Referenzstory Caritas Rheine

Die Caritas Rheine zeigt, wie ein dezentral organisiertes Sozialunternehmen mit digitalen Tools mehr Effizienz schafft und Mitarbeitende entlastet. d.velop hat diesen Weg von Anfang an begleitet – und jetzt auch den Schritt in die Cloud.

• 28.000 Rechnungen pro Jahr werden digital verarbeitet
• 1.000 Verträge werden von 20 Mitarbeitenden verwaltet
• 1.600 Mitarbeitende an verteilten Standorten

Wie eine dezentrale Organisation eine einheitliche Plattform schafft 

Die Caritas Rheine ist nicht nur groß, sondern – wie viele andere Sozialunternehmen – räumlich und organisatorisch dezentral aufgestellt. Lange galt das auch für die IT-Infrastruktur: unterschiedliche Ablagesysteme, viel Drittsoftware. Seit 2019 begegnet die eigens gegründete Stabsstelle Digitalisierung dieser Herausforderung konsequent. „Unser Ziel ist es, nicht nur IT bereitzustellen, sondern Arbeitsprozesse aktiv zu gestalten und weiterzuentwickeln“, erklärt Leiter Sebastian Lünnemann. Dazu setzt die Caritas auf plattformorientierte Lösungen – mit Microsoft SharePoint als zentraler Arbeits‑, Kommunikations‑ und Kollaborationsplattform. 

Als es darum ging, das Rechnungseingangsmanagement zu digitalisieren, suchte das Team gezielt nach einer Lösung, die sich nahtlos in diese Umgebung einbinden ließ – und fand sie in d.velop invoices. Mit ihrer langjährigen Expertise in der Integration komplexer Systemlandschaften entwickelten die Expertinnen und Experten von d.velop eine maßgeschneiderte Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung DIAMANT und schufen damit die Grundlage für einen vollautomatischen Datenfluss. 

Ja zur Cloud, aber: Sensible Daten bleiben im eigenen Rechenzentrum

2023 stand die nächste Grundsatzentscheidung an: die On-Premises-Lösung auf die neue Version von SharePoint aktualisieren oder den Schritt in die Cloud wagen? Nach sorgfältiger Abwägung und vielen intensiven Diskussionen, nicht zuletzt mit der Mitarbeitervertretung, entschied sich die Caritas Rheine für ein Hybridmodell: Alle Gesundheitsdaten von Mitarbeitenden sowie von Klientinnen und Klienten bleiben lokal gespeichert. Alle übrigen Daten und Prozesse sind in die Microsoft-365-Cloud verlagert worden.

d.velop war dabei von Anfang an gesetzt, „denn die digitale Rechnungsbearbeitung gehörte für die Mitarbeitenden zum Arbeitsalltag, war fachlich wie organisatorisch akzeptiert und wurde von den Anwenderinnen und Anwendern sehr geschätzt“, berichtet Lünnemann. Die Zeit drängte trotzdem. Über einen strukturierten Abgleich zwischen Ist- und Soll-Zustand (Fit-Gap-Ansatz) gelang dem d.velop-Team die Umstellung auf Microsoft 365 innerhalb von zehn Wochen. 

Rund 28.000 Rechnungen pro Jahr werden digital verarbeitet 

Die Zwischenbilanz kann sich sehen lassen. Vor der Digitalisierung des Rechnungseingangsmanagements konnte es passieren, dass ein Brief im Haupthaus in Rheine landete, von dort per Kurier in eine Nachbarstadt und von dort wieder zurücktransportiert wurde, um schließlich in der Buchhaltung anzukommen. „Die Bearbeitungszeit pro Rechnung sank von über sieben Tagen auf durchschnittlich zwei bis drei Tage“ – eine Reduktion um mehr als 60 Prozent. Hinzu kommt: Das Phänomen des „Papierschwunds“ ist dank d.velop ebenfalls verschwunden. 

Rund 28.000 Rechnungen verarbeitet d.velop invoices im Jahresschnitt automatisch und verschafft den Mitarbeitenden damit wertvolle Zeit für andere Aufgaben. „Ich bin der größte Fan des Rechnungseingangsmanagements“, bekennt Sebastian Lünnemann – erst recht, seitdem die Benutzeroberfläche der Cloud-Lösung noch nutzerfreundlicher geworden ist und alle relevanten Informationen jetzt auf einen Blick und ohne Scrollen zeigt. 

Mit dem Schritt in die Cloud ist auch die Vertragsmanagement-Software d.velop contracts produktiv gegangen. Mit ihrer Hilfe verwalten rund 20 Mitarbeitende inzwischen knapp 1.000 Verträge – ebenfalls reibungslos. Marc Heinrichsmeier, Account Executive Health & Care bei d.velop, hört das gern: „Es ist schön zu sehen, dass wir mit d.velop for Microsoft 365 und der direkten digitalen Ablage das SharePoint der Caritas veredeln können.“ 

Schon über 1.000 Mitarbeitende nutzen die Postbox 

Anfang 2026 hat die Caritas Rheine ein drittes Tool aus dem Werkzeugkasten von d.velop eingeführt: die d.velop postbox. Bewusst vorsichtig und schrittweise näherte man sich dem individuellen digitalen Postfach und ließ es jeder und jedem Mitarbeitenden frei, sich mit dem persönlichen Account anzumelden. Schon zwei Wochen später waren rund 900 Mitarbeitende dabei, inzwischen liegt die Zahl bei über 1.000. Der persönliche Nutzen sei klar erkennbar, sagt Sebastian Lünnemann: „Vorher habe ich meine Lohnabrechnung per Post vielleicht 14 Tage nach der Überweisung erhalten und konnte mich bei Fragen erst dann an das Personalwesen wenden. Jetzt erhalte ich die digitale Lohnabrechnung am 14. eines Monats und am 15. das Geld.“ Der Versand per Post wird aber weiterhin auch angeboten. Weil d.velop hier über einen Postdienstleister den Versand der Papierabrechnungen ebenfalls übernimmt, ist auch die Buchhaltung der Caritas spürbar entlastet. 

SaaS auch in der EU-Cloud möglich 

Immer wieder fragen andere Sozialunternehmen Sebastian Lünnemann nach seinen Erfahrungen mit dem Weg in die Cloud. Bereut hat er den Schritt nicht: leistungsfähige Tools, kaum noch Drittsoftware und – zumindest derzeit noch – attraktive Konditionen ergeben für ihn ein überzeugendes Gesamtpaket. „Im Hinblick auf die aktuellen Entwicklungen in den USA und die digitale Souveränität sind wir aber froh, dass wir noch keine Gesundheitsdaten in der Cloud verarbeiten“, fügt er hinzu. „Und optimal wäre eine europäische Lösung mit dem gleichen Funktionsumfang wie Microsoft 365.“ Dank der Kooperation mit der T Cloud Public der Deutschen Telekom kann d.velop seinen Kunden auch hierfür eine Umsetzung über eine europäische Cloud-Lösung anbieten. 

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