Digital unterschreiben – ein einseitiges Verfahren?

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Dokumente digital zu unterschreiben ist heutzutage kein Hindernis mehr. Es gibt bereits viele etablierte Lösungen am Markt. Doch was ist, wenn Sie als Unternehmen viel weiter in puncto Digitalisierung sind, als beispielsweise Ihre Geschäftspartner? Was ist, wenn Sie Ihre Verträge digital unterschreiben, Ihr Gegenüber aber diese Möglichkeiten nicht nutzt oder verweigert?

Digital unterschreiben: Wie gehe ich damit um, wenn mein Vertragspartner nicht digital signieren möchte?

Ordnen wir erstmal die Situation ein. Wie ist die Ausgangslage, was gilt es zu beachten?
Bei Verträgen handelt es sich um mehrseitige Rechtsgeschäfte, die durch übereinstimmende Willenserklärungen zustande kommen. Ein Vertrag wird wirksam, wenn zwei, sich hinsichtlich des Vertragsinhalts, deckende Willenserklärungen – Angebot und Annahme – vorliegen. Ist das Angebot wirksam beim Empfänger angekommen, so bedarf es einer Annahme, die wiederum dem Absender zugehen muss. Das klingt erstmal komplizierter als es ist. Kurz gesagt:
Beide Parteien müssen sich über den Vertragsgegenstand einig sein und beide müssen diesen akzeptieren und unterschreiben. Fertig. Fertig?

Handschriftlich und digital unterschreiben

Sofern das Gesetz oder der Vertrag nicht die Schriftform vorschreiben, kann ein Vertrag gelten, wenn ein Vertrag nur von einem Vertragspartner digital unterschrieben und von dem anderen Vertragspartner handschriftlich gezeichnet wird.

Nehmen wir ein Beispiel hinzu: Firma A möchte einen Vertrag mit Firma B schließen.

1. Firma A unterzeichnet den Vertrag mit einer digitalen Signatur und verschickt ihn in digitaler Form an Firma B. Firma A gibt hiermit ein rechtskräftiges Angebot ab, was dem Empfänger in Firma B digital zugestellt wird.

2. Firma B empfängt den digital unterzeichneten Vertrag und hat zwei Möglichkeiten zur Annahme des Angebots.
Option 1: Firma B unterzeichnet den Vertrag ebenfalls mit einer digitalen Signaturlösung und sendet ihn an Firma A.
Option 2: Firma B unterzeichnet den Vertrag handschriftlich und sendet ihn an Firma A.

3. Mit dem Zugang des von Firma B unterzeichneten Vertrags an Firma A ist ein wirksamer Vertrag geschlossen worden.
Option 1: Wurde der Vertrag digital unterzeichnet, so kann das Dokument einfach digital abgelegt werden.
Option 2: Wurde der Vertrag handschriftlich unterzeichnet, so ist es empfohlen, diesen, wie auch schon heute, als Original aufzubewahren. Zusätzlich kann der Vertrag digital archiviert werden.

4. Aufbewahrung von Dokumenten: Beide Parteien sollten das rechtskräftige Angebot, wie auch die Annahme mindestens bis zum Ende der Vertragslaufzeit sowie für mindestens 1 Jahr hierüber hinaus aufbewahren.

Der Prozess der digitalen und handschriftlichen Unterschrift

Im Falle einer Rechtsstreitigkeit können beide Parteien so nachweisen, dass ein rechtskräftiger Vertrag mit übereinstimmenden Willenserklärungen zustande gekommen ist. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung ist damit zu rechnen, dass immer mehr Unternehmen Verträge digital zeichnen werden. Wichtig ist grundlegend immer, dass jede Partei in der Lage ist, im Zweifel nachzuweisen, dass die jeweils andere Partei ihre Willenserklärung entsprechend der eigens vorgetragenen Behauptung abgegeben hat.

 

Schriftformerfordernis – doch schriftlich und nicht digital?

Die Anforderung an die Schriftform beschreibt der Gesetzgeber in § 126 BGB. Das Gesetz sieht in den § 126 Abs. 3, 126a BGB die Möglichkeit vor, die Schriftform durch die elektronische Form zu ersetzen. Hierzu bedarf es einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz, wobei bei einem Vertrag die Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument elektronisch signieren müssen.

Das heißt, sofern die Schriftform vorgeschrieben ist (im Gesetz oder Vertrag), müssen die Vertragspartner auf die qualifizierte elektronische Signatur zurückgreifen, weil nur diese Form der digitalen Signaturerstellung – aufgrund ihres hohen Authentifizierungsgrades – die Schriftform ersetzen kann. Bei Anforderung der Schriftformerfordernis ist bisher nicht gerichtlich festgestellt, ob anerkannt wird, dass ein Vertrag von einer Partei qualifiziert elektronisch und von der anderen Partei handschriftlich signiert wird.
Wichtig: Ob die Schriftform vorgeschrieben ist, wer dies prüft und für welche Signaturstufe man sich entscheidet, obliegt der eigenen Einschätzung der Parteien.

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Blogartikel d.velop Blog digitale Unterschrift - ein einseitiges Verfahren?

Dieser Artikel enthält Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz digitaler Signaturen in Ihrem Unternehmen, ist jedoch keine verbindliche Rechtsberatung. Zu dem kann sich die Gesetzgebung ändern. Der vorliegende Leitfaden ersetzt nicht die Beratung durch einen Juristen.