Mit diesen 6 Kriterien finden Sie einen passenden Anbieter für eine Dokumentenmanagement-Software

Ein Gastbeitrag von Mathias Lohrey, Online-Redakteur bei trusted.de, einem Vergleichs- und Bewertungsportal für Online Services.

Immer wenn es um das Thema Papierkram geht, bekommen die Meisten graue Haare. Im Büro gehen Ihnen tagtäglich zahlreiche Dokumente durch die Hand. Bei analogem Schriftverkehr müssen Sie diesen eventuell noch vorher ausdrucken, abheften, herumtragen, stapeln und finden bei der Suche nach einem bestimmten Dokument häufig nichts wieder. Sind Sie hingegen größtenteils digital unterwegs, müssen Sie Dokumente immer noch verwalten und eventuell vorher einscannen, abspeichern und organisieren.

Eine Dokumentenmanagement Software kann Ihnen genau diesen Prozess erheblich erleichtern, sodass Sie sich Voll und Ganz auf die eigentliche Bearbeitung der Dokumente konzentrieren können. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) behalten Sie den Überblick und sind nicht länger der Gefahr ausgesetzt, wichtige Dokumente aus den Augen zu verlieren. Mit den folgenden sechs Kriterien finden Sie die richtige Software.

1. Planen Sie die Verwendung Ihres DMS

An erster Stelle steht immer der geplante Einsatz der Dokumentenmanagement Software. Erst wenn Sie wissen, was Sie mit dem DMS umsetzen wollen, dann können Sie auf entsprechende Funktionen und Features achten. Machen Sie sich daher unbedingt ein klares Bild über die Verwendung der DMS Software. Denken Sie dabei nicht nur an gegenwärtige Gegebenheiten, sondern behalten Sie auch das Morgen im Blick. Befindet sich Ihr Unternehmen in einem stetigen Wachstum, sollten Sie auch zukünftige Anforderungen bei der Planung berücksichtigen. Folgende Features sind für einen flüssigen Arbeitsalltag unerlässlich:

• Usability: Übersichtliche Benutzeroberfläche und einfache Bedienung.
• Digitalisierung: Dokumente einscannen und in verschiedenen Formaten wie PDF oder Word abspeichern.
• Versionierung: Greifen Sie stets auf die aktuellste Version eines Dokumentes zurück und stellen Sie im Notfall einen älteren Zustand wieder her.
• Volltextsuche: Schnelles Wiederfinden von Dokumenten.
• Automatische Workflows: Selbst definierbare Weiterleitung und Bearbeitung von Dokumenten.
• Archivierung: Sichere Verwahrung von Dokumenten.

Alle weiteren Features und Funktionen sind zwar grundsätzlich ebenfalls willkommen, sollten diese allerdings mit erheblichen Mehrkosten verbunden und nicht unbedingt nötig sein, dann sollten Sie ruhig darauf verzichten. So sparen Sie eine Menge unnötiger Kosten und konzentrieren sich auf das Wesentliche.

2. Achten Sie auf eine leichte Bedienung

Selbst die besten und umfangreichsten Funktionen nutzen Ihnen nicht viel, wenn Sie einfach nicht mit der Bedienung der Dokumentenmanagement Software zurechtkommen. Werden Sie anstelle einer übersichtlichen und gut strukturierten Nutzeroberfläche von zahlreichen Metadaten-Eingabefeldern erschlagen und Ihr Arbeitsaufwand unnötig erhöht, wird Ihnen der Spaß an der Software schnell vergehen. Ein gutes DMS sollte Ihren Arbeitsalltag erleichtern und Ihnen Arbeit abnehmen, nicht für das Gegenteil sorgen.

3. Serviceleistungen des Anbieters

Neben einer umfangreichen und soliden Dokumentenmanagement Software sollten auch die Serviceleistungen des Anbieters stimmen. Angefangen bei der transparenten Darlegung von entstehenden Kosten wie für die Einrichtung und Wartung der Software bis hin zu weiteren eventuell anfallenden Dienstleistungen. Hierzu zählen beispielsweise Schulungen wie:

• Einführung in die Dokumentenmanagement Software.
• Richtiger Umgang und Nutzung des DMS.
• Einrichtung von automatischen Workflows.

Ebenfalls nicht außer Acht zu lassen ist die unerwünschte Notfallsituation. Haben Sie in einem solchen Fall einen festen Ansprechpartner? Wie gut ist dieser erreichbar? Werden Sie dann erst einmal auf eine Warteliste gesetzt oder kümmert sich dieser umgehend um Ihr Anliegen? Ein DMS funktioniert in der Regel zwar einwandfrei, im Notfall kann es jedoch nie schaden, einen guten Draht zum Hersteller zu haben.

4. Einrichtung der Dokumentenmanagement Software und Integration in bestehende Systeme

Auf der Suche nach einer geeigneten Dokumentenmanagement Software sollten Sie auch auf Integrationsmöglichkeiten achten. Idealerweise lässt sich das neue DMS nahtlos in Ihre bestehenden Systeme wie BPM, CRM oder ERP einbinden, sodass eine größere Umstellung entfällt. An dieser Stelle gilt allerdings zu beachten, dass Ihnen die Anbieter alles erdenkliche versprechen. In den meisten Fällen stimmt das zwar auch, der Aufwand und die Kosten dahinter werden jedoch erst einmal verschwiegen. Lassen Sie sich daher diesbezüglich von Beginn an von dem jeweiligen Anbieter aufklären, um solche Überraschungen zu vermeiden. Fallen die Anpassungen tatsächlich zu komplex aus, haben Sie den richtigen Anbieter vermutlich noch nicht gefunden. Zukünftige Anpassungen an Ihre aktuellen Bedürfnisse werden vermutlich ähnlich schwierig ausfallen.

5. Vermeiden Sie Insellösungen

Nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich, setzen sich einige Dokumentenmanagement Softwares aus verschiedenen Insellösungen zusammen. Bestimmte Funktionsbestandteile werden dabei extern hinzugekauft und mittels Schnittstelle hinterlegt. Dies könnte zur Folge haben, dass nicht immer alle Programmteile untereinander kompatibel sind. Insbesondere wenn Updates eingespielt werden, sind diese zwar eine Verbesserung für einzelne Programmteile, können aber an anderer Stelle für neue Probleme sorgen.

Im laufenden Betrieb müssen Sie sich mit unterschiedlichen Ansprechpartnern auseinandersetzen um eine Lösung zu finden und verlieren nur wertvolle Zeit, weil jeder die Schuld auf einen anderen schiebt. Kommt die Dokumentenmanagement Software dagegen aus einer Hand, läuft diese erfahrungsgemäß stabiler und Sie haben im Ernstfall sofort die richtige Kontaktperson die Ihnen weiterhilft.

6. Export der Daten in andere Systeme

Sollten Sie wider Erwarten nicht mehr mit der Dokumentenmanagement Software zufrieden sein, stellt sich die Frage nach den Exportmöglichkeiten Ihrer Daten. Wie leicht kommen Sie an Ihre Daten ran und wie aufwendig wird es, diese in ein anderes System zu übertragen? Es wäre wirklich sehr ärgerlich, wenn Sie bei einem Umzug nicht mehr an Ihre jahrelang gepflegten Daten herankommen. Lassen Sie sich diesen Vorgang daher ruhig einmal vom Hersteller präsentieren, auch wenn es Ihnen unangenehm erscheinen sollte, diesen hypothetischen Fall gleich zu Beginn anzusprechen.

Fazit

Haben Sie sich die geplante Verwendung der Dokumentenmanagement Software gut überlegt und wissen was Sie damit umsetzen wollen, können Sie gezielt auf dringend benötigte Funktionen achten. Lassen Sie sich anschließend die Oberfläche und die Bedienung der Software vom Anbieter erklären und testen Sie, ob Ihnen die Nutzung liegt und ob Ihnen die Software den Arbeitsalltag wirklich erleichtert. Ist dies der Fall, müssen Sie sich vom Anbieter nur noch demonstrieren lassen, wie Sie die Software in Ihr bestehendes System integrieren. Sind Aufwand und Kosten in einem akzeptablen Rahmen, sind Sie an Ihrem Ziel angelangt und haben endlich eine gute Dokumentenmanagement Software gefunden.