Teekanne verschlankt administrative Prozesse mit der digitalen Signatur d.velop sign

Düsseldorfer Handelsunternehmen treibt Transformation im eigenen Hause weiter voran

Die Teekanne GmbH & Co. KG, 1882 in Dresden gegründet, ist ein Teehandelsunternehmen mit Sitz in Düsseldorf. Das Unternehmen ist einer der führenden deutschen Teehersteller und darüber hinaus im Bereich Maschinenbau tätig. Denn Teekanne stellt Abfüllmaschinen für Teebeutel her und vermarktet diese. Insgesamt rund 1500 Mitarbeiter:innen sind am rheinischen Hauptsitz und an neun weiteren Produktions- und Vertriebsstandorten in ganz Europa beschäftigt. 

Digitale Transformation bei der Teekanne GmbH

Der Name Teekanne steht nicht nur für Tradition und gesunden Genuss. Auch zentrale Werte wie Nachhaltigkeit und Innovation spielen eine große Rolle. Das gilt einerseits für die eigene Produktwelt, zu der regelmäßig neu entwickelte Teesorten zählen, und andererseits für die Arbeitsabläufe hinter den Kulissen. Die Optimierung dieser Abläufe in Ihrem Wechselspiel quer über alle Standorte und Fachbereiche liegt in den Händen von Harald Liedtke. Als Head of Corporate Process Management verantwortet er unter anderem das Digitalisierungs- und Transformationsprogramm der Teekanne-Gruppe.

Digitale Signatur: Tool, das in jeden Werkzeugkasten gehört

„Mein Auftrag besteht darin, das Unternehmen dabei zu unterstützen, sich weiterzuentwickeln“, erklärt der Manager für Organisationsentwicklung und Prozessberatung. Die Verschlankung der administrativen Bereiche ist nur eine Stellschraube in diesem Gefüge aus Prozess- und Kosteneffizienz. Dazu gehört auch das Ersetzen manueller Prozesse wie der händischen Unterschrift durch digitale Lösungen. „Die digitale Signatur“, erklärt der Prozessoptimierer, „erachten wir als ein Tool, das in jeden digitalen Werkzeugkasten hineingehört.“

Versand von Beschlüssen: Medienbrüche, hohe Kosten, Zeitaufwand

Doch warum ist ausgerechnet die elektronische Signatur für ein großes Unternehmen wie die Teekanne so wichtig? Ganz einfach: Zum einen, weil das Management der Teekanne-Gruppe viel in der ganzen Welt unterwegs ist. Mit der digitalen Unterschrift können Management-Beschlüsse viel flexibler und sogar ortsungebunden unterzeichnet werden. Früher reisten diese Dokumente als Papierausdrucke oder per manuell nachverfolgten E-Mails um die Welt.  Das bedeutete lästige Medienbrüche und kostete Geld, etwa für Papier, Druck und Porto. Und es kostete noch mehr Zeit.

Die Lösung: digitale Unterschrift – nur welche?

Doch nicht nur im Management sind Unterschriften an der Tagesordnung. Auch im Materialeinkauf mögen die Lieferanten abgezeichnete Dokumente. „Beschaffungsprozesse wurden bei Teekanne früher papierbasiert gehandhabt“, weiß Georg Bilstein, Account Manager Manufacturing bei der d.velop. „Die digitale Signatur ersetzt den Papierprozess zum Beispiel für Bestellungen und ermöglicht ortsunabhängiges, paralleles und effizienteres Arbeiten.“ Harald Liedtke ergänzt: „Damals wurden Papierdokumente in zweifacher Ausführung ausgedruckt, dann unterschrieben und an den Lieferanten geschickt.“

Digitalisierung der Teekanne kontinuierlich vorantreiben

Nicht zuletzt im Qualitätsmanagement lassen Unternehmen wie Teekanne zum Beispiel Audit-Protokolle nachvollziehbar manuell gegenzeichnen, auf Papier oder auch mit Behelfsmitteln wie E-Mail-Verteilung plus manuelle Nachverfolgung. Um all diese Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten und die Digitalisierung des Unternehmens voranzutreiben, musste eine digitale Unterschrift her. Und die sollte vor allem einfach und flexibel in der Nutzung sein, revisionssicher und juristisch belastbar, also beweiskräftig.

d.velop sign macht das Rennen im Auswahlprozess

Um ein geeignetes Produkt zu finden, lud die Teekanne einige Anbieter ein, um den Funktionsumfang ihrer digitalen Unterschriften im Rahmen eines Auswahlprozesses zu präsentieren. Im Fokus dabei: gängige Kriterien wie der Leistungsumfang, die Beraterkompetenz und die Preisstaffelung. „Solch eine Auswahl und die Verhandlungen sind für mich immer ein Teamspiel zwischen dem Einkauf, der IT und meinem Bereich. Nach sorgfältiger Betrachtung haben wir uns für d.velop sign entschieden“, sagt Harald Liedtke und erklärt die Entscheidung:

Teekanne beim Innovation for Industry 2023

Erleben Sie die Erfahrungen von Teekanne in einem Live-Vortrag beim d.velop Innovation for Industry 2023. Nicolas Tives berichtet über die Ziele, den Onboarding Prozess und gibt einen Ausblick für den Einsatz der digitalen Signatur bei dem Teespezialisten.

d.velop sign in drei Pilot-Bereichen getestet

Los ging es dann mit einer Pilotphase in den drei bereits zuvor genannten Bereichen: Management der Teekanne-Gruppe, Einkauf und Qualitätsmanagement. Diese sollten die digitale Unterschrift d.velop sign zunächst testweise nutzen, um vorzeigbare Erfolge zu erzielen und so den Roll-out auf die gesamte Organisation vorzubereiten. „In der Pilotphase haben wir mit einem Volumen von 1000 Unterschriften pro Jahr gerechnet“, sagt Harald Liedtke. Das reiche heute aber nicht mehr aus. Das vertraglich vereinbarte Volumen könne aber bei d.velop sign sukzessive nachjustiert werden. Ein Punkt, der bei Teekanne ebenfalls überzeugte.

Projekt-Durchführung von Teekanne und d.velop vollständig remote

Die Projektphase lief dann vollständig remote ab. Das aber habe mit einem Unternehmen wie d.velop, dem die Digitalisierung ja im Blut liegt, sehr gut funktioniert, verrät Harald Liedtke. „Teekanne setzt auf SharePoint Online für ihr Dokumentenmanagement“, erklärt Georg Bilstein, „und wir haben d.velop sign einschließlich Integration in den SharePoint implementiert.“ Im Handlungsfeld Lean Administration konnte d.velop als Partner so den digitalen Werkzeugkoffer bei Teekanne gemeinsam mit der internen IT des Unternehmens um die digitale Signatur erweitern.

4 Monate vom Zuschlag bis zum Roll-out bei Teekanne

Insgesamt vergingen je nach Pilot-Gruppe zwischen 3 Wochen und 4 Monate von der Entscheidung für d.velop sign bis zum Roll-out. „Es geht da ja nicht nur um die reine Technik“, erläutert Harald Liedtke einige wichtige Prozesskomponenten, „sondern Sie brauchen Organisations-Anweisungen, Sie müssen mit den Juristen im Unternehmen sprechen und die Pilot-Gruppen aktiv begleiten, bis alle den Prozess beherrschen.“

Digitale Unterschrift als Teil der digitalen Transformation

„Der Erfolgsfaktor“, erklärt Harald Liedtke, „liegt einerseits natürlich in einer guten und intuitiv bedienbaren Technik.“ Vor allem aber liege der Erfolg in einem guten Change-Management und in der Umstellung jahrelang eingeübter, manueller Prozesse auf State-of-the-Art-Unternehmensabläufe, beispielsweise im Zusammenspiel mit Kunden und Lieferanten. „Natürlich bringen solche Veränderungen auch einen modernen Unternehmensauftritt und schnellere Reaktionszeiten mit sich“, nennt er einige positive Begleiterscheinungen der digitalen Transformation.

Herausforderung Signatur-Typen: dank d.velop schnell geklärt

Die Stimmung in der Projektphase beschreibt Harald Liedtke als durchweg gut. „Herausfordernd war es, zu verstehen, wie diese drei Signatur-Typen überhaupt funktionieren: die einfache, fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur, und deren Einsatzszenarien juristisch abzusichern“, erinnert er sich. „Und dann galt es noch, einen verständlichen Wortlaut zu finden, um unseren Leuten zu erklären, was das denn im Einzelnen eigentlich bedeutet.“ Dabei habe d.velop sehr geholfen. 

d.velop als Partner, der ein Projekt zum Fliegen bringt

„Es gab immer kurze Reaktionszeiten. Wenn wir Fragen hatten, bekamen wir immer sehr schnell eine Antwort“, beschreibt Harald Liedtke ein weiteres Plus an der Zusammenarbeit mit d.velop. Er hebt die konstruktive, positive Zusammenarbeit und die organisatorisch-fachlichen Qualitäten des Partners bei diesem Projekt besonders hervor. „Es ist die Art von Partner“, fasst er zusammen, „der einem hilft, eine Lösung im Unternehmen zum Fliegen zu bringen.“ 

Teekanne trägt Wissen mit Schulungen nach oben und in die Breite

Um die fehlerfreie Nutzung der digitalen Signatur zu gewährleisten, mussten die Teekanne-Mitarbeiter:innen geschult werden. „Wir haben uns von d.velop zeigen lassen, wie der Ablauf ist und wie das funktioniert“, sagt Harald Liedtke. „Das heißt: Wir haben für die Management-Ebene eine Präsentation durchführen lassen, die wir dann so auch intern für Schulungen übernommen haben.“ Gemeinsam habe man in der IT und im Corporate Process Management im Anschluss die Möglichkeit geschaffen, bei Rückfragen schnell unterstützen zu können.

Enorme Erleichterung der Arbeit durch d.velop sign

Und wie hat sich die Arbeit seit Einführung der digitalen Unterschrift nun verändert? „Wenn uns das Qualitätsmanagement im Audit-Fall jetzt ein Audit-Protokoll schickt, ist das natürlich für alle Seiten eine enorme Arbeitserleichterung“, nennt Harald Liedtke ein Beispiel. „Das gelangt dann digital auf unsere Plattform – und die macht den Rest. Dann kann man direkt sehen, ob alle unterschrieben haben.“ Auf die Pilot-Gruppen bezogen, gebe es natürlich deutliche Verbesserungen in den Arbeitsabläufen.

Effizienzsteigerung von 50 Prozent durch digitale Unterschrift

„Für die Einkäufer ist das Signieren leichter geworden, für die Abteilung für Qualitätsmanagement ist es leichter geworden, und auch für das Management und deren Assistenzen ist es leichter geworden.“ So konnte etwa beim Piloten im Bereich Qualitätsmanagement durch den Einsatz der digitalen Signatur bei auditbezogenen Prozessen eine Effizienzsteigerung von mehr als 50 Prozent realisiert werden.

Revisionssichere Dokumentenablage im SharePoint mit d.velop

Und wie sieht es mit einer weiteren Zusammenarbeit mit d.velop aus? „Ich weiß, dass wir noch eine Herausforderung haben, bei der wir für den Informationsaustausch mit unseren Handelspartnern eine Lösung finden müssen. Dafür wollen wir ein Tool von d.velop einsetzen“, blickt Harald Liedtke in die Zukunft. Konkret geht es darum, Dokumente auf SharePoint-Seite revisionssicher zu speichern. „Wir sind ja SAP-geprägt, dort regeln die üblichen Archivmechanismen die Revisionssicherheit“, führt er aus. „Und für die SharePoint-Seite haben wir gerade einen Anwendungsfall, wo wir sowas auch brauchen, weil wir es nicht zu SAP herüberbekommen.“ Diesbezüglich stehe man mit d.velop in Kontakt.