Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen ausstellen und verarbeiten, hat sich in den letzten Jahren grundlegend gewandelt. Anstelle von ausgedruckten Papierrechnungen übernehmen zunehmend digitale Dokumente das Rechnungswesen. Ein wesentlicher Treiber dieser Entwicklung ist die verpflichtende Einführung der E-Rechnung: Während sie im öffentlichen Beschaffungswesen bereits seit einigen Jahren vorgeschrieben ist, gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich seit dem 01.01.2025 ebenfalls flächendeckend.
Doch was verbirgt sich genau hinter dem Begriff E-Invoicing und worin unterscheidet sich eine elektronische Rechnung von einer klassischen Rechnung auf Papier? Welche konkreten Vorteile ergeben sich daraus für Unternehmen? Welchen Beitrag leistet die E-Rechnung zu mehr Nachhaltigkeit und Transparenz? Und warum ist eine PDF-Datei keine elektronische Rechnung?
In diesem Blogartikel klären wir all diese Fragen und geben dir einen umfassenden Überblick über das Thema E-Invoicing.
Was ist E-Invoicing?
E-Invoicing (Electronic Invoicing) bezeichnet den Austausch von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern in einem strukturierten, elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Es umfasst alle Schritte von der Erstellung über die Übermittlung bis zur Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen.
Was ist eine E-Invoice?
Eine E-Invoice (elektronische Rechnung) besteht aus strukturierten elektronischen Informationen, die für Maschinen automatisch lesbar sind. Für Menschen sind diese Daten ohne weitere Aufbereitung nicht direkt verständlich. Die Übermittlung der Rechnungsinformationen erfolgt in Deutschland aktuell entweder direkt zwischen den beteiligten Parteien z.B. per E-Mail oder über spezielle E-Invoicing-Netzwerke wie beispielsweise PEPPOL.
Grundsätzlich wird zwischen Ausgangsrechnungen (debitorisch) und Eingangsrechnungen (kreditorisch) unterschieden. Bei debitorischen Rechnungen, also denjenigen, die an Kunden des Unternehmens gesendet werden, wird die E-Rechnung entweder direkt im ERP- oder FiBu-System erstellt oder spezielle E-Invoicing Anbieter kommen zum Einsatz, welche die E-Rechnung auf Basis der Rechnungsdaten erstellen und dann über den gewünschten Kanal (z.B. E-Mail, Peppol) verschicken. Letzteres hat den Vorteil, dass spezielle E-Invoice Software in der Regel alle relevanten Standards unterstützt und E-Invoicing Anbieter Unternehmen rund um die verschiedenen Anforderungen und Formate beraten können. Kreditorische Rechnungen hingegen treffen von Lieferanten z.B. als Folge einer Bestellung ein. Liegen diese in elektronischer Form vor, benötigt das Unternehmen eine geeignete E-Invoice Software, um die elektronischen Rechnungsdaten verarbeiten zu können.
Welche Vorteile gehen mit dem E-Invoicing einher?
Die Einführung von E-Invoicing bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile. Nach einer einmaligen Anpassung der internen Abläufe, kannst du mit deutlich weniger Fehlern, einer spürbaren Zeit- und Kostenentlastung, höherer Transparenz und einer optimierten Steuerung des Cashflows rechnen. Zudem erleichtert das digitale Verfahren die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und trägt durch den Wegfall papierbasierter Prozesse zu mehr Nachhaltigkeit bei.
Fehlerreduktion
Bei elektronischen Rechnungsformaten wie beispielsweise der XRechnung sinkt die Fehlerquote erheblich, da sämtliche Informationen strukturiert und ohne Qualitätsverluste digital übertragen und ausgelesen werden.
Zeit- und Kostenersparnis
Da die aufwendige manuelle Prüfung und Erfassung von Rechnungen entfällt, gewinnen Mitarbeiter:innen erheblich an Zeit. Die deutlich geringere Fehlerquote führt zudem zu weniger Rückfragen und Nachbearbeitungen – was den Arbeitsaufwand weiter reduziert. Insgesamt resultieren daraus erhebliche Kostenvorteile für das Unternehmen.
Transparenz
Durch die digitale Rechnungsverarbeitung lässt sich der Status einzelner Rechnungen deutlich leichter nachverfolgen, da alle Prozessschritte transparent abgebildet werden. Zudem werden elektronische oder digital erfasste Rechnungen zentral gespeichert, sodass sie jederzeit an einem Ort verfügbar sind. Im Gegensatz zu verstreuten Papierdokumenten in einer unübersichtlichen Aktenstruktur.
Cashflow-Verwaltung
Die verbesserte Einsicht in den jeweiligen Rechnungsstatus verkürzt Zahlungsabläufe, da Unternehmen jederzeit über aktuelle Informationen verfügen. Diese Echtzeit-Transparenz ermöglicht es zudem, potenzielle Zahlungsengpässe frühzeitig zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern.
Compliance
Die elektronische Rechnungsstellung gewährleistet eine durchgehende und rechtssichere Dokumentation aller Transaktionen. Jeder Schritt im E-Invoicing-Prozess – von der Erstellung bis zur Archivierung – lässt sich nachvollziehen und kontrollieren. Dadurch werden Prüfungen vereinfacht und die Einhaltung von Buchführungs- sowie Steuervorschriften unterstützt.
Nachhaltigkeit
Die digitale Verarbeitung von Rechnungen reduziert den Papierverbrauch erheblich. Dadurch leistet das Unternehmen einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz, da die Herstellung, der Versand und die Entsorgung von Papier entfallen.
Der Gesetzgeber als „Early-Adopter“ beim Thema E-Invoicing
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet öffentliche Auftraggeber, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Seit 2020 müssen auch Lieferanten öffentlicher Einrichtungen in Deutschland ihre Rechnungen elektronisch übermitteln – E-Invoicing ist im B2G-Bereich damit bereits seit einigen Jahren verpflichtend.
Mit der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) plant die EU eine Ausweitung der E-Rechnungspflicht auf den B2B-Sektor, u.a. um Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. In Deutschland wurde dies über das Wachstumschancengesetz umgesetzt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen jeder Größe in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
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XRechnung, ZUGFeRD oder PDF – was zählt als E-Rechnung?
Rechnungen lassen sich grundsätzlich nach unstrukturierten, hybriden und strukturierten Dateiformaten unterscheiden:
Unstrukturierte Daten
Unstrukturierte Daten
Dateien wie PDFs, TIFs, JPEGs, Word-Dokumente oder E-Mail-Texte gelten als unstrukturierte Daten. Erhält man beispielsweise eine Rechnung als PDF oder scannt eine Papierrechnung ein, handelt es sich dabei nicht um eine echte elektronische Rechnung, da die Daten nicht maschinenlesbar sind. Demnach gelten PDF-Dateien nicht als elektronische Rechnungen und dürfen ab dem 01.01.2027 bzw. für kleinere Unternehmen ab dem 01.01.2028 nicht mehr ausgestellt werden.
Hybride Rechnungsformate
Hybride Rechnungen kombinieren einen für Menschen lesbaren Teil, etwa ein PDF-Dokument, mit einem maschinenlesbaren, strukturierten Teil. Ein bekanntes Beispiel dafür ist das ZUGFeRD-Format („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“). Wichtig ist hierbei, dass trotzdem allein die Daten aus dem strukturierten Teil rechtlich bindend sind und weiterverarbeitet werden dürfen.
Strukturierte Daten
Rechnungen wie die XRechnung bestehen ausschließlich aus strukturierten XML-Daten. Diese maschinenlesbaren Informationen sind für Menschen ohne spezielle Software kaum verständlich, enthalten aber alle relevanten Rechnungsinformationen präzise.
E-Invoice Software mit Integrationsmöglichkeiten
d.velop bietet Lösungen für die Verarbeitung eingehender E-Invoices in Kombination mit verschiedensten ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics oder auch Microsoft 365. Verschiedenste elektronische Rechnungsformate können automatisch ausgelesen werden. Bei rein strukturierten Formaten wie der XRechnung, wird für einen einfacheren Sichtabgleich im Rahmen der Rechnungsprüfung und Freigabe eine PDF-Datei aus den strukturierten Daten generiert. Ist die E-Invoice freigegeben, wird je nach Konfiguration die Buchung im ERP- oder FiBU-System direkt ausgelöst oder es wird ein Buchungsvorschlag zur Weiterverarbeitung an das Folgesystem übergeben.
Automated Invoice Processing – Ein Must-have!
Aufgrund der E-Rechnungspflicht, die seit dem 01.01.2025 schrittweise eingeführt wird, sowie zahlreicher Vorteile, die für eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen sprechen, ist das Thema E-Rechnungen kaum noch zu umgehen. Unternehmen, die sich frühzeitig mit diesem Thema befassen, positionieren sich für eine zukunftsorientierte und effiziente Verwaltung ihrer Prozesse.
Fragen zum E-Invoicing
E-Invoicing (Electronic Invoicing) ist der Prozess, bei dem Rechnungen elektronisch statt auf Papier erstellt, übermittelt und verarbeitet werden.
E-Invoices (oder E-Rechnungen) beinhalten elektronische Daten, die ausschließlich von Computern gelesen werden können. Das menschliche Auge kann die Daten nicht interpretieren.
E-Invoicing bietet zahlreiche Vorteile, vor allem eine schnellere Abwicklung
von Rechnungen, Kostenersparnis, Automatisierung, höhere Effizienz, Umweltfreundlichkeit, bessere Kontrolle, erhöhte Sicherheit und die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen.
Ja, E-Invoicing ist sicherer als die papierbasierte Rechnungsstellung. Elektronische Rechnungen können verschlüsselt und digital signiert werden, um die Echtheit zu gewährleisten.