Seit langer Zeit schon möchten Unternehmen weg vom Papier hin zu digitalen Verwaltungssystemen. Diese Entwicklung bringt wachsende Datenmengen mit sich – und die stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Dabei bereiten die effiziente Speicherung und Ablage größerer Dokumentenmengen vorwiegend KMUs größere Probleme. Gleiches gilt für die Aufbewahrung und Verwaltung dieser Dokumente. Ein Repository, also eine zentrale digitale Bibliothek als Verzeichnis für Dokumente, schafft hier Abhilfe.
Was genau hinter dem Begriff „Repository“ steckt und warum Du heutzutage nicht mehr auf ein Repository für Dein Dokumentenmanagement verzichten kannst, erfährst Du in diesem Blogartikel.
Was bedeutet Repository?
Der Begriff „Repository“ stammt aus dem Lateinischen und bezeichnet ein „Repositorium“. Grundsätzlich ist dies die Bezeichnung für einen Speicherort für Dateien oder Dokumente. Alternative Bezeichnungen für diese Form von Dokumentenserver sind „Repository-System“, „Data-Repository“ und „Projektarchiv“.
Definition Repository
Ein Repository ist eine spezifische Datenbank, in der digitale Daten, Dokumente, Objekte und Software-Programme mit ihren Metadaten zentral abgelegt und verwaltet werden können. Es sollte von Unternehmen in ihrer Digitalisierungsstrategie bereits mitgedacht werden. Je nach Art des Repositorys, etwa als Dokumentenarchiv, können Nutzer:innen mit Zugriff die unterschiedlichen Dateien im Speicher abrufen, verändern und speichern wie auch wiederherstellen und weiterverwenden.
Was ist der Unterschied zwischen Repository und Datenbank?
Der Begriff „Repository“ bezeichnet eine bestimmte Art von Datenbank. Im Gegensatz zu einer gewöhnlichen Datenbank werden Bestandteile, die dem Repository entnommen werden, in einen gesperrten und nicht bearbeitbaren Zustand für Dritte gesetzt. Erst nach Wiedereinchecken sind die Dateien wieder (evtl. als neue Version) verfügbar.
Funktionen wie Versionskontrolle speziell fürs Dokumentenmanagement
Ein weiterer Unterschied liegt darin, dass Repositorys oft in einer spezifischen Struktur organisiert sind, die es Benutzer:innen ermöglicht, Änderungen nachzuverfolgen und verschiedene Versionen eines Dokuments zu verwalten. Zudem bieten Repositorys häufig zusätzliche Funktionen wie Versionskontrolle und Zugriffsverwaltung, die speziell auf die Anforderungen des Dokumentenmanagements zugeschnitten sind.
Arten und Funktionen von Repositorys
Ein Repository kann verschiedene Ausprägungen besitzen. Insbesondere die folgenden vier Formen von Repositorys kommen in Unternehmen zum Einsatz:
1. Repository zur Versionsverwaltung
Ein Repository zur Versionsverwaltung erkennt Veränderungen an Dateien im Dokumentenarchiv nach dem Zugriff und speichert diese intelligent ab. Dabei bezeichnet man die verschiedenen Ordner – beispielsweise die eines Projekts – als Repository (hier: Projektarchiv). Entwicklern bietet sich ganz im Sinne der Versionsverwaltung die Möglichkeit, sich den Code anzusehen, Fehler zu entdecken und eine passende Lösung zu finden.
Alles Wichtige zum Thema Versionsverwaltung erfährst Du im Blogartikel „Versionsverwaltung: Wie sie funktioniert und warum nicht nur IT´ler profitieren!“
2. Metadaten-Repository
Metadaten sind als übergeordnete Daten zu verstehen, die Informationen über bestimmte Merkmale enthalten. Ein Metadaten-Repository ist vergleichbar mit einer Datenbanktabelle. Dabei handelt es sich um die Verwaltung von Metadaten. Die Automatisierung spielt dabei eine große Rolle, denn hochintegrative Systeme benötigen Repositorys, in denen Daten über das System selbst und weitere Daten zur Umgebung enthalten sind. Durch eine Metadaten-Repository kann nach dem Ansatz „definieren statt programmieren“ schnell auf Veränderungen ohne Quellcode-Änderungen reagiert werden. Ein typisches Beispiel für Metadaten sind die eines Buches. Dazu zählen unter anderem der Name des Autors, der Verlag oder die IBAN.
Mehr zum Thema Metadaten-Repository erfährst Du im Blogartikel „SharePoint Metadaten – Wozu sie dienen und was bei der Strukturierung wichtig ist„
3. Dokumenten-Repository
Auch Dokumentenserver werden als Repository bezeichnet. Sie sind eine Art digitale Bibliothek, in der elektronische Dokumente veröffentlicht und archiviert werden. Ein Dokumenten-Repository bezeichnet somit den zentralen Ablageort für digitale Dokumente und ermöglicht in Kombination mit einem DMS eine revisionssichere Archivierung. Dies führt dazu, dass sich die Dokumente auch zu einem späteren Zeitpunkt durchsuchen lassen und diese gezielt auffindbar und ordnungsgemäß aufbewahrt sind.
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4. DMS-Repository: Mit dem DMS Dokumente optimal verwalten
Insbesondere das Dokumenten-Repository spielt für die Digitalisierungsstrategie in Unternehmen – insbesondere bei KMUs – eine entscheidende Rolle. Es hebt die Flexibilität und Transparenz einer Organisation im Hinblick auf Dokumentenablage und -verwaltung im Dokumentenarchiv auf ein vollkommen neues Level. Der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems dient dabei als optimales Dokumenten-Repository, da es mit zahlreichen Funktionen wie Versionierung, schneller Suche und intelligenter Ablage in digitalen Akten als zentrale Drehscheibe für Dokumente im Unternehmen dient.
Funktionen eines Repositorys
Die Funktionen eines Repositorys bestehen grundsätzlich in der Speicherung, Versionskontrolle und Unterstützung beim Zugriff auf die Dateien. Es fungiert somit als eine Art digitales Archiv oder digitale Bibliothek, die den jeweiligen Nutzern erlaubt, die gespeicherten Dokumente zu durchsuchen, auf sie zuzugreifen, sie zu verändern und Inhalte bereitzustellen, also zu teilen. Vor allem in Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), Contentmanagement-Systemen (CMS) oder in Versionsverwaltungssystemen (VCS) werden Repositorys eingesetzt und dienen dort als zentrale Drehscheibe für sämtliche Dokumente im Unternehmen.
Welche Vorteile bietet ein DMS als Dokumenten-Repository?
Mit der richtigen Software im Einsatz profitieren Organisationen von zahlreichen Vorteilen, die grundsätzlich auf eine Produktivitäts- und Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag sowie auf Kostensenkungen abzielen. Zu den wichtigsten Vorteilen eines Dokumenten-Repository in Form eines Dokumentenmanagement-Systems zählen:
- Minimale Suchzeit durch intelligente Dokumentenablage
- Erfüllung von Compliance-Anforderungen wie GoBD
- Automatisierte und beschleunigte Workflows
- Homeoffice und Remote Work dank Anbindung an Cloud Storage
- Medienbruchfreies Arbeiten durch Schnittstellen zu weiteren Lösungen (z.B. Digitale Unterschrift)
Warum ist ein Repository wichtig?
Ein Repository für Dokumente ist wichtig, da es eine zentrale Plattform bietet, um Dokumente sicher zu speichern, zu verwalten und zu teilen. Es ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit im Team, weil alle Beteiligten auf die neuesten Versionen von Dokumenten zugreifen können, ohne dass es zu Datenverlust oder Versionskonflikten kommt. Darüber hinaus trägt ein Repository dazu bei, die Compliance-Anforderungen zu erfüllen, indem es eine revisionssichere Archivierung und die Möglichkeit bietet, Änderungen nachzuverfolgen.
Welche Rolle spielt das Repository in der Versionskontrolle?
Das Repository spielt eine zentrale Rolle in der Versionskontrolle, indem es als zentraler Speicherort für alle Dateiversionen fungiert und Änderungen überwacht. Es ermöglicht Benutzern, frühere Versionen von Dateien wiederherzustellen, Änderungen nachzuverfolgen und Konflikte zu lösen, wodurch die Zusammenarbeit im Team erleichtert wird.
Wie funktioniert die Einrichtung eines Repositorys?
Dies ist ein kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Du ein Repository einrichtest:
- Wähle ein Versionskontrollsystem: Entscheide Dich für ein Programm, mit dem Du Änderungen an Deinen Dateien verfolgen und verwalten kannst. Dazu zählen etwa Git, Subversion (SVN), Mercurial, Perforce (PA) und Microsoft Team Foundation Version Control (TFVC).
- Erstelle ein neues Repository: Lege einen neuen Ordner an, der als Speicherort für Deine Dateien dient.
- Füge Deine Dateien hinzu: Kopiere oder erstelle die Dateien, die Du in Deinem Projekt verwenden möchtest, in den Repository-Ordner.
- Starte das Tracking: Sage dem Versionskontrollsystem, dass es diese Dateien verfolgen soll. Auf diese Weise kann das System sehen, wenn sich etwas ändert.
- Mache Deine ersten Änderungen: Bearbeite Deine Dateien wie gewohnt. Das Versionskontrollsystem wird die Änderungen aufzeichnen.
- Speichere Deine Änderungen: Wenn Du mit Deinen Änderungen zufrieden bist, speichere sie. Damit wird ein Momentaufnahme Deiner Dateien gemacht, die Du später wiederherstellen kannst.
Du hast nun ein Repository eingerichtet und kannst sicher Änderungen an Deinen Dateien vornehmen, ohne Angst haben zu müssen, etwas zu verlieren.
Wie werden Sicherheit und Datenschutz im Repository gewährleistet?
Die Sicherheit und der Datenschutz im Repository werden durch Zugriffskontrollen und Berechtigungen gesteuert, die sicherstellen, dass nur autorisierte Benutzer auf bestimmte Dateien und Funktionen zugreifen können. Verschlüsselungstechnologien dienen dazu, sensible Daten während der Übertragung und Speicherung zu schützen. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, Audits und Aktualisierungen helfen, Sicherheitslücken zu identifizieren und zu beheben, damit die Integrität des Repositorys gewährleistet ist.
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Häufige Fragen und Antworten zum Thema Repository
Ein Repository ist ein zentraler Speicherort, der es ermöglicht, Dokumente und Dateien sicher zu speichern, zu ordnen und zu katalogisieren, während es gleichzeitig Funktionen wie Versionskontrolle und Zugriffsverwaltung bietet. Es fungiert als digitales Archiv, Dokumentenverwaltungssystem oder Dokumentenarchiv und dient als Projektarchiv zur Versionierung von Dokumenten sowie zur Speicherung und Sicherung von Dateien, die später geordnet, durchsucht und geteilt werden können.
Ein Datenrepository ist ein zentraler Speicherort für digitale Dokumente und Dateien, der Funktionen wie Dokumentenverwaltungssystem, Dokumentenarchiv, Versionierung von Dokumenten und digitale Bibliothek bietet. Es ermöglicht Benutzern den einfachen Zugriff, das Teilen, das Sichern und das Durchsuchen von Dokumenten in einer sicheren und organisierten Umgebung.
Es gibt verschiedene Arten von Repositorys, darunter einen zur Versionsverwaltung (Versionskontrolle), den Metadaten-Repository und den Dokumenten-Repository. Jedes dient dazu, bestimmte Arten von Daten oder Dokumenten zentral zu speichern, zu verwalten und darauf zuzugreifen.