4 Gründe: Darum lohnt sich Digitalisierung im Rechnungswesen

Veröffentlicht 18.05.2022
Geschätzte Lesezeit 8 Min.

Max Siebert Senior Sales Development Representative d.velop AG

Beitragsbild Blogartikel Digitalisierung Rechnungswesen

Zahlreiche Unternehmen, insbesondere KMUs, kennen folgendes Problem: „Bei unserer Anzahl an Eingangsrechnungen lohnt sich eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung einfach nicht.“ Aber stimmt das wirklich? In diesem Blogartikel klären wir auf: Zunächst bilden wir 6 Szenarien beispielhaft ab, wie mit Rechnungen in Unternehmen umgegangen wird. Anschließend stellen wir die 4 wichtigsten Gründe für eine Digitalisierung im Rechnungswesen vor. Außerdem zeigen wir an einem konkreten Rechenbeispiel, dass sich eine moderne digitale Eingangsrechnungsverarbeitung (kurz „ERV“) heute sogar für geringe Rechnungsvolumina lohnen kann.

Was heißt Digitalisierung im Rechnungswesen?

Die digitale Transformation im Rechnungswesen umfasst die Digitalisierung, Homogenisierung und Automatisierung von Rechnungsprozessen im Unternehmen. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, können Unternehmen auf verschiedenste Software-Lösungen wie Enterprise Content Management-Systeme (ECM) oder Dokumentenmanagement-Software zurückgreifen.

Rechnungseingang digitalisieren: Längst keine Innovation mehr

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist stark vorangeschritten. Dementsprechend ist eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitungssoftware (ERV) heute keine Innovation mehr. Bereits seit über 20 Jahren gibt es Verfahren zur automatisierten Erkennung von Dokumentinhalten, insbesondere für Eingangsrechnungen.

Lohnt sich die Digitalisierung im Rechnungswesen auch bei geringem Rechnungseingang?

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung hat bis dato vorwiegend Einzug in der Industrie erhalten, da dort durch die fortwährende Zulieferung von Waren deutlich mehr Rechnungen zu bearbeiten sind als in anderen Branchen, wie beispielsweise dem Finanzsektor. Denn schon ein Blick in der Gewinn- und Verlustrechnung von Finanzunternehmen zeigt, dass das Thema des Materialaufwands dort nur eine untergeordnete Rolle spielt. Dennoch lohnt sich die Digitalisierung auch in Bereichen mit geringerem Rechnungseingang, wie folgende 6 Szenarien zeigen.

6 Szenarien zum analogen Umgang mit Eingangsrechnungen und deren Folgen

  1. Rückfrage zur Rechnung mittels Post-it – Rechnung wird in den Postkorb des/der Kollegen:in verteilt – Beantwortet die Rückfrage – Rechnung wird zurück in den Postkorb des „Fragenden“ verteilt – muss sich wieder neu reindenken.
    Die Folge: Zeitverzug
  2. Rechnungen bleiben liegen, beispielsweise, da Freigeber:in im Urlaub oder auf Dienstreise ist.
    Die Folge: Skontofrist verpasst oder Mahnungen
  3. Erst kommen Rechnungen per E-Mail, dann in Papierform an. Doppelte Prüfung, vielleicht sogar doppelte Bezahlung
    Folge: hoher Aufwand der Klärung
  4. Der klassische Anruf „Ist meine Rechnung schon eingegangen?“ oder „Wann kann ich mit dem Bezahlungseingang rechnen?“ – durch fehlende Transparenz über eingegangene Rechnungen und deren Bezahlungsfristen können Mitarbeiter:innen oft keine Antwort geben oder müssen sich erst durch verschiedenste Abteilungen telefonieren, bis sie eine Antwort erhalten
  5. Mitarbeiter:in hat seinen „Homeoffice-Tag“, daher bleiben Rechnungen liegen
  6. Mitarbeiter:in fängt neu im Unternehmen an und kennt einen digitalen ERV-Prozess noch aus dem Vorunternehmen. Jetzt steht das Unternehmen aber ganz schön „oldschool“ da.

Schonmal gehört? Mit einer digitalen ERV lässt sich hier Abhilfe schaffen, denn diese Vorteile bietet eine automatisierte Bearbeitung Ihrer Rechnungen:

4 Gründe für eine Digitalisierung im Rechnungswesen

1. Kürzere Durchlaufzeiten & kürzere Bearbeitungszeiten

Das Beispiel zur Klärung der „Rückfrage zur Rechnung mittels Post-it“ verdeutlicht, dass die Durchlaufzeiten zur Prüfung einer Rechnung langwierig sein können. Laut dem Institut für Wirtschaftsinformatik Leibniz Universität Hannover kann die Kontrolle/Freigabe bis zu 14 Tage dauern. Mit einer digitalen ERV lassen sich Durchlaufzeiten erheblich verkürzen, da die Rückfrage den Kollegen direkt digital vorliegt und keine Zeit für die „Zustellung“ verloren geht. Natürlich wirkt sich die kürzere Bearbeitungszeit positiv auf die Skontoerträge aus. Auch die eigentliche Bearbeitungszeit verkürzt sich, da die Prüfung/Freigabe formularbasiert unterstützt wird, wichtige Stammdaten automatisiert erkannt werden und die Anzahl an Rückfragen geringer wird.

2. Zukunftsfähig durch ortsunabhängiges Arbeiten

Spätestens seit der Corona-Pandemie ist Homeoffice & remote Work für viele Unternehmen zum Standard geworden. Diese Veränderung auf dem Arbeitsmarkt wird auch in den nächsten Jahren weiter an Bedeutung gewinnen. Mit einer digitalen Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung haben Unternehmen eine gute Antwort auf diese Veränderungen und können sich gegenüber ihren Mitarbeitenden modern präsentieren.

3. Transparenzgewinn

Mit einer digitalen ERV kennen berechtigte Mitarbeiter:innen zu jeder Zeit den Status zu jeder Rechnung. Sie können sich sämtliche Rechnungen zur Ansicht bringen und wissen, welche Auszahlungen in nächster Zeit anstehen. Und sollte doch mal eine Rückfrage „liegen bleiben“, müssen sie nicht erst herausfinden, bei wem die Rechnung aktuell liegt, sondern können es direkt in der Software prüfen. So spart man Zeit, Geld & Nerven.

4. Rechtskonforme Archivierung

Ganz nebenbei wird noch ein weiteres Problem gelöst: Rechnungen werden direkt rechtskonform elektronisch archiviert. Auch eine Suche von Rechnungen bleibt Mitarbeiter:innen zukünftig erspart; dank des digitalen Archivs müssen sie nie wieder Rechnungen suchen, sondern finden diese direkt. Egal ob alle Rechnungen aus einem bestimmten Zeitraum oder alle Rechnungen eines Lieferanten angezeigt werden sollen, mit der Metadatensuche werden die benötigten Rechnungen schnell angezeigt.

Bleibt immer noch die Frage, ob sich eine solche Lösung auch für das eigene Unternehmen lohnt? Um es vorweg zu sagen: Ja. Oder zumindest: Wahrscheinlich ja.

Denn eine derartige Lösung lässt sich nahezu fix und fertig aus der Cloud buchen und – nach ein wenig Konfiguration der persönlichen, eigenen Freigabestufen und Berechtigungen – quasi sofort nutzen. Aber dazu später mehr.

Der Vergleich: Analoge vs. digitale Rechnungsverarbeitung

Es gibt unzählige Möglichkeiten der ROI Betrachtungen von ERV Projekten. Hierbei gilt es insbesondere die Personalkosten zu berücksichtigen, deren Höhe regelmäßig aufgrund fehlender Transparenz unterschätzt wird. Sie werden unter anderem verursacht durch:

  • manuelle Übertragung der Rechnungsdaten in ERP-Systeme
  • manuelle Weitergabe an zuständige Prüfer und Freigeber
  • Klärung von Rückfragen

Falls Sie sich fragen, inwieweit die Klärung von Rückfragen zu Prozesskosten führt: Studien zeigen, dass diese Wiederanlaufzeit nach einem solchen Gespräch mindestens 5 Minuten beträgt – unabhängig von der Länge der Unterbrechung. So wird aus der „kleinen Rückfrage“ ein Zeitfresser.

Was kostet die analoge Rechnungsverarbeitung?

Letztlich stellen sich viele Unternehmen die Frage: „Lohnt sich das für mich überhaupt – wir sind doch ein kleines Unternehmen?“ Dieser Frage gehen wir auf den Grund.

Im Folgenden stellen wir die Prozesskosten der analogen Rechnungsverarbeitung vor:

a) Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung (analog) 19 Minuten bestehend aus:

  • Zeit für Rechnungserfassung* 2 Minuten
  • Zeit für Rechnungsfreigabe* 9 Minuten
  • Zeit für die Buchung* 3 Minuten
  • Suchen & Finden* 5 Minuten

Quelle: Studie von Pitney Bowes Management Services (PBMS)

b) Kalkulatorische Kosten pro Mitarbeiter:in in der Stunde: 35,00 €

Kostenübersicht der analogen Rechnungsverarbeitung

  • Pro Rechnung ergeben sich damit Kosten i.H.v. 11,08 € (35,- €/h × 19 Minuten).
  • Bei 250 Rechnungen pro Monat ergeben sich Prozesskosten i.H.v. 33.240,- € – pro Jahr.

Wie viel spare ich durch digitales Rechnungswesen?

Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung sinken die durchschnittlichen Bearbeitungszeiten auf 8 Minuten pro Rechnung:

  • Zeit für Rechnungserfassung 1,5 Minuten
  • Zeit für Rechnungsfreigabe 3,5 Minuten
  • Zeit für die Buchung 1 Minuten
  • Suchen & Finden 2 Minuten

Kostenübersicht der digitalen ERV

  • Durch die eingesparte Zeit sinken die Prozesskosten pro Rechnung auf 4,67 € – sprich um mehr als die Hälfte!
  • Das Investment für eine cloudbasierte digitale ERV beträgt bei 250 Rechnungen 299,- pro Monat.
  • Betrachtet man also die jährlichen Gesamtkosten der digitalen ERV belaufen sich die Kosten auf 17.598,- €.

Mögliche verbesserte Skontoerzielung, welche durch die digitale ERV erreicht wird, wurde in unserer Beispielrechnung nicht berücksichtigt, was sich zusätzlich positiv auswirken kann.

Dennoch möchten wir transparent bleiben: Nicht berücksichtigt sind hier die initialen Kosten für die Einrichtung, sowie mögliche Schnittstellen zu bestehenden ERP-Systemen. Diese stimmen wir gerne individuell ab.

Es lässt sich festhalten: Selbst bei einem kleinen Rechnungsvolumen von 250 Rechnungen im Monat besteht erhebliches Kostensenkungspotential.

Wie kann ich mein Rechnungswesen digitalisieren?

Die Lösung für die Digitalisierung im Rechnungswesen für kleine Unternehmen lautet: Cloud-Technologie. Ein wesentlicher Unterschied zwischen einem in der Cloud und einem „In-House“ („On-premises“)-betriebenen System liegt darin, dass die fixen Einstiegskosten für ein Cloudprojekt wesentlich geringer sind als bei einem On-premises-Projekt.

Vorteile einer cloudbasierten Eingangsrechnungsverarbeitung

Bei einer Cloudlösung fallen keine Kosten für Installation und die Bereitstellung von Infrastruktur an. Es benötigt auch keine Hardware, interne Wartung oder manuelle Updates. Eine detailliertere Unterscheidung zwischen Cloud- und On-premises-Software haben wir im Blogbeitrag „Cloud DMS“ festgehalten.

Geringe Kosten bei geringem Rechnungsvolumen

Insbesondere aus dem Grund der geringen Einstiegskosten lohnt sich eine cloudbasierte ERV auch für geringe Rechnungsvolumen. Eine vorkonfigurierte Lösung lässt sich komplett ohne manuelle Aufwände zur Verfügung stellen. Dadurch ist es möglich, einfache ERV-Projekte mit wenigen Personentagen umzusetzen.

Deutlich weniger IT-Knowhow nötig

Ein weiterer Vorteil cloudbasierter Lösungen ist, dass diese deutlich weniger IT-Knowhow für ein Einführungsprojekt benötigen. Die Projekte laufen direkt in Zusammenarbeit mit den jeweiligen Fachabteilungen. Das entlastet die interne IT und ermöglicht dennoch einen persönlichen Freigabeprozess, sowie individuelle Anforderungen umzusetzen.

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Cloudbasierte ERV im Kontext der finanzaufsichtsrechtlichen Anforderungen

Insbesondere Unternehmen aus stark regulierten Märkten zucken beim Thema „Cloud“ oft ein wenig zusammen. Natürlich gilt es auch hier regulatorische und datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten. Schauen wir uns einmal an, was es als Finanzunternehmen bei der Digitalisierung im Rechnungswesen zu berücksichtigen gilt.

ERV per Cloud: Sonstiger Fremdbezug oder Auslagerung?

Das Unternehmen muss bewerten, ob der Prozess der Rechnungsbearbeitung als sonstiger Fremdbezug oder eine (wesentliche) Auslagerung im Sinne der aufsichtsrechtlichen Anforderungen an das Risikomanagement einzustufen ist. Nach unserem Verständnis stehen die originären Bank-Prozesse im Fokus der aufsichtsrechtlichen Anforderungen. Der Prozess der Rechnungsverarbeitung ist dabei aber kein typischer Prozess der Finanzwirtschaft, sondern ein allgemeiner Standardprozess. Im Übrigen kann dieser auch jederzeit wieder „analog“ durchgeführt werden, insofern ist der digitale Prozess auch nicht von wesentlicher Bedeutung. Ferner handelt es sich nicht um einen Prozess im Sinne einer Steuerung des Risikomanagements. Somit gibt es also viele, gute Gründe, diesen Prozess nicht als Auslagerung einzustufen.

Wie sicher ist die Digitalisierung im Rechnungswesen?

Und natürlich spielt der Datenschutz sowie das Thema Cloud-Sicherheit eine wichtige Rolle. Es gilt darauf zu achten, dass die Verarbeitung der Rechnungen in Deutschland (oder zumindest in der EU gelegenen Rechenzentren erfolgt, die georedundant ausgelegt und zertifiziert (z.B. ISO 27001 oder C5) sind. Die Dokumente sollten dabei nach den modernsten Verschlüsselungsverfahren gesichert werden, sowohl bei der Datenhaltung im Rechenzentrum als auch beim Up- und Download. Mittels eines Berechtigungskonzepts ist sicherzustellen, wer Zugriff auf diese Daten und Dokumente hat. Übrigens: d.velop invoices erfüllt all diese Anforderungen.

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