e:1 Archiv – Intelligente All-InOne E-Rechnungsverarbeitung inkl. Workflow und SEPA
Digitalisieren Sie Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung mit automatischer Datenerkennung, transparentem Prüfungsworkflow und direkter Übergabe an Ihre GDI Finanzbuchhaltung.
Erkennung
Rechnungsdaten automatisch erfassenEingehende Rechnungen werden automatisch erkannt und alle relevanten Informationen intelligent ausgelesen. Dadurch reduzieren Sie manuellen Erfassungsaufwand und beschleunigen die Verarbeitung Ihrer Rechnungen erheblich.
E-Rechnung
E-Rechnungen sicher verarbeitenVerarbeiten Sie gesetzeskonforme E-Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung automatisch im System. Maschinenlesbare Daten ermöglichen eine präzise Erkennung und eine effiziente Weiterverarbeitung der Rechnungsinformationen.
Workflow
Rechnungen digital prüfenEin transparenter Prüfungs- und Genehmigungsworkflow unterstützt die strukturierte Kontrolle eingehender Rechnungen. Verantwortliche können Rechnungen kommentieren, prüfen und freigeben, während alle Schritte im Prozess nachvollziehbar dokumentiert werden.
GDI
Übergabe an GDI automatisierenNach der Freigabe werden Buchungsdaten und Rechnungen direkt an Ihre GDI Finanzbuchhaltung übergeben. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess zwischen Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung.
Zahlung
Rechnungen per SEPA bezahlenFällige Rechnungen können direkt aus dem System über SEPA-XML vorbereitet werden. Zahlungsinformationen wie Skonto, Fristen und Beträge bleiben jederzeit transparent und steuerbar.
Preise & Pläne
Preise für ecm:one Invoices for GDI entdecken
| Feature | 30 Tage kostenlos testenvon jedem buchbar, keine Folgekosten0,00€ / Monat | UltimateBis zu 99 Mitarbeitenden100,00€ / Monat | Individuelle AnfragePower-User mit mehr als 5.000 Seiten pro Monat | |
|---|---|---|---|---|
| Nutzungsvoraussetzung | ||||
| d.velop documents platform edition d.velop documents platform edition Um diese App verwenden zu können, benötigen Sie zusätzlich d.velop documents platform edition business oder ultimate. Zusätzliche Kosten können anfallen. | Business oder höher | Business oder höher | Business oder höher | |
| Enthaltene Funktionen | ||||
| Kein automatisches kostenpflichtiges Abo | Nicht enthalten. | Nicht enthalten. | ||
| Beliebig viele Freigabe-User | Nicht enthalten. | Nicht enthalten. | ||
| 1 Mandant inklusive 1 Mandant inklusive Erfordert zusätzlich d.velop documents business oder ultimate für die Workflow-Nutzung. | Nicht enthalten. | zzgl. 50 € je weiterer Mandant | Nicht enthalten. | |
| Seitenübermittlung | Nicht enthalten. | zzgl. 0,12 € je Seite | Nicht enthalten. | |
| E-Rechnungen | ||||
| Intelligente Erkennung Intelligente Erkennung E-Rechnungen werden automatisch identifiziert und mit allen enthaltenen Informationen erkannt, interpretiert und in der Rechnungserkennung automatisch ausgefüllt. Damit ist die gesetzeskonforme Verarbeitung gewährleistet. | ||||
| E-Rechnungs-Profile E-Rechnungs-Profile Es können alle in Deutschland erlaubten Profile verarbeitet werden. Dazu zählt ZUGFeRD mit den Profilen Basic, Comfort und Extended und die XRechnung. | ||||
| Rechnungseingang und Stammdaten | ||||
| Import aus dem Dateisystem Import aus dem Dateisystem
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| Import via Mail Import via Mail Importieren Sie Rechnungen direkt per Mail, z.B. mit einem Office 365 E-Mail-Konto oder einem integrierten ecm:one Postfach. | ||||
| Einfaches Stammdatenmanagement Einfaches Stammdatenmanagement Importieren Sie Ihre bestehenden Kreditorenstammdaten oder Ihren Sachkontenrahmen bequem per CSV oder fügen Sie diese manuell hinzu. Der SKR-03 und -04 kann automatisch aktiviert werden. Lieferanten können einfach per CSV importiert und angepasst werden. | ||||
| Rechnungsstapel Rechnungsstapel
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| Rechnungserkennung | ||||
| Kopfdaten Kopfdaten Die Kopfdaten der Rechnung (z.B.: Mandant, Lieferant, Lieferanten-Nr., UStID) werden immer erst aus der XML-Datei der E-Rechnung extrahiert. Falls diese nicht in der XML vorhanden sind können fehlende Kopfdaten direkt von dem Beleg übernommen und mit den Stammdaten abgeglichen werden. | ||||
| Rechnungsinformationen Rechnungsinformationen Alle weiteren Rechnungsinformationen (RechnungsNr., Rechnungsdatum, Beträge, Zahlungsart, Skonto, ..) können ebenfalls vollautomatisch aus der E-Rechnungs-XML erkannt oder per OCR ausgelesen werden. Intelligente Prüfungsverfahren validieren dabei diese Informationen. Dabei kann bereits in der einfachen Erkennung zwischen 3 MwSt-Beträgen differenziert werden. | ||||
| Kontierung Kontierung Die Kontierung (Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger, Buchungstext) wird aufgrund der bekannten Informationen automatisch vorgeschlagen. Die erkannten Positionsdaten (XML oder OCR) unterstützen die Kontierung. Hierbei werden die Artikelinformationen, aber auch weitere Referenzen wie KFZ Kennzeichen oder Handynummern genutzt um die passenden Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger zu finden. Abgesichert wird das mit intelligenten Vorschlägen aufgrund der historischen Buchungen. | ||||
| Positionsdaten | ||||
| Validierung Validierung Die erste Validierung der Informationen wird vom System vorgenommen und durch farbliche Gestaltung angezeigt. Danach haben die Buchhalter die Möglichkeit, bei korrekter automatischer Erkennung der Rechnungsdaten und der Darstellung der Buchungsvorschläge diese kurz zu sichten und sie für den Prüfungsworkflow freizugeben. | ||||
| Dublettenprüfung Dublettenprüfung
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| Prüfung gegen andere Daten Prüfung gegen andere Daten
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| Rücksendung von nicht richtig ausgestellten Rechnungen Rücksendung von nicht richtig ausgestellten Rechnungen Bei Fehlern auf der Rechnung können diese an den Absender zurückgesendet und um Korrektur gebeten werden. | ||||
| Trainingsmöglichkeiten Trainingsmöglichkeiten Diverse Trainingsmöglichkeiten automatisieren die Erkennung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen noch weiter. Es können drei wesentliche Trainings unterschieden werden: - Lieferantenerkennung - Feldtrainings - Betragstrainings | ||||
| Clearing-Center Clearing-Center
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| Prüfungsworkflow & Schnittstellen | ||||
| Workflowteilnehmer Workflowteilnehmer Die Workflowteilnehmer werden aufgrund von erkannten Kostenstellen, persönlicher Nennung oder historischen Daten vorgeschlagen. Hierbei werden die Budgetgrenzen oder Freigaberegeln beachtet. | ||||
| Benachrichtigungen Benachrichtigungen
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| Wertegrenzen Wertegrenzen Wertegrenzen sowie Budgetfreigaben sichern die korrekte Prüfung durch zuständige und berechtigte Workflowteilnehmer | ||||
| Anmerkungen Anmerkungen Während des Workflows können Anmerkungen und Notizen verfasst, Dateien angehangen und die FIBU angepasst werden. | ||||
| Übergabe an GDI Übergabe an GDI Nach der Prüfung wird die Rechnung per GDI Schnittstelle (ecm:one Fileshare) an GDI übergeben. | ||||
| Dokumentenupload Dokumentenupload Während des Workflows können Dokumente, wie z.B. Lieferscheine, Fotos oder andere Dokumente/Bilder hochgeladen werden. Diese werden als zweite Version direkt an die Rechnung angehangen. | ||||
| Mobiles Arbeiten Mobiles Arbeiten Dank des responsiven Designs ist ein mobiles Arbeiten von jedem Endgerät möglich. So ist eine Prüfung direkt am Tablet oder Handy von jedem Ort aus kein Problem. | ||||
| Revisionssichere Archivierung aller Versionen Revisionssichere Archivierung aller Versionen
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| Vertreterregelung Vertreterregelung Bei Ausfällen, z.B. durch Urlaub oder Krankheit wird durch die Vertreterregelung die zeitnahe Bearbeitung des Workflows gesichert. | ||||
| Iterative Kontierung Iterative Kontierung Dank der iterativen Kontierung ist z.B. ein Kostenstellen-Split durch Prüfer möglich. | ||||
| Hinweis auf ähnliche Rechnung Hinweis auf ähnliche Rechnung Rechnungen eines Lieferanten mit ähnlichen Artikeln werden markiert. | ||||
| Workflow-Dashboard Workflow-Dashboard
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| Protokolle Protokolle
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| Features & Vorteile | ||||
| Übersichtliche Statistik Übersichtliche Statistik In der Erkennungsstatistik können die Rechnungszahlen übersichtlich dargestellt werden | ||||
| Auswertung per BI Auswertung per BI Die Echtzeitdaten können mit einem BI-Tool der Wahl verknüpft und bereitgestellt werden. | ||||
| Bezahlung per SEPA-XML Bezahlung per SEPA-XML Die Bezahlung per SEPA-XML kann bequem durchgeführt werden. Dabei werden alle relevanten Informationen pro Buchungssatz angezeigt und Zahlungsinformationen, wie z.B. Skonto können direkt in der Maske angepasst bzw. final eingegeben werden. | ||||
| Integration in d.velop documents Integration in d.velop documents Die direkte Integration der App in d.velop documents (Aufgabentool, Suche, …) erleichtert das komfortable und effiziente Arbeiten | ||||
Demo & Beratung
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