Was ist ein Workflow? Workflow Management im Überblick

„Der Betrieb ist in Wirklichkeit ein fortwährender Prozess, eine ununterbrochene Leistungskette.“

Mit diesem Zitat hat Fritz Nordsieck, seines Zeichens Vertreter der betriebswirtschaftlichen Organisationslehre, 1932 auf die Wichtigkeit von Geschäftsprozessen hingewiesen. Was heute als gegeben angesehen wird, war vor 85 Jahren bei weitem keine Selbstverständlichkeit. Lange stand in der Betriebswirtschaftslehre die meist hierarchische Aufbauorganisation im Mittelpunkt.

Trotz allem sind wir in Zeiten der Digitalisierung weit über diese Erkenntnisse hinaus. Schon lange geht es nicht mehr darum, das Unternehmen nur an Geschäftsprozessen auszurichten, sondern diese auch elektronisch und möglichst standardisiert abzubilden. Und hier kommen Workflows in’s Spiel. In diesem Artikel befassen wir uns mit der Frage „Was ist ein Workflow?“ und liefern die wichtigsten Informationen zum Einstieg in das Thema.

Definition: Was bedeutet Workflow?

Ein Workflow dient ist erster Linie der Automatisierung eines Geschäftsprozesses und ist ein Ablaufplan, welche Arbeitsschritte für den Geschäftsprozess erforderlich sind und wer diese durchführt. Dabei hat der Workflow einen fest definierten Startpunkt, Ablauf und Endpunkt.

Mit Hilfe von Workflows werden analoge Geschäftsprozesse IT-gestützt digitalisiert und automatisiert.

Unter Workflow-Management oder im weiteren Sinne auch Business Process Management (BPM) versteht man entsprechend den gesamten Prozess rund um die Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse von Workflows.

Beispiel Workflow:

Genehmigungsworkflow Urlaubsanträge

  • Bei gewünschtem Urlaub hat jeder Mitarbeiter einen digitalen Urlaubsantrag mindestens drei Monate vor dem gewünschten Zeitraum zu erstellen und an die zuständige Personalleitung zu übersenden
  • Die zuständige Personalleitung nimmt den Urlaubsantrag zur Kenntnis und prüft die Besetzung der Abteilung des angegebenen Zeitraums im Urlaubskalender
  • Regel: Zu jeder Zeit muss mindestens die Hälfte der Abteilung anwesend sein
  • Anhand der Regel hat die Personalleitung den Urlaubsantrag innerhalb 7 Werktagen per Mail zu bestätigen oder abzulehnen
  • Der Urlaubszeitraum des bestätigten Urlaubsantrags ist unverzüglich von der zuständigen Personalleitung im Urlaubskalender einzutragen

Was bedeutet Workflow auf Deutsch?

Der Begriff „Workflow“ hat bereits einen festen Platz im deutschen Wortschatz und hat sogar einen eigenen Eintrag im Duden bekommen. Genau genommen ist „Workflow“ nun ein deutsches Wort. Die deutsche Bedeutung lässt sich allerdings einfach herleiten. Workflow besteht aus den beiden Wörtern Work, engl. und steht für Arbeit, sowie Flow, engl. und steht für Fluss. Auf Deutsch bedeutet Workflow also Arbeitsfluss und triff genauso den Kern der Bedeutung wie das englische Wort.

Wie unterscheidet sich ein Workflow von einem klassischen Geschäftsprozess?

Vom Detaillierungsgrad grenzt sich ein Workflow klar gegenüber einem Geschäftsprozess ab. Zu besseren Verständnis erläutere ich zuerst, was ein Geschäftsprozess ist.

Definition Geschäftsprozess

Ein Geschäftsprozess setzt sich auf vielen kleinen Arbeitsschritten zusammen, um ein definiertes Ziel innerhalb eines Unternehmens zu erreichen.

Beispiel für einen Geschäftsprozess:

Onboarding eines neuen Kunden

  • Prüfen, ob die Kundendaten im System hinterlegt sind
  • Fehlende Kundendaten beim Kunden anfragen
  • Kundendaten digital hinterlegen
  • Digitale Erfassung des unterschriebenen Vertrags
  • Ablegen des Vertrags im Kundenordner
  • Projektbezogene Mitarbeiter zu dem Kunden briefen: Briefingtermin abstimmen und festlegen
  • Mit Kunden Kontakt für das Kick-Off-Meeting aufnehmen

Workflow vs. Geschäftsprozess

Während der Geschäftsprozess vor allem auf betriebswirtschaftliche Aspekte und die Darstellung der Abfolge von Arbeitsschritten eines Geschäftsprozesses fokussiert ist, zielt ein Workflow auf die detaillierte technische Beschreibung der Arbeitsschritte ab. Der Geschäftsprozesses beschreibt also auf der fachlich konzeptionellen Ebene, „was“ zu tun ist. Der Detaillierungsgrad ist allerdings viel gröber als der eines Workflows. Ein Workflow beschreibt hingegen nicht nur das „was“, sondern auch das „wer“. Der Workflow liest sich eher wie genaue Arbeitsanweisungen für . Sie muss so ausführlich und genau sein, dass der Workflow einen Mitarbeiter bei der Arbeitsfolge unterstützen kann oder die Verarbeitung sogar vollständig automatisiert erfolgt.

Strukturierte vs. semistrukturierte Prozesse: Wo liegt der Unterschied?

Geschäftsprozess ist nicht gleich Geschäftsprozess. Workflow ist nicht gleich Workflow. In der Theorie lassen sich Geschäftsprozesse grob in strukturierte und semistrukturierte Prozesse unterscheiden. Überträgt man dies auf das Workflow-Management, so spricht man bei strukturierten Geschäftsprozessen von normativen Workflows und bei semistrukturierten Geschäftsprozessen von adaptiven Workflows oder auch dem Vorgangsmanagement.

Die folgende Grafik verdeutlicht den zentralen Unterschied zwischen Workflows für strukturierte und semistrukturierte Prozesse. Bei strukturierten Geschäftsprozessen definiert der Arbeitsgang die Aktivität des Benutzers. Der Prozess ist vorhersehbar und hat einen fest definierten Ablauf. Bei semistrukturierten Geschäftsprozessen hingegen wählt der Benutzer anhand seiner Erfahrungen die Teilaktivitäten aus, die nötig sind, um den Vorgang optimal abzuwickeln. Da diese Arbeitsabläufe nicht zwingend vorhersehbar sind, bestimmt der Benutzer den nächsten Prozessschritt anhand der ihm zur Verfügung stehenden Informationen individuell.

In der Praxis fällt es oft schwer, eine eindeutige Unterscheidung zwischen Workflow- und Vorgangsmanagement zu treffen. Entweder lassen sich beide gleichermaßen anwenden oder die einzelnen Phasen gehen weich innerhalb eines Prozesses über.

Diese Workflow-Arten und Vorgänge finden Sie in Unternehmen

Geschäftsprozesse in Unternehmen sind vielfältig. Genauso vielfältig sind die Möglichkeiten diese Geschäftsprozesse mit Workflows elektronisch zu stützen. Die Möglichkeit Geschäftsprozesse digital abzubilden, ergibt sich im Grunde in jeder Abteilung – egal ob Produktion, Vertrieb oder Einkauf. Im Folgenden finden Sie eine Liste der häufigsten elektronischen Workflows in Unternehmen:

  • Posteingangsverteilung
  • Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Reklamationsmanagement
  • Beschwerdemanagement
  • Genehmigungsworkflows
  • Beschaffungsanträge
  • Sonderanfertigungsanfrage
  • Qualitätsmanagement
  • Stammdatenprozesse
  • Personal- und Bewerbermanagement
  • Urlaubsanträge

Darum lohnt sich Business Process Management: Vorteile von Workflow Management im Überblick

Völlig unabhängig ob nun Workflowmanagement oder Vorgangsmanagement – die Unterstützung von Geschäftsprozessen mit Hilfe von Workflows bietet Unternehmen viele Vorteile und wirkt sich in der Regel unmittelbar nach der Einführung positiv auf verschiedene Bereiche aus:

  • Erhöhte Informationsverfügbarkeit
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Erhöhte Flexibilität innerhalb von Abläufen
  • Minimierung von Fehlerquellen
  • Erhöhte Transparenz (Statusüberblick, Dokumentation, Reportings)
  • Verbesserte Prozessqualität
  • Vereinheitlichung von Abläufen
  • Reduzierte Kosten und Bearbeitungszeiten
  • Ablaufdiagramme

Reisekostenabrechnung als Beispiel-Workflow für einen strukturierten Prozess

Ein einfaches und bekanntes Beispiel für einen Workflow ist die Reisekostenabrechnung. Bei einer Reisekostenabrechnung handelt es sich um einen strukturierten Geschäftsprozess, der sich in vielen Unternehmen sehr ähnelt. Der Ablauf ist vorhersehbar und es gibt einen klaren Start- und Endpunkt. Damit bietet eine Reisekostenabrechnung die perfekten Voraussetzungen für die Digitalisierung über einen Workflow. Die typischen Schritte eines Reisekosten-Workflows sehen wie folgt aus:

  • Erfassung der Reisekosten durch den Angestellten
  • Übermittlung des Antrags an den Vorgesetzten
  • Freigabe/Ablehnung der Reisekostenabrechnung
  • Bei Ablehnung: Information an Angestellten mit Bitte um Anpassung
  • Bei Freigabe: automatische Erstellung eines Reisekostenbelegs
  • Beleg digitalisieren und archivieren
  • Beleg an die Personalabteilung übergeben und offene Beträge begleichen

Wie eine digitale Reisekostenabrechnung in SAP genau aussehen kann, haben wir bereits in einem unserer früheren Blogartikel genauer beschrieben.

Workflows als Herzstück jeder ECM-Software

Workflows stellen das Herzstück des klassischen ECM-Modells dar. Und auch in neuen Ansätzen, wie Enterprise Content Services, wird es für Unternehmen unumgänglich sein, erfasste Dokumente über Workflows weiterzuverarbeiten. d.velop liefert dafür nicht nur die reine Softwarelösung, sondern darüber hinaus auch die notwendige Analyse und Beratung. Im Rahmen eines persönlichen Workshops untersuchen wir mit Unternehmen aktuelle Abläufe, decken Optimierungspotenzial und Fehlerquellen auf und erarbeiten effektive Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen.

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