Bis 2028 kommt es laut einer Statista-Erhebung weltweit zu einer prognostizierten Datenflut mit einem Volumen von 394 Zettabyte. Das entspricht der Speicherkapazität von rund 394 Milliarden 1TB-Laptops oder eines HD-Films von rund 2,5 Milliarden Jahren Länge. Bei diesen Größenordnungen ist es höchste Zeit, dass wir Dokumente und Dateien zukunftssicher elektronisch archivieren. Denn noch immer gehören papierzentrierte Prozesse mit all den Problemen wie Dokumenten- und Dateiverlust, Medienbrüche und Platzbedarf zum Alltag in Unternehmen. Dabei geht es nicht nur um die bloße Auffindbarkeit von Daten, sondern auch um rechtliche Anforderungen wie die GoBD-konforme und revisionssichere Archivierung. In diesem Blogartikel erfährst du, wie der Einstieg in die digitale Archivierung gelingt und welche Tools dir dabei helfen.
Dokumentenarchivierung ist ein Schlüssel zu effizientem Arbeiten und sicherer Informationsverwaltung. Systeme wie die von d.velop sorgen mit intelligenter Verschlüsselung, geprüften Backup-Strategien und klaren Ablagestrukturen für Ordnung, Sicherheit und Rechtskonformität.
Marwin Meller
Senior Product Marketing Manager d.velop documents
Was bedeutet „Dokumente und Dateien archivieren“ genau?
Dokumente und Dateien archivieren heißt nicht einfach nur, sie irgendwo digital abzulegen. Es bedeutet, dass du sie systematisch, nachvollziehbar und rechtssicher aufbewahrst, damit sie bei Bedarf als Beleg oder Nachweis jederzeit auffindbar und unverändert abrufbar sind. Anders als bei einer einfachen Datei-Ablage geht es bei der elektronischen Archivierung oder der digitalen Belegarchivierung um strukturierte Prozesse mit klaren Fristen, Schutz vor Manipulation und der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.
DMS hilft Unternehmen, den Überblick über Daten zu bewahren
Ob Rechnungen, Verträge, E-Mails, interne Berichte oder Papierdokumente, die eingescannt und digital archiviert werden – all diese Dokumente müssen sicher und dauerhaft aufbewahrt werden. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sorgen dafür, dass Unternehmen ihre Dateien archivieren können, ohne den Überblick zu verlieren – und dabei gesetzliche Vorgaben sowie interne Standards zuverlässig einhalten.
Rechtliche Grundlagen & Aufbewahrungsfristen
Die Archivierung von Dokumenten und Dateien unterliegt in Deutschland wichtigen gesetzlichen Vorgaben:
- GoBD: Regelt die elektronische und revisionssichere Archivierung von Dokumenten und Belegen. Dokumente müssen unveränderbar und sicher aufbewahrt werden.
- DSGVO: Schützt personenbezogene Daten, auch bei der digitalen Belegarchivierung, vor unbefugtem Zugriff.
- HGB & AO: Bestimmen konkrete Aufbewahrungsfristen für Dokumente, wie z. B. Rechnungen und Steuerunterlagen (10 Jahre).
Neue Aufbewahrungsfristen seit 2025
Seit Januar 2025 gelten in Deutschland geänderte Aufbewahrungspflichten für bestimmte Dokumententypen. Im Rahmen des Bürokratieabbaus wurde die bisherige 10-jährige Aufbewahrungsfrist auf 8 Jahre verkürzt – das betrifft insbesondere:
- Buchungsbelege
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
Ziel dieser Änderung ist es, Unternehmen zu entlasten und Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Wichtig bleibt: Die Frist beginnt stets mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Weitere Aufbewahrungsfristen im Überblick:
Bei 10 Jahren liegt die Aufbewahrungsfrist für
- Handelsbücher
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Einzelabschlüsse nach 325 Abs. 2a HGB
- Lageberichte
- Konzernabschlüsse
- Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
Für 6 Jahre aufzubewahren sind
- empfangene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe
- Kopien oder Durchschriften versendeter Handelsbriefe,
- Geschäftspapiere und andere Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung
Bußgelder und Rechtsverluste drohen als Konsequenzen bei Verstößen
Fehlerhafte oder fehlende Archivierung kann zu Bußgeldern oder Rechtsverlusten führen. Besonders bei der Archivierung von E-Mails und digitalen Belegen müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie gesetzliche Fristen und Datenschutzanforderungen einhalten.
Vorteile: Dokumente und Dateien digital archivieren
Schluss mit dem Papierchaos! Wer heute noch Papierdokumente in dicken Ordnern aufbewahrt, verschenkt nicht nur Platz, sondern auch Potenzial. Dokumente und Dateien archivieren, und zwar digital, bringt Ordnung und eine ganze Reihe smarter Vorteile mit sich:
- Schneller finden statt lange suchen: Ob Verträge, Rechnungen oder E-Mails: Mit der elektronischen Archivierung findest du alles per Mausklick – statt minutenlang im Archiv zu stöbern.
- Mehr Platz im Büro, weniger Papierkram: Digitale Belegarchivierung spart nicht nur Aktenordner, sondern auch Tonnen von Papier. Ihre Unterlagen sind sicher – aber eben nicht mehr physisch im Weg.
- Sicherung statt Sorgen: Durch regelmäßige Backups, moderne Verschlüsselung und revisionssichere Archivierung sind Ihre Daten besser geschützt als in jedem Aktenschrank. Auch für die GoBD-Archivierung bist du so auf der sicheren Seite.
- Zugriff von überall, Zusammenarbeit in Echtzeit: Ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs: Digital Dateien archivieren heißt, jederzeit und ortsunabhängig darauf zugreifen und gemeinsam daran arbeiten zu können.
- Nachhaltig denken, digital handeln: Weniger Papier, weniger Druck, weniger Versand – digitale Archivierung ist nicht nur effizient, sondern auch ein aktiver Beitrag zur Nachhaltigkeit.
Übrigens: Mit d.velop documents gelingt der Umstieg ganz einfach. Ob Archivierung von E-Mails, Dokumenten oder ganzen Akten – alles wird sicher abgelegt, langfristig aufbewahrt und bleibt dabei jederzeit auffindbar.
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So gelingt der Einstieg – Schritt-für-Schritt
Papierstapel oder Chaos im Dateisystem? Nicht mehr lange! Mit diesen fünf cleveren Schritten meisterst du die elektronische Archivierung wie ein Profi – inklusive revisionssicherer Archivierung, GoBD-Konformität und einem aufgeräumten digitalen Büro:
1. Digitalisierungsstrategie festlegen – ohne Plan kein System
Bevor du anfängst, wild Dokumente zu scannen oder Dateien irgendwo abzulegen, benötigst du einen klaren Kurs. Wer soll was archivieren? Welche Prozesse möchtest du digitalisieren? Und wie sieht deine langfristige Sicherung aus? Erst, wenn die Strategie steht, kann es richtig losgehen.
2. Dokumente und Dateien clever kategorisieren
Egal, ob Papierdokument, PDF oder Excel-Tabelle – alles benötigt seinen Platz. Kategorisiere deine Dokumententypen (z. B. Rechnungen, Verträge, E-Mails) und lege ein einheitliches System zum Ablegen und Aufbewahren fest. Das spart Zeit und Nerven – vor allem beim Wiederfinden.
3. Die passende Archivierungssoftware wählen
Jetzt wird’s technisch – aber keine Panik. Eine gute Lösung nimmt dir viel Arbeit ab. Sie sorgt dafür, dass du deine Dateien archivieren kannst – sicher, GoBD-konform und natürlich revisionssicher. Auch die Archivierung von E-Mails und die digitale Belegarchivierung sind mit wenigen Klicks erledigt.
4. Zugriffsrechte regeln & alle ins Boot holen
Kläre frühzeitig, wer worauf zugreifen darf – und wer nicht. Schulungen helfen, alle Mitarbeitenden fit zu machen: in Sachen Datenschutz, Archivierungssoftware und digitaler Ordnung. Denn nur ein geschultes Team sorgt für eine reibungslose elektronische Archivierung.
5. Revisionssicherheit umsetzen & regelmäßig prüfen
Das A und O: revisionssichere Archivierung. Bedeutet: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und sichere Aufbewahrung – auch nach Jahren. Prüfe regelmäßig dein Archivierungssystem, aktualisiere Verschlüsselungen und halte deine Backup-Strategien auf dem neuesten Stand.
Best Practices & Tools zur digitalen Archivierung
Wer glaubt, dass die digitale Akte nur ein schickes Buzzword ist, hat noch nie erlebt, wie elegant moderne Archivierungslösungen Ordnung ins Chaos bringen können. Hier kommen Best Practices und Tools, mit denen du deine Dateien archivierst wie ein Profi:
Was sind gängige Tools zur digitalen Archivierung?
- DMS (Dokumentenmanagement-Systeme): Die Alleskönner. Sie organisieren, speichern und machen deine Dokumente durchsuchbar – ideal für Unternehmen, die Prozesse automatisieren wollen.
- Cloud-Speicher: Flexibel, ortsunabhängig, skalierbar – aber nur mit verschlüsselter Übertragung und Zugriffsschutz wirklich archivtauglich.
- E-Mail-Archivierung: E-Mails sind Geschäftsbriefe. Eine rechtskonforme Ablage spart im Ernstfall Nerven (und Bußgelder).
Worauf solltest du bei der Auswahl achten?
Damit deine digitale Archivierung nicht zur Daten-Wildnis wird, gilt: Augen auf bei der Tool-Wahl! Achte besonders auf:
- GoBD-Konformität: ohne das geht gar nichts.
- Nutzerfreundlichkeit: sonst nutzt es am Ende keiner.
- Schnittstellen: für nahtloses Zusammenspiel mit ERP, CRM & Co.
Workflow-Beispiel: Vom Papierstapel zur digitalen Akte
- Scannen: Alte Dokumente werden eingescannt – idealerweise direkt mit OCR-Texterkennung.
- Analyse & Klassifizierung: Jetzt kommt KI ins Spiel – mithilfe von IDP (Intelligent Document Processing) werden Inhalte automatisch erkannt, kategorisiert und mit passenden Metadaten versehen.
- Indexierung & Ablage: Die Software lernt mit – und sorgt dafür, dass Ihre Dateien automatisch dort landen, wo sie hingehören.
- Langzeitarchivierung: Sicher gespeichert, GoBD-konform abgelegt, durchsuchbar – fertig ist die digitale Akte!
Ein smarter Partner: d.velop
Mit Lösungen von d.velop, wie etwa dem DMS d.velop documents, gelingt das Archivieren von Dokumenten, Daten und Dateien ganz einfach. Automatische Klassifizierung, intelligente Workflows und geprüfte Rechtssicherheit sorgen dafür, dass seine digitale Archivierung nicht nur funktioniert – sondern begeistert.
Dokumentenarchivierung ist ein Schlüssel zu effizientem Arbeiten und sicherer Informationsverwaltung. Systeme wie die von d.velop sorgen mit intelligenter Verschlüsselung, geprüften Backup-Strategien und klaren Ablagestrukturen für Ordnung, Sicherheit und Rechtskonformität – und helfen dabei, einen zentralen Ablageort für alle zu schaffen.
Projektguide: in 3 Schritten zur digitalen Akte – inkl. Checklisten und Tipps
Warum es sich lohnt, jetzt zu handeln
Wer seine Dokumente heute clever archiviert, spart morgen Zeit und ist rechtlich auf der sicheren Seite. Die Chancen? Mehr Effizienz, schneller Zugriff, sichere Daten – und das gute Gefühl, alles im Griff zu haben. Die Risiken? Veraltete Systeme, unauffindbare Dateien und unsichere Ablagen, die im Ernstfall richtig teuer werden können.
Die gute Nachricht: Du musst das nicht allein stemmen. Mit professionellen Lösungen wie dem Dokumentenmanagement von d.velop holst du dir digitale Ordnung, Rechtssicherheit und Zukunftsfähigkeit direkt ins Haus – strukturiert, skalierbar und revisionssicher. Also: Nicht warten, sondern archivieren!
Häufige Fragen und Antworten zum Thema Dokumente und Dateien archivieren
Um Dokumente und Dateien richtig zu archivieren, sollten sie strukturiert und revisionssicher in einem digitalen Archivsystem wie einer DMS-Software abgelegt, nach GoBD-Richtlinien gesichert und entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen klassifiziert, gespeichert und regelmäßig überprüft werden. Dabei ist es wichtig, sowohl Papierdokumente zu digitalisieren als auch E-Mails, Belege und Dateien in passenden Formaten zentral zu speichern, damit sie jederzeit auffindbar, exportierbar und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Es ist in der Regel besser, Dokumente und Dateien zu archivieren, statt zu löschen – besonders im Rahmen der Archivierungspflicht, gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und zur Sicherstellung einer revisionssicheren Archivierung nach GoBD. Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS-Software) lassen sich Belege, E-Mails und Papierdokumente strukturiert klassifizieren, sichern, und jederzeit schnell finden – ganz gleich, ob sie im Archiv, Ordner oder einem digitalen Speicherort abgelegt wurden.
Speichern bedeutet, Dokumente oder Dateien kurzfristig abzulegen, um schnell darauf zugreifen zu können – etwa zur Bearbeitung; Archivieren hingegen bezeichnet die langfristige, strukturierte und sichere Aufbewahrung, etwa im Rahmen der revisionssicheren Archivierung nach GoBD, um gesetzliche Fristen, Belege oder Nachweise ordnungsgemäß zu sichern. Die digitale Archivierung im Rahmen eines modernen Dokumentenmanagements ermöglicht es, auch E-Mails, Papierdokumente oder digitale Belege systematisch zu sortieren, prüfen und dauerhaft aufzubewahren.