Wie Sie mit Groupware Ihre Unternehmenskommunikation und Teamarbeit optimieren

Groupware im Unternehmen nutzen

Eine erfolgreiche Zusammenarbeit im Arbeitsalltag erfordert durch den heutigen technischen Stand schon lange keine physische Anwesenheit der Teammitglieder mehr.
Trotzdem greifen noch viele Unternehmen auf das Meeting im Konferenzraum zurück, statt digitale Workplaces und Collaboration Software zu nutzen. Das liegt an der Macht der Gewohnheit und dem Irrglauben, dies sei produktiver. Dabei kann gerade die Zusammenarbeit in einer Software die Effizienz im Team steigern.

Die Etablierung von Groupware im Unternehmen legt die Basis für eine vollständige digitale Vernetzung im Unternehmen. Wir zeigen Ihnen, was Groupware bedeutet, was diese alles zu bieten hat und wie Sie das volle Potenzial einer Groupware für Ihr Unternehmen ausschöpfen.

Was ist Groupware?

Die Groupware ist eine Software, welche Arbeitsgruppen einen Workspace zur digitalen und kollaborativen Arbeit bereitstellt. Verschiedene Funktionen bieten deutliche Vorteile in der Zusammenarbeit, wie Aufgabenplanung, File-Sharing, Dokumentenmanagement, gemeinsame Informationsablage und die mobile Nutzung. Andere Bezeichnungen für Groupware sind Gruppen-Software, Collaboration Software oder Kooperationssoftware.

9 Vorteile durch eine Groupware

1) Zentrales System

Wo ist denn nun das Dokument? Die Abteilungen und sogar die Mitarbeiter:innen untereinander haben unterschiedliche Ablageorte und Dateipfade. Dies erschwert das gemeinsame Arbeiten an einem Dokument und macht es sogar lästig. Daher sollten Sie einen zentralen Zugriffspunkt für alle Dokumente im Unternehmen schaffen. Dies erreichen Sie durch ein Dokumentenmanagement-System, welches die Verwaltung und Bearbeitung aller Dokumente und Daten erleichtert.

Praxistipps von HR-Experten:innen: So binden Sie Mitarbeitende digital

Jetzt anmelden

▶ Schnell das richtige Dokument finden

2) Ungestörter Informationsfluss

Die Absprache auf dem Flur oder die Notiz auf dem Zettel: Viele wichtige Informationen kommen nicht bei allen Projektbeteiligten an – selbst, wenn sie für die Aufgabe von wesentlichem Wert sind. Dies beeinflusst das Projektergebnis und verzögert den Projektabschluss. Dabei geht es doch viel einfacher: Notizen und Absprachen gehören an einen zentralen Ort, am besten direkt an das Dokument gebunden.

Durch eine Notizfunktion innerhalb von Dokumenten, aber auch in digitalen Akten, gehen keine Informationen mehr verloren. Eine genaue Protokollierung von Dokumentänderungen durch die automatische Versionierung sichert zudem alte Projektstände und macht viele Entscheidungen für jeden Beteiligten transparent.

▶ Immer die richtigen Informationen bekommen

3) Ortsunabhängige Zusammenarbeit

Erst durch die Cloud wird die Gruppen-Software zum Produktivitäts-Booster. Von nun an ist kein:e Mitarbeiter:in mehr an den Arbeitsplatz gebunden. Aufgaben werden aus dem Zug erledigt, Freigaben von zu Hause aus erteilt und Projekte international abgeschlossen. Teams arbeiten ortsunabhängig zusammen, wodurch auch die Zusammenarbeit mit dem Kunden, Lieferanten oder Partner einfach in der Collaboration Software abgebildet werden.

▶ Homeoffice und remote Arbeiten durch die Cloud

Mobiles Office

Eine gute Groupware setzt auf eine mobile Anwendung. Große Aufgaben werden vom Laptop erledigt, kleinere schnell mal zwischendurch vom Smartphone. Entscheidend ist eine gute Benutzeroberfläche, die sich auch vom Smartphone problemlos bedienen lässt.

▶ Groupware, egal von welchem Endgerät

Leicht vernetzt

Absprachen bleiben innerhalb eines Projektes unabdingbar. Eine Groupware ermöglicht das klassische Chatten in Gruppen oder in einem 1:1 Chat. Damit wird sie auch zur Social Software. Außerdem sollten Telefonie oder Video-Call-Möglichkeiten offenstehen.

Nice-to-have: Einige Groupwares, wie die Mitarbeiter-App von d.velop, bieten eine Art Kontaktverzeichnis innerhalb des Unternehmens. Ähnlich wie in sozialen Medien können Sie nach bestimmten Personen suchen und sich mit diesen vernetzen.

▶ Leichte und schnelle Kommunikation per App

Halten Sie Ihre Mitarbeiter:innen und Kollegen:innen immer up to date

Ein stockender Informationsfluss ist oft Grund dafür, dass Projekte nur schleppend vorangehen. Doch statt in die direkte Kommunikation zu gehen, gibt es noch die Möglichkeit, Informationen zentral abzulegen. Über eine Art digitales Schwarzes Brett pushen Sie die wichtigsten Informationen in eine Gruppe hinein. Die Teammitglieder können sich so tagtäglich im Newsfeed über den aktuellen Projektstatus und wichtige Updates informieren.

▶ Immer auf dem neusten Stand

Zielgerichtete Push-Nachrichten

Wichtige Informationen gehören nicht auf das digitale Schwarze Brett, sondern sollten per Push-Nachrichten aktiv an die Mitarbeiter:innen ausgespielt werden. Die Push-Nachrichten können sowohl unternehmensweit als auch zielgerichtet sein. Ist eine Neuigkeit nur für eine bestimmte Abteilung oder Personengruppe relevant, werden auch nur diese Mitarbeiter:innen darüber informiert.

▶ Wichtige Nachrichten, die ankommen

Transparente Entscheidungen

Es gibt Situationen, in denen Entscheidungen nicht nur allein von der obersten Etage getroffen werden, sondern in denen auch die Mitarbeiter:innen wesentlich Einfluss nehmen können. Groupware-Lösungen ermöglichen durch transparente Kommunikationskanäle schnellere und effizientere Entscheidungsprozesse in einer Organisation. Die Gruppen-Software sorgt nicht nur für ein verstärktes Gemeinschaftsgefühl, sondern unterstreicht die Wichtigkeit einzelner Mitarbeiter:innen für den Erfolg des Unternehmens. Langfristig fördert Groupware somit die Mitarbeiterbindung im Unternehmen.

Groupware bietet außerdem weitere Möglichkeiten zur Mitarbeiterbindung, beispielsweise in Form von Umfragen. Dadurch erhalten Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, bei Entscheidungen mitzuwirken. Unternehmen nutzen hingegen das Feedback der Belegschaft zur Optimierung des Unternehmens.

▶ Gemeinsam Entscheidungen treffen

Workflow und Schnittstellen

Groupware lässt sich über Schnittstellen als Teil des ECM in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Dies ermöglicht eine intuitive Erstellung von Workflows, die sich sogar vom Smartphone aus steuern lassen. Durch Groupware in Form einer Unternehmens-App haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf digitale Dokumente – sozusagen Ihr persönliches Dokumentenmanagement-System in Ihrer Hosentasche. Insbesondere für Mitarbeiter:innen im Außendienst ist die Groupware ein Gamechanger.

Auch einzelne Abteilungen nutzen eine Groupware als zentrale Anlaufstelle zur Verwaltung und Organisation von Dokumenten. Als Beispiel die Personalabteilung: Zeiterfassungen, Krankmeldungen und Urlaubsanträge werden per App in das System übermittelt und sorgen für ein reibungsloses HR-System im Unternehmen.

▶ Einfache Integration der Groupware in Ihr ECM-System


Unternehmens-App als optimale Groupware-Lösung für Ihr Unternehmen

Groupware-Lösungen in Form einer unternehmenseigenen App gewinnen bei vielen Unternehmen an Beliebtheit. Intuitiv bedienbar und flexibel am Smartphone oder Tablet nutzbar, bildet die Unternehmens-App die ideale Schnittstelle für Mitarbeiter über die gesamte Unternehmensorganisation hinweg. Groupware ist jedoch weit mehr als nur ein „Facebook für Unternehmen“ oder ein „digitales schwarzes Brett“ und somit mehr als eine einfache Social Software. Die Mitarbeiter-App von d.velop erleichtert zum einen Ihren Arbeitsalltag und zum anderen bereichert diese ihn auch! Durch die nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme sorgt die Mitarbeiter-App für eine optimale, Kommunikation und Teamarbeit in Ihrem Unternehmen.

Leitfaden | 7 Tipps für einen sicheren und effizienten Unternehmens-Chat

Jetzt downloaden

Foto von Jopwell von Pexels