Repository für die Dokumentenverwaltung: Definition, Funktionen und Vorteile

Stetig zunehmende Datenmengen stellen Unternehmen im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung vor neue Herausforderungen. Insbesondere die effiziente Speicherung und Ablage größerer Dokumentenmengen stellt vor allem für KMUs ein zentrales Problem dar. Gleiches gilt für die ordnungsgemäße Aufbewahrung und Verwaltung eben dieser Dokumente – Stichwort: Repository.

Was genau hinter dem Begriff Repository steckt und weshalb Du heutzutage nicht mehr auf ein Repository für Dein Dokumentenmanagement verzichten kannst, erfährst Du in diesem Blogartikel.

Was bedeutet Repository?

Der Begriff „Repository“ stammt ursprünglich aus dem Lateinischen und bezeichnet ein „Repositorium“. Grundsätzlich wird somit einen Speicherort für Dateien oder Dokumente bezeichnet. Alternative Bezeichnungen sind „Repository-System“, „Data-Repository“ und „Projektarchiv“.

Funktionen eines Repositorys

Die Funktionen eines Repositorys bestehen grundsätzlich in der Speicherung, Versionskontrolle und Unterstützung beim Abrufen der Dateien. Es fungiert somit als eine Art digitales Archiv oder Verzeichnis, das den jeweiligen Nutzern erlaubt, auf die gespeicherten Dokumente zuzugreifen, sie zu verändern und Inhalte bereitzustellen. Vor allem in Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), Contentmanagement-Systemen (CMS) oder in Versionsverwaltungssystemen (VCS) werden Repositorys eingesetzt und dienen dort als zentrale Drehscheibe für sämtliche Dokumente im Unternehmen.

Was ist der Unterschied zwischen Repository und Datenbank?

Repository bezeichnet eine bestimmte Art der Datenbank. Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Datenbank werden Bestandteile, die dem Repository entnommen werden, in einen gesperrten und nicht bearbeitbaren Zustand für Dritte gesetzt. Erst nach Wiedereinchecken sind die Dateien wieder (evtl. als neue Version) verfügbar.

Arten von Repositorys

Ein Repository kann verschiedene Ausprägungen besitzen. Insbesondere die folgenden vier Formen von Repositorys kommen in Unternehmen zum Einsatz:

Repository zur Versionsverwaltung

Ein Repository zur Versionsverwaltung erkennt Veränderungen an Dateien und speichert diese intelligent ab. Dabei bezeichnet man die verschiedenen Ordner – beispielsweise eines Projekts – als Repository. Entwicklern bietet sich ganz im Sinne des Versionsmanagements die Möglichkeit, sich den Code anzusehen, Fehler zu entdecken und eine passende Lösung zu finden.

Metadaten-Repository

Metadaten sind als übergeordnete Daten zu verstehen, die Informationen über bestimmte Merkmale enthalten. Ein Metadaten-Repository ist vergleichbar mit einer Datenbanktabelle. Dabei handelt es sich um die Verwaltung von Metadaten. Die Automatisierung spielt dort eine große Rolle, denn hochintegrative Systeme benötigen Repositorys, in denen Daten über das System selbst und weitere Daten zur Umgebung enthalten sind. Durch Metadaten-Repositorys kann nach dem Ansatz „definieren statt programmieren“ schnell auf Veränderungen ohne Quellcode Änderungen reagiert werden. Ein typisches Beispiel für Metadaten sind die eines Buches. Dazu zählt unter anderem der Name des Autors, der Verlag oder die IBAN.

Dokumenten-Repository

Auch Dokumentenserver werden als Repository bezeichnet und lassen sich mit einer digitalen Bibliothek, in der elektronische Dokumente veröffentlicht und archiviert werden, vergleichen. Ein Dokumenten-Repository bezeichnet somit den zentralen Ablageort für digitale Dokumente und ermöglicht in Kombination mit einem DMS eine revisionssichere Archivierung. Dies führt dazu, dass die Dokumente auch zu einem späteren Zeitpunkt gezielt auffindbar und ordnungsgemäß aufbewahrt sind.

DMS-Repository: Mit einem DMS zur optimalen Dokumentenverwaltung

Insbesondere das Dokumenten-Repository spielt für die Digitalisierungsstrategie für Unternehmen – insbesondere für KMUs – eine entscheidende Rolle. Es hebt die Flexibilität und Transparenz einer Organisation in Sachen Dokumentenverwaltung auf ein völlig neues Level. Der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems dient dabei als optimales Repository, da es mit zahlreichen Funktionen wie Versionierung, schnelle Suche und intelligente Ablage in digitale Akten als zentrale Drehscheibe für Dokumente im Unternehmen dient.

Welche Vorteile bietet ein DMS als Dokumenten-Repository?

Mit der richtigen Software im Einsatz profitieren Organisationen von zahlreichen Vorteilen, die grundsätzlich auf eine Produktivitäts- und Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag sowie auf Kostensenkungen abzielen. Zu den wichtigsten Vorteilen eines Dokumenten-Repository in Form eines Dokumentenmanagement-Systems zählen:

• Minimale Suchzeit durch intelligente Dokumentenablage
• Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie GoBD
• Automatisierte und beschleunigte Workflows
• Homeoffice und Remote Work dank Anbindung an Cloud Storage
• Medienbruchfreies Arbeiten durch Schnittstellen zu weiteren Lösungen (z.B. Digitale Unterschrift)

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