeit. Genau hier entscheidet sich oft schon, ob jemand bleibt oder innerlich (oder ganz real) wieder kündigt.
Klingt überspitzt? Ist es leider nicht. Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess ist einer der unterschätztesten Prozesse im Unternehmen und gleichzeitig einer mit dem größten Hebel für Bindung, Produktivität und ein gutes erstes Gefühl.1 In diesem Artikel schauen wir uns an, warum Onboarding so häufig scheitert, was wirklich dahintersteckt und an welchen Stellen Künstliche Intelligenz (KI) den Prozess spürbar entlastet. Ehrlich und mit konkreten Beispielen aus unserem eigenen Onboarding bei d.velop.
Die Beispiele in diesem Artikel stammen aus dem Webinar „Warum Mitarbeiter-Onboarding oft scheitert – und wie KI helfen kann“ aus der d.velop AI Week. Die Webinar-Aufzeichnung kannst du dir hier ansehen.
Was ist ein Mitarbeiter-Onboarding-Prozess eigentlich?
Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess umfasst alle Schritte, die nötig sind, um eine neue Kollegin oder einen neuen Kollegen in ein Unternehmen zu integrieren, von der Zusage über die Vertragsunterschrift und die Bereitstellung von Arbeitsmitteln bis zur fachlichen Einarbeitung in den ersten Wochen.
Das Spannende: Erfahrung mit Onboarding bringt eigentlich jede:r mit, denn wir alle haben irgendwo schon einmal angefangen. Und trotzdem fühlt es sich in der Praxis selten rund an. Woran liegt das?
Warum das Onboarding so oft scheitert
Wenn man Studien und Erfahrungswerte zusammenzieht, entsteht ein erstaunlich klares Bild.
Aus Sicht der neuen Mitarbeitenden ist Transparenz im Onboarding für rund die Hälfte der Bewerbenden ein wichtiges Kriterium. Sie achten beim Jobwechsel bewusst darauf. Doch die Realität sieht oft anders aus. 28 % der Mitarbeitenden sagen, dass die Führungskraft sich zu wenig Zeit nimmt, weitere 47 % stimmen dem zumindest teilweise zu.2 45 % erhalten kein proaktives Feedback von ihrer Führungskraft. Und besonders bitter: 42 % sagen, man hätte sie im Unternehmen halten können. Die Kündigung wäre also vermeidbar gewesen.3
Aus Sicht der Unternehmen sieht es nicht besser aus. 57 % der Führungskräfte nennen „fehlende Zeit“ als Hauptgrund, warum sie sich nicht ausreichend um das Onboarding kümmern.4 Nur 25 % der Unternehmen haben überhaupt einen zentral organisierten Onboarding-Prozess.5 In den übrigen rund drei Vierteln liegt die Einarbeitung dezentral, meist bei der einzelnen Führungskraft oder beim Team, und damit oft ohne einheitliche Struktur. Hinzu kommt, dass 55 % keine Tools zur Erfolgsmessung haben und 36 % schlicht die digitale Unterstützung fehlt.6
Und genau hier liegt der Denkfehler, den wir gern machen. Wir schieben den Fehler auf die Führungskräfte, die das Onboarding quasi jedes Mal neu erfinden müssen. Doch das eigentliche Problem ist selten fehlende Motivation, es ist fehlende Kapazität im System. Einerseits steht die Erwartung, dass neue Mitarbeitende sofort produktiv sind. Andererseits benötigt gutes Onboarding genau das Gegenteil: Zeit für Orientierung, Austausch und Beziehung. Daraus entsteht ein struktureller Zielkonflikt, und mittendrin steckt die Führungskraft, die liefern und begleiten soll.
Das größte Problem ist nicht der fehlende Wille, sondern ganz banal die Zeit. Onboarding passiert immer nebenher. […] Weil klare Strukturen fehlen, wird alles individuell und damit aufwendiger. Weil vieles nicht sauber geregelt ist, bleibt unklar, wer eigentlich verantwortlich ist.
Katharina Marx
Product Marketing Managerin
d.velop AG
Ein Dominoeffekt entsteht. Onboarding scheitert also selten an einzelnen Fehlern, sondern an einem System, das zu viel Reibung erzeugt. Und genau diese Reibung ist der Punkt, an dem es anzusetzen gilt.
Was KI kann und was sie nicht kann
Eine wichtige Einordnung vorab. KI löst keine organisatorischen Probleme. Unklare Verantwortlichkeiten, chaotische Abläufe oder eine Führungskraft, die strukturell keine Zeit hat, repariert keine Technologie. Was KI aber kann: Sie gibt Zeit zurück. Wenn Zeit und Struktur das eigentliche Problem sind, dann bringt es nichts, mit noch mehr Druck zu antworten. Die logische Antwort heißt Entlastung, und genau hier kommt KI ins Spiel. Als Werkzeug, das wiederkehrende Aufgaben übernimmt, Struktur schafft und den Menschen trotzdem in den Mittelpunkt stellt.
Das heißt konkret, dass die KI vorbereitet, zusammenfasst, prüft und vorschlägt. Die Entscheidung trifft am Ende immer ein Mensch. Mit dieser Erwartung im Kopf wird aus KI im Mitarbeiter-Onboarding-Prozess kein Selbstzweck, sondern ein echter Hebel.
d.velop AI: KI, die in deine Prozesse eingebaut ist
Damit das funktioniert, reicht ein allgemeiner Chatbot nicht aus. Eine KI, die das halbe Internet kennt, aber weder interne Abläufe noch Dokumente versteht, hilft im Personalalltag wenig. Genau hier setzt der Trend zur Vertical AI an, den d.velop-CTO Nico Bäumer in seinem Ausblick auf die IT-Trends 2026 beschreibt: KI, die tief in der jeweiligen Fachdomäne zu Hause ist, statt als generischer Alleskönner aufzutreten. Hinzu kommt der Faktor Data Gravity. Wer seine Informationen sauber im Dokumentenmanagement verwaltet, schafft erst das Fundament, auf dem solche KI überhaupt zuverlässig arbeiten kann.
Auf dem d.velop SUMMIT 2026 hat d.velop dafür d.velop AI vorgestellt. Künstliche Intelligenz, die direkt in der d.velop content platform steckt und unstrukturierte Inhalte in nutzbares Wissen verwandelt.
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Für das Onboarding sind dabei vor allem vier Punkte relevant:
- Routinen statt Selbstzweck: Die KI übernimmt wiederkehrende Aufgaben genau dort, wo täglich Zeit verloren geht, und bezieht Menschen dann ein, wenn sie freigeben oder eingreifen sollen. Solche Abläufe automatisiert die KI-gestützte Prozesssteuerung.
- Eigene Inhalte als Grundlage: d.velop AI arbeitet ausschließlich mit deinen eigenen Quellen und mit Berechtigungsstrukturen, die in jedem KI-Prozess greifen, inklusive Schutz vor Halluzinationen. Das ist die Basis dafür, Wissen gezielt abzurufen, statt sich auf allgemeines Modellwissen zu verlassen.
- Europäisch und unabhängig: Alle KI-gestützten Prozesse laufen nach europäischen Standards und sind auf die Anforderungen des EU AI Act ausgelegt. Wie sich KI sicher einsetzen lässt, ist gerade für sensible Personaldaten im Onboarding ein entscheidender Punkt.
- Nachvollziehbar bis ins Detail: Über das d.velop agent center bleiben menschliche und agentische Arbeit an einer Stelle gebündelt. Jede Entscheidung ist transparent dokumentiert und lässt sich im Nachhinein prüfen. Wichtig, sobald Datenschutz und Compliance eine Rolle spielen.
Der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess mit KI – Schritt für Schritt entlastet
Schauen wir uns das an einem konkreten Beispiel an. Eine neue Kollegin startet als Produktmanagerin. Wir gehen ihren Weg ins Unternehmen einmal Schritt für Schritt durch und markieren jeweils, wo KI entlastet.
1) Den Prozess definieren und modellieren
Bevor irgendetwas automatisiert wird, braucht es einen sauber definierten Standardprozess. Im d.velop process studio kann dieser per Drag-and-Drop mit BPMN 2.0-Elementen modelliert werden, inklusive Zuständigkeiten und Aufgaben.
Der entscheidende Punkt sind die Medienbrüche. Nichts schreit lauter nach Automatisierung als das manuelle Kopieren von Daten aus System A in System B. Statt jeden Baustein selbst zu entwickeln, kann das Ziel einfach in eigenen Worten beschrieben werden und ein KI-Assistent liefert den passenden Vorschlag für Skript, Ein- und Ausgabeparameter oder ein neues Formular. Die KI kennt dabei sogar die Historie der bisherigen Entwicklungen.
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2) Daten erfassen und Verträge erstellen
Die neue Kollegin bekommt eine E-Mail mit einem Link zu einem Formular und reicht dort die klassischen Onboarding-Unterlagen wie Sozialversicherungsnachweis, Ausweis und Bankdaten ein. Diese Formulare sind individuell anpassbar und fragen genau das ab, was wirklich gebraucht wird.
Über die Integration mit d.velop documents landen alle Daten sofort in der digitalen Mitarbeitendenakte. Und die KI prüft die eingereichten Unterlagen automatisiert. Sind sie vollständig? Konsistent? Oder fehlt etwas? Die Steuer-ID und andere Informationen lassen sich direkt auslesen und für die weitere Verarbeitung nutzen.
3) Den Arbeitsvertrag rechtssicher signieren
Aus den erfassten Daten wird per Vorlagenmanagement der Arbeitsvertrag erzeugt und direkt aus der Plattform heraus zur Unterschrift gebracht. Mit d.velop sign wird auch extern, also bei der neuen Kollegin, rechtssicher unterzeichnet. Dabei kann festgelegt werden, wer wo unterschreibt. Gewählt wird die qualifizierte elektronische Signatur (QES), anschließend wird der Vorgang gestartet. Über eine Multifaktor-Authentifizierung beim Vertrauensdienstanbieter (z. B. per TAN) wird die Signatur aufgebracht. Der fertige Vertrag liegt anschließend automatisch in der Mitarbeitendenakte.
Übrigens: Das digitale Unterschreiben des Arbeitsvertrags kann die Time-to-Hire deutlich senken, ein echter Vorteil im Recruiting. Im Webinar erzählt Sascha Schreiber, Senior PreSales Manager bei der d.velop AG, dass genau diese unkomplizierte Signatur sein eigener positiver Onboarding-Moment bei d.velop war: „Schön, schnell und unkompliziert“.
4) Den ersten Tag vorbereiten
Ist der Vertrag unterschrieben, geht es an die Vorbereitung des ersten Arbeitstags. Hier entscheidet sich der erste Eindruck. Ein nur halb eingerichteter Laptop sorgt selten für einen gelungenen Start.
Dafür wird die IT informiert, um Hardware bereitzustellen, Accounts einzurichten und Zugriffsrechte zu vergeben. Diese Schritte lassen sich als Aufgabe in d.velop documents abbilden, mit direktem Verweis auf das bereits ausgefüllte Formular, sodass Rückfragen entfallen. Arbeitet die IT lieber im eigenen Ticketsystem, lässt sich dessen API anbinden. Diese Integrationsarbeit, für die früher erfahrene Entwickler:innen nötig waren, wird durch KI-gestützte Entwicklung zunehmend zugänglicher. Dabei kann man iterativ vorgehen und zunächst die Systeme anbinden, die ohnehin im Einsatz sind.
5) Onboardingplan und Wissen bereitstellen
Onboardingpläne sind oft halb standardisiert, halb individuell und stecken voller Copy-and-paste-Fehler und veralteter Inhalte. Mithilfe von KI lässt sich auf Basis eines zentralen Dokuments automatisch ein individueller Onboardingplan für Rolle und Team erstellen. Die Führungskraft prüft anschließend nur noch und ergänzt, was etwa mündlich besprochen wurde. Kein Entwickler-Know-how, keine aufwendige Anforderungsanalyse und keine Schulung für neue Software sind nötig.
Ab dem ersten Tag unterstützt zudem der d.velop pilot beim Wissen abrufen. Über die Integration in Microsoft Teams lassen sich Dokumente und Meeting-Protokolle in natürlicher Sprache befragen, wie „Worüber hat das Team in den letzten Wochen gesprochen?“ oder „Gab es schon eine Diskussion zu Thema X?“. So gibt es als Antwort eine komprimierte Zusammenfassung mit Verweis auf die Originalstellen, ganz ohne langes Durchklicken durch alte Protokolle.
Klein anfangen statt alles auf einmal
Das klingt zunächst nach viel, ist es aber nicht. Die genannten Punkte sind bewusst einzelne, kleine Bausteine, die sich nicht alle auf einmal umsetzen lassen müssen. Fang mit der Stelle an, die den größten Mehrwert bringt, beispielsweise der digitalen Signatur oder dem KI-generierten Onboardingplan. Von dort aus lässt sich der Prozess Schritt für Schritt erweitern. Wichtig ist nur der Anfang, auch wenn heute noch nicht alles davon möglich ist.
Fazit: Technologie, die wirkt, damit Menschen wirken können
Onboarding scheitert selten am Wollen und fast immer an Zeit, Struktur und Reibung. KI repariert nicht die Organisation, aber sie nimmt genau die wiederkehrende Arbeit ab, die Führungskräften und HR sonst die Zeit für die persönliche Begleitung nimmt. Sie schafft Struktur, gibt Zeit zurück und sorgt dafür, dass der erste Eindruck stimmt.
Und das Wichtigste bleibt dabei immer gleich:
Der Mensch bleibt die letzte Entscheidungsinstanz, die prüft und verantwortet. Die KI ist sein persönlicher Unterstützer. Bleibt das im Hinterkopf, kann aus einem holprigen Start ein Onboarding werden, das Vertrauen schafft. Und genau das ist heute ein echter Wettbewerbsvorteil.
- Mosquera, P., Soares, M.E. Onboarding: a key to employee retention and workplace well-being. Rev Manag Sci 19, 3687–3711 (2025). ↩︎
- KÖNIGSTEINER Gruppe, Arbeitsmarktstudie „Onboarding“ ↩︎
- Appical: 35 Employee-Onboarding-Statistiken ↩︎
- Appical: 35 Employee-Onboarding-Statistiken ↩︎
- Haufe Onboarding-Studie 2023 ↩︎
- Kronos Incorporated & Human Capital Institute (HCI) (2018): The Business Value of a Modern Onboarding Process. ↩︎