Geld sparen, personalisierte Kommunikation, Produktivität steigern, Fehler minimieren und vieles mehr… Das alles wird möglich durch ein Output Management System.
Welche Vorteile diese Managementdisziplin mit sich bringt, welche Aufgaben dahinterstecken und wieso dies für mein Unternehmen unverzichtbar ist, werden im folgenden Artikel ausführlich geklärt.
Definition Output Management
Output Management sind Systeme, die Dokumente automatisch generieren. Dazu gehört aber auch die Erstellung und Steuerung von elektronischen oder physisch vorliegenden Dokumenten an alle vorgesehenen Empfänger im Unternehmen oder extern. Eine große Rolle spielt auch das einheitliche Erscheinungsbild in den Vorlagen durch Einhaltung des Corporate Designs.
Aufgaben & Ziele eines Output Management Systems
Die Aufgabe von einem Output Management ist das Entgegennehmen von Dokumenten aus verschiedenen Eingangssystemen beziehungsweise Quellen. Das Volumen der Dokumente spielt hierbei keine Rolle, es ist also egal wie viele Seiten ein Dokument hat und wie viel Datenspeicher das Dokument braucht. Die Dokumente, die zusammengefügt werden, brauchen Vorlagen, damit Strukturen klar definiert sind und wiederkehrende Elemente wie zum Beispiel Logos oder Seitenzahlen nicht jedes Mal neu eingefügt werden müssen. Diese Elemente werden durch Templates in den Vorlagen definiert. Templates enthalten die wichtigsten Layout- & Designelemente, denn dadurch spart der Designer viel Arbeitsaufwand, da diese einfach aufgebaut und klar definiert sind. Zudem wird das Corporate Design gestärkt, da ein einheitlicher Auftritt nach außen gewährleistet wird.
Output Management gibt es auch im Druckbereich, jedoch geht es hierbei um die Aufgaben in der Produktionsplanung und der Steuerung auf verschiedenen Drucksystemen. Nehmen wir einmal eine Druckerei als Beispiel: sie ist meistens mit verschiedenen Drucksystemen ausgestattet und es wird oft bei einem Auftrag nicht nur eine Maschine verwendet. Damit Planung und Steuerung schneller vorangehen, benutzt man ein Output Management – damit geht die Umsetzung der Druckaufträge nicht nur schneller, sondern auch strukturierter vonstatten. Im Druckbereich sind es meistens aber keine Designelemente, die in den Vorlagen vordefiniert werden, sondern verschiedene Druckparameter, die der Technologe in der Druckerei braucht. Ebenso kann ein Output Management-System auch verschiedene Druckaufträge bündeln. Wenn zum Beispiel zwei verschiedene Aufträge hereinkommen, die aber die gleiche Papiersorte verwenden wollen, erkennt das Output Management dies und zeigt an, dass diese Aufträge zusammen in den Drucker können. So wird Zeit, aber auch Geld gespart, da nicht für jeden Auftrag die Maschine einzeln angemacht werden muss und weniger Papier verschwendet wird. Als Ergebnis steigt die Effizienz.
Schließlich ist Output Management eine Managementdisziplin, die darauf abzielt, Prozesse und Anforderungen in verschiedenen Bereichen eines Unternehmens zu vereinen und durch klar definierte Dokumententationsprozesse Qualität, Zuverlässigkeit und ein einheitliches Unternehmensimage sicherzustellen.
Herausforderungen & Hürden hinter einem Output-Management-System
Wenn man bezüglich der Vorlagendesigns immer wieder die Entscheidung treffen muss, mit welchen Vorlagen welche Dokumente erstellt werden sollen, können schnell Herausforderungen entstehen. Man braucht daher immer ein Design, welches das Corporate Design des Unternehmens beibehält. Da die Erstellung der Dokumente und des Designs mit Templates erfolgen muss, muss eine technisch-affine Person dafür sorgen, dass die Umsetzung der Designs den Vorstellungen des Designers entsprechen.
Ideal wäre hierbei ein Vorlagendesign mit Templates, die jeder beherrscht. Darin liegt auch die Herausforderung: Ein Vorlagendesign zu erstellen, welches jeder benutzen kann, ohne starke Vorkenntnisse zu haben. Eine weitere Herausforderung ist die Einbindung von verschiedenen Datenstellen, wie ERP-Systeme, ECM-Systeme, SQL-Datenbanken oder auch Office-Dokumenten.
Sag NEIN zu Copy-and-paste und JA zu Output Management Systemen!
Viele Menschen sind nur noch daran gewohnt, “Copy-and-paste” zu benutzen. Diese Methodik ist jedoch stark Fehler anfällig. Wer blind kopiert und nicht aufmerksam prüft, schickt versehentlich vielleicht Daten an den falschen Empfänger – ein Alptraum für den Datenschutz!
Datenschutz ist wichtig und personenbezogene Daten müssen mit Vorsicht behandelt werden. Daher wäre eine weniger fehleranfällige Methode wie das Output Management eine fabelhafte Alternative. Weil es meistens schnell gehen muss und man nicht immer mit perfekter Aufmerksamkeit den Text oder die Zahlen liest, entstehen Fehler. Ein gutes Beispiel dazu ist ein Beitrag von der Welt, die berichtete, dass die Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Bahn-See in Essen von einer Frau aus dem Schwarzwald 4.632.124.357.000.001 € gefordert hat, weil eine Mitarbeiterin versehentlich statt der zu zahlenden Summe die Kundennummer kopiert hat. Und das nur aufgrund eines Copy-and-paste Fehlers, welcher mit einem Output Management System so nicht passiert wäre. Denn hier muss nur die Datenquellen ausgewählt werden und durch vordefinierte Vorlagen ist klar, wo genau die Kundennummer hinkommt.
Dokumente automatisch generieren und Daten integrieren – Output-Management mit dox42 in d.velop documents
Was bringt meinem Unternehmen ein Output Management System?
Um Produktion und Versand zu dokumentieren, konzentrieren sich Unternehmen zunehmend darauf, ihre Prozesse zu optimieren, Effizienzpotenziale zu heben und damit Kosten zu senken. Ebenfalls kann die Kommunikation personalisiert werden. Damit erhöht sich die Antwortrate bei Kundenbeziehungen und das Image, welches das Unternehmen verfolgt, wird in den nach außen gegebenen Dokumenten widergespiegelt. Durch die Dokumentengestaltung kann das Corporate Design gezielt eingesetzt werden und schafft so auch einen professionellen Auftritt nach außen, aber auch intern. Output Management ist dabei eine unschätzbare Unterstützung. Jedoch bietet es noch mehr Vorteile, die wir für dich in der Infografik zusammengefasst haben.
Fazit
Ein Output Management ist eine nachhaltige Investition für ein Unternehmen. Es bietet viele nennenswerte Vorteile, die sowohl für Arbeitgeber: innen, als auch Arbeitnehmer: innen relevant sind. Es ist vor allem schneller als händische Dokumentengestaltung und -erstellung, minimiert so Fehler und spart enorm Zeit. Es gibt für Nutzer von SAP sogar ein spezielles SAP Output Management.