Einführung DMS: Diese 6 Schritte solltest du beachten

Die Akte als Aufbewahrungsort für Papiere hat eine lange Tradition. Bereits seit dem späten Mittelalter werden Akten geführt. Zu Beginn wurden die Papiere von Aktenzwirn zusammengehalten, bevor sich Anfang des 20. Jahrhunderts Ordner und Hefter etablierten. Und auch heute, mehr als 500 Jahre später, findet man die beliebten Akten in vielen Unternehmen und Organisationen. In den vergangenen 500 Jahren gab es natürlich viele Entwicklungen und aktuelle Technologien führten zu einer effizienten und deutlich besseren Verwaltung von Dokumenten mithilfe eines DMS. Damit die Einführung eines DMS erfolgreich abläuft, haben wir eine Checkliste zur Einführung eines DMS in sechs Schritten erstellt.  

Im Umfeld von DMS begegnet man immer wieder Begriffen, die ähnlich klingen, aber unterschiedliche Bedeutungen haben – oder fälschlicherweise synonym verwendet werden. Das sorgt nicht selten für Verwirrung, gerade, wenn es um die Abgrenzung zu verwandten Konzepten wie ECM oder digitalen Archiven geht. Damit du den Überblick behältst, haben wir die wichtigsten Begriffe rund um das DMS im Blogartikel DMS Definitionen zusammengefasst.

Warum ein DMS einführen?

Ein DMS bietet Organisationen zahlreiche Vorteile. Diese zielen meist auf eine Effizienzsteigerung bzw. Produktivitätssteigerung sowie Kostensenkungen ab. Die wichtigsten Vorteile eines DMS sind:

• Hohe Sicherheitsstandards: Ein DMS schützt sensible Unternehmensdaten durch Zugriffsrechte, Verschlüsselung und revisionssichere Archivierung.
• Skalierbarkeit: Das System wächst flexibel mit dem Unternehmen mit – unabhängig von der Anzahl der Nutzer:innen oder dem Datenvolumen.
• Minimale Suchzeit: Dokumente lassen sich in Sekundenschnelle über intelligente Suchfunktionen und Metadaten finden.
• Homeoffice und Remote Work möglich: Ein cloudbasiertes DMS ermöglicht ortsunabhängigen Zugriff auf alle relevanten Unterlagen – sicher und jederzeit.
• Beschleunigte Workflows: Automatisierte Prozesse und digitale Freigaben reduzieren Bearbeitungszeiten und vermeiden Medienbrüche.
• Monitoring in Echtzeit: Aktivitäten und Prozesse können in Echtzeit überwacht und analysiert werden, was Transparenz und Steuerung verbessert.
• Anbindung an Cloud-Storage: Durch die Integration mit Cloud-Diensten lassen sich Daten flexibel speichern, synchronisieren und gemeinsam bearbeiten.

Die genannten Vorteile zeigen deutlich, wie ein DMS Unternehmen dabei unterstützt, effizienter, flexibler und zukunftssicherer zu arbeiten. Doch um diese Potenziale voll auszuschöpfen, ist eine strukturierte und gut geplante Einführung entscheidend. Im nächsten Abschnitt zeigen wir Schritt für Schritt, wie die erfolgreiche Implementierung eines DMS gelingt – von der ersten Analyse bis zum Übergang in den Regelbetrieb.

Schritte zur Einführung eines DMS

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) erfolgt idealerweise in sechs klar strukturierten Schritten. Zunächst wird der Ist-Zustand analysiert, um Schwachstellen in dokumentenbasierten Prozessen zu identifizieren und messbare Kennzahlen zu erheben. Darauf aufbauend werden konkrete Ziele definiert und priorisiert, bevor ein umfassendes Konzept zur Umsetzung entwickelt wird – inklusive technischer Anforderungen, digitaler Aktenstrukturen und Betriebsmodell. Nach Auswahl eines geeigneten Anbieters folgt die Projektrealisierung mit Testphase, Schulungen und Rollout. Abschließend geht das System in den Regelbetrieb über, wobei kontinuierliche Optimierung und Nutzerfeedback eine zentrale Rolle spielen. Im Folgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die sechs zentralen Schritte und zeigen, worauf es bei der erfolgreichen Einführung eines DMS ankommt.

1. Einführung DMS: Ist-Zustand analysieren

Der erste Punkt auf der Checkliste zur Einführung eines DMS sollte sein, den aktuellen Zustand des Unternehmens zu analysieren. Es ist wichtig, herauszufinden, welche dokumentenbasierte Prozesse langsam, fehleranfällig oder ineffizient sind. Durch die richtigen Fragen und die Ermittlung relevanter Kennzahlen können Unternehmen die Basis für die Definition ihres Soll-Zustandes schaffen.

Kennzahlen nutzen

Um herauszufinden, wo das Unternehmen oder die Organisation aktuell steht und im zweiten Schritt Zielwerte zu definieren, hilft es, Kennzahlen zur aktuellen Prozessqualität zu erheben. Diese liefern einen ersten Überblick über den aktuellen Stand und das Optimierungspotenzial hinsichtlich der Digitalisierung. Solche Kennzahlen können wie folgt aussehen.

• Zeitaufwand für das Erfassen, Einsortieren & Ergänzen je Dokument in Minuten 
• Zeitaufwand für das Ablegen je Dokument in Minuten 

• Zeitaufwand für das Durchsuchen je Akte in Minuten 
• Anzahl Suchvorgänge je Tag 
• Anzahl Reproduktionen/Kopien je Tag 
• Zeitaufwand je Reproduktion/Kopie in Minuten 
• Erzeugte bzw. verarbeitete Belegseiten/Monat 

• Größe des Archivs in m² 
• Kosten eines Anbieters für die Übernahme der Archivierung 

Durch die Erhebung der Kennzahlen ergibt sich eine erste Ausgangssituation, an der sich Ziele ableiten lassen. Die Zielwerte sollte man am besten zusammen mit dem Softwarehersteller beziffern.

2. DMS-Ziele

DMS-Ziele festlegen

Ist der erste Schritt auf der Einführung DMS Checkliste abgehakt, geht es darum, die richtigen Ziele zu definieren. Um den Erfolg einer DMS Einführung zu messen und zu beurteilen, ist das entscheidend. Beginn einfach mit allgemeinen Zielsetzungen, um einen Überblick zu bekommen, und konkretisiere diese dann anhand von zuvor ermittelten Kennzahlen. Je genauer du dabei bist, desto einfacher wird es sein, das Digital-Workplace-Konzept zu entwickeln und die benötigte Software zu identifizieren. Das wird auch die spätere Konfiguration von Workflows und die Entwicklung von maßgeschneiderten Lösungen erheblich erleichtern. Insgesamt zeigt sich der Erfolg eines DMS anhand der Erreichung dieser individuellen Ziele, die du zu Beginn deiner Einführung festgelegt hast. 

DMS-Ziele priorisieren

Die Einführung eines DMS hat in der Regel mehrere Ziele. Es ist wichtig, diesen Zielen eine Gewichtung zuzuordnen und sie zu priorisieren. Es gibt Should-Have-Ziele, die nicht erreicht werden müssen, aber dennoch wichtig für den Erfolg des Projekts sind. Must-Have-Ziele müssen erreicht werden, um die DMS Einführung als erfolgreich zu betrachten. Nice-to-Have-Ziele sind Bonusziele, die eine Art Extra-Nutzen darstellen.

3. Konzeptentwicklung zur Einführung des DMS

In dieser Phase geht es um die Vorbereitung deiner digitalen Reise. Du musst sicherstellen, dass du alles Nötige hast, deine Ziele planst und ein ganzheitliches Konzept in Betracht ziehst, damit die Einführung des DMS so einfach wie möglich erfolgen kann.

ECM-Konzept entwickeln

ECM, oder Enterprise Content Management, ist ein umfassendes Konzept, das verschiedene Softwarelösungen, Arbeitsweisen und Informationen zur Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von Unternehmensdaten integriert. ECM und DMS werden oft fälschlicherweise als gleichwertig betrachtet, obwohl DMS nur ein Teil des ECM-Systems ist.

Rechnungsverarbeitung

Die digitale Rechnungsverarbeitung ist ein wichtiger Aspekt des ECM. Sie optimiert die Verarbeitung von Rechnungen und bündelt diesen Prozess in einer Software.

Posteingangsverarbeitung

Die digitale Posteingangsverarbeitung beschleunigt und optimiert den Weg von eingehenden Dokumenten im Unternehmen. Sie automatisiert die Verteilung und Bearbeitung, reduziert Liegezeiten und verbessert die Ressourcenplanung.

Digitale Akten

Digitale Akten ermöglichen schnellen Zugriff auf Informationen und Dokumente, unabhängig von Ort und Zeit. Sie vereinfachen das Dokumentenmanagement, auch bei komplexen Strukturen.

Vertragsmanagement

Digitales Vertragsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des ECM. Es geht über die reine Vertragsverwaltung hinaus und deckt den gesamten Vertragslebenszyklus ab, von der Anbahnung bis zur Umsetzung.

Digitale Unterschrift

Die digitale Unterschrift ergänzt das DMS. Sie ermöglicht es, rechtsgültige Unterschriften auf digitalen Dokumenten mit einem Mausklick zu setzen, was den Weg zum papierlosen Büro unterstützt.

Weitere ECM-Komponenten

Zusätzlich zu den genannten Komponenten gibt es viele weitere Softwarelösungen, die Schnittstellen zum Dokumentenmanagement innerhalb des ECM bieten.

Betriebsmodelle für das DMS

Es muss geklärt werden, ob das DMS in der Cloud oder On-Premises betrieben werden soll oder ob ein hybrider Ansatz sinnvoll ist. Es ist klug, die Anforderungen an Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit zu berücksichtigen und das passende Modell für die IT-Strategie des Unternehmens zu wählen. Dabei sollte man sicherstellen, dass ausreichende IT-Ressourcen für die Umsetzung, Verwaltung und Wartung vorhanden sind. Falls dies nicht der Fall ist, kann ein Anbieter mit Managed Services unterstützen. Eine SaaS-Lösung kann die Belastung reduzieren und eine schnellere Implementierung ermöglichen.

Digitale Akten & Aktenplan

Um deine digitalen Akten und Daten effizient zu organisieren und zu verwalten, benötigst du einen Aktenplan. Dieser Aktenplan fungiert als zentrale Struktur im DMS und ermöglicht es, digitale Akten schnell zu finden und neue nach deinen Unternehmensanforderungen zu erstellen. Mehr dazu in unserem Whitepaper.

4. Auswahl und Entscheidung

Ein weiterer essenzieller Punkt auf der Einführung DMS Checkliste ist die Auswahl des passenden DMS Anbieters.  

Ein erstklassiges DMS sollte nicht nur grundlegende Funktionen bieten, sondern auch flexibel genug sein, um in die individuellen Arbeitsabläufe integriert werden zu können. Es ist wichtig, die Anpassungsmöglichkeiten und Erweiterungen zu prüfen, um das System optimal auf die spezifischen Prozesse in jeder Abteilung auszurichten. 

5. Projektrealisierung 

Sobald alle Vorbereitungen auf der Checkliste zur Einführung des DMS abgeschlossen sind, kann das Unternehmen in die Testphase übergehen. Das Workflowmanagement spielt eine wichtige Rolle bei der digitalen Abbildung von Unternehmensprozessen. Es ermöglicht die Optimierung von Prozessen, von digitalen Formularen bis hin zur Anbindung von vorhandenen Datenbanken.

Testphase 

Die Testphase ist ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Einführung eines DMS. Es ist wichtig, die Mitarbeiter:innen zu schulen und vorzubereiten, um eine hohe Akzeptanz im Team zu erreichen. Durch Pilotumgebungen, vorgefertigte Templates und Demonstrationsszenarien werden die Mitarbeiter:innen frühzeitig eingebunden.

Rollout des DMS

Der Rollout des DMS ist der nächste Schritt auf der DMS Einführung Checkliste. Dabei ist es wichtig, die zentrale Informationsdrehscheibe des Unternehmens in Bewegung zu bringen und das DMS in die Organisation zu integrieren. Eine strukturierte Vorgehensweise und die Einbindung der Mitarbeiter:innen sind entscheidend für den Erfolg. Während des Roll-outs sollten regelmäßig Feedback-Schleifen mit den Mitarbeiter:innen durchgeführt werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Zudem sollte weiterhin auf Schulung und Schaffung von Akzeptanz gesetzt werden.

6. Übergang in den Regelbetrieb

Der letzte Punkt auf der Checkliste zur DMS Einführung ist der Übergang in den Regelbetrieb. Hierbei handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess. Es erfordert Geduld und eine fortlaufende Weiterentwicklung der Projektmanagement-Kultur. Während des Regelbetriebs ist es wichtig, ein offenes Ohr für die Mitarbeiter:innen zu haben und auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Eine enge Kommunikation mit dem DMS-Anbieter ist unerlässlich, um das volle Potenzial des DMS auszuschöpfen. Ebenfalls ist es sinnvoll, unternehmensinterne Ansprechpartner:innen zu definieren und Mitarbeitenden die Sicherheit zu geben, dass sie bei Bedarf Hilfe erhalten.

Checkliste zur Einführung eines DMS

Fazit

Eine wichtige Maßnahme, um die Chancen der Digitalisierung optimal zu nutzen, ist die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems. Die Verwendung einer Checkliste bei der DMS Einführung ist sehr hilfreich, um sicherzustellen, dass alle wichtigen Aspekte angemessen berücksichtigt werden. Die Auswahl eines geeigneten DMS-Anbieters und die Berücksichtigung relevanter Kriterien spielen eine entscheidende Rolle für den Projekterfolg. Durch die Einführung eines maßgeschneiderten DMS können Unternehmen ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten und ihre Wettbewerbsfähigkeit deutlich steigern.