In Zeiten der digitalen Transformation wird die digitale Vertragsunterzeichnung immer relevanter für Organisationen, denn Verträge sind die Grundlage einer jeden geschäftlichen Beziehung. In der Praxis zeigt sich jedoch oft ein anderes Bild: Ein Vertrag bleibt liegen, weil die zuständige Person im Urlaub ist, eine weitere Freigabe fehlt oder die finale Unterschrift auf sich warten lässt. Viele Organisationen kennen diese Verzögerungen nur zu gut. Ursache sind meist manuelle Arbeitsschritte, unübersichtliche Abstimmungen und schlecht vernetzte Systeme, die zu langen Wartezeiten, steigenden Kosten und einem hohen Ressourcenverbrauch führen.
Die Lösung liegt in der digitalen Vertragsunterzeichnung
Sie ersetzt papierbasierte und manuelle Arbeitsschritte durch durchgängig digitale Prozesse. Verträge lassen sich dadurch schneller erstellen, rechtssicher online unterzeichnen und effizient verwalten. d.velop contracts in Kombination mit d.velop sign erleichtern dabei die Prozesse und sorgen dafür, dass es rechtsgültig abläuft. In diesem Blogbeitrag erfährst Du alles von der standardisierten Vertragserstellung, bis hin zur finalen Vertragsunterzeichnung und wie dieser Prozess vollständig digital für Vertragsparteien möglich ist.
Warum die digitale Vertragsunterzeichnung für Organisationen unverzichtbar ist
Die digitale Vertragsunterzeichnung reduziert nicht nur Kosten und Aufwand, sondern bringt weitere Vorteile:
- Papierlos arbeiten: Einsparung von Druck- und Versandkosten
- Effizienz steigern: Schnellere Vertragsabschlüsse ohne Medienbrüche
- Flexibel bleiben: Verträge jederzeit und überall unterzeichnen
- Rechtssicherheit gewährleisten: eIDAS- und DSGVO-konform
- Nachhaltigkeit fördern: Ressourcen und Umwelt schonen
Damit ist die digitale Vertragsunterzeichnung ein wesentlicher Erfolgsfaktor für moderne Organisationen.
Einsteiger-Guide zur E-Signatur: Rechtliche Grundlagen, Best Practices und Tipps für die Einführung
Der Weg zur digitalen Vertragsunterzeichnung
Das digitale Vertragsmanagement von d.velop unterstützt im gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung, über die fristgerechte Bearbeitung von Aufgaben, bis hin zur Speicherung und Auswertung der Verträge. So ist eine kollaborative Arbeit im Team möglich und alle Beteiligten behalten den Überblick. Folge Funktionen unterstützen bei der digitalen Vertragsunterzeichnung:
Vertrags-Anlage-Assistent
Mithilfe der intuitiven Navigation unterstützt der Vertrags-Anlage-Assistent bei der Erstellung von Verträgen. Per Mausklick kann eine vordefinierte Vertragsart ausgewählt werden, um eine Vorlage zu erhalten. Hinterlegte Stammdaten und weitere Informationen aus dem führendem System können beim Ausfüllen der Vertragsmaske verwendet werden und werden bei der Vertragsanlage mit gepflegt.
Fristenmanager
Um nie wieder eine Frist zu verpassen, gibt es die Möglichkeit, die Laufzeit und den Kündigungsstichtag direkt in der Software berechnen zu lassen. Zusätzlich können automatische Benachrichtigungen per E-Mail in einem individuellen Intervall eingestellt werden und die Fristbenachrichtigung wird im Dashboard von d.velop contracts angezeigt.
Digitale Zusammenarbeit – Prüfung & Freigabe
Sobald der Vertrag erstellt wurde, muss er von relevanten Personen zum Beispiel Legal, Kolleg:innen aus dem Finance oder der Abteilungsleitung geprüft werden. Die Zusammenarbeit kann durch die Nutzung der umfangreichen Möglichkeiten von Microsoft 365 oder d.velop documents erleichtert werden. Hierbei können berechtigte Personen Änderungen und Anmerkungen direkt im Dokument platzieren.
Abwicklung der digitalen Vertragsunterzeichnung mit dem Signaturumlauf
Sobald alle relevanten Personen den Vertrag geprüft haben und keine Änderungen mehr vornehmen möchten, kann dieser freigegeben und der digitale Signaturumlauf kann angestoßen werden. Um die Vertragsunterzeichnung so effizient wie möglich und ohne großen Aufwand zu gestalten, kommt d.velop sign zum Einsatz. d.velop sign ist eine eIDAS- und DSGVO-konforme E-Signatur-Software, mit der Unternehmen Verträge und Dokumente jeder Art digital und rechtssicher unterzeichnen können.
Nachdem alle Personen den Vertrag unterschrieben haben, wird der Vertrag automatisch jedem zur Verfügung gestellt. Das spart zusätzliche Zeit und befreit von manuellem Aufwand.
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Vollständig digitaler Prozess bis zur Vertragsunterzeichnung
Mithilfe von Softwarelösungen, wie einem digitalen Vertragsmanagement oder einer digitalen Signatur, können viel Zeit, Geld und Ressourcen in dem gesamten Prozess gespart werden. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Kosten sparen: Druck, Papier und Versand entfallen
- Prozesse beschleunigen: Verträge schneller prüfen, freigeben & unterzeichnen
- Orts- und zeitunabhängig: Vertragsunterzeichnung ohne Vor-Ort-Termine
- Nachhaltig handeln: Ressourcen schonen und CO₂-Ausstoß reduzieren
Bei der Unterzeichnung eines Vertrags hört es aber nicht auf – es folgt die Verwaltung der Verträge, Auswertungen und abschließend die Archivierung.
Vertragsmanagement – In 3 Schritten zum Ziel
Fazit: Vertragsunterzeichnung neu gedacht
Die digitale Vertragsunterzeichnung entwickelt sich zunehmend vom hilfreichen Werkzeug zum festen Bestandteil der modernen Geschäftswelt. Sie ermöglicht es Organisationen, Verträge schneller abzuschließen, Prozesse transparenter zu gestalten und das Vertrauen zwischen allen Beteiligten zu stärken. Gleichzeitig garantiert die Einhaltung rechtlicher Vorgaben wie der eIDAS-Verordnung, dass digital unterschriebene Verträge in Deutschland und in der gesamten EU rechtsgültig und verbindlich sind.
Darüber hinaus leistet die digitale Vertragsunterzeichnung einen wichtigen Beitrag zur Nachhaltigkeit. Durch den Wegfall von Papierdokumenten, Druck und Versand werden Ressourcen geschont und Verwaltungsaufwände deutlich reduziert. Organisationen können sich so stärker auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und gleichzeitig effizienter arbeiten.
Wer seine Vertragsprozesse jetzt digitalisiert, profitiert nicht nur von Zeit- und Kostenvorteilen, sondern verschafft sich auch einen klaren Wettbewerbsvorteil in einer zunehmend digitalisierten Wirtschaft.
FAQ zur digitalen Vertragsunterzeichnung
Ja, die digitale Vertragsunterzeichnung ist rechtssicher. In Deutschland und in der gesamten EU ist sie durch die eIDAS-Verordnung gesetzlich geregelt. Mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) haben digital unterzeichnete Verträge die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift auf Papier.
Die digitale Vertragsunterzeichnung spart Zeit, Kosten und Ressourcen. Verträge können orts- und zeitunabhängig online unterschrieben werden, wodurch Postversand, Druckkosten und manuelle Prozesse entfallen. Organisationen beschleunigen dadurch Vertragsabschlüsse und steigern ihre Effizienz.
Es gibt drei Arten elektronischer Signaturen, die für die digitale Vertragsunterzeichnung genutzt werden können:
– Einfache elektronische Signatur (EES) – z. B. ein eingescannter Name.
– Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) – eindeutig mit einer Person verknüpft.
– Qualifizierte elektronische Signatur (QES) – bietet die höchste Sicherheit und ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
Ja, die digitale Vertragsunterzeichnung funktioniert nicht nur intern, sondern auch mit externen Geschäftspartner:innen. Mit Lösungen wie d.velop sign können Verträge online versendet und von Empfänger:innen weltweit digital unterschrieben werden – ohne zusätzliche Softwareinstallation.
Die digitale Vertragsunterzeichnung ist äußerst sicher. Sie ist eIDAS- und DSGVO-konform und erfüllt damit höchste europäische Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Verschlüsselung, Zertifikate und sichere Server gewährleisten, dass Verträge vertraulich bleiben und nicht manipuliert werden können.
Die digitale Vertragsunterzeichnung kann einfach in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden. Mit einem digitalen Vertragsmanagement-System wie d.velop contracts und der E-Signatur-Lösung d.velop sign lassen sich Verträge nicht nur online unterschreiben, sondern auch zentral erstellen, prüfen, verwalten und archivieren.