Verträge rechtsgültig unterzeichnen mit der elektronischen Signatur d.velop sign 

Bayerische Beteiligungsgesellschaft steigert Effizienz: monatlich 160 digitale Unterschriften

Die Bayerische Beteiligungsgesellschaft mbH (BayBG) ist ein Finanzdienstleister, der 1972 in München gegründet wurde. Das Unternehmen unterstützt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie Start-Ups mit Kapital in Form von offenen oder stillen Beteiligungen. Es bietet kleineren Unternehmen also neben den Banken einen zusätzlichen Finanzierungskanal. Die BayBG beschäftigt 60 Mitarbeitende am Standort München und ist mit rund 400 Millionen Euro Kapital an 500 zumeist bayrischen Unternehmen beteiligt. 

Pandemie erschwert Vertragsunterzeichnungen bei der BayBG

Zwei Dinge waren in früheren Zeiten sicher. Erstens: Wichtige Entscheidungen wurden im Beisein aller Beteiligten getroffen. Zweitens: Die Unterzeichnung der Beschlüsse und Verträge geschah mit Tinte auf Papier. „Vor der Corona-Pandemie war dies auch im Beteiligungsgeschäft der BayBG vorherrschende Praxis“, erläutert Andreas Käufl, CFO der BayBG: „Die BayBG schließt pro Jahr bis zu einhundert neue Beteiligungen ab – sei es im eigenen Portfolio oder als Intermediär öffentlicher Förderprogramme. Hinzu kommen zahlreiche Beschlüsse bei bestehenden Beteiligungen, etwa über Vertragsverlängerungen oder Unternehmensverkäufe.“   

Neue Realität erfordert neue Lösung für Unterschriften

„Um dies schnell und effizient abzuwickeln, waren regelmäßige Gremiensitzungen mit den Entscheidern der BayBG und der involvierten Risiko- und Finanzierungspartner angesetzt„, blickt Andreas Käufl zurück. „Dort wurden Beteiligungen diskutiert, Entscheidungen gefasst, und am Ende haben alle unterschrieben.“ Durch Corona ereilte diese Sitzungen allerdings ein jähes Ende. Sie fanden nicht mehr statt oder wurden durch virtuelle Sitzungen ersetzt. „Aus diesem Grund brauchten wir eine rechtsgültige Unterschriften-Lösung, die dieser neuen Realität gerecht wurde.“

Suche nach einem Anbieter für elektronische Signaturen

Die Situation rund um die Corona-Pandemie, führt Andreas Käufl aus, sei letzten Endes ausschlaggebend für die Suche nach einem Anbieter für elektronische Signaturen gewesen. Eigentlich aber, ist er sich bewusst, habe der Bedarf nach einer digitalen Signatur schon vorher bestanden. „Wir sind einfach an so vielen Unternehmen beteiligt, dass es sehr viele Vorgänge gibt, die der Zustimmungen in Form von Unterschriften bedürfen.“

Im Beteiligungsgeschäft ist Schnelligkeit wichtig

Auch damals schon, vor Corona, hatten diese Vorgänge bei der BayBG zügig vonstattengehen müssen. „Es ist einfach wichtig, dass wir reaktionsschnell sind“, sagt Andreas Käufl. Verträge, bei denen es um viel Geld geht, wollen eben schnell unter Dach und Fach gebracht sein. Diesem Anspruch wurde man zwar auch in der Vergangenheit immer gerecht, etwa durch Umlaufbeschlüsse oder indem Zustimmungen per Mail eingeholt wurden. Aber diese papiergebundenen oder halbanalogen Vorgänge erforderten einen hohen Organisationsaufwand für das Backoffice und führten zu Medienbrüchen im Entscheidungsprozess. Die verschiedenen Zustimmungen galt es aber nicht nur aus unterschiedlichen Quellen, also auf Papier oder per E-Mail, einzuholen: „Sie mussten anschließend auch wieder in elektronischen Akten zusammengeführt werden“, sagt Andreas Käufl.

Andreas Käufl, CFO bei der Bayerischen Beteiligungsgesellschaft

BayBG nutzt bereits Beteiligungsakte von d.velop

Bei der Suche nach einem geeigneten Anbieter von digitalen Signaturen lag die Lösung für die BayBG de facto schon parat: d.velop sign. „Schließlich haben wir von d.velop schon die elektronische Beteiligungsakte“, erklärt Andreas Käufl, „da war es naheliegend, auch auf die digitale Signatur dieses bewährten Anbieters zu setzen, dessen Produkte wir schon erfolgreich bei uns im Haus nutzen.“

d.velop sign als einfach zu handhabende Signatur-Lösung

Ebenso wichtig bei der Entscheidung für die elektronische Unterschrift von d.velop war neben der unabdingbaren Rechtsgültigkeit der Signatur ein weiterer Aspekt: „Die Lösung musste sehr einfach in der Handhabung sein und durfte nicht viel Mühe und Arbeit kosten“, betont Larissa Rashid, Assistenz des Geschäftsbereichs Finanzen und IT der BayBG. Und dennoch: „Wir mussten unseren Leuten das neue System auch erstmal näherbringen und eine Akzeptanz schaffen.“ Die Herausforderung nach der Einführung habe am ehesten darin bestanden, alle beteiligten Stellen, auch die, die nicht im eigenen Haus sind, in den Prozess einzubinden, ergänzt Andreas Käufl weiter.

Transparenterer und schnellerer Vorgang bei vielen Signaturen

Denn, wie es nun mal so ist bei veränderten Workflows: Nicht alle Beteiligten konnten sich auf Anhieb mit der digitalen Signatur anfreunden: „Wir mussten intern schon deutlich machen, dass das neue System sehr viele Vorteile bringt“, erinnert sich Larissa Rashid. Doch woher kam die Skepsis? „Der Einzelne in der Kette hat unter Umständen nichts von den Veränderungen“, vermutet Andreas Käufl. „und ist es womöglich gewohnt, dass die Umlaufmappe zur Unterschrift auf seinem Tisch landet.“ Das, so Andreas Käufl weiter, sei für den Einzelnen zwar ein komfortabler Vorgang. Für den Gesamtprozess mit fünf, sechs oder sieben solcher Stellen könne das aber auch furchtbar hakelig sein. „Wenn nur einer im Urlaub ist, kann man überhaupt nicht mehr feststellen, wo der Vorgang gerade liegt.“

Digitale Signatur macht Prozess schneller und effizienter

Für die internen Unterschriften bei der BayBG, und das sind etwa 98 Prozent aller Signaturen, greift die Bayerische Beteiligungsgesellschaft seitdem auf d.velop sign zurück. „Ein zentraler Vorteil dieser Lösung ist, dass wir uns beispielsweise über Zustimmungen bei Unternehmensbeteiligungen nur einmal im Backoffice mit allen Beteiligten abstimmen. Dann ist ein Dokument unterwegs, das immer digital und damit schneller und effizienter in der Administration als eines auf Papier ist“, sagt Andreas Käufl. Einen weiteren positiven Nebeneffekt nennt Larissa Rashid: „Wir reden hier über Dokumente, die oft an Personen in mehreren verschiedenen Häusern gehen. Digital ist es viel einfacher, den aktuellen Stand eines Dokuments im Auge zu behalten.“

160 elektronische Unterschriften im Monat – Tendenz steigend

Im Schnitt kommen die Beschäftigten der Bayerischen Beteiligungsgesellschaft auf rund 160 Signaturen pro Monat. Seit 15 Monaten ist das System scharfgeschaltet. Nur wenige Tage hatte es von der Entscheidung für d.velop sign bis zur ersten digitalen Signatur gedauert. 25 Personen nutzen die digitale Signatur bei der BayBG derzeit. „Die Tendenz ist steigend, weil die Lösung im Hause immer populärer wurde“, verrät Larissa Rashid. Die Vorteile, Vorgänge einfach aus der Mail heraus durch einen Klick zu unterschreiben, ohne sich um den weiteren Dokumentenfluss kümmern zu müssen, wurden für alle Beteiligten schnell offensichtlich.

Stellen außerhalb des eigenen Hauses in Prozess einbinden

Die Herausforderung nach der Einführung habe am ehesten darin bestanden, alle beteiligten Stellen, die nicht im eigenen Haus sind, in den Prozess einzubinden, beschreibt Andreas Käufl. „Wir haben in den Entscheidungsprozessen nun mal auch Gremienmitglieder von anderen Unternehmen. Da ist die Herausforderung die, ein anderes Unternehmen davon zu überzeugen, sich auf eine bestimmte Lösung einzulassen.“

Offenheit und Transparenz bei Zusammenarbeit mit d.velop

Mit d.velop hat die BayBG jedenfalls nicht nur einen geeigneten Anbieter für die digitale Signatur gefunden, sondern einen passenden Partner in Sachen Digitalisierung. Am angenehmsten an der Zusammenarbeit mit d.velop hat Andreas Käufl beim Signatur-Projekt die Offenheit und Transparenz empfunden, mit der die Varianten und Stufen der Rechtssicherheit bei der elektronischen Signatur vorgestellt wurden. „Da haben wir eine gute fachliche Beratung erhalten“, zeigt sich der CFO überaus zufrieden. Denn die Rechtssicherheit der Unterschrift ist ein Kernthema bei Vertragsangelegenheiten.

Mit d.velop weiterhin Prozesse durchspielen und Bedarfe abgleichen

Eine Einarbeitung oder eine Schulung für das System sei nicht erforderlich gewesen, sagt Larissa Rashid, zu intuitiv lasse sich d.velop sign anwenden. „Das ist wirklich einfach.“ Und wie sieht es mit einer weiteren Zusammenarbeit der beiden Unternehmen aus? „Wir sind natürlich weiterhin im Austausch, das war für uns ja auch die Motivation, das Ganze mit d.velop zu machen“, erklärt Andreas Käufl.

Weiteres Ziel der BayBG: mit d.velop Gremienarbeit digitalisieren

Und ihre Bedarfe formuliert die BayBG sehr konkret: „Was man jetzt schon sieht, ist: d.velop sign macht den gesamten Unterschriften-Einholprozess sehr viel effizienter“, erklärt Andreas Käufl. Aber damit verbunden gebe es ja auch immer noch Abstimmprozesse in den einzelnen Häusern – die Gremienarbeit. „Für uns wäre jetzt der nächste Schritt zu schauen, ob man diesen ganzen Gremienprozess nicht ein Stück weit digitalisieren kann.“ Hier sieht Andreas Käufl in Zukunft noch besonders viel Potenzial in der Zusammenarbeit mit d.velop.