Referenzstory Prokon

Prokon spart Zeit durch Zentralisierung der Windpark-Informationen in digitalen Akten.

• Energiepark-Akte als zentraler Baustein
• Zentrale, revisionssichere Datenhaltung
• Natives DMS mit wachstumsfähiger Skalierung

Prokon bündelt Windpark-Informationen in digitaler Akte

„Wir brauchten ein Dokumentenmanagementsystem als zentrales Element unserer Digitalstrategie – ein System, das unsere unterschiedlichen Teilsysteme miteinander verknüpft. Unser Geschäftsmodell ist breit gefächert: Von der Akquise neuer Windparks über Genehmigungsverfahren bis hin zur Bau- und Betriebsphase entstehen enorme Datenmengen in zahlreichen Prozessen. Mit d.velop documents haben wir eine Lösung gefunden, die nicht nur skalierbar und revisionssicher ist, sondern als natives DMS auch unabhängig funktioniert. Besonders schätzen wir die partnerschaftliche Kommunikation mit d.velop – zuverlässig, lösungsorientiert und nachhaltig.“

Hundert Prozent reiner Ökostrom, der in eigenen Energieparks entsteht: Die Prokon Regenerative Energien eG im norddeutschen Itzehoe weiß, wie die Energiewende gelingen kann. Aus einem kleinen Projektierungsbüro in Schleswig-Holstein ist die größte deutsche Energiegenossenschaft geworden, die bis heute über 400 Windenergieanlagen in Deutschland, Polen und Finnland errichtet hat und betreibt.

Noch Anfang der 1990er-Jahre lag die Bruttostromerzeugung aus erneuerbaren Energien in Deutschland bei rund 19,7 Terawattstunden, 2024 waren es schon über 283. Prokon versorgt aktuell rund 22.000 Haushalte direkt mit selbst produziertem Ökostrom. Insgesamt erzeugt die Genossenschaft jährlich etwa 1 Terawattstunde Strom aus regenerativen Quellen. Damit ist Prokon ein bedeutender Baustein der Energiewende in Europa.

Die Branche der Erneuerbaren Energien bringt spezifische und umfangreiche Anforderungen, Vorschriften und Regularien mit sich. Gegründet wurde Prokon 1995 von Idealisten, die sich aus dem Protest gegen die Atomkraft in der Elbmarsch für eine CO2- und atomfreie Energiezukunft engagierten – nicht, um Formulare auszufüllen und Anträge zu schreiben. Strom aus erneuerbaren Energien ist das Ziel – und zwar für möglichst viele Verbraucherinnen und Verbraucher. Daher suchte die Genossenschaft eine Software, um ihre Projekte effizienter zu entwickeln und die vorhandenen Datenschätze besser nutzbar zu machen.

DMS verbindet Teilsysteme

„So sind wir auf das Thema Dokumentenmanagementsystem (DMS) gekommen“, beschreibt Malte Dohrn, Digital Data & Collaboration Manager bei Prokon. „Am Ende möchte man ja einen neuen Windpark bauen und den Strom am besten vermarkten“, sagt Dr. Yousef Farschtschi, Director IT & Digital bei Prokon, „und dafür brauchten wir ein DMS als zentrales Element der Strategie, das unsere unterschiedlichen Teilsysteme verbindet.“

Die besondere Anforderung: Prokon setzt konsequent auf Microsoft-Produkte. Und die Windparks bringen umfangreiche Rahmenbedingungen rund um Planung und Dokumentation mit sich, die ein Dokumentenmanagementsystem erfüllen muss. Daher entschied sich Prokon für ein natives DMS anstelle einer Lösung, die auf Microsoft 365 aufsetzt. Ein weiterer entscheidender Grund war die Skalierbarkeit. Dr. Farschtschi: „Jeder kennt natürlich die Marktmacht von Microsoft. Wir aber waren uns bewusst, dass wir für unsere Dokumentenlenkung ein unabhängiges System brauchen. Natürlich nutzen wir OneDrive und das gesamte Ökosystem von Microsoft 365 – zu Recht, es ist ein leistungsfähiges Produkt – aber das DMS wollten wir separat aufsetzen, um auch unseren Anforderungen an Revisionssicherheit zu genügen.“

Energiepark-Akte bündelt Informationen

Prokon führte das Dokumentenmanagementsystem d.velop documents ein. Ein zentraler Baustein ist die sogenannte Energiepark-Akte. Diese Akte bündelt und strukturiert alle relevanten Informationen rund um Entwicklung, Projektierung und Betrieb von Windparks. Sie geht weit über die reine Verwaltung hinaus und sorgt für eine strukturierte und effiziente Organisation aller Daten.

„Unser Geschäftsmodell ist sehr breit aufgestellt“, sagt Dr. Yousef Farschtschi. „Von der Akquise neuer Windparks über Genehmigungsverfahren bis hin zu Bauphasen werden sehr viele Daten in sehr vielen Prozessen produziert. Das Ganze muss man auch von einem Geschäftsbereich zum anderen übergeben können.“ Hier kommt d.velop documents ins Spiel: Es verbindet verschiedene Teilsysteme und ermöglicht durchgängige Prozesse.

Prokon Webinar

Zentrale Funktionen eines DMS

Mit einem DMS sind wir in der Lage, Dokumente in sekundenschnelle zu finden, digital und revisionssicher in der gewünschten Akte abzulegen und standardisierte auf das Unternehmen oder Organisation konzipierte Dokumentenprozesse zu gestalten. Mit der hohen Integrierbarkeit werden Datensilos überwunden und Sie arbeiten in Ihrer gewohnten Systemumgebung kollaborativ mit den gewünschten Dokumenten. Intelligent Document   Processing (IDP) ist Teil vom Dokumentenmanagement und unterstützt vor allem mit KI-Funktionalitäten, wie Dokumententrennung, -klassifizierung oder -indexierung.

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Welche Vorteile nutzt Prokon mit d.velop documents?

• Zentrale, revisionssichere Datenhaltung
• Dokumentenlenkung durch alle Prozesse mit Überblick über Status und Handlungsbedarf
• Verbindung unterschiedlicher Systeme über Abteilungsgrenzen hinweg
• Zugriff aus allen Fachbereichen
• Integration kaufmännischer Prozesse (z. B. Rechnungen, Einkauf, Reisekosten, Vertragsmanagement, Buchhaltung)
• Schnelleres Auffinden von Dokumenten durch vereinheitlichte Struktur
• Intuitives Suchfenster
• Natives DMS mit wachstumsfähiger Skalierung
• Software-as-a-Service (SaaS) – cloudbasiert, aktuell, ausfallsicher
• Energiepark-Akte speziell für den Einsatz bei Prokon entwickelt
• Eigenes Software-Ökosystem mit erweiterbaren Apps
• Deutscher Dienstleister mit Mittelstandskompetenz

Mit d.velop documents ist Prokon nun an dem Punkt angekommen, den das Unternehmen zu Beginn des Projekts anvisiert hatte: ein System, das Dokumente sowohl innerhalb als auch zwischen Abteilungen steuert, Daten vernetzt und neue Erkenntnisse sowie Geschäftsmodelle ermöglicht.

Innerhalb von rund sechs Wochen war d.velop documents startklar für den ersten Einsatz. „Wir hatten uns vorher die ganzen Alternativen angesehen“, sagt Dr. Yousef Farschtschi. „Uns war vor allem wichtig, dass alles revisionssicher ist und einer nachvollziehbaren Systematik folgt.“

d.velop kennt die Herausforderungen des Mittelstands

Ein entscheidender Grund für die Wahl von d.velop war der Standort Deutschland. „Wir wollten mit einem Dienstleister arbeiten, der in Deutschland ansässig ist und unsere Herausforderungen im Mittelstand versteht. Das fehlt internationalen Konzernen aus dem angelsächsischen Raum oft“, so Dr. Farschtschi.

Laut Malte Dohrn hat sich Prokon viele Anbieter angesehen, aber nur wenige gefunden, die ein echtes Cloud-DMS anbieten. „Da ist d.velop ganz vorne mit dabei und hat einen hervorragenden Eindruck hinterlassen.“

Partnerschaftliche Kommunikation, nachhaltige Zusammenarbeit

Neben der technischen Leistungsfähigkeit zählt für Prokon auch die partnerschaftliche Zusammenarbeit. „Uns war wichtig, einen Partner zu haben, mit dem man auf Augenhöhe über alle Systemgrenzen hinweg sprechen kann“, sagt Dr. Farschtschi. „Mit d.velop funktioniert das hervorragend.“

Malte Dohrn ergänzt: „Die Ansprechpartner bei d.velop haben ein unglaubliches Fachwissen, gerade zur Energiepark-Akte. Auch unser Projektmanager macht einen hervorragenden Job. Die Zusammenarbeit läuft sehr gut.“

Prokons Tipps für die Einführung eines DMS oder den Umstieg:

• Ein DMS-Projekt ist ein Change-Projekt, kein reines IT-Thema
• Organisatorischen Aufwand von Anfang an einplanen
• Freigabegrenzen frühzeitig definieren
• Prozesse für Freigaben klar festlegen
• Vorab eine Strategie definieren: Was soll das DMS leisten? Was ist der größte aktuelle Bedarf?