Wenn es um die Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen geht, sind die „GoB“ und „GoBD“ von großer Bedeutung. Doch was genau verbirgt sich hinter diesen beiden Begriffen und wie unterscheiden sie sich? In diesem Artikel werden wir die grundlegenden Unterschiede zwischen diesen beiden Grundsätzen aufdecken und herausfinden, warum sie für Unternehmen eine essenzielle Rolle spielen.
Was bedeutet GoB?
GoB, kurz für „Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung“, bezeichnet eine Reihe von allgemein anerkannten Prinzipien und Standards, die in der Buchhaltung und Finanzberichterstattung angewendet werden, um die Ordnungsmäßigkeit, Klarheit, Vergleichbarkeit und Verlässlichkeit der Buchführungsergebnisse sicherzustellen. Diese Grundsätze dienen sozusagen als Leitfaden für Unternehmen, um ihre Finanzdaten korrekt, vollständig und transparent zu erfassen, zu dokumentieren und zu berichten.
Für wen sind die GoB Pflicht?
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) gelten in erster Linie für Unternehmen und Organisationen, die gesetzlich zur Buchführung verpflichtet sind. Dies umfasst in der Regel Kapitalgesellschaften wie GmbHs (Gesellschaften mit beschränkter Haftung) oder Aktiengesellschaften (AGs). Auch Personengesellschaften wie OHGs (Offene Handelsgesellschaften) und KGs (Kommanditgesellschaften) sind in der Regel zur Anwendung der GoB verpflichtet.
Darüber hinaus müssen Unternehmen, die nach handelsrechtlichen Vorschriften zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet sind, die GoB beachten. Dazu gehören auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU), sofern sie handelsrechtliche Bilanzen erstellen müssen.
Welche Folgen hat die Nichteinhaltung der GoB?
Die Einhaltung der GoB ist für Unternehmen von großer Bedeutung, da sie die Verlässlichkeit und Glaubwürdigkeit der finanziellen Berichterstattung sicherstellt und damit das Vertrauen der Stakeholder stärkt. Eine Nichteinhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) kann verschiedene negative Folgen für ein Unternehmen haben:
- Rechtliche und finanzielle Konsequenzen: Die Nichteinhaltung der GoB kann zu rechtlichen Problemen wie Geldstrafen und juristischen Schritten führen sowie finanzielle Verluste verursachen, da fehlerhafte Buchführung zu falschen Entscheidungen und finanziellen Fehleinschätzungen führt.
- Mangelnde Transparenz und Vertrauensverlust: Die Missachtung der GoB führt unweigerlich zum Vertrauensverlust bei Investoren, Kreditgebern und der Öffentlichkeit, wodurch das Image des Unternehmens negativ beeinflusst wird.
- Geschäftliche Risiken und Unsicherheiten: Ungenaue Buchführung und unzuverlässige Finanzdaten erschweren eine fundierte Entscheidungsfindung, erhöhen das Risiko von Fehleinschätzungen und beeinträchtigen die langfristige Planung, Budgetierung und strategische Ausrichtung des Unternehmens.
- Prüfungs- und Reputationsrisiken: Die Nichteinhaltung der GoB führt zu erhöhten Prüfungs- und Überprüfungsrisiken durch externe Prüfer, Wirtschaftsprüfer und Steuerbehörden, was zusätzliche Kosten, zeitliche Verzögerungen und negative Publicity mit sich bringen kann, die das Ansehen des Unternehmens schädigen.
- Verlust von Geschäftsmöglichkeiten: Abschreckung potenzieller Investoren, Geschäftspartner oder Kunden, was zu verpassten Geschäftsmöglichkeiten und einem Wettbewerbsnachteil führen kann, der das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens behindert.
Warum gibt es die GoB?
Die GoB legen fest, wie Geschäftsvorfälle erfasst, verbucht, bewertet und offengelegt werden sollen, um einheitliche und verständliche Finanzinformationen zu liefern. Sie dienen als Grundlage für die Erstellung von Jahresabschlüssen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie anderen finanziellen Berichten, die für Stakeholder wie Investoren, Kreditgeber, Aktionäre und die Öffentlichkeit von wesentlicher Bedeutung sind.
Was ist das Ziel der GoB?
Das Ziel der GoB besteht darin, eine ordnungsgemäße, transparente und verlässliche Buchführung sicherzustellen. Es geht darum, die finanziellen Informationen eines Unternehmens auf eine Weise zu erfassen, zu verarbeiten und darzustellen, die sowohl internen als auch externen Nutzern verständlich und aussagekräftig ist. Das übergeordnete Ziel der GoB dient somit der Sicherstellung der Integrität, Genauigkeit und Verlässlichkeit der Buchführung und trägt zur langfristigen Stabilität und Nachhaltigkeit des Unternehmens bei.
Was sind die Anforderungen der GoB?
- Aufzeichnungspflicht: Unternehmen müssen alle Geschäftsvorfälle und Transaktionen vollständig und zeitnah dokumentieren. Hierzu gehören beispielsweise Einnahmen, Ausgaben, Zahlungen, Käufe und Verkäufe.
- Systematische Erfassung: Die Buchführung muss systematisch und geordnet erfolgen. Es sollten klare Kontenpläne, Buchungsregeln und Aufzeichnungsmethoden verwendet werden, um eine einheitliche und nachvollziehbare Buchführung sicherzustellen.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle relevanten Informationen und Daten müssen erfasst und korrekt wiedergegeben werden. Die Buchführungsergebnisse sollten keine wesentlichen Fehler, Auslassungen oder Falschauskünfte enthalten.
- Grundsatz der Klarheit und Verständlichkeit: Die Buchführung muss klar, verständlich und nachvollziehbar sein. Es sollten klare und eindeutige Bezeichnungen, Beschreibungen und Darstellungen verwendet werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
- Beleg- und Nachweispflicht: Unternehmen müssen Belege und Unterlagen für alle Buchführungseinträge aufbewahren, um die Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit der Einträge zu gewährleisten. Hierzu gehören etwa Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge und Quittungen.
- Zeitnahe Buchführung: Die Buchführung sollte zeitnah und regelmäßig erfolgen, um eine aktuelle und zuverlässige finanzielle Berichterstattung zu gewährleisten. Verzögerungen und Nachholbedarf bei der Buchführung sollten vermieden werden.
- Wahrung der Ordnung und Übersichtlichkeit: Zu guter Letzt sollte die Buchführung geordnet und übersichtlich sein. Es sollten klare Trennungen zwischen verschiedenen Geschäftsvorfällen, Konten und Perioden erfolgen, um eine klare Darstellung und Auswertung der finanziellen Lage zu ermöglichen.
Hinweis: Es ist wichtig zu beachten, dass die genauen Anforderungen der GoB je nach Land und Rechtsgebiet variieren können. Daher ist es ratsam, sich mit den spezifischen gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften des jeweiligen Landes vertraut zu machen, um die genauen Anforderungen der GoB zu erfüllen.
Wie unterscheiden sich GoB und GoBD?
Nachdem wir nun die Bedeutung, Ziele und Anforderungen der GoB grundlegend beleuchtet haben, ist es an der Zeit herauszufinden, wie sich die GoB von den GoBD unterscheiden und warum es wichtig ist, diese beiden Begriffe zu verstehen.
Was bedeutet GoBD?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD sind in Deutschland Leitlinien, die vom Bundesministerium der Finanzen herausgegeben wurden und die Anforderungen an die elektronische Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen definieren.
GoBD als Erweiterung der GoB im digitalen Zeitalter
Im digitalen Zeitalter haben sich die Anforderungen an die Buchführung und Aufbewahrung von Unterlagen grundlegend verändert. Während die GoB bereits seit Langem etabliert sind und die allgemeinen Prinzipien für eine ordnungsgemäße Buchführung definieren, wurde mit den GoBD eine Erweiterung geschaffen, die speziell auf die Anforderungen der digitalen Welt eingeht.
Die GoBD stellen daher eine Ergänzung zu den GoB dar und legen die spezifischen Anforderungen fest, die bei der elektronischen Buchführung und der Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form zu beachten sind. Sie konkretisieren die GoB für den digitalen Kontext und geben klare Leitlinien für den Umgang mit digitalen Dokumenten, elektronischen Rechnungen, Datenzugriff, Archivierung und Datenverarbeitung.
Der Vergleich: GoB und GoBD im Überblick
Wie können Unternehmen die GoB und GoBD sicher einhalten?
Unternehmen müssen sowohl die allgemeinen Grundsätze der GoB als auch die spezifischen Anforderungen der GoBD beachten, um den gesetzlichen Vorschriften zu entsprechen und eine reibungslose Prüfung durch die Finanzbehörden zu gewährleisten. Das Dokumentenmanagement-System (DMS) hat sich dabei als effektive Lösung zur Umsetzung der GoB und GoBD etabliert.
Das DMS als Lösung zur Umsetzung von GoB und GoBD
Ein DMS bietet eine Vielzahl von Vorteilen für die Einhaltung der Grundsätze und unterstützt Unternehmen in folgenden Bereichen:
Dokumentenverwaltung
Ein Dokumentenmanagement-System ermöglicht eine strukturierte und geordnete Ablage von Buchführungsdokumenten. Dadurch wird eine systematische Organisation und ein Compliance-konformes Dokumentenmanagement erreicht, was die Einhaltung der GoB und GoBD erleichtert.
Revisionssicherheit
Ein DMS bietet Funktionen zur Protokollierung von Änderungen, Zeitstempel und elektronische Signaturen. Dadurch wird eine revisionssichere Verfahrensdokumentation gemäß den Anforderungen der GoB und GoBD gewährleistet. Die Integrität der Daten bleibt erhalten, und es können nachvollziehbare Prüfungsspuren im Sinne der Revisionssicherheit erzeugt werden.
Automatisierung von Prozessen
Die Einführung eines DMS ermöglicht die Automatisierung von Buchführungsprozessen, beispielsweise durch die Einrichtung von Workflows. Dies minimiert manuelle Eingriffe und reduziert das Risiko von Fehlern. Gleichzeitig können die Prozesse gemäß den Vorgaben der GoB und GoBD standardisiert und überwacht werden.
Datenzugriff und Berechtigungen
Durch die Implementierung eines DMS können Unternehmen den Zugriff auf Buchführungsdokumente steuern und überwachen. Effektive Berechtigungskonzepte gewährleisten, dass nur autorisierte Personen auf relevante Informationen zugreifen können.
Archivierung und Aufbewahrung
Ein DMS ermöglicht die digitale Dokumentenarchivierung von Buchführungsdokumenten gemäß den Aufbewahrungsfristen der GoB und GoBD. Dadurch wird beispielsweise die GoBD-konforme Aufbewahrung von Rechnungen erleichtert und physischer Speicherplatz eingespart. Gleichzeitig können die Dokumente schnell und einfach abgerufen werden.
Vereinfachte Dokumentensuche
Ein DMS bietet leistungsstarke Suchfunktionen, die eine schnelle und gezielte Suche nach Buchführungsdokumenten ermöglichen. Dies erleichtert die Einhaltung der GoB und GoBD, da relevante Informationen effizient gefunden werden können.
3 Tipps zur Umsetzung der GoB und GoBD
- Verstehe die Anforderungen: Du musst kein Experte bzw. keine Expertin sein. Jedoch solltest du dich zumindest mit den GoB und GoBD vertraut machen. Lese die relevanten Gesetze, Verordnungen und Leitlinien, um ein klares Verständnis der Anforderungen zu entwickeln und das Dokumentenmanagement-System auf deine individuellen Bedürfnisse auszulegen.
- Schulung und Sensibilisierung: Stelle sicher, dass deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die GoB und GoBD informiert sind und die relevanten Prozesse und Verfahren verstehen. Schule sie regelmäßig, um sicherzustellen, dass das Bewusstsein für die Einhaltung der Standards vorhanden ist.
- Automatisierung nutzen: Nutze moderne Technologien wie ein Dokumentenmanagement-System, um deine Geschäftsprozesse zu automatisieren und die GoB und GoBD effizient umzusetzen.
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Fazit: GoBD als digitale Erweiterung der GoB – mit einem DMS zur sicheren Einhaltung
Es ist wichtig zu beachten, dass die GoBD auf den GoB aufbauen und diese nicht ersetzen. Du erweiterst die GoB vielmehr um spezifische Anforderungen und Verfahren für die digitale Buchführung, um den Herausforderungen und Möglichkeiten des digitalen Zeitalters gerecht zu werden. Die GoBD stellen somit eine Ergänzung zu den GoB dar, die auf die Anforderungen der elektronischen Buchführung abzielen.
Nutze zur Einhaltung der GoB und GoBD ein Dokumentenmanagement-System wie d.velop documents und lasse es dir auf deine individuellen Bedürfnisse zuschneiden. Betrachte es als leistungsstarkes Werkzeug, um die Einhaltung der Standards sicherzustellen und die Herausforderungen des digitalen Zeitalters zu meistern.