Wie viel Zeit und Geld könnte dein Unternehmen sparen, wenn Dokumente automatisch und fehlerfrei erstellt würden? Mit einem Output Management System wird dies möglich. Effizienz im Unternehmen steigern, Kosten senken und neben der Minimierung von Fehlern gleichzeitig personalisierte Kommunikation ermöglichen – all das mit nur einem Technologie-Tool. In diesem Artikel erfährst du, was sich hinter dem Begriff Output Management verbirgt, welche vielfältigen Möglichkeiten diese Managementdisziplin bietet und welche Rolle Künstliche Intelligenz in diesem Kontext einnehmen kann.
Definition: Was ist Output Management?
Output Management bezeichnet den Prozess der automatischen und optimierten Ausgangsverarbeitung von Dokumenten. Diese Dokumente können entweder elektronisch (wie E-Mails und E-Rechnungen) oder physisch (wie papierbasierte Angebote und Verträge) vorliegen. Es gewährleistet einen termingerechten Informationsfluss an alle vorgesehenen Empfänger:innen innerhalb und außerhalb einer Organisation und setzt am Ende des Dokumentenverarbeitungsprozesses an.
Output Management Systeme (OMS) generieren dabei Dokumente bzw. Texte aus gesammelten und zusammengeführten Daten und Informationen, formatieren diese und bereiten sie mithilfe von Vorlagen gemäß Corporate Identity (CI) des Unternehmens auf und für den Versand über diverse Kanäle vor. Zuletzt steuern OMS die Verteilung, einschließlich der Archivierung.
Templates, Planung und Umsetzung von Output Management – ein Beispiel
Die Aufgabe des Output Managements besteht darin, Daten oder Dokumente aus verschiedenen Eingangssystemen beziehungsweise Quellen entgegenzunehmen. Das Volumen der Dokumente spielt dabei keine Rolle, es ist also egal, wie viele Seiten ein Dokument hat und wie viel Speicherplatz es benötigt.
Die Dokumente, die zusammengefügt werden, benötigen Vorlagen, damit Strukturen klar definiert sind und wiederkehrende Elemente wie Logos oder Seitenzahlen nicht jedes Mal neu eingefügt werden müssen. Diese Elemente werden durch Templates in den Vorlagen festgelegt. Templates enthalten die wichtigsten Layout- und Designelemente. Dadurch spart der/die Designer:in viel Arbeitsaufwand, da diese einfach aufgebaut und klar definiert sind. Zudem wird das Corporate Design gestärkt, indem durch die Gestaltung gemäß der Corporate Identity (CI) ein einheitliches Erscheinungsbild nach außen gewährleistet wird.
Output Management im Druckbereich
Output Management gibt es auch im Druckbereich. Dabei geht es jedoch um Aufgaben in der Produktionsplanung und der Steuerung auf verschiedenen Drucksystemen. Nehmen wir eine Druckerei als Beispiel: Sie ist häufig mit verschiedenen Drucksystemen ausgestattet, und oft wird bei einem Auftrag nicht nur eine Maschine verwendet. Um die Planung und Steuerung zu beschleunigen, benutzt man ein Output Management. Damit werden Druckaufträge nicht nur schneller, sondern auch strukturierter umgesetzt. Im Druckbereich sind es meist aber keine Designelemente, die in den Vorlagen vordefiniert werden, sondern verschiedene Druckparameter, die der/die Technolog:in in der Druckerei benötigt. Ein Output Management System kann ebenfalls verschiedene Druckaufträge bündeln. Wenn beispielsweise zwei verschiedene Aufträge hereinkommen, die aber die gleiche Papiersorte verwenden, erkennt das Output Management System dies und zeigt an, dass diese Aufträge zusammen gedruckt werden können. So wird Zeit, aber auch Geld gespart, da die Maschine nicht für jeden Auftrag einzeln gestartet werden muss und weniger Papier verschwendet wird. Das Ergebnis ist eine gesteigerte Effizienz.
Schließlich ist Output Management eine Managementdisziplin, die darauf abzielt, Prozesse und Anforderungen in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens zu vereinen. Durch klar definierte Dokumentationsprozesse wird Qualität, Zuverlässigkeit und ein einheitliches Unternehmensimage sichergestellt.
Wo Ausgabe, da auch Eingabe: Abgrenzung Input- und Output-Management
Input Management befasst sich, wie der Titel schon erahnen lässt, mit dem Gegenstück zum Output Management. Dies ist für den Input in das Verarbeitungssystem zuständig, also die Eingangsverarbeitung. Das Input-Management kümmert sich um die initiale Erfassung von Daten/Informationen, ebenfalls sowohl digital als auch analog. Nach Überprüfung und Fehleranalyse ist es ebenfalls für die Speicherung der Daten zuständig.
Eine beispielhafte Anwendung hierfür wären die ersten Arbeitsschritte eines digitalen Posteingangs, welcher gescannte Post und Briefe mithilfe von OCR-Technologie, anstelle manueller Dateneingabe, digital ausliest, erfasst, klassifiziert und in den Workflow integriert. Nachfolgende Schritte wie die anschließende Verteilung der Eingangspost würden wieder dem Output Management zugeordnet.
Digitaler Posteingang: Funktionsweise, technische Hintergründe und Vorteile
Hürden eines Output Management Systems
Die Auswahl des richtigen Vorlagendesigns für die jeweilige Dokumentenerstellung kann schnell zu einer Herausforderung werden. Es ist daher ratsam, ein Design zu wählen, welches die Corporate Identity des Unternehmens beibehält. Da die Erstellung der Dokumente und des Designs mithilfe von Templates erfolgt, muss eine technisch versierte Person dafür sorgen, dass die Umsetzung der Designs den Vorstellungen des/der Designer:in entspricht. Ideal wäre hierbei ein Vorlagendesign mit Templates, das jeder beherrscht. Darin liegt auch die Hürde: Ein Vorlagendesign zu entwickeln, das ohne umfangreiche Vorkenntnisse genutzt werden kann.
Eine weitere Herausforderung besteht darin, verschiedene Datenstellen, wie ERP-Systeme, ECM-Systeme, SQL-Datenbanken oder auch Office-Dokumente zu integrieren. Hier ist es wichtig, auf Output Management Software zu setzen, die Schnittstellen zu diesen Systemen unterstützt, sodass alle Dokumente problemlos verarbeitet werden und Anwender:innen weiterhin in ihren gewohnten Oberflächen arbeiten können.
Auch im Output Management sind Compliance und Sicherheit von großer Bedeutung. Das Output Management System muss daher gewährleisten, dass sensible Daten geschützt und Informationen sicher und nur an berechtigte Empfangsstellen verteilt werden. Rechtskonformes Archivieren nach GoBD sowie Revisionssicherheit müssen ebenfalls beachtet werden.
NEIN zu Copy & Paste und JA zu Output Management Software
Viele Menschen sind mittlerweile daran gewöhnt, einfach „Copy & Paste“ zu verwenden. Diese Methodik ist jedoch stark fehleranfällig. Wer blind kopiert und nicht aufmerksam prüft, schickt versehentlich vielleicht Daten an falsche Empfänger:innen – ein Albtraum für den Datenschutz!
Datenschutz ist wichtig, und personenbezogene Daten müssen mit Vorsicht behandelt werden. Daher wäre eine weniger fehleranfällige Methode wie das digitale, automatische Output Management eine fabelhafte Alternative. Da es oft schnell gehen muss und man nicht immer mit voller Aufmerksamkeit den Text oder die Zahlen liest, entstehen leicht Fehler. Ein gutes Beispiel dafür ist ein Beitrag von der Welt, die berichtete, wie die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Bahn-See in Essen von einer Frau aus dem Schwarzwald 4.632.124.357.000.001 € forderte, weil eine Mitarbeiterin versehentlich statt der zu zahlenden Summe die Kundennummer kopiert hatte. Und das nur aufgrund eines Copy & Paste-Fehlers, welcher mit einem Output Management System so nicht passiert wäre, da hier nur die Datenquellen ausgewählt werden müssen und die vordefinierte Vorlage automatisch durch das System mit der Kundennummer befüllt wird.
Dokumente automatisch generieren und Daten integrieren – Output Management mit dox42 in d.velop documents
Warum dein Unternehmen von einem Output Management System profitiert
Um Produktion und Versand zu dokumentieren, konzentrieren sich Unternehmen zunehmend darauf, ihre Prozesse zu optimieren, Effizienzpotenziale zu nutzen und damit Kosten zu senken. Automatisiertes Output Management ermöglicht es beispielsweise, die manuelle Dokumentenerstellung und -verteilung in der Buchhaltung durch wertschöpfende Tätigkeiten zu ersetzen. Allgemein ermöglicht Automatisierung von Prozessen einen spürbaren Return on Invest:
Gleichzeitig kann die Kommunikation personalisiert und die Verwaltung umfangreicher Datenmengen unterstützt werden. Dadurch erhöht sich die Antwortrate bei Kundenbeziehungen und das Image, welches das Unternehmen verfolgt, wird in den nach außen gegebenen Dokumenten widergespiegelt.
Durch die Dokumentengestaltung kann das Corporate Design gezielt eingesetzt werden und schafft so extern als auch intern einen professionellen Auftritt. Output Management ist dabei eine unschätzbare Unterstützung. Jedoch bietet es noch mehr Vorteile, die wir für dich in der Infografik zusammengefasst haben:
Wie Output Management von Künstlicher Intelligenz (KI) profitiert
„Bei der data:unplugged 2025, dem Festival für Daten & KI, hatte ich ein spannendes Gespräch, gerade in Bezug auf das Vorlagenmanagement. Ich habe von einer KI-assistierten Template-Plattform erfahren, die Vorlagen für verschiedene Zwecke bereitstellt. In diesem Use Case ging es um Kommunalwahlen, bei denen eine politische Partei für alle Bürgermeisterwahlen entsprechende Vorlagen wie Werbeplakate und Flyer für die Kandidaten bereitstellt. Dann kommt die KI zum Zuge, indem sie die Vorlagen intelligent füllt, z.B. die Fotos der Kandidaten freistellt und an der richtigen Stelle im Flyer einfügt. Zusätzlich kann die KI auch Texte generieren, die auf die Kandidaten zugeschnitten sind. Diese Art von Automatisierung zeigt, wie wertvoll ein effizientes Output Management inklusive KI für übergreifende Prozesse sein kann. Diese Erkenntnisse lassen sich sicherlich auch auf weitere Cases im Unternehmenskontext übertragen.“
Jan Föcking, Senior Software Development Engineer – Artificial Intelligence, d.velop AG
Möglichkeiten KI-gestützter Dokumentenverarbeitung im Output Management System
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Output Management bietet zahlreiche Möglichkeiten, um Prozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Durch Algorithmen und maschinelles Lernen lassen sich nicht nur Vorlagen intelligent befüllen und Ausgaben optimieren, sondern auch die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Datenverarbeitung erhöhen.
KI könnte ihre Fähigkeiten im Output Management ebenfalls dahingehend einsetzen, indem sie als Prüfungsorgan fungiert und die erzeugten Dokumente beispielsweise dahingehend kontrolliert, ob sie mit den Unternehmensrichtlinien und dem Corporate Design des Unternehmens konform sind.
Eine weitere Möglichkeit wäre die Übersetzungsfunktion von KI. Durch die automatisierte und präzise Übersetzung von Dokumenten in der Ausgangsverarbeitung kann viel Zeit gespart werden. Dies ist primär für international agierende Organisationen ein Schlüsselfaktor, um die personalisierte Kundenkommunikation zu optimieren.
KI im Output Management bei d.velop durch Intelligent Document Processing (IDP)
Intelligent Document Processing ist eine Technologie, die Daten und Dokumente erfasst, umwandelt und verarbeitet, um Dokumentenmanagement-Prozesse intelligent zu gestalten und den gesamten Dokumentenlebenszyklus in Unternehmen und Organisationen zu automatisieren. Mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI), maschinellem Lernen (ML) und Natural Language Processing (NLP) können bestimmte Informationen aus verschiedenen Dokumenten extrahiert und analysiert werden, was sowohl das Input- als auch das Output Management optimiert. Zudem ermöglicht IDP die Anbindung weiterer KI-Anbieter für zusätzliche Funktionen.
IDP-Funktionen für das Output Management:
- Dokumentenindexierung: Dokumente können durch die Indexierung, dem Abspeichern mit gezielten Schlagworten, strukturiert und schnell auffindbar werden, damit sie im Kontext des Output Managements einfach verarbeitet werden können.
- Collaboration & Workflows: Durch das Starten von Workflows im IDP können Dokumente im Output Management konsistent, schneller und präziser erstellt und verteilt werden. Die Zusammenarbeit im Prozess ermöglicht eine qualitativere und schnellere Ausgabe der Dokumente.
- Integration in bestehende Systeme: Die Dokumentenausgabe kann dadurch nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integriert werden.
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Fazit: Output Management, eine rentable Investition
Ein automatisiertes Output Management – vor allem ergänzt durch Künstliche Intelligenz – ist eine nachhaltige und zukunftsorientierte Investition für Unternehmen. Es bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl für Arbeitgeber:innen als auch Arbeitnehmer:innen relevant sind. Durch die Automatisierung der Dokumentengestaltung und -erstellung werden Fehler minimiert und wertvolle Zeit eingespart, also ein wahrer Effizienz-Boost.
Für Nutzer:innen von SAP gibt es sogar ein spezielles SAP S/4HANA Output Management, das geschäftsbezogene Dokumente einfach, automatisiert und digital aus SAP generiert.