Digital Workplace Automation: Effizienz, KI und smarte Workflows für den modernen Arbeitsplatz

In modernen Unternehmen ist der digitale Arbeitsplatz längst angekommen, denn er macht den Unterschied in Sachen Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Und dennoch: In vielen mittelständischen Unternehmen verschwenden Mitarbeitende noch immer Zeit mit manuellen Prozessen: „Monkey Work“ nennt sich diese Arbeit, die weder produktiv noch motivierend ist. Digital Workplace Automation setzt genau hier an, indem sie Workflows automatisiert und repetitive Aufgaben über eine Plattform oder Softwarelösung abbildet. Mit einem digitalisierten Arbeitsplatz, integrierbaren Tools wie Microsoft 365 oder SharePoint, und Cloud-basierten Funktionen werden Teams spürbar entlastet. Ergänzt durch künstliche Intelligenz ermöglicht der digitale Workspace eine echte Integration digitaler Arbeitsplätze und macht Büroautomation greifbar und praxisnah. Wie auch dir das gelingt, erfährst du in diesem Blogartikel.

Cloud, KI und digitalisierte Prozesse machen den Unterschied

Mit einer modernen Softwarelösung können Unternehmen Workflows automatisieren, Routinetätigkeiten reduzieren und so die Effizienz ihrer Teams deutlich steigern. Die Kombination aus Cloud, künstlicher Intelligenz und digitalisierten Prozessen macht den Unterschied. Die Vorteile liegen dabei auf der Hand:

• Effizienzsteigerung: Aufgaben werden schneller und ohne Medienbrüche erledigt.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren menschliche Fehler.
• Transparenz: Alle Schritte im Prozess sind nachvollziehbar, archiviert und jederzeit abrufbar.

Herausforderungen am digitalen Arbeitsplatz

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft verspricht Effizienz, Flexibilität und nahtlose Zusammenarbeit. In der Praxis stehen Unternehmen jedoch oft vor erheblichen Hürden, die den Weg zu einem voll digitalisierten Arbeitsumfeld erschweren. Das sind etwa:

• Unstrukturierte Dokumentenprozesse: Dokumente liegen verstreut, Versionen gehen verloren. Mit einem Dokumentenmanagement-System werden Dateien zentral, versioniert und zugriffssicher organisiert, so etwa in SharePoint, Microsoft 365 oder anderen digitalen Workspace-Tools.
• Manuelle Workflows / Monkey Work: Routineaufgaben binden Zeit. Durch das Automatisieren von Workflows mit einer Prozessmanagement Software können Mitarbeitende sich auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.
• Komplexe Systemlandschaften & fehlende Integration: Verschiedene Tools kommunizieren oft nicht miteinander. Eine Integration digitaler Arbeitsplätze sorgt für reibungslose Prozesse und zentrale Steuerung.
• Compliance & Sicherheit: Datenschutz und gesetzliche Vorgaben müssen eingehalten werden. Ein digitalisierter Arbeitsplatz gewährleistet sichere, nachvollziehbare und audit-fähige Prozesse.

Kernkomponenten der Digital Workplace Automation

Ein digitalisierter Arbeitsplatz ist das Herzstück der Digital Workplace Automation. Mit d.velop documents lassen sich hier beispielsweise Dokumentenprozesse intelligent automatisieren und so ein digitaler Arbeitsplatz der Zukunft gestalten, der Effizienz, Sicherheit und Transparenz vereint. Komponenten der Automation sind:

Automatisierte Dokumentenablage & -prozesse

Durch automatisierte Workflows werden Dokumente direkt beim Eingang strukturiert abgelegt, klassifiziert und für die weitere Verarbeitung vorbereitet. Das reduziert Medienbrüche und sorgt dafür, dass Informationen sofort verfügbar sind, was eine Grundvoraussetzung für einen modernen digitalen Workspace darstellt.

Praxisbeispiel: digitale Personalakten

Personalabteilungen profitieren besonders: Mit d.velop documents lassen sich Personalakten vollständig digital verwalten. Von der Einstellung bis zur Vertragsverlängerung werden alle Dokumente revisionssicher gespeichert, Ablagefehler minimiert und Prozesse beschleunigt.

Effizienz- und Qualitätsvorteile

Durch die Integration in bestehende Systeme entsteht ein nahtloser digitaler Arbeitsplatz, in dem Mitarbeitende schnell auf relevante Informationen zugreifen können. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben. Mit der richtigen Integration digitaler Arbeitsplatz-Tools wird so aus dem traditionellen Büro ein effizienter digitaler Arbeitsplatz der Zukunft.

Prozessmanagement mit d.velop process studio

Mit dem d.velop process studio wird Prozessmanagement endlich smart, automatisiert und praxisnah. Routineaufgaben, Genehmigungsprozesse und standardisierte Workflows wie Urlaubsanträge oder Freigabeprozesse lassen sich mit wenigen Klicks digital abbilden. Dank No-/Low-Code-Ansatz können Fachabteilungen in Zusammenarbeit mit der IT direkt in die Prozessgestaltung einsteigen.

Individuelle Formulare erstellen und nahtlos in Workflows einbinden

Der integrierte Formulardesigner ermöglicht es, individuelle Formulare per Drag & Drop zu erstellen und nahtlos in Workflows einzubinden. Vorlagen aus der Template Library sorgen für einen schnellen Start, während die Scripting Engine flexible Anpassungen und die Einbindung externer Systeme erlaubt.

Arbeitsabläufe analysieren, optimieren und Engpässe erkennen

So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick: Mit Monitoring-Tools lassen sich Arbeitsabläufe analysieren, optimieren und Engpässe frühzeitig erkennen. Das Ergebnis: effizientere Prozesse, weniger manuelle Arbeit und deutlich mehr Freiraum für strategische Aufgaben. Mit dem d.velop process studio werden Prozesse also nicht nur automatisiert, sie werden messbar, transparent und zukunftssicher.

Kurzinterview mit Katharina Marx über das d.velop process studio

Viele Unternehmen kämpfen täglich mit zeitraubenden Routineaufgaben, unübersichtlichen Genehmigungsprozessen und dem stetigen Druck, Prozesse zu optimieren. Wir haben Katharina Marx, Product Marketing Managerin bei d.velop, nach ihren Erfahrungen mit dem d.velop process studio gefragt und wie Unternehmen ihre Prozesse automatisieren können, ohne die Akzeptanz der Mitarbeitenden zu verlieren.

Frage: Was ist in deinen Augen die frustrierendste oder zeitraubendste Routine-Aufgabe („Monkey Work“), die Unternehmen mit dem d.velop process studio am schnellsten und wirksamsten eliminieren können?

Katharina Marx: „Die zeitraubendste Routineaufgabe, die Unternehmen mit dem d.velop process studio effektiv eliminieren, ist das manuelle Sammeln, Prüfen und Weiterleiten von Informationen, insbesondere rund um wiederkehrende Freigabeprozesse. Ob Rechnungen, Urlaubsanträge, Vertragsunterlagen oder interne Abstimmungen: In vielen Unternehmen wandern Dokumente immer noch per E-Mail, Excel oder PDF von Person zu Person. Das führt zu Verzögerungen, Medienbrüchen und ständigen Nachfragen.

Mit dem d.velop process studio lässt sich genau diese „Monkey Work” komplett automatisieren: Informationen fließen automatisch an die richtigen Verantwortlichen, Aufgaben werden zentral sichtbar und Bearbeitungszeiten reduzieren sich drastisch. Unternehmen profitieren hier besonders schnell, weil der Prozessbaukasten sehr intuitiv ist – einfache Workflows lassen sich in wenigen Minuten über unsere Vorlagen ins System bringen und produktiv nutzen.“

Frage: Die Einführung neuer Prozesse scheitert oft an der Mitarbeiterakzeptanz. Welchen Tipp gibst du Unternehmen, damit die Automatisierung mit d.velop process studio nicht nur technisch funktioniert, sondern von den Anwendern:innen auch gerne genutzt wird?

Katharina Marx: „Der wichtigste Tipp: Mitarbeiter:innen früh einbinden und sichtbar entlasten. Automatisierung wird dann akzeptiert, wenn Nutzer:innen sofort spüren, dass ihr Alltag leichter wird. Man sollte daher zu Beginn auf Prozesse setzen, die besonders viel Frust erzeugen oder unnötige Arbeit verursachen. Wenn Mitarbeitende erleben, wie sie durch klare Aufgabenübersichten, automatische Erinnerungen und weniger manuelle Schritte Zeit zurückgewinnen, steigt die Akzeptanz ganz automatisch.

Zudem sollte der Rollout möglichst niedrigschwellig sein: Das d.velop process studio bietet mit seiner Oberfläche ideale Voraussetzungen, um Mitarbeitern:innen Transparenz zu geben. Zeige ihnen, wie der Prozess aufgebaut ist, wie wenig Klicks nötig sind und wie das System sie unterstützt. Durch diesen UX-Fokus wird die Lösung schnell als echte Arbeitserleichterung wahrgenommen, nicht als Kontrollinstrument oder zusätzliche Aufgabe.“

Frage: Worin liegt der entscheidende Vorteil des d.velop process studio im Vergleich zu anderen Workflow-Tools, insbesondere im Zusammenspiel mit dem Dokumentenmanagement von d.velop documents?

Katharina Marx: „Der größte Vorteil ist die nahtlose Kombination aus Workflow-Automation und Dokumentenintelligenz, alles in einem Ökosystem. Viele Workflow-Tools können Prozesse modellieren, aber sobald Dokumente ins Spiel kommen, entstehen Schnittstellenbrüche, zusätzliche Tools oder Medienwechsel. An dieser Stelle setzt das d.velop process studio im Verbund mit d.velop documents an.

Dokumente, Daten und Prozesse arbeiten im Hintergrund als ein einziger, durchgängiger Informationsfluss zusammen:

• Dokumente aus d.velop documents werden automatisch in Workflows eingebunden
• Daten stehen direkt im Prozess zur Verfügung
• Fristen, Versionen und Berechtigungen werden durchgängig gesteuert
• Ablage, Archivierung und Compliance laufen automatisch mit

Das Ergebnis ist ein System, das nicht nur Workflows abbildet, sondern komplette Geschäftsprozesse digitalisiert, von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur revisionssicheren Ablage. Genau diese End-to-End-Integration hebt das d.velop process studio deutlich von isolierten Workflow-Tools ab.“

Erweiterung der Automatisierung durch den d.velop pilot

Die Anforderungen an digitale Arbeitsplätze wachsen stetig: Mitarbeitende sollen schneller auf Informationen zugreifen, Routineaufgaben effizient erledigen und dennoch den Überblick über komplexe Prozesse behalten. Der d.velop pilot unterstützt genau hier: Der chatbasierte KI-Assistent macht Dokumentenbestände intelligent zugänglich, beantwortet Fragen in Echtzeit und integriert sich nahtlos in bestehende Workflows. So werden Arbeitsprozesse nicht nur automatisiert, sondern transparenter und spürbar entlastend für die Mitarbeitenden gestaltet. Wichtige Aspekte dabei sind:

• Chatbasierte KI: Antworten auf Fragen direkt aus Dokumentenbeständen
• Dokumentenautomation: Automatische Erkennung, Klassifizierung und Zusammenfassung
• Prozessunterstützung: Routineaufgaben werden intelligent unterstützt
• Wissensmobilisierung: Unternehmenswissen sofort nutzbar und auffindbar
• Sicher & flexibel: Kontrolle über Daten, EU-konforme KI-Provider wählbar

Workplace Automation: Systemübergreifende Integrationen

Am digitalen Arbeitsplatz müssen die Systeme miteinander sprechen. Digital Workplace Automation schafft hier intelligente Verbindungen zwischen Microsoft 365, SharePoint, d.velop documents und den täglichen Tools, mit denen Mitarbeitende ohnehin arbeiten. Das Ergebnis? Weniger Klicks, weniger Medienbrüche und deutlich mehr Zeit für echte Wertschöpfung.

Workflows laufen automatisch im Hintergrund

Statt Dateien manuell zu suchen, Anhänge herunterzuladen oder Dokumentversionen zu verwalten, laufen Workflows automatisch im Hintergrund. E-Mail-Anhänge landen direkt an der richtigen Stelle im DMS, ohne dass jemand einen Finger rühren muss. Office-Dokumente synchronisieren sich selbstständig, bleiben stets aktuell und stehen überall dort zur Verfügung, wo sie gebraucht werden.

Vereinte Welten: Dokumentenmanagement und Prozessmanagement

Diese nahtlose Verzahnung sorgt dafür, dass Dokumentenmanagement und Prozessmanagement nicht länger getrennte Welten sind. Ein Dokument startet automatisch den passenden Prozess, stößt Freigaben an, informiert die richtigen Personen und wird rechtskonform abgelegt, alles wie von selbst.

Tools zu einem echten und entlastenden Ökosystem verbinden

Systemübergreifende Integrationen machen den digitalen Arbeitsplatz effizienter und smarter. Sie verbinden Tools zu einem echten Ökosystem, das Mitarbeitende entlastet, Silos auflöst und Unternehmen Schritt für Schritt in eine automatisierte Zukunft führt.

Digital Workplace Automation: Vorteile für Unternehmen

Ein digitaler Arbeitsplatz ist nur so gut wie die Prozesse, die ihn antreiben. Damit Automatisierung nicht zum Selbstzweck wird, sondern echten Mehrwert schafft, sollten Unternehmen strukturiert und mit klaren Best Practices vorgehen, die Effizienz und Flexibilität gleichermaßen fördern.

1. Prozesse analysieren, bevor man sie automatisiert

Automatisierung verstärkt jedes Muster: gute genauso wie schlechte. Deshalb beginnt echte Digital Workplace Automation immer mit einer gründlichen Analyse bestehender Abläufe. Wo entstehen Verzögerungen? Welche Schritte sind unnötig? Welche Entscheidungen lassen sich standardisieren? Erst wenn die Prozesse klar definiert sind, lassen sie sich sinnvoll digital abbilden und später effizient skalieren.

2. Standardisieren & automatisieren, was täglich Zeit frisst

Routineaufgaben sind die größten Produktivitätskiller. Ob Dokumentenfreigaben, wiederkehrende Genehmigungswege oder manuelle Datenübertragungen: Alles, was wiederholt, regelbasiert und vorhersehbar ist, gehört automatisiert. Standardisierte Workflows sorgen nicht nur für Geschwindigkeit, sondern auch für Qualität und Compliance. Mitarbeitende gewinnen Zeit für das, was wirklich zählt: wertschöpfende Arbeit.

3. Modular denken: Lösungen kombinieren statt Kompromisse

Moderne Arbeitsplätze brauchen flexible Werkzeuge. Mit modularen Lösungen wie d.velop documents, d.velop process studio oder d.velop pilot können Organisationen genau die Bausteine wählen, die zu ihren Anforderungen passen, ohne starre Plattformlogik oder teure Sonderentwicklungen. Das Ergebnis: maximale Anpassbarkeit, schnelle Umsetzung und ein digitaler Arbeitsplatz, der mit den Bedürfnissen wächst.

4. Erfolg messen & Workflows kontinuierlich verbessern

Automatisierung endet nicht mit dem Go-Live. Erst die kontinuierliche Messung von Durchlaufzeiten, Prozesskosten und Nutzerfeedback macht Verbesserungen sichtbar. Unternehmen, die KPI-gesteuert optimieren, erreichen nicht nur höhere Effizienz, sondern lernen auch, wo weitere Automatisierungspotenziale liegen. So wird Digital Workplace Automation zu einem fortlaufenden Erfolgssystem statt zu einem Einzelprojekt.

Workflows automatisieren: Praxisbeispiel

Stellen Sie sich vor: Eine neue E-Mail kommt im Posteingang an, ein Angebot, ein Vertrag oder eine Kundenanfrage. Statt manuell weiterzuleiten, abzuspeichern, in Ordner zu verschieben und Kollegen:innen per Chat zu informieren, startet automatisch ein durchdachter Workflow. Die Prozessmanagement Software ist dabei integraler Bestandteil der Intelligenten Dokumentenverarbeitung (IDP). IDP als Lösung zur KI-gesteuerten Dokumentenverarbeitung erkennt den Inhalt, extrahiert die relevanten Daten, und veranlasst direkt die nächsten Schritte: Dokumente werden generiert, geprüft, freigegeben. Der E-Mail-Anhang wird automatisch archiviert, komplett revisionssicher.

Workflows ohne tiefe Programmierkenntnisse modellieren

Mit dem d.velop process studio (Teil der d.velop plattform) lassen sich genau solche Workflows ganz ohne tiefe Programmierkenntnisse modellieren: Es ist ein No-Code / Low-Code-Ansatz, der es Fachabteilungen ermöglicht, Prozesse eigenständig zu gestalten.

Wie funktioniert das in der Praxis?

1. Formularlogik & Trigger: Wenn eine E-Mail mit bestimmten Eigenschaften (z. B. bestimmte Absenderadresse, Betreff oder Dateianhänge) eingeht, wird automatisch ein Formular ausgelöst, das als Startpunkt des Workflows dient.
2. Dokumentengenerierung: Mittels Vorlagen in Office (Word, Excel etc.) lassen sich Dokumente automatisch erzeugen, zum Beispiel ein Vertragsentwurf oder ein Report, und mit den Daten aus der E-Mail oder anderen Systemen befüllen.
3. Automatischer Freigabeprozess: Der generierte Entwurf geht automatisch in einen Genehmigungsworkflow. Zuständige Mitarbeitende erhalten eine Aufgabe, prüfen das Dokument, geben es frei oder geben Feedback, ganz ohne Medienbrüche.
4. Archivierung & Transparenz: Nach Abschluss des Workflows wird das finale Dokument revisionssicher in d.velop documents gespeichert. Gleichzeitig wird die ursprüngliche E-Mail samt Anhang strukturiert archiviert, alle Prozessschritte protokolliert.

d.velop als idealer Partner für Digital Process Automation

Der moderne Digital Workplace braucht mehr als digitale Ablagen. Er braucht echte Automatisierung. d.velop kombiniert DMS, das leistungsstarke Prozessmanagement Software , künstliche Intelligenz und eine nahtlose Microsoft-365-Integration zu einer ganzheitlichen Plattform für Smart Working und „work from anywhere“.

Chatbasierter KI-Assistent in d.velop documents

Mit dem chatbasierten KI-Assistenten in d.velop documents, intelligenten Workflows und flexiblen Integrationen reduziert d.velop lästiges Monkey Work und unterstützt Teams dabei, effizient und remote zu arbeiten. Die Lösungen sind praxisnah, flexibel und branchenspezifisch einsetzbar, also ideal für Organisationen, die ihren digitalen Arbeitsplatz spürbar modernisieren wollen.

New Work leben mit d.velop als starkem Partner

Erfahrene Produkt- und Prozessexperten sorgen dafür, dass Unternehmen schnell von klaren Automatisierungsgewinnen profitieren. So wird New Work gelebt. Mit d.velop als starkem Partner für Digital Process Automation.

Fazit: Digital Workplace Automation mit d.velop

Mit d.velop werden Dokumentenmanagement, Prozessautomation und KI zu einem nahtlosen Ökosystem, das Routineaufgaben reduziert und den digitalen Arbeitsplatz effizient macht. Mitarbeitende profitieren von smarten Workflows, intelligenter Automatisierung und flexibler Integration in bestehende Systeme. So wird der moderne Digital Workplace produktiver, transparenter und zukunftssicher.

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