Die vorbereitende Buchhaltung, auch vorbereitende Buchführung genannt, unterstützt bei dem reibungslosen Ablauf von wiederkehrenden buchhalterischen Aufgaben wie dem Monatsabschluss oder der Umsatzsteuervoranmeldung. Doch was genau versteht man unter diesen Begriffen und warum sind sie so wichtig? Das Wichtigste vorab: viele Schritte in der vorbereitenden Buchhaltung können u.a. mit Hilfe einer Rechnungsverarbeitungssoftware digitalisiert werden und bieten ein enormes Automatisierungspotenzial.
In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den Aufgaben und Funktionen der vorbereitenden Buchhaltung und geben einen Überblick zu den Automatisierungspotenzialen und Vorteilen einer Digitalisierung dieser oftmals aufwändigen manuellen Prozesse.
Vorbereitende Buchhaltung Definition
Die vorbereitende Buchhaltung umfasst alle Maßnahmen und Aufgaben, die dazu dienen, relevante Dokumente und Unterlagen für die Steuerberatung aufzubereiten. Diese umfassen zum Beispiel das Sammeln und Digitalisieren von Belegen, die Zuordnung dieser zu entsprechenden Kontobewegungen sowie die Rechnungsprüfung und Vorkontierung. So wird die Erfassung der Belege für den Steuerberater vereinfacht und Folgeprozesse wie die Erstellung des Monatsabschlusses beschleunigt. Eine gut strukturierte vorbereitende Buchhaltung ist auch im Falle einer Betriebsprüfung von Vorteil, da dann direkt alle Belege geordnet vorliegen. Die Begriffe der vorbereitenden Buchhaltung und Buchführung werden in der Praxis in vielen Fällen synonym verwendet.
Einsatzbereiche der vorbereitenden Buchhaltung
Die vorbereitende Buchhaltung ist vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen von großer Bedeutung. Denn diese haben oft keine eigenen Abteilungen, welche sich ausschließlich mit der Buchhaltung und dem Steuerwesen beschäftigen, sondern arbeiten hier mit externen Steuerberatenden zusammen. In diesem Fall ist eine richtige und geordnete Vorbereitung der Buchhaltung entscheidend, um die Zusammenarbeit mit den Steuerberatenden möglichst effizient zu gestalten und auf diese Weise teils erhebliche Kosten einzusparen. Dazu ist es besonders wichtig, dass die Buchhaltung die Aufgaben des Steuerberatenden genau kennt. Denn die Aufteilung der Aufgaben wird oftmals individuell gestaltet und die vorbereitende Buchhaltung muss daran angepasst werden.
Die 4 Schritte der vorbereitenden Buchhaltung
Bei der vorbereitenden Buchhaltung spielen die Kontrolle und richtige Zuordnung aller steuerlich relevanten Unterlagen eine zentrale Rolle. Die übergeordneten Schritte in der vorbereitenden Buchhaltung sind folgende:
1. Belege sammeln und digitalisieren
Der erste Schritt in der vorbereitenden Buchhaltung ist, für alle betrieblichen Ausgaben einen Kaufnachweis einzufordern und zentral zu sammeln. So ein Kaufnachweis kann in Form eines Belegs oder einer Rechnung vorliegen. Vor allem bei Eingangsrechnungen bietet es sich deshalb an, diese in einem zentralen Postfach zu sammeln. Werden diese außerdem alle direkt digitalisiert, reduziert sich die Wahrscheinlichkeit, dass Rechnungen nicht auffindbar sind oder komplett verloren gehen nochmals um ein Vielfaches. Gängige Rechnungsmanagement Software wie d.velop invoices bietet zudem Funktionen wie eine Volltextsuche, die das Auffinden und Sortieren von Eingangsrechnungen zum Kinderspiel werden lässt.
2. Rechnungsprüfung
Nachdem die eingegangenen Rechnungen und Belege im System erfasst wurden, müssen diese formell und sachlich geprüft werden. In diesem Schritt geht es vornehmlich darum, eine inhaltlich saubere Buchhaltung zu gewährleisten und Fehler zu erkennen und vermeiden. Besonders bei höheren Beträgen ist es wichtig, die Kaufnachweise genauestens zu prüfen. Wenn zum Beispiel eine Rechnung nicht alle erforderlichen Pflichtangaben enthält, kann dies zu hohen Steuernachzahlungen führen. Denn nur Rechnungen, die gemäß §14 UstG Abs. 4 korrekt ausgestellt wurden, können steuerlich abgesetzt werden. Ein digitaler Rechnungsworkflow kann hier mit einer integrierten §14 Vorprüfung unterstützen, die Anwendenden automatisch darauf hinweist, wenn Pflichtangaben auf einer Rechnung fehlen oder von den eigenen Stammdaten eines Unternehmens abweichen.
3. Vorkontierung
Zentrale Aufgabe im Rahmen der Vorkontierung ist, die eingegangen Belege bereits mit der richtigen 4-stelligen Kontonummer zu versehen. So muss der Steuerberatende anschließend vor der weiteren Verarbeitung nur noch kontrollieren, ob diese korrekt sind. In einem papierbasierten Prozess wird die richtige Kontonummer dabei meist von geschulten Mitarbeitenden händisch auf dem Beleg vermerkt.
4. Übergabe an die Steuerberatung
Der letzte Schritt in der vorbereitenden Buchhaltung ist die Übergabe an die Steuerberatung. Die in den vorangegangenen Schritten vorbereiteten Daten werden in regelmäßigen Abständen übergeben, damit die Steuerberatung anschließend die Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung sowie weitere betriebswirtschaftliche Auswertungen vornehmen kann. Je nach den individuellen Anforderungen erfolgt die Übergabe monatlich oder quartalsweise. Und auch hier liegt ein großes Digitalisierungs- und Automatisierungspotenzial, in dem eine digitale Rechnungsverarbeitungssoftware z.B. direkt mit der passenden DATEV Schnittstelle kombiniert wird.
5 Vorteile einer digitalen vorbereitenden Buchhaltung
Mit Hilfe einer digitalen Rechnungsverarbeitungssoftware kann ein großer Teil der manuellen Schritte im Bereich der vorbereitenden Buchhaltung digitalisiert sowie teilweise automatisiert werden. Im Mittelpunkt steht hier die oftmals erhebliche Zeitersparnis sowie die Verkürzung der Buchungsintervalle. Doch eine Digitalisierung der vorbereitenden Buchhaltung bringt darüber hinaus noch viele weitere Vorteile mit sich, wie z.B. dass (menschliche) Fehlerquellen minimiert werden oder dass die vorbereitenden Aufgaben bequem aus dem Home-Office oder von unterwegs erledigt werden können.
Im Folgenden haben wir die 5 größten Vorteile nochmals für dich zusammengefasst:
- Übersichtliche Verwaltung der Belege – von jedem Ort aufrufbar
- Mehr Zeit dank automatisierter Prozesse
- Transparente Kontrolle über Einnahmen und Ausgaben
- Bessere & schnellere Übersicht in der Buchführung
- Reduzierung der Kosten für die Steuerberatung
Falls auch du jetzt direkt von diesen Vorteilen profitieren möchtest, bietet dir unser Whitepaper einen umfassenden Überblick für den Einstieg in die digitale und automatisierte Rechnungsverarbeitung:
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