Ob Start-up oder Konzern – viele Unternehmen beschäftigen sich aktuell mit der Digitalisierung und Optimierung ihrer Dokumentenprozesse. Bevor Themen wie KI und Automatisierung in den Fokus rücken können, gilt es für manche noch, das Papierarchiv abzulösen. Hierfür sollte man unbedingt einen Aktenplan erstellen, da es eine solide Grundlage benötigt: einen durchdachten Aktenplan.
Für Unternehmen, die noch am Anfang ihrer digitalen Transformation stehen, bieten digitale Akten den perfekten Startpunkt in die Digitalisierung. Denn bei all den neuen technologischen Begriffen hat das Konzept des Aktenplans nach wie vor Bestand.
Um einen digitalen Aktenplan zu erstellen und das Optimum daraus herauszuholen, sind zentrale Fragen zu klären: Welche Dokumente sollen in welchen Akten zu finden sein? Wer darf diese einsehen und bearbeiten? Welche Eigenschaften sollen die Dokumente besitzen?
In unserem Artikel führen wir durch die Beantwortung all dieser offenen Punkte. Dabei bleibt eine Hilfe stets präsent: der reale Ordner.
Definition: Was ist ein Aktenplan?
Ein Aktenplan (auch bekannt als „Registraturplan“, „Archivplan“, „Strukturplan“, „Ordnerplan“ oder „File Plan“) ist ein Instrument zur systematischen Ordnung und fortlaufenden Verwaltung des gesamten Schriftgutes eines Unternehmens, also von Akten, Daten und Dokumenten. Ein Aktenplan stellt somit den hierarchischen Aufbau der Aktenstruktur in Form von Verknüpfungen dar.
Ob privater Aktenplan, für Unternehmen oder für die öffentliche Verwaltung: Der Aktenplan bildet ein inhaltliches Gerüst und hilft dadurch, neue Akten anzulegen und bereits existierende Akten zu finden – und dies unabhängig davon, ob sie analog oder digital vorliegen. Unter Zuhilfenahme eines Aktenplans gelingt es zudem, den Zusammenhalt von teilweise in Papierform und teilweise in Datei- bzw. Datenbankform vorliegenden hybriden Aktenbeständen zu wahren.
Warum sich ein Aktenplan lohnt – die Vorteile im Überblick
- Grundlage für die Digitalisierung: Für alle Unternehmen, die noch am Anfang stehen, stellen digitale Akten und ein strukturierter Aktenplan den perfekten Einstieg in die Digitalisierung und Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) dar.
- Strukturierte Ablage von Dokumenten: Als inhaltliches Gerüst hilft der Aktenplan bei der Aktenverwaltung, unabhängig davon, ob die Dokumente analog oder digital vorliegen.
- Aufwand- und Zeitersparnis bei der Dokumentenablage: Im digitalen Archiv entfällt die manuelle Zuordnung von Dokumenten. Das übernimmt automatisch das System.
- Vertraute Strukturen: Bestehende Strukturen lassen sich im Aktenplan abbilden, sodass Anwender:innen sich schnell zurechtfinden und in vertrauter Weise weiterarbeiten können.
- Schnelles Auffinden von Informationen: Durch die systematische und transparente Ablagestruktur des Aktenplans wird die Suche nach Informationen und Dokumenten deutlich effizienter und das Wissensmanagement nachhaltig verbessert.
- Verwaltung hybrider Aktenbestände: Der Aktenplan hilft, sowohl papierbasierte als auch digitale Dokumente, in Datei- oder Datenbankform, in einem einheitlichen System zu erfassen und ihren Zusammenhang zu wahren.
- Sparsame Datenhaltung: Da der Aktenplan den hierarchischen Aufbau der Aktenstruktur in Form von intelligenten Verknüpfungen darstellt, lassen sich Dokumente mehreren Akten zuordnen, ohne dupliziert zu werden.
Aktenplan erstellen: Digitale Struktur mit System
Damit jederzeit die richtigen Informationen in den Akten auffindbar sind, müssen also Aktenpläne erstellt werden. Das ist bei händischen Aktenordnern oder digitalen Filesystemen so, und ändert sich auch beim digitalen Archiv des DMS nicht. Was sich jedoch ändert: Die mühselige manuelle Zuordnung von Dokumenten nach dem erstellten Aktenplan entfällt. Dies geschieht dank digitaler Dokumentenarchivierung von selbst. Denn es werden in den Aktenplänen Kriterien definiert, anhand derer Dokumente automatisch den digitalen Akten zugeordnet werden.
Der Weg zum Aktenplan – 5 einfache Schritte
Um erfolgreich einen digitalen Aktenplan zu erstellen, gilt es im ersten Schritt, die aktuelle Ablagestruktur zu erfassen und auf Optimierungspotenziale zu untersuchen. Des Weiteren sind sinnvolle Haupt- und Untergruppen zu definieren und die entsprechende Struktur in der eigenen Software-Lösung abzubilden. Zusammengefasst sind somit 5 einfache Schritte nötig, um einen digitalen Aktenplan zu erstellen:
- Aktuelle Ablagestruktur erfassen
- Hauptgruppen festlegen
- Untergruppen festlegen
- Haupt- und Untergruppen-Ziffern zuordnen
- Identische Ziffern-Struktur in der bestehenden Software-Lösung erstellen
Wie man dazu genau vorgeht, erfährst du im Projektguide „In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten“.
Der Aktenplan und seine individuelle Aktenstruktur
Digitale Akten fassen, ganz ähnlich wie eine Papierakte, Dokumente und Dateien zusammen, die fachlich zusammengehören. So findet man ein Dokument in mehreren Akten wieder. Der große Vorteil: Ein Dokument lässt sich beliebig vielen Akten zuordnen, ohne physikalisch mehrfach zu existieren. Die Reproduktion und das ständige Kopieren haben ein Ende.
Ein Aktenplan stellt dabei den hierarchischen Aufbau der Aktenstruktur in Form von Verknüpfungen dar. Eine Akte im digitalen Archiv ist eine Einheit aus Elementen und beschreibenden Eigenschaften. Elemente einer Akte können Dokumente und weitere Akten sein. Beispielsweise ist eine Kundenakte mit einer untergeordneten Auftragsakte verknüpft, in der die Dokumente zu entsprechenden Aufträgen zu finden sind.
Um ein Dokument nicht nur über die Dokumentart oder einzelne Eigenschaften zu finden, können Dokumente in Akten verknüpft werden. Dabei entsteht eine hierarchische Verknüpfung zwischen Akten und Dokumenten. So lassen sich bestehende Strukturen abbilden, in denen sich die Anwender:innen schnell zurechtfinden. Beispielsweise kann eine Rechnung zusammen mit der Bestellung, der Auftragsbestätigung und weiteren zugehörigen Dokumenten in einer Bestellakte und gleichzeitig in einer Kunden- bzw. Lieferantenakte abgelegt werden.
Erfahre im Video, wie die Aktenstruktur in einem DMS aufgebaut ist und wie man so langfristig den Überblick über digitale Dokumente behält!
Erfolgreiche Einführung: Mit dem Aktenplan in Richtung Digitalisierung schweben
Den Überblick über ihre Dokumente sichern sich beispielsweise bereits diese beiden Kommunen aus der öffentlichen Verwaltung:
- Die Stadt Wuppertal schwebt Richtung Digitalisierung und arbeitet durchgängig mit dem elektronischen Aktenplan auf Basis des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents.
- Auch die Gemeinde Ascheberg führt die digitale Akte organisationsweit ein und profitiert von effizienter Prozesssteuerung, ermöglicht durch die Einführung eines digitalen Aktenplans.
Potenziale entdecken: Intelligent und digital Aktenpläne mit KI erstellen?
Um das volle Effizienzpotenzial digitaler Aktenpläne auszuschöpfen, bietet Künstliche Intelligenz (KI) spannende neue Möglichkeiten. Ein denkbares Szenario: Es könnte auf Dauer ein Use Case sein, dass die KI bei der Erstellung eines Aktenplans unterstützt, indem der/die Administrator:in lediglich textuell beschreibt, dass eine Aktenstruktur für eine Bestellakte mit den bestimmten X-Kategorien und Eigenschaften zu erstellen ist.
Diese Beschreibung könnte in einem Prompt an eine chatbasierte KI übergeben werden. Die KI liefert daraufhin einen konkreten Strukturvorschlag, ganz ohne manuelle Konfiguration, wie es derzeit der Fall ist.
Integration von Aktenplänen in bestehende Prozesse
Aktenpläne erstellen ist die eine Sache – die optimale Integration in bestehende Unternehmensprozesse die andere. Aktenpläne sind zentraler Bestandteil des Prozesses vom Scannen bis zum revisionssicheren Archivieren bzw. des Dokumentenmanagements.
Exkurs: Im Archivierungsprozess ist KI bereits im Einsatz
Im Dokumentenverarbeitungsprozess kommt Künstliche Intelligenz bereits zum Einsatz. Sie unterstützt den gesamten Dokumentenlebenszyklus in Unternehmen und Organisationen digital und automatisiert. Die Technologie dahinter ist Intelligent Document Processing (IDP), die automatische Erfassung, Umwandlung und Verarbeitung von Daten und Dokumenten ermöglicht.
Mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und Natural Language Processing (NLP) können gezielt Informationen aus verschiedenen Dokumenten extrahiert und analysiert werden. Nach dem Import, per Scan, E-Mail oder Upload, übernimmt die KI die Analyse und Verarbeitung, indem sie die Dokumente trennt, klassifiziert und die relevanten Daten extrahiert. Abschließend erfolgt die automatische Ablage im Dokumentenmanagement-System und die Integration in bestehende Workflows der Prozessmanagement Software.
Diese intelligente Dokumentenverarbeitung sorgt für:
- Reduzierung des manuellen Aufwands durch Automatisierung
- Präzise Verarbeitung durch intelligente Erkennung und Analyse
- Entlastung für Teams – mehr Fokus auf strategische Aufgaben
- Erweiterbarkeit – Anbindung weiterer KI-Anbieter für zusätzliche Möglichkeiten
IDP deckt somit alle Prozesse ab, die nach dem Eingang eines Dokuments stattfinden. Mittelbar wird über die durch IDP erkannten Eigenschaften unter Umständen eine Aktenzuordnung automatisch vorgenommen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Aktenplan zuvor durch Administrator:innen entsprechend konfiguriert wurde.
Die Erstellung eines digitalen Aktenplans – am Beispiel einer Lieferantenakte
Um zu verstehen, wie genau ein digitaler Aktenplan aussieht und was er beinhalten muss, hilft es, sich ein Beispiel für einen digitalen Aktenplan anzuschauen. In diesem Fall möchte Siegfried Lose in seinem Unternehmen, der Lose Schraubenwerke GmbH, im ersten Schritt die digitale Lieferantenakte einführen.
Welche Anforderungen erfüllt ein digitaler Aktenplan?
Der Aktenplan soll folgende Anforderungen erfüllen: Für Herrn Lose ist es wichtig, dass ausgehende Bestellungen und dazu gehörende Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Schriftverkehr in einer gemeinsamen Bestellakte gesammelt werden. Des Weiteren sollen Bestellakten zu einem Lieferanten in einer gemeinsamen Lieferantenakte gesammelt werden, am besten nach Jahren gegliedert.
Mit diesem Aktenplan kann ein Dokument anhand der Angabe der Eigenschaften „Lieferantennummer“, „Lieferant“, „Straße“, „PLZ“, „Ort“ und „Land“ beim Ablegen gleichzeitig mit der Lieferantenakte, der Lieferantenjahresakte und der Bestellakte verknüpft werden.
Wie ist ein digitaler Aktenplan aufgebaut?
Der Aktenplan sieht für jeden Lieferanten eine separate Akte vor, in der die einzelnen Bestellungen und weitere Dokumente in einzelnen Bestellakten abgelegt werden. Die Gliederung nach Jahren erfolgt auf Basis einer dazwischenliegenden Lieferantenjahresakte.
Die Aktenstruktur am Beispiel einer Lieferantenakte sieht demnach wie folgt aus:
Genau genommen: So sieht die Datenstruktur einer Bestellakte konkret aus
Beim Import einer Bestellung wird eine Bestellakte angelegt, in welche der Lieferantenname und das Bestelldatum gespeichert werden. Die Bestellakte wird mit der Lieferantenjahresakte und der Lieferantenakte verknüpft. Existiert noch keine Lieferantenakte, wird diese angelegt. Die Lieferantenakte enthält den Lieferantennamen sowie die Anschrift und die Kundennummer. Die Informationen werden anhand des Lieferantennamens aus einer Datenbanktabelle übernommen. Die Auftragsbestätigung enthält den Lieferantennamen und das Datum. Demnach sind folgende Eigenschaften notwendig:
- Lieferant: alphanumerischer Wert, 35-stellig
- Straße: alphanumerischer Wert, 35-stellig
- PLZ, Ort, Land: alphanumerischer Wert, 35-stellig
- Lieferantennummer: alphanumerischer Wert, 35-stellig
- Datum: Datumswert
Die Vererbung verläuft von untergeordnet zu übergeordnet, d.h. wenn ein Dokument in die Bestellakte abgelegt wird, kann dieses auch über die Lieferantenjahresakte bzw. der Lieferantenakte gefunden werden, da diese miteinander verknüpft sind.
Projektguide: In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten
Der erstellte Aktenplan im Flussdiagramm
Erst, wenn man etwas Komplexes einfach darstellen kann, hat man es wirklich verstanden. Die Darstellung des erstellten Aktenplans im Flussdiagramm ermöglicht einen gesamtheitlichen Überblick über alle Informationen und unterstützt bei der Identifizierung von Optimierungspotenzialen.
Fazit: Einen Aktenplan zu erstellen ist nicht schwer – entscheidend ist die kontinuierliche Optimierung
Ob analog oder digital, der Aktenplan ist ein zentrales Element für eine effiziente Dokumentenarchivierung. Mit ihm wird sichergestellt, dass systematisch und nachvollziehbar, also in einer durchdachten Struktur, abgelegt wird. Dabei ist der Aktenplan kein starres Konstrukt. Er lässt sich jederzeit anpassen und verbessern. Oft ergeben sich erst im Arbeitsalltag Optimierungspotenziale, die gezielt genutzt werden sollten.
Eine Chance im digitalen Wandel: Wie in vielen Bereichen der Digitalisierung halten auch Aktenpläne Potenziale für den Einsatz Künstlicher Intelligenz bereit, denkbar etwa zur vereinfachten und unterstützten Erstellung von Aktenplänen.
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Häufige Fragen und Antworten zum Aktenplan
Ein Aktenplan (auch bekannt als „Registraturplan“, „Archivplan“, „Strukturplan“, „Ordnerplan“ oder „File Plan“) ist ein Instrument zur systematischen Ordnung und fortlaufenden Verwaltung des gesamten Schriftgutes eines Unternehmens (Akten, Daten und Dokumente). Der Aktenplan bildet eine inhaltliche Struktur und hilft dadurch, neue Akten anzulegen und bereits existierende Akten zu finden. Unter Zuhilfenahme eines Aktenplans gelingt es, den Zusammenhalt von teilweise in Papierform und teilweise in Datei- bzw. Datenbankform vorliegenden hybriden Aktenbeständen zu wahren.
Digitale Akten bieten den perfekten Start in die Digitalisierung. Ein Aktenplan ist ein zentrales Werkzeug für die strukturierte und effiziente Verwaltung von Dokumenten, und damit ein wichtiger Baustein. Er bildet das inhaltliche Gerüst für die Ablage und Wiederauffindbarkeit von Informationen.
Künstliche Intelligenz kann künftig eine zentrale Rolle bei der automatisierten und intelligenten Erstellung von Aktenplänen übernehmen. Ein möglicher Denkansatz: Anstatt Aktenstrukturen manuell zu definieren, könnten Administrator:innen einfach beschreiben, welche Art von Aktenstruktur – z. B. für eine Bestellakte mit bestimmten Kategorien und Eigenschaften – benötigt wird. Die KI könnte die Angaben analysieren und daraufhin einen konkreten Vorschlag für die Aktenstruktur generieren.