Digitale Archivierung wird Pflicht: Was Du über die Aufbewahrungsfrist der Personalakte ab 2027 wissen musst

Die Uhr tickt: Ab dem Jahr 2027 gilt eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Aufbewahrung bestimmter Personalunterlagen. Wir helfen dir, deine Personalverwaltung auf die gesetzliche Pflicht vorzubereiten und einen Überblick über die Aufbewahrungsfrist der Personalakte zu schaffen.

Personalakten sind ein Muss für jedes Unternehmen. Das bedeutet: Unternehmen müssen Personalunterlagen nicht nur sicher, sondern bestimmte Dokumente auch digital führen. Ob bisher auf Papier oder bereits elektronisch in der digitalen Personalakte – die Anforderungen steigen.

Doch warum sind Arbeitgeber:innen gesetzlich verpflichtet, wichtige Mitarbeiterdaten über bestimmte Zeiträume hinweg zu sichern? Ganz einfach: Die Aufbewahrungsfrist der Personalakte dient nicht nur der Beweissicherung und Nachweisbarkeit, sondern auch der Rechenschaftspflicht gegenüber Behörden wie der Sozialversicherung oder dem Finanzamt. Wer hier schludert, riskiert Ärger, von rechtlichen Konsequenzen bis hin zu Nachzahlungen.

In diesem Artikel klären wir alle wichtigen Fragen rund um die Aufbewahrungspflicht für Personalakten in Deutschland und sorgen für Durchblick für das digitale 2027!

• Welche Aufbewahrungsfristen für Personalakten gelten eigentlich?
• Wie lange müssen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Krankenkassenmeldungen aufbewahrt werden?
• Welche dieser Dokumente müssen elektronisch abgelegt werden?
• Und wann dürfen Personalakten endlich gelöscht werden?

Gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die Personalakte

Personalunterlagen umfassen alle Dokumente, die im Rahmen der Personalführung anfallen, wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise und Krankmeldungen. Die Aufbewahrungspflicht für Personalakten in Deutschland richtet sich nach verschiedenen gesetzlichen Vorgaben, insbesondere nach steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Zusätzlich sind gesetzliche Verjährungsfristen, etwa nach § 195 BGB, zu berücksichtigen, bevor personenbezogene Daten gelöscht werden.

Welche Personalunterlagen gibt es eigentlich?

Zunächst aber stellt sich die Frage, welche Personalunterlagen überhaupt in einer Personalakte zu finden sind? Die gängigsten personalbezogenen Unterlagen sind:

• Personalstammbogen sowie allgemeine Personendaten (Adresse, Bankverbindung)
• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsvertrag (sowie dessen Anpassungen)
• Sozialversicherungsunterlagen
• Steuerunterlagen
• (Arbeits-)Zeugnisse und Zertifikate
• Dokumentationen und Protokolle im Rahmen von Personalgesprächen
• Zielvereinbarungen oder Sonderregelungen zur Vergütung
• Krankheitsbescheinigungen
• Urlaubsanträge
• Arbeitsrechtliche Sanktionen wie Ermahnungen, Abmahnungen, Kündigungen sowie ggfs. Gegendarstellungen

Aufbewahrt werden all diese unterschiedlichen Dokumente und Informationen – wie eingangs erwähnt – klassischerweise und der Einfachheit halber in der sogenannten Personalakte.

NEU ab 2027: Die digitale Aufbewahrungspflicht

Die Personalakte wird digital

Ab dem 1. Januar 2027 müssen bestimmte sozialversicherungsrelevante Personalunterlagen gesetzlich verpflichtend digital und revisionssicher vorgehalten werden. Diese Vorgabe ist in § 8 Entgeltunterlagen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verankert. Mit dieser Neuregelung soll die Verwaltung der Personal- und Entgeltunterlagen modernisiert und besser überprüfbar werden.

Welche Vorteile bringt die digitale Personalakte für Unternehmen?

• Einsparung von Platz, Suchzeiten und Kosten durch den Wegfall physischer Akten
• Schneller, einfacher und ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente und Workflows
• Verbesserter Datenschutz dank individueller Zugriffsrechte und Berechtigungsstrukturen

Auftakt und Übergangsregelung bis Ende 2026

Seit dem 1. Januar 2022 gilt auf Grundlage der Änderung des Sozialgesetzbuchs 7.SGB IV-ÄndG die Pflicht, bestimmte Entgeltunterlagen digital aufzubewahren.

Bis zum 31. Dezember 2026 besteht nun eine Übergangsregelung, bei der Arbeitgeber:innen die Möglichkeit haben, sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (§ 28p SGB IV) von der Pflicht zur elektronischen Führung dieser Unterlagen befreien zu lassen.

Welche Unterlagen der Personalakte müssen ab 2027 zwingend elektronisch aufbewahrt werden?

Gemäß §8 Abs. 2 BVV sind folgende Entgeltunterlagen in elektronischer Form zusätzlich zu den eigentlichen Entgeltangaben wie Name, Geburtsdatum, Entgelt etc. zu nehmen:

• Entgeltunterlagen (alle Angaben nach § 8 Abs. 1 BVV, z. B. Lohn- und Gehaltsdaten, Angaben zu Kurzarbeitergeld, Beitragsgruppenschlüssel, Einzugsstelle, und Wertguthaben)
• Arbeitserlaubnis (§ 15d der BeschV)oder Aufenthaltstitel (§ 19c Absatz 1 des AufenthG in Verbindung mit § 15d der BeschV) für Nicht-EWR-Beschäftigte
• Daten der erstatteten Meldungen (z. B. DEÜV-Meldungen)
• Daten der Krankenkassenmeldungen, die Beitragsberechnung beeinflussen
• Erklärung des Minijobbers, dass auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung verzichtet wird
• Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (§ 6 Abs. 1b SGB VI)
• Kopie der Niederschrift nach §2 NachwG(Arbeitsbedingungen) und ggf. Heuervertrag (Seefahrt) nach § 28 SeeArbG
• Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen (geringfügig oder kurzfristig)
• Nachweis des Krankenversicherungsschutzes (§ 28a Abs. 9a SGB IV)
• Kopie des Antrags nach § 7a SGB IV inkl. Bescheid und Gutachten zur Statusfeststellung
• Bescheid der Einzugsstelle über Versicherungspflicht (§ 28h Abs. 2 SGB IV)
• Entscheidung der Finanzbehörden zu Studiengebühren (kein Arbeitslohn)
• Nachweis der Elterneigenschaft und Kinderanzahl (§ 55 Abs. 3 SGB XI)
• Erklärung über Auszahlungsverzicht von Entgeltansprüchen
• Aufzeichnungen nach AEntG und MiLoG (§ 19 AEntG, § 17 MiLoG)
• Bescheinigung nach § 44a Abs. 5 SGB XI (Pflegeunterstützungsgeld)
• Erklärung zur Inanspruchnahme von Pflegezeit (§ 3 PflegeZG)
• Besatzungslisten, Seetagebücher, Schiffsatteste (§ SeeArbG)
• Daten der übermittelten Bescheinigungen (§§ 106–106c SGB IV)
• Erklärung zur Ausnahmevereinbarung nach Art. 16 VO (EG) 883/2004
• Verzicht auf Versicherungsfreiheit (§ 5 Abs. 4 oder § 230 Abs. 9 SGB VI)
• Zustimmung des Beschäftigten zum Eintritt der Versicherungspflicht (§ 127 SGB IV)

Aufbewahrungsfristen für Mitarbeiterdaten: wichtige Gesetze

Unternehmen in Deutschland unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für Personalunterlagen. Die korrekte Aufbewahrung von Personalakten ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu vermeiden. Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, welche Aufbewahrungsfristen für Mitarbeiterdaten noch relevant sind und wann eine datenschutzkonforme Vernichtung erfolgen muss. Doch welche Gesetze regeln die Aufbewahrungsfrist für Personalakten? Hier ein Überblick:

• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): Regelt die allgemeinen Verjährungsfristen, insbesondere die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB, die für viele arbeitsrechtliche Ansprüche gilt. Das BGB begründet keine eigenständigen Aufbewahrungspflichten, kann jedoch aus Beweisgründen eine befristete Aufbewahrung rechtfertigen für z. B. Schriftverkehr zu Entgeltansprüchen, Abmahnungen oder Zeugnisentwürfe.
• Handelsgesetzbuch (HGB):  Schreibt für kaufmännische Unterlagen, einschließlich steuerlich relevanter Personalunterlagen mit Buchungsbelegcharakter (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Sachbezugnachweise, Buchungslisten zur Entgeltzahlung), eine Aufbewahrungspflicht vor. Seit Inkrafttreten des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) beträgt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege acht Jahre, für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse weiterhin eine Frist von 10 Jahren (§ 257 HGB).
• Einkommensteuergesetz (EstG) und Abgabenordnung (AO, § 147): Regelt die lohnsteuerliche Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen. Lohnkonten sind nach § 41 Abs 1 Satz 9 EstG sechs Jahre aufzubewahren (z. B. Lohnkonten, Steuerklassen- und Freibetragsbescheinigungen, Änderungsverträge mit Entgeltbezug). Lohn- und Gehaltsabrechnungen unterliegen als Buchungsbelege grundsätzlich einer achtjährigen Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Abrechnungen über Einmalzahlungen, Sachbezugnachweise, Reisekostenabrechnungen).
• Sozialgesetzbuch (SGB): Enthält Regelungen zur Nachweis- und Aufbewahrungspflichten im Bereich Sozialversicherung. Nach § 28f SGB IV sind Entgelt- und Sozialversicherungsnachweise mindestens fünf Jahre aufzubewahren (z. B. Beitragsnachweise, Meldungen zur Sozialversicherung, DEÜV-Meldungen, Nachweise zur Kranken- und Rentenversicherung).
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Art 5 Abs. 1 lit. E DSGVO legt fest, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie es für den ursprünglichen Zweck erforderlich ist.
• Bundesbeamtengesetz (BBG): Enthält spezielle Regelungen für die Aufbewahrungspflicht von Personalakten im öffentlichen Dienst.
• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG): Schützt vor Benachteiligung im Bewerbungs- und Beschäftigungsverhältnis und ist insbesondere für die Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen relevant. Bewerbungsunterlagen dürfen demnach bis zu sechs Monate (meist 3-6 Monate) nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden, um mögliche Ansprüche nach § 15 AGG abzuwehren (z. B. Bewerbungsanschreiben, Lebensläufe, Zeugnisse, Interviewnotizen).

Aufbewahrungsfristen von Personalunterlagen im Überblick 

Wer Personalakten aufbewahren muss, sollte die gesetzlichen Fristen kennen. Wie lange diese Personalunterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt von der Art des Dokuments ab:

• Sozialversicherungsrechtliche Dokumente: 5 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 28f Abs. 1 SGB IV) – Dazu gehören Meldungen zur Sozialversicherung und Beitragsnachweise.
• Lohnabrechnungen & Gehaltsnachweise. 8 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO) – Arbeitgeber:innen müssen die Aufbewahrungsfrist für die Lohnabrechnungen zur Nachweispflicht einhalten. 
• Rentenrelevante Dokumente: Unbegrenzt empfohlen – Besonders wichtig für die Rentenberechnung sind Arbeitsverträge, Sozialversicherungsnachweise und Gehaltsnachweise. 
• Bewerbungsunterlagen: 3 bis 6 Monate – Danach sollten die Unterlagen DSGVO-konform gelöscht werden. 
• Urkunden und notarielle Dokumente: 7-100 Jahre – Dazu gehören Arbeitsverträge, Zeugnisse oder notarielle Vereinbarungen (§ 50 NotAktVV).
• Gerichtsverfahren: 30 Jahre, falls ein Titel vorliegt (§ 197 BGB), sonst 3 Jahre Verjährung (§ 195 BGB), bei allgemeinen arbeitsrechtlichen Dokumenten – Unter Gerichtsverfahren fallen Urteile, Klagen und Vergleichsvereinbarungen.

Personalakten richtig aufbewahren: DSGVO & rechtssichere Archivierung leicht gemacht

Wenn es um Personalakten geht, gibt es eine Menge zu beachten – und zwar nicht nur aus arbeitsrechtlicher Sicht, sondern auch aus datenschutzrechtlicher Perspektive. Die richtige Aufbewahrung ist entscheidend, um DSGVO-konform zu handeln und böse Überraschungen zu vermeiden.

Datenschutzrecht: Vorgaben für Aufbewahrung von Personalunterlagen

Personalakten enthalten oft sensible Daten – von der Steuer-Identifikationsnummer bis zu persönlichen Kontodaten. Diese Informationen gehören dem Mitarbeitenden, weshalb sie natürlich auch unter den Schutz der DSGVO fallen. Egal, ob digital oder in Papierform: Die Anforderungen an den Datenschutz sind die gleichen.

Begrenzte Personenanzahl mit Zugriff auf Personalakten

Arbeitgeber:innen haben die Pflicht, sicherzustellen, dass nur eine begrenzte Anzahl von Personen, z. B. HR-Mitarbeitende, Zugriff auf diese Akten haben. Ziel ist es, unbefugte Einsichtnahmen zu verhindern und die persönlichen Daten zu schützen. Denn Mitarbeiter:innen haben das Recht auf informationelle Selbstbestimmung, und das bedeutet, die Privatsphäre muss jederzeit gewahrt bleiben.

Was sind die wichtigsten Datenschutzgrundsätze bei Personalakten?

Laut Datenschutz.org gibt es drei zentrale Grundsätze, die bei der Aufbewahrung von Personalakten unbedingt beachtet werden sollten: 

1. Einwilligung oder gesetzliche Grundlage: Die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten in der Personalakte dürfen nur mit Zustimmung des Mitarbeitenden oder auf Grundlage einer gesetzlichen Regelung erfolgen. 
2. Datensparsamkeit: Erhebe nur die Daten, die wirklich nötig sind. Je weniger, desto besser. 
3. Zweckbindung: Die Daten dürfen ausschließlich für den Zweck des Beschäftigungsverhältnisses genutzt werden. 

Bei letzterer Aussage greift der § 26 BDSG Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses: 

§ 26 BDSG Datenverarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses 

(1) Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung oder zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist. […] 

Mitarbeiter:innen können sich an den Datenschutzbeauftragten ihres Unternehmens wenden, um sich über die getroffenen Sicherheitsmaßnahmen bei der Aufbewahrung der eigenen personenbezogenen Daten zu informieren. 

Was passiert beim Verstoß gegen Aufbewahrungspflichten?

Ein Verstoß gegen die Pflichten zur Aufbewahrung von Personalunterlagen kann teuer werden: Werden Personalunterlagen zu kurz oder gar nicht aufbewahrt, drohen Bußgelder oder Probleme bei Rechtsstreitigkeiten. Aber auch eine zu lange Aufbewahrung ist riskant: Verstößt man gegen die DSGVO, können empfindliche Strafen anfallen. Laut BGB § 195 gelten für Personaldokumente strenge Aufbewahrungsfristen, um gesetzlichen Anforderungen und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen gerecht zu werden. Kurz gesagt: Die Balance zwischen Aufbewahrung und Löschung muss gewahrt bleiben, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. 

Warum müssen Personalunterlagen stets einsehbar sein?

Im Betriebsverfassungsgesetz ist unter § 83 Abs.1 festgehalten, dass der oder die Mitarbeitende das Recht hat, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Von diesem Recht, auch Einsichtsrecht genannt, kann zu jederzeit und ohne Vorankündigung Gebrauch gemacht werden. Auch Gründe hierfür müssen vom Arbeitnehmenden keine angegeben werden. Die Einsichtnahme darf allerdings nicht in zu kurzen zeitlichen Abständen verlangt werden. 

Betriebsverfassungsgesetz § 83 | Einsicht in die Personalakten 

1. Der Arbeitnehmende hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen. Das Mitglied des Betriebsrats hat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, soweit es vom Arbeitnehmenden im Einzelfall nicht von dieser Verpflichtung entbunden wird.
2. Erklärungen der:des Arbeitnehmer:in zum Inhalt der Personalakte sind dieser auf sein Verlangen beizufügen. Absatz 2 regelt außerdem, dass Mitarbeiter:innen das Recht auf Beseitigung oder Änderung unrichtiger Daten in der eigenen Personalakte haben – das erstreckt sich gemäß Aktenzeichen 9 AZR 573/09 auch über das aktive Beschäftigungsverhältnis hinaus.

Gesundheitsdaten gehören nur eingeschränkt in die Personalakte

Gesundheitsdaten zählen zu den besonders sensiblen personenbezogenen Daten und unterliegen strengen Datenschutzanforderungen. In der Personalakte dürfen daher nur solche Angaben enthalten sein, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind, etwa eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ohne Diagnosen. Detaillierte medizinische Informationen oder Untersuchungsergebnisse des Betriebsarztes dürfen hingegen nicht Bestandteil der Personalakte sein. Arbeitgeber:innen müssen sicherstellen, dass sich darin ausschließlich zulässige Unterlagen befinden und der Zugriff streng geregelt ist.

Physische vs. digitale Aufbewahrung von Personalunterlagen

Die Wahl zwischen physischer und digitaler Archivierung von Personalakten hängt von verschiedenen Faktoren wie Platzbedarf, Kosten und Effizienz ab. Beide Optionen bieten Vor- und Nachteile, die je nach Anforderungen und rechtlichen Vorgaben (z. B. künftigen digitalen Vorgaben ab 2027 für bestimmte sozialversicherungsrelevante Unterlagen) abgewogen werden sollten.

Mehr Sicherheit durch digitale Personalakten

Die Digitalisierung von Personalakten gewinnt ab 2027 deutlich an Bedeutung und ist Teil eines umfassenden Trends zur digitalen Transformation in deutschen Unternehmen. Laut dem Digital Office Index 2024 des Bitkom e.V. haben insbesondere die Bereiche Personal sowie Finanz- und Rechnungswesen in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte in der Digitalisierung erzielt. So setzen mittlerweile 98 % der Unternehmen Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme ein, während 91 % Customer-Relationship-Management (CRM)-Lösungen und 84 % Enterprise-Content-Management (ECM)-Systeme nutzen. Warum Digitalisierung im HR-Bereich weit über einen Trend hinausgeht, erläutert Prof. Dr. Peter M. Wald, Professor für Personalmanagement an der HTWK Leipzig, im Interview:

Die Nutzung digitaler Hilfsmittel und Prozesse kann dem Personalmanagement Freiräume für die Beziehungsarbeit und für kreative Aufgaben verschaffen. Dies passiert jedoch nicht im Selbstlauf, sondern bedarf einer entsprechenden strategischen Ausrichtung von HR und der zunehmenden Anwendung neuer Paradigmen und Arbeitsweisen in den Prozessen des Personalmanagements.

Prof. Dr. Peter M. Wald, Professor für Personalmanagement, HTWK Leipzig

Erhöhung der Transparenz und Compliance

Die Digitalisierung von Personalakten trägt maßgeblich zur Erhöhung der Transparenz und Compliance in Unternehmen bei. Laut Digital Office Index 2024 berichten 76 % der Unternehmen, dass die Automatisierung von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen die Transparenz erhöht hat, und 75 % geben an, dass sie dadurch Compliance-Vorgaben besser erfüllen können. ​

Datenschutz um ein Vielfaches einfacher gewährleistet

Im Hinblick auf eine digitale Personalakte können Maßnahmen zum Datenschutz um ein Vielfaches einfacher und unkomplizierter gewährleistet werden. Zum Beispiel, indem granulare Berechtigungsstrukturen eingerichtet werden oder einzelne Abschnitte in der Akte nur temporäre über Berechtigungsübergabe per Mausklick zugänglich sind.

Digitale Personalakte verbessert die Auskunftsfähigkeit

Die digitale Personalakte verbessert so die Auskunftsfähigkeit und stellt durch eine individuell konfigurierbare Rechtevergabe sicher, dass ausschließlich befugte Personen Zugriff auf Ihre Personaldokumente haben. Die elektronischen Personalakten bieten außerdem häufig eine sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard). Bei diesem Algorithmus sorgt der 256-Bit-Schlüssel für höchste Sicherheit.

Es gibt allerdings noch weitere entscheidende Vorteile der digitalen Personalakte.

Effizienteres Arbeiten mit digitalen Personalakten

Digitale Personalakten vereinfachen die Suche, Verwaltung und Pflege von Dokumenten. Zudem garantiert die Lösung schnelle Zugriffszeiten, eine datenschutzkonforme Bearbeitung und Ablage der Personalakten sowie individuelle Berechtigungsstrukturen. Anhand von Zugriffsrechten ist genauestens festgelegt, wer auf eine Akte zugreifen kann. Teile der Akte oder eines Dokumentes werden über die Rolle des Mitarbeitenden inklusive Vertreterregelung vor Verletzung des Datenschutzes gesichert. Wer und wann mit den Daten gearbeitet hat, kann protokolliert werden. Zudem wird festgehalten, durch welche Person Veränderungen an Dokumenten vorgenommen wurden. Das 5-Stufen-Standardrollen-Konzept teilt folgende Rollen ein:

• HR-Mitarbeiter:in
• Vorgesetzte:r
• Vorgesetzte:r (extern)
• Betriebsrat:rätin
• Mitarbeiter:in

Alle Rollen werden auf bestimmte Aktenregister berechtigt, sodass bei Aktenfreigabe anhand der Rolle auch nur die Bereiche freigegeben werden, die eingesehen werden dürfen.

Praktische Umsetzung und Handlungsempfehlungen

Bei der Einführung der digitalen Personalakte sollten Unternehmen sicherstellen, dass sie alle relevanten gesetzlichen Vorschriften einhalten, die Personalunterlagen korrekt aufbewahren und fristgerecht löschen, um sowohl die rechtlichen Anforderungen als auch die Sicherheit der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Dazu gehört:

• Nutzung einer zertifizierten Software für Dokumentenmanagement: Setze auf eine zertifizierte Dokumentenmanagement-Software, um Personalakten effizient und sicher gemäß den Aufbewahrungsfristen zu speichern.
• Regelmäßige Backups & revisionssichere Speicherung: Sichere deine Personalunterlagen regelmäßig und achte auf eine revisionssichere Speicherung, um mögliche Ansprüche innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen (z. B. § 195 BGB) abzusichern.
• Festlegung von Benutzerrechten & Zugriffsbeschränkungen: Definiere klare Benutzerrechte und Zugriffsbeschränkungen, um den Datenschutz und die sichere Aufbewahrung von Mitarbeiterdaten nach sozialversicherungsrechtlichen Vorgaben zu gewährleisten.
• Löschkonzept entwickeln: Entwickle ein Löschkonzept für Personalakten, das sich an den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen orientiert, damit du nach Ablauf der Frist rechtssicher löschen kannst.

Die Zukunft der Personalabteilung gemeinsam mit d.velop gestalten

Die digitale Personalakte ist ein zentraler Baustein moderner Personalarbeit. Mit der intelligenten d.velop platform für Daten- und Prozessmanagement unterstützt d.velop Personalabteilungen dabei, den Weg zum papierlosen Büro zu ebnen. Im Zusammenspiel mit einem starken d.velop Partner Network entstehen Lösungen, die sich flexibel an bestehende IT‑Landschaften anpassen und mit den Anforderungen an HR wachsen.

Das Dokumentenmanagement-System d.velop documents ist speziell auf die Anforderungen digitaler Personalakten ausgelegt. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

• Dokumente schnell finden und schnell damit arbeiten
• Dokumente und Prozessschritte kollaborativ gestalten
• Dokumente scannen, hochladen und in digitalen Akten verwalten
• Nahtlose Integration in bestehende Systeme
• Berechtigungen für digitale Akten gezielt steuern
• Verschiedene Betriebsformen (Cloud, Hybrid, On-Premises)
• Individuelle Akten und Aktenstrukturen nach Bedarf gestalten
• Dokumenten Kategorien und Eigenschaften zuordnen
• Dokumente mehrfach verknüpfen – ohne redundante Ablagen
• Ortsunabhängiger Zugriff und Arbeiten mit Personalunterlagen
• Revisionssichere Archivierung (GoBD‑ und compliancekonform, inklusive Versionierung, Aktivitätenprotokoll sowie der Sicherstellung von Aufbewahrungs‑ und Löschfristen durch individuelle Berechtigungs‑ und Zugriffsteuerung)

Ergänzend unterstützt Künstliche Intelligenz dabei, HR‑Prozesse weiter zu vereinfachen. KI erkennt und klassifiziert Dokumente automatisch, macht Inhalte durchsuchbar und hilft, Informationen schneller nutzbar zu machen. Dabei gilt: KI arbeitet unterstützend, transparent und DSGVO‑konform im DMS. Die Kontrolle bleibt jederzeit bei den HR‑Verantwortlichen.

Digitale Signaturen von Arbeitsverträgen oder Mitarbeitergesprächsbogen mit d.velop sign, Vertragsmanagement mit d.velop contracts, die sichere Zustellung von Gehaltsabrechnungen über die d.velop postbox sowie automatisierte HR‑Workflows mit dem d.velop process studio reduzieren manuelle Routinetätigkeiten und schaffen Freiräume für produktive Aufgaben. So wird aus der digitalen Personalakte mehr als nur eine Pflichtlösung für 2027.  Sie wird zum Fundament einer rundum modernen Personalabteilung.

Integration in SAP, M365 und weitere Personalprogramme

Die digitale Personalakte von d.velop lässt sich nahtlos in SAP HCM, SAP SuccessFactors sowie Microsoft 365 / SharePoint integrieren. Personalunterlagen können direkt aus der gewohnten Systemoberfläche heraus strukturiert, revisionssicher und rollenbasiert verwaltet werden, ganz ohne Medienbrüche oder Systemwechsel.

Neben SAP und Microsoft 365 unterstützt d.velop unter anderem die Anbindung an folgende Systeme:

• DATEV
• Sage HR Suite
• SagePeople
• BITE
• Varial
• EasySoft

Erfahre von weiteren Vorteilen und mehr zu unseren Lösungen in diesem Video:

Fazit zur Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen und dessen Digitalisierung

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass Unternehmen bei der Aufbewahrung von Personalunterlagen einer Vielzahl gesetzlicher Vorgaben unterliegen, die je nach Dokumentenart unterschiedliche Fristen und Anforderungen mit sich bringen. Die Nutzung einer digitalen Personalakte ermöglicht es, diese Aufbewahrungspflichten zuverlässig, transparent und revisionssicher einzuhalten.

Spätestens mit den ab 2027 geltenden Vorgaben zur verpflichtenden digitalen Aufbewahrung bestimmter sozialversicherungsrelevanter Unterlagen wird deutlich, dass digitale Archivierung kein optionaler Schritt mehr ist. Digitale Personalakten unterstützen Unternehmen dabei, gesetzliche Pflichten und Fristen systematisch zu steuern, Datenschutzanforderungen der DSGVO umzusetzen und gleichzeitig interne HR Prozesse effizienter, papierlos und nachvollziehbar zu gestalten.

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Dieser Artikel enthält Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen für den Einsatz digitaler Akten im Unternehmen, ist jedoch keine verbindliche Rechtsberatung. Zudem kann sich die Gesetzgebung ändern.
Der vorliegende Leitfaden ersetzt nicht die Beratung durch einen Juristen.

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Häufige Fragen und Antworten zur Aufbewahrungspflicht von Personalunterlagen