Der Einsatz eines ERP-Systems ist ein wichtiges Werkzeug in Unternehmen und Organisationen, um ihre Effizienz zu steigern, die Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern oder bessere Entscheidungen zu treffen. Es gibt viele naheliegende Vorteile.
Warum nutzen Unternehmen ERP-Systeme?
1. Optimierung von Kern- und Nebenprozessen
Ein Hauptgrund ist sicherlich die Optimierung von Kern- und Nebenprozessen. Ein ERP-System ermöglicht die Integration und Automatisierung verschiedener Geschäftsprozesse wie Finanzbuchhaltung, Lagerverwaltung, Einkauf, Vertrieb und Produktion. Durch die Optimierung dieser Prozesse können Unternehmen effizienter arbeiten, Zeit sparen und die Produktivität steigern.
2. Collaboration fördern
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Collaboration, das Sammeln und Speichern von Daten, Informationen und Tätigkeiten aus verschiedenen Abteilungen. Mitarbeitende haben so die Möglichkeit, in Echtzeit Informationen zu erlangen, die für ihre Arbeit relevant sind. Daten werden konsistent und einheitlich verwaltet, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Informationen verbessert. Wir reden dabei häufig von dem für das Unternehmen führenden System oder dem „Single Point of Truth“. Mitarbeitende finden hier also eine verlässliche Informationsquelle an einem zentralen Ort über Lagerbestände, Kundenaufträge, Liefertermine oder Finanzdaten. In diesem Zusammenhang ist das Vermeiden einer Schatten-IT zu nennen, die ein Unternehmen in vielerlei Hinsicht ungewollt vor Probleme stellen kann.
3. Operative Tätigkeiten systematisch erfassen
Ein ERP bildet auch eine Grundlage, aus operativen Tätigkeiten eine Datenbasis für strategische Entscheidungen aufbauen und nutzen zu können. Es ist ideal für eine Berichterstattung an die Geschäftsleitung oder versetzt das Unternehmen in die Lage, mit Echtzeitdaten Trends zu erkennen, Prognosen zu erstellen und fundierte Entscheidungen zu treffen. ERP-Systeme können Unternehmen unterstützen gesetzliche Vorschriften und Compliance Anforderungen abzubilden, wie bspw. die Einhaltung von Buchführungsstandards oder das Nachverfolgen von Transaktionen für eine Auditierung im Bereich einer DIN Zertifizierung.
4. Kundenbeziehungsmanagement ausbauen
Nicht zuletzt ist das Kundenbeziehungsmanagement zu nennen. Viele ERP Systeme enthalten Funktionen für das Custom Relationship Management (CRM), um Verkaufschancen zu verfolgen, Kundeninformationen zu verwalten und die Kundenbindung zu stärken. Einige Anbieter, wie Salesforce, konzentrieren sich ganzheitlich auf genau diesen Bereich.
In Summe fraglos ein maßgeblich am Erfolg eines Unternehmens teilhabendes Werkzeug. Zu nennen sind hier Hersteller, wie SAP, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Oracle und viele andere. Jedoch ist es wichtig, bei der Implementierung und Nutzung eines ERP Systems sorgfältig vorzugehen.
ERP & DMS: 5 Gründe, auf eine Kombination aus ERP und DMS zu setzen
Viele großartige Potenziale können gehoben und kostspielige und langsame Prozesse optimiert werden, wenn man das ERP System nahtlos mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) erweitert. Die perfekte und starke Kombination. Dabei sind folgende 5 Top-Vorteile zu nennen, um dein ERP mit der Integration eines DMS noch schlagkräftiger zu machen.
Als Dokumentenmanagement-System (DMS) wird eine Softwarelösung bezeichnet, die eine automatisierte und ganzheitliche Verwaltung von Dokumenten und Informationen ermöglicht. Ein DMS läuft datenbankgestützt, ermöglicht eine hohe Zugänglichkeit und sichere Archivierung von Dokumenten innerhalb einer Organisation.
1. ERP 🤍 DMS: Effiziente Dokumentenverwaltung und Informationsmanagement
Ja, ERP und CRM Systeme sind in der Lage, Informationsobjekte vorzuhalten, diese liegen in der Regel jedoch verteilt im System in ihrem jeweiligen fachlichen Scope vor, sodass viele Klicks und ein Kontextverlust notwendig sind, um an die richtige Information zu kommen. Mit der Integration eines DMS erweiterst du dein ERP und CRM System nahtlos um ein Informationsmanagement mit direkt erreichbaren Informationen in einer logischen Struktur, passend zu der Tätigkeit in der du gerade unterwegs bist und ohne Medienbruch oder viele Klicks.
Informationen stehen unternehmensweit und übergreifend zur Verfügung
Abhängige Informationen, bspw. Lieferscheine oder Korrespondenz, können aus anderen Applikationen (Scanning) ergänzt werden und stehen doch ubiquitär zur Verfügung. Die logische Struktur können dabei digitale Akten zum Beispiel in Form einer Kundenakte, Lieferantenakte, Bestell- oder Projektakte sein, ganz auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten und frei konfigurierbar. So findet der Endanwender in seinem jeweiligen Tätigkeitskontext genau die Informationen, die er gerade benötigt.
Informationen aus dem ERP-System Mitarbeitenden ohne Zugriff per DMS zur Verfügung stellen
Übrigens sind diese Informationen dann auch für Mitarbeitende erreichbar, die keinen Zugriff auf das ERP oder CRM System haben, sofern sie berechtigt sind, bspw. in einer Abteilung, die telefonisch externe Rückfragen beantwortet und schnell Zugriff auf alle Kundenaktivitäten haben muss. Durch das zentralisierte Zusammenführen von applikationsübergreifenden Informationen brechen Datensilos und der Aufbau einer Schatten-IT wird verhindert.
Dokumentenmanagement einfach erklärt: Vorlagen, Best-Practices sowie Tipps & Tricks für ein digitales Dokumentenmanagement-System
2. ERP 🤍 DMS: Schnell buchbare, ergänzende Apps durch die d.velop Plattform
Basiert das DMS auf einer Plattform, holst du dir die Möglichkeit ins Haus, dein ERP-System deutlich um Funktionen zu erweitern. Beispielsweise kannst du deinem im ERP integrierten DMS, die Möglichkeit der digitalen Signatur hinzufügen, um Geschäftsprozesse direkt mit deinen Kunden am Telefon rechtsgültig abzuschließen. Kein Ausdrucken, Versenden, Erinnern, Ablegen mehr. Der Prozess des Geschäftsabschlusses wird extrem beschleunigt. Und das direkt im Kontext der Bearbeitung deines Kunden oder Lieferanten, sei es bei einer Bestellung, bei der Annahme eines Angebots oder bei einem Vertragsabschluss.
Neben diesem Beispiel gibt es viele weitere Erweiterungsthemen, wie die Integration einer Scanumgebung, um abhängige Dokumente zuführen zu können, oder die Abbildung ganzer Fachapplikationen wie eine digitale Rechnungsverarbeitung oder ein integriertes Vertragsmanagement.
3. ERP 🤍 DMS: Ganzheitliche Automatisierung von Prozessen
Mit dem Dokumentenmanagement-System erweiterst du dein ERP weiterhin um die Möglichkeit, ganz individuelle Prozesse zu automatisieren. Ein gutes DMS bringt eine Prozessautomatisierungsumgebung mit sich, mit der Fachabteilungen wiederkehrende Routineaufgaben mit Workflows automatisieren und Arbeitsabläufe standardisieren und beschleunigen kann. Hierbei kann es sich bspw. um Freigabeprozesse oder die Abbildung einer internen Bestellanforderung handeln. Die Automatisierung ist dabei häufig einfacher einzurichten und vor allem durch den zentralen Charakter des DMS applikations- und fachabteilungsübergreifend abbildbar. Prozesse sollten dabei auch über die eigene Unternehmensgrenze hinweg gedacht werden. Eine starke Erweiterung für dein ERP!
Abbildung eines Genehmigungsprozesses im d.velop process studio
4. ERP 🤍 DMS: Verbesserte Compliance und Nachverfolgbarkeit
Ein integriertes DMS bietet eine verbesserte Compliance, da alle relevanten Dokumente in einer zentralen und sicheren Umgebung gespeichert werden und revisionssicher archiviert werden. Es ermöglicht die applikationsübergreifende Verwaltung von Zugriffsrechten, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf sensible Informationen zugreifen können. Darüber hinaus lassen sich Änderungsverfolgungen durchführen, um nachzuvollziehen, wer welche Dokumente bearbeitet hat. Das unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, aber auch in der unternehmenseigenen Transparenz.
Compliance Ready – Die elektronische Signatur für Ihre Geschäftskommunikation in Microsoft Dynamics 365 Sales
5. ERP 🤍 DMS: Kosteneinsparungen sichern
Durch die Digitalisierung können Unternehmen den Papierverbrauch und die damit verbunden Kosten, Druck-, Kopier-, Aufbewahrungs- und Versandkosten erheblich reduzieren. Dieser Punkt ist heute hoffentlich schon jedem klar. Sie können aber auch aus einer digitalen Perspektive Kosten sparen, denn häufig ist die interne Speicherhaltung in einem Cloud ERP- oder CRM-System sehr kostspielig, sodass Sie mit der physikalischen Auslagerung von Dokumenten in ein DMS nicht nur ein Informationsmanagement einführen, sondern auch eine günstige Alternative für die Dokumentenaufbewahrung. Die Datenbank des Cloud ERP- / CRM-Systems wird reduziert und somit auch Kosten. Für den Endanwendenden sieht übrigens alles aus, wie er es gewohnt ist.
Fazit: ERP & DMS sind eine wirklich gelungene Kombination, um das eigene Unternehmen noch effizienter zu gestalten
Die Erweiterung eines ERP-Systems um ein integriertes DMS bietet somit eine bessere Dokumentenverwaltung, erhöhte Effizienz, verbesserte Compliance, automatisierte Prozesse und Kosteneinsparungen. Es unterstützt Unternehmen dabei, ihre Abläufe zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Eine wirklich starke und sich um viele Möglichkeiten ergänzende Kombination, um Ihr Unternehmen auf die Überholspur zu bringen. Hier erfährst du, was bei der Auswahl des passenden DMS Anbieters zu beachten ist.