e:1 Archiv – E-Ausgangsbelege 100% automatisch archivieren
Automatisieren Sie Archivierung, Verarbeitung, Erstellung und Versand ausgehender Belege inklusive E-Rechnungen direkt aus Ihren bestehenden Systemen.
Archivierung
Ausgangsbelege automatisch archivierenArchivieren Sie homogene Ausgangsbelege aus ERP-Systemen, Online-Shops oder HR-Systemen automatisch in d.velop documents. So reduzieren Sie manuelle Ablageaufwände und stellen sicher, dass Dokumente direkt der richtigen Akte zugeordnet werden.
Import
Belege flexibel importierenImportieren Sie Belege über eine zentrale E-Mail-Adresse, per Drag-and-Drop oder über die ecm:one FileShare-Schnittstelle. Dadurch lassen sich Dokumente aus unterschiedlichen Systemquellen effizient in den automatisierten Verarbeitungsprozess überführen.
Templates
Belegdaten gezielt auslesenDefinieren Sie pro Belegtyp Templates, um relevante Informationen aus optisch identischen Dokumenten automatisch auszulesen. So werden beispielsweise Rechnungen, Lieferscheine, Gehaltsabrechnungen oder Angebote strukturiert verarbeitet und abgelegt.
E-Rechnung
E-Rechnungen automatisch erstellenErstellen Sie aus archivierten PDF-Dateien gesetzeskonforme E-Rechnungen inklusive XML-Daten. Die erzeugten E-Rechnungen werden revisionssicher versioniert archiviert und unterstützen die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Versand
Rechnungen direkt versendenVersenden Sie erstellte E-Rechnungen mithilfe vorgefertigter Mail-Templates direkt an Ihre Kunden. Der Versand erfolgt über ein Microsoft 365 Postfach und unterstützt einen durchgängigen digitalen Rechnungsausgang.
Controlling
Verarbeitung transparent überwachenVerfolgen Sie Verarbeitungsschritte wie Import, E-Rechnungserstellung, DATEV-Übergabe und Versand jederzeit nachvollziehbar über Statusinformationen. Zusätzlich unterstützt die Vollständigkeitskontrolle dabei, fehlende Belegnummern zu erkennen und die lückenlose Archivierung sicherzustellen.
Preise & Pläne
Preise für ecm:one ERP documents entdecken
| Feature | 30 Tage kostenlos testenab 1 User0,00 € / Monat | Für kleine UnternehmenBis zu 99 Mitarbeitenden99,00 € / Monat | Für große Unternehmen100 oder mehr Mitarbeitende199,00 € / Monat | |
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| Nutzungsvoraussetzung | ||||
| d.velop documents platform edition d.velop documents platform edition Um diese App verwenden zu können, benötigen Sie zusätzlich d.velop documents platform edition basic, business oder ultimate. Zusätzliche Kosten können anfallen. | Basic oder höher | Basic oder höher | Basic oder höher | |
| 4 Module für 100% Automatisierung | ||||
| Modul 1: Anbindung an das ERP-System, Verarbeitung mit Templates zur revisionssicheren Archivierung Modul 1: Anbindung an das ERP-System, Verarbeitung mit Templates zur revisionssicheren Archivierung Die Anbindung an das ERP-System erfolgt per Mail oder Cloud-Speicher. Die automatische Verarbeitung mittels Templates liest dabei alle gewünschten Informationen vom Beleg und archiviert die Belege anschließend revisionssicher in d.velop documents. | ||||
| Modul 2: Übergabe nach DATEV Modul 2: Übergabe nach DATEV Die Übergabe an ihre Finanzbuchhaltung erfolgt automatisch. Hier nutzen wir z.B. den DATEV RechnungsdatenService. | ||||
| Modul 3: Erstellen von E-Rechnungen Modul 3: Erstellen von E-Rechnungen Aus der archivierten PDF-Datei werden gesetzeskonforme E-Rechnungen (PDF + XML) erstellt und revisionssicher versioniert archiviert. | ||||
| Modul 4: Versand von E-Rechnungen Modul 4: Versand von E-Rechnungen Der Versand der erstellten E-Rechnungen erfolgt mit vorgefertigten Mail-Templates mittels Microsoft 365 Postfach direkt an Ihre Kunden. | ||||
| Import und Verarbeitung | ||||
| Import über ecm:one FileShare Import über ecm:one FileShare Dokumente können über den ecm:one FileShare importiert werden. Dieser inkludierte Cloudspeicher kann für das ERP-System als Speicherort genutzt werden. Aus dem FileShare werden alle Dokumente automatisch an ERP documents übergeben und verarbeitet. | ||||
| Import über E-Mail-Postfach (Office365) Import über E-Mail-Postfach (Office365) Ein automatischer Import ist per Office365 – Postfach möglich. Aus den E-Mails werden die Anhänge automatisch ausgelesen und die PDF-Dateien verarbeitet. | ||||
| OCR-Erkennung (optional)* OCR-Erkennung (optional)* Wenn die eingehenden PDF-Dateien noch keinen Volltext aufweisen (Searchable PDF), wird die PDF durchsuchbar erstellt. * Buchen Sie die optionalen Funktionen OCR- / Barcodeerkennung und Dokumententrennung für 20€ dazu, wenn Sie die Funktionen benötigen. | ||||
| Barcodeerkennung (optional)* Barcodeerkennung (optional)* Alle ausgewählten Barcodetypen werden unterstützt und die erkannten Barcodewerte stehen bei den Templates zur Verfügung. * Buchen Sie die optionalen Funktionen OCR- / Barcodeerkennung und Dokumententrennung für 20€ dazu, wenn Sie die Funktionen benötigen. | ||||
| Dokumententrennung (optional)* Dokumententrennung (optional)*
* Buchen Sie die optionalen Funktionen OCR- / Barcodeerkennung und Dokumententrennung für 20€ dazu, wenn Sie die Funktionen benötigen. | ||||
| Dokumente auslesen – ecm:one Templates Dokumente auslesen – ecm:one Templates Mit Hilfe von Templates können alle optisch identischen Dokumente ausgelesen werden (z.B. Rechnungen, Lieferscheine, Gehaltsabrechnungen oder Angebote). Dazu wird jede Dokumentenart ausgemessen und individuelle Templates erstellt und die Informationen aus Barcodes und OCR genutzt | ||||
| Digitale Signatur Digitale Signatur Die einfache digitale Signatur kann auf allen Dokumentenarten angebracht werden, z.B. für einen digitalen unterschriebenen Lieferschein. | ||||
| Verarbeitung E-Rechnung | ||||
| Verkäuferinformation zentral speichern Verkäuferinformation zentral speichern Die Unternehmensangaben werden für die E-Rechnung benötigt und können zentral gespeichert werden. | ||||
| Anbindung BusinessObjects / CustomLogics Anbindung BusinessObjects / CustomLogics Fehlende Daten können mit Stammdaten und den Apps BusinessObjects / CustomLogics ergänzt werden. | ||||
| ecm:one Indexer ecm:one Indexer In der APP ecm:one ERP documents gibt es den ecm:one Indexer. Dieses Tool kann die ERP Datenbank auslesen und Felder, die benötigt werden, aber nicht auf dem Beleg-PDF dargestellt sind ergänzen z.B. Positionsdaten oder die Mailadresse für den Rechnungsversand. | ||||
| Mapping der Template-Felder zu E-Rechnungsfelder Mapping der Template-Felder zu E-Rechnungsfelder Über die E-Rechnungs-Zuordnung können die Felder der Dokumenteneigenschaften der Kundenrechnung zu den XML-Felder gemappt werden. | ||||
| Erstellung XML-Datei für E-Rechnung Erstellung XML-Datei für E-Rechnung Die XML-Daten der E-Rechnung wird automatisch erstellt, mit folgenden Daten:
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| Versand der E-Rechnung Versand der E-Rechnung Die neu erstellen E-Rechnungen können mit einem Mailtemplate direkt an den Kunden geschickt werden. Hierbei wird Office365 und die GraphAPI genutzt. | ||||
| Controlling und Transparenz | ||||
| Dokumentenstatus je Verarbeitungsschritt Dokumentenstatus je Verarbeitungsschritt Verarbeitete Dokumente werden je nach Verarbeitungsschritt mit einem Status versehen, der auch im Nachgang jederzeit nachvollzogen werden können:
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| Vollständigkeitskontrolle Vollständigkeitskontrolle Die Vollständigkeitskontrolle prüft die lückenlose Archivierung anhand der BelegNrn. Fehlende Nummern werden dargestellt. | ||||
Erste Schritte mit ecm:one ERP documents
- Konfiguration der Belegerkennung
- Definieren Sie pro Belegtyp die Bereiche (Koordinaten) der Textfelder, aus denen die notwendigen Daten für die automatische Ablage ausgelesen werden.
- Hochladen
- Das Hochladen erfolgt entweder durch das Senden der Belege an eine zentrale E-Mail-Adresse, per Drag‘n‘Drop oder über die ecm:one FileShare-Schnittstelle.
- Automatische Verarbeitung
- Die Ausgangsrechnungen werden nun vom System analysiert und revisionssicher in d.velop documents archiviert. Über das Dashboard „controllen“ Sie den Prozess nur noch.
Demo & Beratung
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