Kennst du das ständige lange Suchen nach Informationen in den Mengen an unsortierten Dokumenten und Daten? In der digitalen Welt ist die effiziente Verwaltung von Informationen entscheidend für den Unternehmenserfolg, da die Datenmengen wachsen. Daher stehen Unternehmen vor einer Herausforderung. Sie müssen Inhalte speichern und sinnvoll in Geschäftsprozesse integrieren. Hier kommt SAP-Dokumentenverwaltung ins Spiel: ECM-Funktionalitäten unterstützen Unternehmen dabei, Inhalte effizient zu organisieren, zu verwalten und zu nutzen. Doch was genau ist SAP-Dokumentenverwaltung? Wie profitieren Unternehmen davon? Welche Lösungen gibt es?

Die wichtigsten Funktionen einer guten Lösung für optimale Dokumentenverwaltung in SAP

1. Der Weg zum papierlosen Büro
   Ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) verändert, wie Unternehmen Informationen erfassen, speichern und nutzen. Von der automatischen Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung sorgt ein DMS für Ordnung, Transparenz und Effizienz. Damit wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern auch wertvolle Zeit gespart.
2. Schluss mit Datensilos
   Digitale Dokumentenverwaltung in SAP fördert die teamübergreifende Zusammenarbeit und schafft eine zentrale Informationsbasis. So arbeiten alle Mitarbeiter:innen mit denselben Daten, in Echtzeit und ohne Medienbrüche. Kernfunktionen für bessere Collaboration sind:
   • Gleichzeitige Bearbeitung
   • Gleiche Informationsstände
   • Direkte Kommunikationswege
   • Wissensaustausch 
3. Records Management – Wissen langfristig sichern
   Professionelles Records Management sorgt dafür, dass alle geschäftsrelevanten Informationen nachvollziehbar und sicher archiviert werden. Änderungen an Dokumenten werden automatisch protokolliert, ergänzende Informationen wie E-Mails oder Gesprächsnotizen zentral gebündelt.
4. Workflow-Management – Prozesse intelligent automatisieren
   Effiziente Workflows sind mehr als wichtig in modernen Geschäftsprozessen. Die Auswahl der richtigen Software hängt direkt von den Workflows ab – und mit intelligentem Workflowmanagement lassen sich Automatisierungen schaffen, die Qualität und Produktivität steigern.

Wie kann ich meine Dokumentenverwaltung in SAP optimieren? d.velop bietet die Lösung!

Die Integration von SAP ECM-Funktionalitäten in bestehende Systeme verbessert nicht nur die Dokumentenverwaltung, sondern auch die gesamte Effizienz der Unternehmensprozesse. Durch nahtlose Anbindung an bereits genutzte Softwarelösungen wird der Austausch von Informationen erleichtert, sodass alle Mitarbeiter:innen schnell auf relevante Daten zugreifen können. Da die bereits bekannte SAP-Benutzeroberfläche bestehen bleibt, bietet eine nahtlose Implementierung die optimale Möglichkeit, um die Unternehmenseffizienz zu steigern.

Unabhängig davon, in welcher Branche du tätig bist und egal, welches SAP-Modul du einsetzt: Die Integration von d.velop Produkten in SAP unterstützt dich bei der Digitalisierung deiner Geschäftsprozesse. Egal ob Rechnungsverarbeitung, Dokumentenmanagement oder Purchase-to-Pay/Order-to-Cash-Prozesse. Die Lösungen der d.velop integrieren sich nahtlos in das SAP-System und unterstützen die reibungslose Zusammenarbeit – so wird dein SAP um smarte ECM-Funktionalitäten erweitert. Egal ob CMIS-/ILM- oder ArchiveLink-Schnittstelle.

Zudem ermöglicht d.velop, durch den d.velop pilot, mit KI-Spezialisten die Bereitstellung individueller KI-Anwendungsszenarien für Unternehmen und Organisationen. So kannst du deine Geschäftsprozesse in SAP auf ein neues Level heben.

Wie verändert sich der Arbeitsalltag durch ECM-Funktionalitäten in SAP?

Die Integration von ECM-Funktionalitäten in SAP bringt viele Vorteile für den Arbeitsalltag mit sich:

• Erhöhte Produktivzeit, weniger manuelle Aufgaben
• Zentrales Ablagesystem mit einheitlichen & automatisierten Workflows
• Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
• Suchen und Finden in wenigen Sekunden mit der Enterprise Search
• Verbesserte Zusammenarbeit auch ortsunabhängig
• Revisionssichere Archivierung

Zukunftssichere Dokumentenverwaltung mit SAP ILM

In vielen Unternehmen sammeln sich digitale Dokumente an, und mit ihnen die Anforderungen an Datenschutz, Archivierung und gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Genau hier kommt SAP Information Lifecycle Management (ILM) ins Spiel. Als integraler Bestandteil der SAP-Systemlandschaft ermöglicht ILM nicht nur die regelbasierte Archivierung und Löschung von Dokumenten, sondern unterstützt Unternehmen auch bei der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und Datenschutzanforderungen, wie bei der DSGVO. Dies entlastet Teams von manuellen Verwaltungsaufgaben. Durch die enge Verbindung mit SAP-Datenobjekten schafft ILM Transparenz, reduziert Speicheraufwand und minimiert rechtliche Risiken und stellt somit einen optimalen Schlüssel zur sicheren Dokumentenstrategie dar.

Was muss bei der Implementierung effektiver SAP Dokumentenverwaltung in meinem Unternehmen beachtet werden?

• Spezifische Anforderungen müssen berücksichtigt werden: Halte Rücksprache mit den verschiedenen Abteilungen, um eine ganzheitliche Lösung zu finden, die für alle Mitarbeitende funktioniert.
• Setze klare Ziele: Welche Prozesse möchte ich optimieren? Wo sollen Prozesszeiten gespart werden? Welche Datentypen durchlaufen welche Prozesse im Unternehmen?
• Halte deine SAP Dokumentenverwaltung stets aktuell: Prüfe auf aktuelle Änderungen und analysiere regelmäßig deine Unternehmensprozesse. Dies hilft dabei mögliche Fehlerquellen zu identifizieren und das System effizient zu halten.
• Kalkuliere Lizenzkosten, Implementierungs- aber auch Schulungskosten ein: Je nach Wünschen und Ansprüche können ergänzende AddOns spannend werden. Diese helfen dir jedoch dabei, das Beste aus den individuellen Unternehmensansprüchen herauszuholen und so die Geschäftsprozesse maximal zu optimieren.

Fazit: Effiziente SAP-Dokumentenverwaltung mit ECM-Funktionalitäten

ECM-Funktionalitäten verändern grundlegend den Arbeitsalltag. Sie bringen Ordnung in die riesigen Mengen an Informationen und fördern die Zusammenarbeit. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System nativ integriert in SAP, profitierst du von wertvollen ECM-Funktionalitäten und bringst damit deine Dokumentenverwaltung auf das nächste Level. ECM-Funktionalitäten für SAP bieten Unternehmen jeder Branche die Chance, die Effizienz dauerhaft zu verbessern und gleichzeitig alle rechtlichen Vorgaben einzuhalten. Wer heute auf gute SAP-Dokumentenverwaltung setzt, legt den Grundstein für ein zukunftssicheres, flexibles und digitales Informationsmanagement.