Briefe kuvertieren? Postzustellung geht auch digital!

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Der manuelle Druck und Versand von Dokumenten, seien es Rechnungen, Entgeltdokumente, Bescheide und Bestätigungen jeder Art, ist eine scheinbar simple Tätigkeit. Trotzdem bündelt diese, gerade bei hohem Druckvolumen, enorm viel Zeit und Ressourcen. Mitarbeiter haben damit einen langwierigen Job, weil der gesamte Vorgang mit vielen händischen Tätigkeiten und manuellen Prozessen verbunden ist. Dazu gehören Aufgaben wie das Starten des Druckauftrags, das Überwachen des Druckvorgangs, das Auffüllen von Papier und Toner, das Prüfen der Qualität des Ausdrucks und ein eventuelles Nachdrucken von Seiten. Anschließend müssen die Druckerzeugnisse sortiert, gefalzt, kuvertiert und frankiert werden. Das treibt die Prozesskosten ordentlich in die Höhe und raubt gleichzeitig den Mitarbeitern wertvolle Zeit.

Kuvertiermaschinen, Falz- und Frankiermaschinen können diesen extrem aufwändigen Prozess erleichtern, sind aber lediglich nur ein Zwischenschritt auf dem Weg zu modernen vollautomatisierten Prozessen. Warum?

Kuvertiermaschine kaputt? Kein unbekanntes Problem!

Beim Einsatz von Maschinen müssen Sie zusätzlich damit rechnen, dass nicht immer alles reibungslos abläuft. Insbesondere die hohen Wartungskosten sowie ein eingeschränkter Funktionsumfang stellen ein Manko dar.

  1. Teure Wartung von Kuvertiermaschinen im Falle eines Defekts
  2. Eingeschränkter Funktionsumfang der Kuvertiermaschinen, wie z.B.:
  3. Vom Standardformat abweichende Unterlagen wie Werbemittel oder Prospekte lassen sich nicht immer bearbeiten
  4. Nicht ausreichende Leseeinheiten – manche Maschinen können nicht erkennen, wie viele Seiten ein Dokument umfasst
  5. Flüchtigkeitsfehler bei der Bearbeitung
  6. Fehler der OME Funktion (optische Merkmalerkennung.) Die falsch gefalzten Seiten können eine fehlerhafte Kuvertierung verursachen.
  7. Manche Kuvertiermaschinen können Druckprodukte nur ab einer bestimmten Grammatur verarbeiten (z.B.: von 70 g/m² bis zu einer Papierstärke von 300 g/m²)
  8. In Zeiten der Digitalisierung erwartet muss es doch eine wesentlich schnellere und effizientere Lösung geben?

Postzustellung geht auch digital

Wer nach einer Optimierung, Modernisierung oder Standardisierung sucht, um Briefe zu kuvertieren, wird früher oder später mit Sicherheit bei einer digitalen Lösung landen. Denn die digitale Zustellung von Dokumenten ist nicht nur zeiteffizienter, sondern sie minimiert Aufwände, welche die Kosten in die Höhe treiben. Und das nicht nur für den Versender, sondern auch für die Empfänger. Denn diese sparen Zeit und Nerven, wenn alle Dokumente, direkt digitalisiert, kategorisiert und archiviert vorliegen. Denn dadurch ergeben sich Vorteile wie eine bessere Auffindbarkeit und Verfügbarkeit. Alle Dokumente sind schnell zu finden und jederzeit über das Smartphone oder per Webportal aufrufbar.

Der hybride Postdienst schlägt zwei Fliegen mit einer Klappe

Sollten Ihre Empfänger, seien es Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten für die digitale Umstellung nicht bereit sein, können Sie sich für einen hybriden Postdienst entscheiden. Dies bedeutet, dass die Möglichkeit besteht, ein Dokument digital und/oder gleichzeitig postalisch zuzustellen. Je nach Wahl kann der Empfänger das Dokument online abrufen oder eben in Papierform empfangen.

Wie das funktioniert?

Mit der hybriden Technologie erzeugen Sie Ihre Dokumente in Ihrem Unternehmen weiterhin wie gewohnt zum Beispiel als Word- oder PDF-Datei. Anschließend übertragen Sie Ihre Daten in Form von einem Druckstrom über den gesicherten Übertragungsweg in der Cloud an einen Dienstleister. Dieser kümmert sich dann um die Verteilung und Zustellung Ihrer Dokumente, egal ob digital oder klassisch per Post.                                                                                                                                                                                                                                                                                                        Im Falle eines digitalen Versands wird geprüft, ob der Empfänger ein Konto für den elektronischen Empfang besitzt. Wenn ja, wird das Dokument digital zugestellt. Sollte kein Konto vorhanden sein, erfolgt die Zustellung automatisch auf dem postalischen Weg. Allerdings, haben Sie mit dem Kuvertieren von Briefen keinen Aufwand mehr.

 

 

Egal an welche Branche oder Abteilung Sie denken, überall finden sich Dokumente, die sich einfacher digital zustellen lassen. Welche das sein können?

  • Kommunen – Zustellung von Bescheiden
  • Verrechnungsstellen – Versand von Rechnungen
  • Personalabteilungen – Zustellung von Personaldokumenten wie Entgeltabrechnungen und Zeitnachweisen

Neugierig geworden?

Hier finden Sie weitere Informationen, zur Umstellung auf die digitale Post bzw. Dokumentenkommunikation in Ihrem Unternehmen.