Digitalisierung Rechnungswesen: Lohnt sich digitale Verarbeitung von Rechnungen bei geringem Volumen?

Veröffentlicht 18.05.2022
Geschätzte Lesezeit 8 Min.
Max Siebert

Max Siebert Senior Sales Development Representative d.velop AG

Beitragsbild Blogartikel Digitalisierung Rechnungswesen

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist stark vorangeschritten. Dementsprechend ist eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitungssoftware (ERV) heute keine Innovation mehr. Bereits seit über 20 Jahren gibt es Verfahren zur automatisierten Erkennung von Dokumentinhalten, insbesondere für Eingangsrechnungen.

Lohnt sich die Digitalisierung im Rechnungswesen auch bei geringem Rechnungseingang?

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung hat bis dato vorwiegend Einzug in der Industrie erhalten, da dort durch die fortwährende Zulieferung von Waren deutlich mehr Rechnungen zu bearbeiten sind als in anderen Branchen, wie beispielsweise dem Finanzsektor. Denn schon ein Blick in der Gewinn- und Verlustrechnung von Finanzunternehmen zeigt, dass das Thema des Materialaufwands dort nur eine untergeordnete Rolle spielt.

Insofern kennen wir folgende Aussage nur zu gut: „Bei unserer Anzahl an Eingangsrechnungen lohnt sich eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung einfach nicht.“ Aber stimmt das wirklich? In diesem Blogartikel klären wir auf: Wir stellen 6 Szenarien beispielhaft vor, wie mit Rechnungen in Unternehmen umgegangen wird. Außerdem zeigen wir an einem konkreten Rechenbeispiel, dass sich eine moderne digitale Eingangsrechnungsverarbeitung (kurz „ERV“) heute sogar für geringe Rechnungsvolumina lohnen kann.

Sechs Szenarien zum analogen Umgang mit Eingangsrechnungen im Unternehmen

  1. Rückfrage zur Rechnung mittels Post-it – Rechnung wird in den Postkorb des/der Kollegen:in verteilt – Beantwortet die Rückfrage – Rechnung wird zurück in den Postkorb des „Fragenden“ verteilt – muss sich wieder neu reindenken
    Die Folge: Zeitverzug
  2. Rechnungen bleiben liegen, vielleicht, da Freigeber:in im Urlaub oder auf Dienstreise ist.
    Die Folge: Skontoverlust oder Mahnungen
  3. Rechnungen kommen erst per E-Mail, dann in Papierform an. Doppelte Prüfung, vielleicht sogar doppelte Bezahlung
    Folge: hoher Aufwand der Klärung
  4. Der klassische Anruf „Ist meine Rechnung schon eingegangen?“ oder „Wann kann ich mit dem Bezahlungseingang rechnen?“ – durch fehlende Transparenz über eingegangene Rechnungen und deren Bezahlungsfristen können Mitarbeiter:innen oft keine Antwort geben oder müssen sich erst durch verschiedenste Abteilungen telefonieren, bis sie eine Antwort erhalten
  5. Mitarbeiter:in hat seinen „Homeoffice-Tag“, daher bleiben Rechnungen liegen
  6. Mitarbeiter:in fängt neu im Unternehmen an und kennt einen digitalen ERV-Prozess noch aus dem Vorunternehmen. Jetzt steht das Unternehmen aber ganz schön „oldschool“ da.

Schonmal gehört? Mit einer digitalen ERV lässt sich hier Abhilfe schaffen, denn diese Vorteile bietet eine automatisierte Bearbeitung Ihrer Rechnungen:

4 gute Gründe für eine moderne & digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

1. Kürzere Durchlaufzeiten & kürzere Bearbeitungszeiten

Das Beispiel zur Klärung der „Rückfrage zur Rechnung mittels Post-it“ verdeutlicht, dass die Durchlaufzeiten zur Prüfung einer Rechnung langwierig sein können. Laut dem Institut für Wirtschaftsinformatik Leibniz Universität Hannover kann die Kontrolle/Freigabe bis zu 14 Tage dauern. Mit einer digitalen ERV lassen sich Durchlaufzeiten erheblich verkürzen, da die Rückfrage den Kollegen direkt digital vorliegt und keine Zeit für die „Zustellung“ verloren geht. Natürlich wirkt sich die kürzere Bearbeitungszeit positiv auf die Skontoerträge aus. Auch die eigentliche Bearbeitungszeit verkürzt sich, da die Prüfung/Freigabe formularbasiert unterstützt wird, wichtige Stammdaten automatisiert erkannt werden und die Anzahl an Rückfragen geringer wird.

2. Zukunftsfähig durch ortsunabhängiges Arbeiten

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist Homeoffice & ortsunabhängiges Arbeiten für viele Unternehmen zum Standard geworden. Diese Veränderung auf dem Arbeitsmarkt wird auch in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Mit einer digitalen Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung haben Unternehmen eine gute Antwort auf diese Veränderungen und können sich gegenüber ihren Mitarbeitenden modern präsentieren.

3. Transparenzgewinn

Mit einer digitalen ERV kennen berechtigte Mitarbeiter:innen zu jeder Zeit den Status zu jeder Rechnung. Sie können sich sämtliche Rechnungen zur Ansicht bringen und wissen, welche Auszahlungen in nächster Zeit anstehen. Und sollte doch mal eine Rückfrage „liegen bleiben“, müssen sie nicht erst herausfinden, bei wem die Rechnung aktuell liegt, sondern können es direkt in der Software prüfen. So spart man Zeit, Geld & Nerven.

4. Rechtskonforme Archivierung

Ganz nebenbei wird noch ein weiteres Problem gelöst: Rechnungen werden direkt rechtskonform elektronisch archiviert. Auch eine Suche von Rechnungen bleibt Mitarbeiter:innen zukünftig erspart; dank des digitalen Archivs müssen sie nie wieder Rechnungen suchen, sondern finden diese direkt. Egal ob alle Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum oder alle Rechnungen eines Lieferanten angezeigt werden sollen, mit der Metadatensuche werden die benötigten Rechnungen schnell angezeigt.

Bleibt immer noch die Frage, ob sich eine solche Lösung auch für das eigene Unternehmen lohnt? Um es vorweg zu sagen: Ja. Oder zumindest: Wahrscheinlich ja.

Denn eine derartige Lösung lässt sich nahezu fix und fertig aus der Cloud buchen und – nach ein wenig Konfiguration der persönlichen, eigenen Freigabestufen und Berechtigungen – quasi sofort nutzen. Aber dazu später mehr.

Lohnt sich die Digitalisierung im Rechnungswesen für mein Unternehmen?

Es gibt unzählige Möglichkeiten der ROI Betrachtungen von ERV Projekten. Hierbei gilt es insbesondere die Personalkosten (manuelle Übertragung der Rechnungsdaten in ERP-Systeme; manuelle Weitergabe an zuständige Prüfer und Freigeber, Klärung von Rückfragen, etc.) zu berücksichtigen. Die Höhe der oben genannten Kosten wird regelmäßig unterschätzt und es fehlt an Transparenz.

Das Thema „Klärung von Rückfragen“ ist hierfür ein gutes Beispiel. Typische Situation: Man hat sich gerade in ein Thema eingearbeitet und ist voller Konzentration dabei, dann kommt ein:e Kollege:in aus der Buchhaltung vorbei und „hat nur eine kleine Rückfrage“, welche man auch schnell beantworten kann. Die eigentliche Klärung der Frage ist schnell erledigt, danach geht es wieder zurück an die eigentliche Aufgabe. Durch diese kurze Ablenkung hat man den Fokus verloren, man muss sich neu reindenken und verliert deutlich mehr Zeit als es auf den ersten Blick wirkt. Diese Zeit hat man verloren. Studien belegen, dass diese Wiederanlaufzeit mindestens 5 Minuten beträgt – unabhängig von der Länge der Unterbrechung. So wird aus der „kleinen Rückfrage“ ein Zeitfresser.

Prozesskosten der analogen Rechnungsverarbeitung

Letztlich stellen sich viele Unternehmen die Frage: „Lohnt sich das für mich überhaupt – wir sind doch ein kleines Unternehmen?“ Dieser Frage gehen wir auf den Grund.

Im Folgenden stellen wir die Prozesskosten der analogen Rechnungsverarbeitung vor:

a) Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung (analog) 19 Minuten bestehend aus:

  • Zeit für Rechnungserfassung* 2 Minuten
  • Zeit für Rechnungsfreigabe* 9 Minuten
  • Zeit für die Buchung* 3 Minuten
  • Suchen & Finden* 5 Minuten

Quelle: Studie von Pitney Bowes Management Services (PBMS)

b) Kalkulatorische Kosten pro Mitarbeiter:in in der Stunde: 35,00 €

Kostenübersicht der analogen Rechnungsverarbeitung

  • Pro Rechnung ergeben sich damit Kosten i.H.v. 11,08 € (35,- €/h × 19 Minuten).
  • Bei 250 Rechnungen pro Monat ergeben sich Prozesskosten i.H.v. 33.240,- € – pro Jahr.

Prozesskosten der digitalen Rechnungsverarbeitung

Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung sinken die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten auf 8 Minuten pro Rechnung:

  • Zeit für Rechnungserfassung 1,5 Minuten
  • Zeit für Rechnungsfreigabe 3,5 Minuten
  • Zeit für die Buchung 1 Minuten
  • Suchen & Finden 2 Minuten

Kostenübersicht der digitalen ERV

  • Durch die eingesparte Zeit sinken die Prozesskosten pro Rechnung auf 4,67 € – sprich um mehr als die Hälfte!
  • Das Investment für eine cloudbasierte digitale ERV beträgt bei 250 Rechnungen 299,- pro Monat.
  • Betrachtet man also die jährlichen Gesamtkosten der digitalen ERV belaufen sich die Kosten auf 17.598,- €.

Mögliche verbesserte Skontoerzielung, welche durch die digitale ERV erreicht wird, wurde in unserer Beispielrechnung nicht berücksichtigt, was sich zusätzlich positiv auswirken kann.

Dennoch möchten wir transparent bleiben: Nicht berücksichtigt sind hier die initialen Kosten für die Einrichtung, sowie mögliche Schnittstellen zu bestehenden ERP-Systemen. Diese stimmen wir gerne individuell ab.

Es lässt sich festhalten: Selbst bei einem kleinen Rechnungsvolumen von 250 Rechnungen im Monat besteht erhebliches Kostensenkungspotential.

Cloud-Technologie: die Lösung für die Digitalisierung im Rechnungswesen für kleine Unternehmen?

Ein wesentlicher Unterschied zwischen einem in der Cloud und einem „In-House“ („On-premises“)-betriebenen System liegt darin, dass die fixen Einstiegskosten für ein Cloudprojekt wesentlich geringer sind als bei einem On-premises-Projekt. Bei einer Cloudlösung fallen keine Kosten für Installation und die Bereitstellung von Infrastruktur an. Es benötigt auch keine Hardware, interne Wartung oder manuelle Updates. Eine detailliertere Unterscheidung zwischen Cloud- und On-premises-Software haben wir im Blogbeitrag „Cloud DMS“ festgehalten.

Insbesondere aus dem Grund der geringen Einstiegskosten lohnt sich eine cloudbasierte ERV auch für geringe Rechnungsvolumen. Eine vorkonfigurierte Lösung lässt sich komplett ohne manuelle Aufwände zur Verfügung stellen. Dadurch ist es möglich, einfache ERV-Projekte mit wenigen Personentagen umzusetzen.

Ein weiterer Vorteil cloudbasierter Lösungen ist, dass diese deutlich weniger IT-Knowhow für ein Einführungsprojekt benötigen. Die Projekte laufen direkt in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen. Das entlastet die interne IT und ermöglicht dennoch einen persönlichen Freigabeprozess, sowie individuelle Anforderungen umzusetzen.

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Cloudbasierte ERV im Kontext der finanzaufsichtsrechtlichen Anforderungen

Insbesondere Unternehmen aus stark regulierten Märkten zucken beim Thema „Cloud“ oft ein wenig zusammen. Natürlich gilt es auch hier regulatorische und datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten. Schauen wir uns einmal an, was es als Finanzunternehmen zu berücksichtigen gilt:

Das Unternehmen muss bewerten, ob der Prozess der Rechnungsbearbeitung als sonstiger Fremdbezug oder eine (wesentliche) Auslagerung im Sinne der aufsichtsrechtlichen Anforderungen an das Risikomanagement einzustufen ist. Nach unserem Verständnis stehen die originären Bank-Prozesse im Fokus der aufsichtsrechtlichen Anforderungen. Der Prozess der Rechnungsverarbeitung ist dabei aber kein typischer Prozess der Finanzwirtschaft, sondern ein allgemeiner Standardprozess. Im Übrigen kann dieser auch jederzeit wieder „analog“ durchgeführt werden, insofern ist der digitale Prozess auch nicht von wesentlicher Bedeutung. Ferner handelt es sich nicht um einen Prozess im Sinne einer Steuerung des Risikomanagements. Somit gibt es also viele, gute Gründe, diesen Prozess nicht als Auslagerung einzustufen.

Und natürlich spielt der Datenschutz eine wichtige Rolle. Es gilt darauf zu achten, dass die Verarbeitung der Rechnungen in Deutschland, oder zumindest in der EU gelegenen Rechenzentren, erfolgt, die georedundant ausgelegt und zertifiziert (z.B. ISO 27001 oder C5) sind. Die Dokumente sollten dabei nach den modernsten Verschlüsselungsverfahren gesichert werden, sowohl bei der Datenhaltung im Rechenzentrum als auch beim Up- und Download. Mittels eines Berechtigungskonzepts ist sicherzustellen, wer Zugriff auf diese Daten und Dokumente hat. Übrigens: d.velop invoices erfüllt all diese Anforderungen.

21.06 | 10:00 Uhr
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